淺談水運工程單位的計生檔案管理工作

文/中交廣州航道局有限公司 沈志恩

淺談水運工程單位的計生檔案管理工作

文/中交廣州航道局有限公司 沈志恩

計生檔案管理是一項結合我國計劃生育管理的工作，記錄的數據涉及面廣，工作量龐大、繁瑣。由于我司是水運工程施工單位，施工地點分散，工期長，點多線長，隨著船舶向大型化發展，水運工程施工地點也隨之向深水、遠離岸線區域轉移，越發遠離陸地，加之我司近年來已開始發展海外水運工程業務，由于時差、網絡及信號等原因，導致日常信息溝通不順暢，計生檔案管理工作難度徒增，如何管理好計生檔案信息的問題尤為突出。

水運工程單位；計生檔案；管理

根據2015年12月第十二屆全國人民代表大會常務委員會第十八次會議《關于修改〈中華人民共和國人口與計劃生育法〉的決定》，繼續把計劃生育作為我國的基本國策，說明計生工作還是不能放松。要管理好計生工作需要建立健全的計生檔案管理制度。計生檔案是計劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表等不同形式的真實歷史記錄，是搞好人口和計劃生育工作的基礎。

一、水運工程單位的員工配備有以下4個特點

1.男女比例差別明顯，比例大致為15：1。2.公司集體戶口人數多。3.男員工配偶多為農村戶口。4.勞務派遣員工人數多。

二、針對上述特點我司制定了相應的計生檔案管理辦法

表1 計生檔案建檔層級

我司認真抓好年度計劃生育目標管理責任制的落實，每年都將計生檔案管理工作納入部門考核，公司與下屬公司、各項目經理部、各船舶簽訂的計劃生育責任書必須及時歸檔入庫。所有新入職員工必須填報員工計劃生育信息采集卡并簽訂個人承諾書作為個人計生檔案建檔的必備材料。1.公司集體戶員工。集體戶一般由單位設立，旨在解決聘用外省員工的戶籍問題。由于我司特有的工作性質，部分員工入職后都選擇遷入我司集體戶口，這部分員工的計生檔案管理工作就需要積極與戶口所在地的街道計生辦溝通，以街道的戶籍人員信息共享平臺作為依托，結合公司每季度向員工發放的計劃生育調查函，及時掌握集體戶員工的婚育信息并及時更新計生檔案。員工一旦解聘或辭職，計生工作人員需即時通知員工辦理戶籍遷移手續，并辦理計生檔案移交手續。2.項目部員工。我司是水運工程施工單位，施工地點分散（含國內、國外），工期長，點多線長，這部分員工的計生管理主要依賴工程項目經理部的監管，從人員調單的開出、人員報到時間、申請休假的審批都要跟進，爭取在員工調去項目部前將其計劃生育檔案與其核對一遍，查缺補漏，待員工休假時再發放計劃生育調查函。隨著信息化管理的不斷發展，給計生檔案管理工作提供了便利，在征得員工本人同意后將員工配偶或直系親屬加入到公司統一建立的計生工作QQ群，以配合計生檔案的日常管理與及時更新工作。3.勞務派遣員工。勞務派遣員工是由勞務派遣公司按企業用工要求，派遣至企業使用的人員。由于勞務派遣員工的流動性要遠遠大于正式員工，這對于勞務派遣員工的計生檔案管理增加了難度。首先公司要制定完善的勞務派遣員工管理辦法，在辦法中約定勞務派遣公司有責任配合用工單位對勞務派遣員工進行計生檔案管理。要求勞務派遣公司與勞務派遣員工簽訂計生責任書，日常計生檔案管理工作參照正式員工的管理辦法。

三、目前存在的問題

（一）檔案立卷不規范。我司目前庫存計生檔案案卷數量多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，計生檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況形成了計生檔案基礎普遍較差的局面。部分老員工的計生檔案存在資料記錄不完整、組卷混亂、資料丟失的情況。而且由于當時對計生檔案重視度不高，缺少監管，有些資料填寫字跡潦草隨意，部分檔案資料更新不及時，不利于計劃生育工作的有效管理。

（二）管理制度不健全、認識存在偏差。在實際工作中，有許多同事包括個別領導干部還是沒有認識到計生檔案管理的重要性，認為計生檔案無實際意義，計生檔案與計劃生育工作無直接關系，只要職工不發生計劃外生育就行了，對于計生檔案的使用和管理沒有進行系統的分析和改進。某些下屬單位的檢查監督工作“走過場”，不能及時發現和解決計生檔案中存在的問題。

四、解決措施

（一）建立有效機制，規范計生檔案管理。各下屬公司、項目經理部要圍繞計劃生育工作的各項要求指標，有針對性地加強計生檔案管理工作。針對檔案記錄的資料不完善、不及時更新等問題要實行相應的懲罰措施，在日常的管理工作中要加強對計生檔案管理工作的檢查監督、考核評價工作，切忌形式主義。1.重視、提高計生檔案人員素質，端正計生檔案管理人員的工作態度。檔案從業人員掌握知識和技能的水平，直接影響到檔案工作水平，必須做好檔案人員的素質培養工作，努力提高檔案管理的水平。使檔案從業人員及時了解當前檔案管理的研究動念、檔案工作的發展趨勢及現代信息技術，進一步拓展學習領域，更新知識結構。2.重視基礎計生檔案的建立，完善個人計生檔案資料的存檔及更新。當員工人事關系發生變化，如調離、辭職等，計生檔案按要求及時辦理移交手續。3.人性化管理，提高員工的計生意識，把育齡員工放在服務對象和主人翁的位置上，充分利用公司的辦公網絡平臺OA系統、電子郵件等方式讓項目部員工、船員及時了解相關計生政策和辦事程序，讓員工主動地配合計生檔案的完善和更新工作。

（二）信息化辦公，實現計生檔案管理工作的系統網絡化。隨著公司業務的發展，招聘員工的數量越來越多，需要錄入的信息和數據也越來越多，傳統的計生檔案管理方式已經遠遠不能滿足管理工作的需求。要根據本企業的要求及時向計生管理系統軟件開發公司提出功能完善及升級要求，在保證規范性和準確率的前提下，簡化各下屬單位計生檔案的數據轉換和傳輸。

五、結論和展望

計生檔案管理在計劃生育工作中具有十分重要的意義和作用，我們應當高度重視這項工作，必須結合本企業自身的特點積極轉變管理方式，科學、合理、有效地對檔案進行編排和管理，實現計生檔案規范化、制度化，更好地為計劃生育管理工作作出積極的貢獻。