高職院校行政管理類公文寫作教育與實踐探索

文/余小慧

目前，關(guān)于高職院校行政管理類公文寫作的教育和實踐的研究，事實上尚未進(jìn)入真正的研究階段，還有深入探討的空間。雖然關(guān)于公文寫作的文獻(xiàn)較多，但是專門針對高校開展行政管理類公文寫作的教育、研究和實踐不多。大部分高校的行政管理類公文寫作教育，僅停留于教的層面。高校公文寫作教師未必有從事公文寫作的教育經(jīng)驗，乃至豐富的行政經(jīng)驗，教育過程中只是依書直說，并不能把工作過程中真正有用的、有趣的東西教給學(xué)生。而另一方面，大量的高校行政人員在踏入工作崗位前并未受過嚴(yán)格、專業(yè)的公文寫作訓(xùn)練，經(jīng)常會出現(xiàn)寫作上的不規(guī)范和缺陷，嚴(yán)重者導(dǎo)致呈報文件出現(xiàn)嚴(yán)重錯誤。

有鑒于此，為貫徹落實教育部《國家職業(yè)教育改革實施方案》等文件精神，進(jìn)一步推動高校行政類公文寫作規(guī)范性，積極探索和不斷推動教育教學(xué)改革，筆者將在下文中分享本人從事高校行政管理和公文寫作教育的經(jīng)驗。

一、高職院校行政管理類公文寫作教育探索

公文寫作教育的本質(zhì)并非僅僅是教會學(xué)生如何寫公文，公文寫作教育的本質(zhì)應(yīng)該是教學(xué)生如何思考，在接受上級布置的任務(wù)后應(yīng)該如何完成任務(wù)。過去的行政管理類公文寫作教育往往僅僅停留于如何將公文寫作課本上的知識傳授給學(xué)生，將固有的不同文種的寫作套路教授學(xué)生，比如寫通知、請示、函、會議紀(jì)要、計劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、調(diào)查報告等各種文種的套路。過去采取這樣的教育方式是因為大部分學(xué)生的知識不如高校教師的知識豐富，獲取知識的來源和手段有限，但時代發(fā)展至今天，學(xué)生們隨時可以通過互聯(lián)網(wǎng)，通過百度等各種搜索引擎搜索得到自己希望獲取的知識，不需要教師教授如何寫作，直接復(fù)制、黏貼互聯(lián)網(wǎng)的寫作模板是一件非常容易的事情。但是，這并不能幫助學(xué)生適應(yīng)紛繁復(fù)雜的社會，許多學(xué)生學(xué)習(xí)了公文寫作以后并不真正明白公文應(yīng)該如何寫，公務(wù)應(yīng)該如何處理。因此，作為高校行政工作者，同時又是教師的我們應(yīng)該做到“育人先育心，教人先教理”。

1.用行政工作中的例子教育學(xué)生

（1）通知的寫作。高校行政管理工作中，經(jīng)常需要發(fā)通知，尤其是學(xué)校辦公室、教務(wù)處、人事處、學(xué)生處等處室經(jīng)常需要發(fā)緊急通知。通知一旦耽誤，后果是會影響全校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的大事，因此要通過教授通知的寫作讓學(xué)生明白通知的時效性特點，一刻也不能拖延。寫作通知前先要搞清楚寫通知的目的，通知的對象和通知發(fā)出后的效果。我們經(jīng)常會在通知中出現(xiàn)時間錯誤、地點錯誤的尷尬情況，往往在通知發(fā)出被別人發(fā)現(xiàn)后，我們還要進(jìn)行多次反復(fù)修改。通知在反復(fù)修改后造成的不良和不利影響是我們可以和學(xué)生講解的反面例子，我們可以與學(xué)生開誠布公，坦言工作中出現(xiàn)的種種失誤，讓學(xué)生感受到通知雖然是最簡單，使用頻率最高，應(yīng)用范圍最廣泛的文種，但是通知確實是最需要學(xué)生用嚴(yán)謹(jǐn)和專注面對的文種。

（2）請示的寫作。高校行政管理工作中，經(jīng)常需要向上級遞交請示。請示的作用無外乎請示上級是否批準(zhǔn)某個教育事項，是否能資助資金，是否允許增加編制或聘用人員，是否能建設(shè)某個項目。但是寫請示的關(guān)鍵不在于寫請示，而在于與上級有效溝通，務(wù)必要讓學(xué)生明白，在未來的工作中，要請示任何事，都必須與上級有深入的溝通，某個項目能否做，某項資金能否申請，某些人員能否聘用都需要與上級教育行政部門電話溝通甚至面談，應(yīng)在行文前請示，否則自己的請示就算寫得再好再感人，領(lǐng)導(dǎo)不批準(zhǔn)，也是白白浪費(fèi)功夫。

（3）函的寫作。高校行政管理工作中，經(jīng)常需要和校內(nèi)其他部門和其他高校相互溝通，或與校內(nèi)其他部門相互協(xié)作完成校內(nèi)某項大型活動，或商量前往其他高校調(diào)研、考察或?qū)W習(xí)事宜。要使行政工作達(dá)到目的，完成工作任務(wù)，關(guān)鍵不僅在于溝通，更在于與人協(xié)作，請求幫助的誠懇態(tài)度。這種態(tài)度不僅體現(xiàn)于行文寫作中，更體現(xiàn)于與其他部門和其他高校交流的過程中，因此要讓學(xué)生明白，把函寫好，寫作水平不是關(guān)鍵，誠懇才是。

2.用行政工作中的例子感動學(xué)生

（1）計劃的寫作。高校行政管理工作中，經(jīng)常要完成諸如學(xué)校十四五發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、師資隊伍建設(shè)規(guī)劃等各式各類規(guī)劃。規(guī)劃的寫作任務(wù)通常非?？简炟?fù)責(zé)執(zhí)筆的行政人員，首先執(zhí)筆者需要對學(xué)校有全面的了解，對學(xué)校的辦學(xué)理念、發(fā)展思路要有長遠(yuǎn)的眼光，規(guī)劃、計劃要有可操作性，既能催人奮進(jìn)，又能保證目標(biāo)的實現(xiàn)。計劃或規(guī)劃初稿擬定后，還要面向全校教師征求意見，根據(jù)全體教師的意見和校領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行反復(fù)多次的修改。教師可以通過向?qū)W生講授計劃或規(guī)劃的寫作過程，讓學(xué)生明白，要完成一個計劃或規(guī)劃首先需要熟悉學(xué)?，F(xiàn)狀，不斷學(xué)習(xí)領(lǐng)會上級文件精神，更要廣納諫言，反復(fù)修改，才能完成好計劃或規(guī)劃的寫作。

（2）報告、總結(jié)的寫作。高校行政管理工作中，經(jīng)常要遞交各種報告、總結(jié)，比如高校教育質(zhì)量年度報告、就業(yè)質(zhì)量報告、創(chuàng)新強(qiáng)校工程實施報告、人才培養(yǎng)質(zhì)量分析報告、實訓(xùn)基地建設(shè)報告、師資隊伍建設(shè)報告等，比如在某項大型活動結(jié)束后完成該項活動的總結(jié)等。

大型報告的寫作過程以及大型活動的舉辦過程往往需要綜合運(yùn)用好幾種文種類型，比如在接到任務(wù)后需立即擬定通知明確工作任務(wù)分工，擬定階段完成計劃落實工作進(jìn)度，擬定請示解決需要上級協(xié)助解決的問題，擬定函協(xié)調(diào)幫助部門與部門之間的溝通。在各部門完成部門總結(jié)后，還要進(jìn)行材料的檢查，材料的補(bǔ)充搜集和材料的整合。寫作是非常需要安靜的，教師在日間嘈雜的行政辦公環(huán)境中無法完成工作，只能在夜間通宵加班完成，這似乎是所有負(fù)責(zé)文字工作的高校行政管理人員的工作常態(tài)。

通過教師本人的行政經(jīng)驗和工作經(jīng)歷的講述，會讓學(xué)生理解從事行政管理工作的種種難處，寫作過程的種種難處，學(xué)生經(jīng)常會被教師所講述的經(jīng)歷和故事打動，對自己所學(xué)的專業(yè)有更深切的感受和更深刻的認(rèn)識。曾有學(xué)生反饋：“如果看著自己寫的文章會如老師一樣，有像看著自己孩子的感覺，我想便算是成功了吧！”如果教師的公文寫作教育能讓學(xué)生產(chǎn)生這樣的想法，我認(rèn)為也應(yīng)該是成功的。

二、高職院校行政管理類公文寫作實踐探索

從事高校行政管理工作的行政人員與其他機(jī)關(guān)單位相比，也有著較多的特殊性。他們許多是兼職行政人員，或者是外聘合同制人員。前者由于專業(yè)特點，并不擅長行政管理，只是由于學(xué)校管理需要，才負(fù)責(zé)上述職務(wù)；后者由于是外聘員工，福利待遇往往不高，流動性較大，崗位工作變動過于頻繁，影響行政管理工作效率和公文的寫作質(zhì)量。

1.提高勞動報酬，加強(qiáng)工作責(zé)任意識

因此，對于兼職行政人員，希望上級能制定更多的規(guī)范政策和激勵機(jī)制，保證其對于參與學(xué)校行政工作的積極性。對于外聘合同制人員，希望國家、教育部和各省教育廳能出臺更多的資金資助政策和幫扶政策，幫助上述外聘合同制員工提高勞動報酬和福利待遇，讓上述合同制人員無后顧之憂，才能安心工作、放心工作。此外，作為高校的行政管理人員自身也需要不斷學(xué)習(xí)、領(lǐng)會黨和國家的各級各類文件精神，尤其是要加強(qiáng)工作的責(zé)任意識，認(rèn)真校對，反復(fù)檢查，對自己撰寫和上報的公文或各類文件切實負(fù)起自己的責(zé)任。

2.組織定期管理能力培訓(xùn)和公文寫作培訓(xùn)

對于上述兩類高校行政管理人員，學(xué)校必須組織定期培訓(xùn)。（1）組織管理能力培訓(xùn)。邀請相關(guān)專家，或通過網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育方式，對上述人員開展管理能力培訓(xùn)，讓上述人員明確高校行政管理辦事流程，積極協(xié)調(diào)部門與部門之間的關(guān)系，靈活處理各項行政事務(wù)，善于解決突發(fā)性的各類問題。（2）公文寫作能力培訓(xùn)?？善刚埍拘９膶懽鹘處煂ι鲜鋈藛T開展公文寫作能力培訓(xùn)。讓上述人員熟悉不同種類公文，如通知、請示、函、會議紀(jì)要、計劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、調(diào)查報告等各種常用公文文種的寫作特點、寫作套路和常用語言。讓上述人員熟悉公文的字體、格式、行距、排版要求，規(guī)范公文的版面。

3.組織行政管理類專業(yè)學(xué)生到學(xué)校各部門進(jìn)行志愿服務(wù)、勤工助學(xué)或?qū)嵙?xí)

對學(xué)習(xí)行政管理類專業(yè)的學(xué)生來說，能到學(xué)校各部門進(jìn)行志愿服務(wù)、勤工助學(xué)或?qū)嵙?xí)是最便捷，也是最有效的提高自己行政管理專業(yè)水平的方式。到學(xué)校各部門服務(wù)，不僅能減輕相關(guān)行政管理部門的工作負(fù)擔(dān)，彌補(bǔ)人員不足的缺陷，還能有效鍛煉學(xué)生，在真實的工作環(huán)境中學(xué)習(xí)各種行政管理技能和公文寫作技巧。這是學(xué)生們非常樂于參與的，但由于學(xué)校各部門工作崗位有限，如果是通過應(yīng)聘，無法滿足全體行政管理類專業(yè)學(xué)生的需求，這就需要負(fù)責(zé)公文寫作的老師、所屬系部與各部門協(xié)調(diào)，定期安排流動崗位或固定工作時間段，滿足全體學(xué)生的需要，增加未來就業(yè)的砝碼。

結(jié)語

我們通過開展高職院校行政管理公文寫作教育與實踐研究，一方面希望能幫助各大高職院校行政管理類專業(yè)學(xué)生提高行政管理公文寫作水平，另一方面希望幫助各大高職院校行政管理人員提高寫作水平，為各位高職同行提供參考。