有效提升管理效率 實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理

文/葉芳毅

“一人一檔”在企業(yè)中的應(yīng)用，主要是給每位員工建立檔案，記錄員工從入職到離職的所有情況，如員工基本信息、教育培訓(xùn)資料、職業(yè)健康資料等。建立“一人一檔”，能夠幫助企業(yè)有效提升檔案管理效率，迅速掌握員工基本信息，動(dòng)態(tài)評(píng)定員工能力等級(jí)等。但很多企業(yè)“一人一檔”制度運(yùn)用得并不好，一些僅停留在員工基本信息層面，更難以推廣運(yùn)用到安全生產(chǎn)工作中。如何推動(dòng)“一人一檔”的運(yùn)用，并助力安全生產(chǎn)管理呢？筆者提出一些思考。

其實(shí)，在安全生產(chǎn)法律規(guī)范中，就明確了要建立檔案的要求，如《安全生產(chǎn)法》（修正案）第二十八條規(guī)定“生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)建立安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)檔案，如實(shí)記錄安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)的時(shí)間、內(nèi)容、參加人員以及考核結(jié)果等情況”；部分省市的安全生產(chǎn)管理?xiàng)l例更是明確指出要建立“一人一檔”，如《河北省安全生產(chǎn)條例》第二十四條規(guī)定，“生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)按照一人一檔的要求建立安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)檔案”。檔案管理在安全生產(chǎn)管理中的重要性不言而喻，而“一人一檔”更是檔案管理的升華，那么，在安全管理中，有哪些工作可以運(yùn)用“一人一檔”這個(gè)工具呢？

一是安全教育培訓(xùn)檔案，包括入職安全教育培訓(xùn)、日常教育培訓(xùn)等；二是職業(yè)健康檔案，包含健康體檢、健康記錄等；三是證件檔案，包括身份證、特種作業(yè)證等；四是安全技術(shù)交底；五是安全生產(chǎn)責(zé)任書等。在安全生產(chǎn)工作中，管理對(duì)象為“人”的工作，都可以實(shí)現(xiàn)“一人一檔”管理，可以說“一人一檔”實(shí)現(xiàn)了安全生產(chǎn)中關(guān)于人員管理的集合，它是所有關(guān)于人員安全管理工作的交叉點(diǎn)，所以，抓住了這個(gè)“點(diǎn)”就能抓住“人”的安全管理，抓住了“人”的不安全行為管理，就能有效遏制安全生產(chǎn)事故的發(fā)生，而這也正是“一人一檔”的核心價(jià)值所在。應(yīng)把“一人一檔”當(dāng)作系統(tǒng)工程進(jìn)行建設(shè)，那么，安全生產(chǎn)“一人一檔”應(yīng)該如何構(gòu)建，如何實(shí)施，有哪些步驟？

“一人一檔”的實(shí)施，筆者認(rèn)為可以分為4 個(gè)步驟，第一步訂立制度，通過管理制度方式，明確“一人一檔”內(nèi)容及工作流程，并自上而下進(jìn)行實(shí)施；第二步建立檔案，應(yīng)充分利用人力資源力量，建立員工檔案；第三步過程更新，在安全管理過程中，定期更新和維護(hù)“一人一檔”信息；第四步檔案封存，員工離職后，對(duì)檔案進(jìn)行封存管理。

但是，考慮到“一人一檔”推行和實(shí)施的難度，還需要做好以下應(yīng)對(duì)措施，以保證“一人一檔”的落實(shí)。一是需要領(lǐng)導(dǎo)的充分支持。企業(yè)主要負(fù)責(zé)人應(yīng)充分理解“一人一檔”建立的目的和意義，在推行和實(shí)施過程中，做好協(xié)調(diào)和支撐作用，化解推行“一人一檔”的阻力。二是人力有效利用。“一人一檔”實(shí)施過程中，需要大量人力支撐，企業(yè)應(yīng)當(dāng)以專職安全人員為主力，充分利用人力以及其他部門人員，共同協(xié)助完成“一人一檔”的檔案建立和維護(hù)更新工作。三是強(qiáng)力資金支持。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在“一人一檔”實(shí)施前，做好資金預(yù)算工作，以使“一人一檔”工作順利推進(jìn)。四是信息化支撐。應(yīng)充分利用信息化手段，推進(jìn)“一人一檔”工作，將電子檔案作為“一人一檔”實(shí)施的核心方向。

毫無疑問，“一人一檔”能夠助力安全生產(chǎn)工作，它是企業(yè)關(guān)于“人員”安全生產(chǎn)管理的重要工具，是企業(yè)安全生產(chǎn)管理核心競(jìng)爭(zhēng)力之一，它更能夠幫助我們實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)的精準(zhǔn)管理，值得仔細(xì)研究和認(rèn)真使用。