高職院校行政管理類公文寫作教育與實踐探索

文/余小慧

目前，關于高職院校行政管理類公文寫作的教育和實踐的研究，事實上尚未進入真正的研究階段，還有深入探討的空間。雖然關于公文寫作的文獻較多，但是專門針對高校開展行政管理類公文寫作的教育、研究和實踐不多。大部分高校的行政管理類公文寫作教育，僅停留于教的層面。高校公文寫作教師未必有從事公文寫作的教育經驗，乃至豐富的行政經驗，教育過程中只是依書直說，并不能把工作過程中真正有用的、有趣的東西教給學生。而另一方面，大量的高校行政人員在踏入工作崗位前并未受過嚴格、專業的公文寫作訓練，經常會出現寫作上的不規范和缺陷，嚴重者導致呈報文件出現嚴重錯誤。

有鑒于此，為貫徹落實教育部《國家職業教育改革實施方案》等文件精神，進一步推動高校行政類公文寫作規范性，積極探索和不斷推動教育教學改革，筆者將在下文中分享本人從事高校行政管理和公文寫作教育的經驗。

一、高職院校行政管理類公文寫作教育探索

公文寫作教育的本質并非僅僅是教會學生如何寫公文，公文寫作教育的本質應該是教學生如何思考，在接受上級布置的任務后應該如何完成任務。過去的行政管理類公文寫作教育往往僅僅停留于如何將公文寫作課本上的知識傳授給學生，將固有的不同文種的寫作套路教授學生，比如寫通知、請示、函、會議紀要、計劃、總結、領導講話稿、調查報告等各種文種的套路。過去采取這樣的教育方式是因為大部分學生的知識不如高校教師的知識豐富，獲取知識的來源和手段有限，但時代發展至今天，學生們隨時可以通過互聯網，通過百度等各種搜索引擎搜索得到自己希望獲取的知識，不需要教師教授如何寫作，直接復制、黏貼互聯網的寫作模板是一件非常容易的事情。但是，這并不能幫助學生適應紛繁復雜的社會，許多學生學習了公文寫作以后并不真正明白公文應該如何寫，公務應該如何處理。因此，作為高校行政工作者，同時又是教師的我們應該做到“育人先育心，教人先教理”。

1.用行政工作中的例子教育學生

（1）通知的寫作。高校行政管理工作中，經常需要發通知，尤其是學校辦公室、教務處、人事處、學生處等處室經常需要發緊急通知。通知一旦耽誤，后果是會影響全校正常運轉的大事，因此要通過教授通知的寫作讓學生明白通知的時效性特點，一刻也不能拖延。寫作通知前先要搞清楚寫通知的目的，通知的對象和通知發出后的效果。我們經常會在通知中出現時間錯誤、地點錯誤的尷尬情況，往往在通知發出被別人發現后，我們還要進行多次反復修改。通知在反復修改后造成的不良和不利影響是我們可以和學生講解的反面例子，我們可以與學生開誠布公，坦言工作中出現的種種失誤，讓學生感受到通知雖然是最簡單，使用頻率最高，應用范圍最廣泛的文種，但是通知確實是最需要學生用嚴謹和專注面對的文種。

（2）請示的寫作。高校行政管理工作中，經常需要向上級遞交請示。請示的作用無外乎請示上級是否批準某個教育事項，是否能資助資金，是否允許增加編制或聘用人員，是否能建設某個項目。但是寫請示的關鍵不在于寫請示，而在于與上級有效溝通，務必要讓學生明白，在未來的工作中，要請示任何事，都必須與上級有深入的溝通，某個項目能否做，某項資金能否申請，某些人員能否聘用都需要與上級教育行政部門電話溝通甚至面談，應在行文前請示，否則自己的請示就算寫得再好再感人，領導不批準，也是白白浪費功夫。

（3）函的寫作。高校行政管理工作中，經常需要和校內其他部門和其他高校相互溝通，或與校內其他部門相互協作完成校內某項大型活動，或商量前往其他高校調研、考察或學習事宜。要使行政工作達到目的，完成工作任務，關鍵不僅在于溝通，更在于與人協作，請求幫助的誠懇態度。這種態度不僅體現于行文寫作中，更體現于與其他部門和其他高校交流的過程中，因此要讓學生明白，把函寫好，寫作水平不是關鍵，誠懇才是。

2.用行政工作中的例子感動學生

（1）計劃的寫作。高校行政管理工作中，經常要完成諸如學校十四五發展規劃、專業建設發展規劃、師資隊伍建設規劃等各式各類規劃。規劃的寫作任務通常非常考驗負責執筆的行政人員，首先執筆者需要對學校有全面的了解，對學校的辦學理念、發展思路要有長遠的眼光，規劃、計劃要有可操作性，既能催人奮進，又能保證目標的實現。計劃或規劃初稿擬定后，還要面向全校教師征求意見，根據全體教師的意見和校領導意見進行反復多次的修改。教師可以通過向學生講授計劃或規劃的寫作過程，讓學生明白，要完成一個計劃或規劃首先需要熟悉學校現狀，不斷學習領會上級文件精神，更要廣納諫言，反復修改，才能完成好計劃或規劃的寫作。

（2）報告、總結的寫作。高校行政管理工作中，經常要遞交各種報告、總結，比如高校教育質量年度報告、就業質量報告、創新強校工程實施報告、人才培養質量分析報告、實訓基地建設報告、師資隊伍建設報告等，比如在某項大型活動結束后完成該項活動的總結等。

大型報告的寫作過程以及大型活動的舉辦過程往往需要綜合運用好幾種文種類型，比如在接到任務后需立即擬定通知明確工作任務分工，擬定階段完成計劃落實工作進度，擬定請示解決需要上級協助解決的問題，擬定函協調幫助部門與部門之間的溝通。在各部門完成部門總結后，還要進行材料的檢查，材料的補充搜集和材料的整合。寫作是非常需要安靜的，教師在日間嘈雜的行政辦公環境中無法完成工作，只能在夜間通宵加班完成，這似乎是所有負責文字工作的高校行政管理人員的工作常態。

通過教師本人的行政經驗和工作經歷的講述，會讓學生理解從事行政管理工作的種種難處，寫作過程的種種難處，學生經常會被教師所講述的經歷和故事打動，對自己所學的專業有更深切的感受和更深刻的認識。曾有學生反饋：“如果看著自己寫的文章會如老師一樣，有像看著自己孩子的感覺，我想便算是成功了吧！”如果教師的公文寫作教育能讓學生產生這樣的想法，我認為也應該是成功的。

二、高職院校行政管理類公文寫作實踐探索

從事高校行政管理工作的行政人員與其他機關單位相比，也有著較多的特殊性。他們許多是兼職行政人員，或者是外聘合同制人員。前者由于專業特點，并不擅長行政管理，只是由于學校管理需要，才負責上述職務；后者由于是外聘員工，福利待遇往往不高，流動性較大，崗位工作變動過于頻繁，影響行政管理工作效率和公文的寫作質量。

1.提高勞動報酬，加強工作責任意識

因此，對于兼職行政人員，希望上級能制定更多的規范政策和激勵機制，保證其對于參與學校行政工作的積極性。對于外聘合同制人員，希望國家、教育部和各省教育廳能出臺更多的資金資助政策和幫扶政策，幫助上述外聘合同制員工提高勞動報酬和福利待遇，讓上述合同制人員無后顧之憂，才能安心工作、放心工作。此外，作為高校的行政管理人員自身也需要不斷學習、領會黨和國家的各級各類文件精神，尤其是要加強工作的責任意識，認真校對，反復檢查，對自己撰寫和上報的公文或各類文件切實負起自己的責任。

2.組織定期管理能力培訓和公文寫作培訓

對于上述兩類高校行政管理人員，學校必須組織定期培訓。（1）組織管理能力培訓。邀請相關專家，或通過網絡繼續教育方式，對上述人員開展管理能力培訓，讓上述人員明確高校行政管理辦事流程，積極協調部門與部門之間的關系，靈活處理各項行政事務，善于解決突發性的各類問題。（2）公文寫作能力培訓。可聘請本校公文寫作教師對上述人員開展公文寫作能力培訓。讓上述人員熟悉不同種類公文，如通知、請示、函、會議紀要、計劃、總結、領導講話稿、調查報告等各種常用公文文種的寫作特點、寫作套路和常用語言。讓上述人員熟悉公文的字體、格式、行距、排版要求，規范公文的版面。

3.組織行政管理類專業學生到學校各部門進行志愿服務、勤工助學或實習

對學習行政管理類專業的學生來說，能到學校各部門進行志愿服務、勤工助學或實習是最便捷，也是最有效的提高自己行政管理專業水平的方式。到學校各部門服務，不僅能減輕相關行政管理部門的工作負擔，彌補人員不足的缺陷，還能有效鍛煉學生，在真實的工作環境中學習各種行政管理技能和公文寫作技巧。這是學生們非常樂于參與的，但由于學校各部門工作崗位有限，如果是通過應聘，無法滿足全體行政管理類專業學生的需求，這就需要負責公文寫作的老師、所屬系部與各部門協調，定期安排流動崗位或固定工作時間段，滿足全體學生的需要，增加未來就業的砝碼。

結語

我們通過開展高職院校行政管理公文寫作教育與實踐研究，一方面希望能幫助各大高職院校行政管理類專業學生提高行政管理公文寫作水平，另一方面希望幫助各大高職院校行政管理人員提高寫作水平，為各位高職同行提供參考。