人力資源共享服務(wù)背景下企業(yè)加強人事信息管理與維護工作研究

林 揚 仙廣紅 王 艷

（中國石油共享運營公司天津業(yè)務(wù)部，天津 300457）

現(xiàn)階段，人力資源共享服務(wù)（Human Resources Shared Services，簡稱HRSS）正成為一種新興的企業(yè)人力資源管理模式，通常企業(yè)會將各業(yè)務(wù)單元所有與人力資源管理有關(guān)的行政事務(wù)性工作（例如人事信息管理等）集中在一起，建立一個服務(wù)中心，來提高人力資源管理的運營效率，更好地服務(wù)業(yè)務(wù)單元。對此，企業(yè)需要認識到人力資源共享服務(wù)所帶的巨大變革，并在此背景下，積極開展企業(yè)人事信息管理和維護工作。

一、人事信息管理概述

（一）人事信息管理的含義

人事信息管理是一項復(fù)雜性較高的工作內(nèi)容，直接關(guān)系著內(nèi)部工作者的信息、工作經(jīng)歷和主要社會關(guān)系等方面。對于企業(yè)或單位而言，人事信息管理是直接決定企業(yè)員工命運的重要依據(jù)。在人事信息中收錄的員工成長經(jīng)歷是目前用人單位對員工進行任命、工作指派等決策的資料基礎(chǔ)。在管理學(xué)科當(dāng)中，人事信息管理是較為新穎且不可或缺的部分，能夠?qū)ι鐣再Y源和經(jīng)濟進行有效管理。人事信息管理能夠?qū)ζ髽I(yè)員工進行合理的組織和管理，打破了傳統(tǒng)的人力資源管理模式。因此，具有主觀能動性的人力管理方式已經(jīng)逐漸受到更多企業(yè)管理人員的重視。另外，各個人事部門單位逐漸具有決策性，在企業(yè)中的地位也越來越高。在社會以及各個組織中均需要合理的人力信息管理模式。

（二）人事信息管理發(fā)展現(xiàn)狀

在信息化時代背景下，人事信息管理伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了進一步發(fā)展，人力資源管理理論也得到了完善和改進，人力資源管理體系能夠?qū)⑵髽I(yè)員工和企業(yè)管理人員充分溝通和交流，與人力資源管理人員進行互動。以往的人事信息管理僅僅局限于人員的招聘、分派、個人信息檔案管理、工資發(fā)放等基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，隨著企業(yè)的發(fā)展，人事信息管理也涉及了績效評估、獎懲制度、人員培訓(xùn)、考核以及其他人事制度制定等。然而，現(xiàn)階段的人事信息管理與傳統(tǒng)的管理方式大不相同，現(xiàn)代人事信息管理能夠采取先進的信息化技術(shù)對人力資源進行合理開發(fā)、利用、規(guī)劃、組織、管控等，從而確保人力與物力處于最佳的比例，充分發(fā)揮出人力的潛在能力，進而提高員工的工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的市場競爭優(yōu)勢，促進企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。

（三）企業(yè)人事信息管理工作內(nèi)容

在企業(yè)人力資源管理相關(guān)部門單位中，需要對企業(yè)員工的基本情況充分掌握，并且能夠記錄企業(yè)各個部門員工在職業(yè)生涯中的表現(xiàn)。企業(yè)人事信息工作是企業(yè)員工工作發(fā)展變化的重要體現(xiàn)，不僅能夠全方面對員工的現(xiàn)階段工作情況進行詳細記錄，也能夠?qū)T工的各項基本信息進行詳細記錄，例如員工的工齡、學(xué)歷、技術(shù)支撐、家庭成員關(guān)系、年齡等。通過企業(yè)人事信息管理和維護，能夠為企業(yè)的管理能力起到十分顯著的效果，對企業(yè)人力資源進行合理優(yōu)化、合理分配，提高企業(yè)經(jīng)營發(fā)展能力。

二、企業(yè)人事信息管理與維護的必要性與重要意義

（一）促使企業(yè)人事管理逐漸走向科學(xué)化、程序化、現(xiàn)代化

通過先進的信息處理設(shè)備提高人事管理工作效率和工作質(zhì)量。并且確保企業(yè)員工基本信息規(guī)范化管理，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供可靠依據(jù)。在人力資源共享背景下，推動企業(yè)人事信息管理和維護工作能夠保證管理流程更加規(guī)范，從而確保人力資源管理的各個職能能夠在實際管理和維護過程中得到充分銜接。企業(yè)人事信息管理與維護能夠讓各項人事相關(guān)業(yè)務(wù)流程更加透明化，為員工提供更多的合法權(quán)益。企業(yè)的人事信息數(shù)據(jù)庫中包含企業(yè)所有員工的個人信息，即考勤、績效、獎懲記錄、培訓(xùn)情況、福利待遇以及薪資發(fā)放等信息。通過數(shù)據(jù)庫可以更加及時、方便地對人力資源合理分析，并獲得系統(tǒng)性的分析報告。并且，在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中企業(yè)人事信息管理和維護工作能夠?qū)T工信息進行合理管控，不僅可以確保企業(yè)人力資源的完整性，也能夠提高企業(yè)人力資源整體的工作效率和管理水平，推動企業(yè)人事信息管理工作的開展，為企業(yè)資源信息數(shù)據(jù)的維護打下良好的基礎(chǔ)，確保企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈能夠有序運行，為企業(yè)發(fā)展提供重要的人事信息數(shù)據(jù)。

（二）協(xié)助管理人員進行角色轉(zhuǎn)換

在系統(tǒng)性數(shù)據(jù)處理技術(shù)下，能夠?qū)θ瞬胚M行合理分配和劃分，通過定量形式能夠充分體現(xiàn)出人力資源部門存在的自我價值，讓人力資源部門從以往的傳統(tǒng)行政事務(wù)管理模式中進行轉(zhuǎn)性，逐漸成為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)中重要的組成部分，提升在企業(yè)中的地位。針對人事信息管理而言，在企業(yè)管理系統(tǒng)性優(yōu)化、資源分配等方面的應(yīng)用范圍較廣，具有較高的應(yīng)用價值。人事信息管理和維護工作的主要目的是讓企業(yè)能夠?qū)θ肆Α⑽锪Φ荣Y源進行適當(dāng)平衡和處理，對資源進行系統(tǒng)性管理和優(yōu)化，對于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展、各種業(yè)務(wù)的開展均能夠起到積極促進的作用。例如，優(yōu)化人力資源配置，可以利于企業(yè)在激烈的市場競爭中具有一定的優(yōu)勢。對于企業(yè)自身而言，人事信息管理的復(fù)雜性是企業(yè)人力資源收集、處理所要面臨的問題。為此，需要將信息管理、整合、供應(yīng)充分融合，才能展現(xiàn)出信息數(shù)據(jù)存儲、整合的高效性，進一步提高信息數(shù)據(jù)處理精準(zhǔn)度，促進企業(yè)在短時間內(nèi)實現(xiàn)人力資源共享的目的。

（三）提升工作效率，確保人事相關(guān)業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范

以筆者所在單位為例，中國石油集團公司邀請第三方機構(gòu)開展的《數(shù)據(jù)管理與應(yīng)用能力評估模型》對標(biāo)分析，中國石油整體數(shù)據(jù)管理成熟度得分低于國際領(lǐng)先企業(yè)（3.9分）和國內(nèi)領(lǐng)先企業(yè)（3.45分）。集團公司信息數(shù)據(jù)質(zhì)量管理方面存在著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息不完整等問題，數(shù)據(jù)維護存在項目多、信息量大、維護周期跨度長等因素，導(dǎo)致目前系統(tǒng)內(nèi)歷史數(shù)據(jù)存在與實際情況不一致或維護不同步等現(xiàn)象。為實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，集團公司將“中國石油數(shù)據(jù)湖體系建設(shè)項目”作為“十四五”重點項目之一，以“數(shù)字中國石油”作為建設(shè)目標(biāo)，多措并舉持續(xù)優(yōu)化數(shù)據(jù)治理體系，為公司建設(shè)世界一流國際綜合性能源公司提供數(shù)據(jù)保障。

（四）有助于實現(xiàn)人力資源共享

企業(yè)實施人事信息管理與維護，有助于讓企業(yè)全員都可以參與其中，通過對人員的信息統(tǒng)計和分析可以更加方便地獲得各種人事信息數(shù)據(jù)分析報告。對于企業(yè)管理人員而言能夠提供具有決策性、準(zhǔn)確性、全面的人力資源信息依據(jù)。

三、人力資源共享服務(wù)背景下企業(yè)人事信息管理和維護工作的具體思路

（一）提高對人事信息管理信息化的重視程度

在現(xiàn)代化時代背景下，信息技術(shù)作為企業(yè)改革和經(jīng)營發(fā)展的科學(xué)化、規(guī)范化基礎(chǔ)，為人力資源管理人員提供了更多的便利條件。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變以往的思維和觀念，認識到人力資源部門在企業(yè)中的重要作用。通過建立信息化人力資源管理平臺，能夠給予員工最大的基礎(chǔ)保障。企業(yè)科學(xué)的管理模式是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的前提條件。人事信息管理信息化是時代發(fā)展的體現(xiàn)，能夠做到與時俱進，跟隨時代潮流。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)及時轉(zhuǎn)變企業(yè)管理思想，讓企業(yè)逐步走向社會發(fā)展前沿，不斷培養(yǎng)更多的信息化人事信息管理人才，為企業(yè)人力資源管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。先進的思維和觀念能夠推動企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，通過信息化的管理模式能夠讓工作變得事半功倍。通過獎勵機制和情感關(guān)切的方式能夠調(diào)動員工的工作積極性，讓員工感受到集體榮譽感和歸屬感，樹立現(xiàn)代化的思維觀念。

（二）強化員工責(zé)任意識，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度

任何工作若想要做好需要具有較強的工作責(zé)任心，人事信息管理和維護工作亦是如此。由于人事信息管理和維護工作內(nèi)容較為繁瑣、復(fù)雜，涉及每位企業(yè)員工的個人利益，小到個人簡歷、大到薪酬福利，均需要對工作足夠認真仔細。這樣才能保證每位員工的基礎(chǔ)信息資料不丟失、不出差錯。人事信息管理工作與其他統(tǒng)計類的工作大不相同，需要在對信息數(shù)據(jù)進行錄入的過程中嚴(yán)格按照工作規(guī)范流程實施。例如，在薪酬調(diào)整方面，關(guān)乎員工的切身利益。為此，需要確保員工的日常工作考勤、工作績效、工作獎懲狀況均要準(zhǔn)確無誤的記錄。員工要時刻保持著嚴(yán)謹、細致的工作態(tài)度，若發(fā)現(xiàn)工作中存在紕漏，需要將數(shù)據(jù)及時補齊、調(diào)整，避免在之后的管理過程中存在重要差錯。另外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對人事信息管理專員定期開展培訓(xùn)業(yè)務(wù)，確保員工充分了解和掌握理論知識和實踐操作能力，提高人事信息保密意識，保證企業(yè)員工個人信息的安全性。

（三）構(gòu)建科學(xué)的績效管理與薪酬管理制度

建設(shè)科學(xué)的績效管理和薪酬管理制度能有助于人力資源共享背景下人事信息管理工作的改革與創(chuàng)新。企業(yè)通過建立績效管理或薪酬管理制度，可以更好地推動人力資源管理工作的專業(yè)化發(fā)展，在為員工提供穩(wěn)定工作環(huán)境的基礎(chǔ)上，能有效帶動企業(yè)的發(fā)展與進步。同時在績效管理和薪酬管理制度構(gòu)建期間，還能借助信息化技術(shù)完成對員工的管理和監(jiān)督，對于企業(yè)的整體發(fā)展可起到顯著的積極影響。因此，企業(yè)管理者也要充分理解和認識信息化對企業(yè)發(fā)展的重要性，只有在信息化技術(shù)幫助下推動人事信息管理工作的開展，才能在提高工作合理性的基礎(chǔ)上，加速人事信息管理改革工作的創(chuàng)新。

（四）利用信息化提升人力資源管理服務(wù)水平

在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時代，人工智能等先進技術(shù)能夠顯著提升人力資源管理服務(wù)水平。在企業(yè)人事信息管理和維護的過程中，也要合理運用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢；結(jié)合行業(yè)的各種類型、實際發(fā)展?fàn)顩r來精準(zhǔn)獲取更有價值的人才作為企業(yè)的員工。企業(yè)可以通過外部利益相關(guān)者的人力資源，采取科學(xué)的合作模式獲取企業(yè)外部人力資源。這種方式不僅能夠節(jié)省企業(yè)人力投入成本，也能將企業(yè)內(nèi)部、外部人力資源進行充分整合。尤其在專業(yè)人才方面，企業(yè)能夠通過現(xiàn)代化技術(shù)獲取人力資源管理方面的技術(shù)型人才，對企業(yè)人事信息管理、維護工作模式合理優(yōu)化。若在企業(yè)內(nèi)部中發(fā)現(xiàn)具有人力資源管理潛質(zhì)的員工，可以將其選拔為此類管理人員，通過各種培訓(xùn)、考核不斷提升人才的專業(yè)技術(shù)水平，確保企業(yè)在人力資源管理方面具有較強的競爭力。針對高校或其他產(chǎn)品渠道而言，聘請人力資源管理專家和富有人事信息管理經(jīng)驗的管理者，能夠大幅度提升企業(yè)人才儲備，使得企業(yè)在人力資源管理方面具有較好的創(chuàng)新性。

四、結(jié)語

綜上所述，在人力資源共享服務(wù)背景下，企業(yè)人事信息管理、維護工作需要形成長效機制，充分認識到人力資源共享給企業(yè)帶來的價值，提高人事信息管理工作的重視程度，將大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化技術(shù)與各項業(yè)務(wù)工作進行充分結(jié)合，確保企業(yè)在激烈的市場競爭中具有一定的優(yōu)勢。