縣級人事檔案集中統(tǒng)一管理實踐及思考

■張金霞

人事檔案具有很強(qiáng)的流動性，在我國一直是分散管理。在現(xiàn)實工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理較為規(guī)范，其他部門的人事單位管理則相對落后，尤其是企業(yè)職工檔案的管理水平參差不齊，職工因缺少相關(guān)檔案難以主張合理權(quán)益的事情屢見不鮮，對企業(yè)發(fā)展和社會穩(wěn)定也造成了隱患。在當(dāng)前條件下，集中管理各類人事檔案是一種比較可行的方法。在知網(wǎng)檢索篇名為“人事檔案”并含“集中”的文獻(xiàn)，可以查找到24個結(jié)果，其中有部分文獻(xiàn)并非探討人事檔案集中管理，其余文獻(xiàn)多數(shù)是探討干部人事檔案的集中管理，比如李曉麗、孟迪、燕開良等人的文章。從這些文獻(xiàn)可知，干部人事檔案集中管理已經(jīng)有了比較多的案例，但是對于其他類型人事檔案的集中管理則缺少關(guān)注，更缺少成功的實踐。本文以諸城市集中管理干部人事檔案、畢業(yè)生檔案、企業(yè)職工檔案、國有企業(yè)退休職工檔案為例，探討縣級各類人事檔案集中統(tǒng)一管理的方式，分析其優(yōu)點(diǎn)和需要注意的問題。

一、諸城市集中管理各類人事檔案的背景

諸城于1987年撤縣建市，曾先后成功實施了“商品經(jīng)濟(jì)大合唱”“貿(mào)工農(nóng)一體化”“中小企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革”等在全國有較大影響力的“諸城經(jīng)驗”，縣域經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)，是全國百強(qiáng)縣，境內(nèi)有北汽福田、得利斯、希努爾男裝等知名企業(yè)，還有數(shù)量眾多的小型企業(yè)。諸城是人口大縣，常住人口超過了107萬（2020年數(shù)據(jù)），對人事檔案管理存在很大的需求。

在很長的時間里，諸城市各類人事檔案分散管理，機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案、企業(yè)干部人事檔案、畢業(yè)生人事檔案分別保存在原人事局干部科、人才交流中心和畢業(yè)生分配辦公室。企業(yè)職工人事檔案則由各個用人單位和人力資源公司管理，檔案管理人員變動頻繁，檔案庫房不達(dá)標(biāo)，個人檔案保管不善，涂改、撤換材料、丟失等情況時有發(fā)生。在這種情況下，一個人要查詢自己的人事檔案，經(jīng)常要跑多個地方，由于人事檔案歸檔不及時、不完整乃至丟失的情況，導(dǎo)致部分人維權(quán)難、取證難，對社會穩(wěn)定造成了不良影響。

二、諸城市集中管理各類人事檔案的過程

（一）第一個階段：人事局和勞動局各自成立人事檔案管理部門

2003年，原諸城市人事局將干部科、畢業(yè)生分配辦公室、人才交流中心三個科室分別管理的人事檔案合并管理，成立檔案管理科（股級），負(fù)責(zé)人事管理權(quán)限之內(nèi)的市直機(jī)關(guān)、鎮(zhèn)街（園區(qū)）公務(wù)員及企事業(yè)單位的國家干部、聘用制干部以及大中專畢業(yè)生檔案的管理工作。2006年，原諸城市勞動局成立勞動局檔案管理中心，集中管理企業(yè)職工人事檔案。這兩個專門的人事檔案管理部門的成立，初步改變了以往各類人事檔案分散管理的弊端，部分實現(xiàn)了集中管理，但仍然有待繼續(xù)深化。

（二）第二個階段：人事局和勞動局合并

2010年2月，原諸城市人事局與原諸城市勞動局合并成為諸城人力資源和社會保障局，原人事局檔案管理科變更為人社局檔案管理科，原勞動局檔案管理中心變更為一個專門檔案室。這兩個部門相互獨(dú)立，互不隸屬，各自承擔(dān)原有職能，檔案并未實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，仍然是兩地兩庫房各自辦公，致使個人辦理檔案業(yè)務(wù)要兩地跑。

2017年5月人社局檔案管理科升級為干部人事檔案管理中心（副科級事業(yè)單位），并改善干部人事檔案管理現(xiàn)狀，重新建立了達(dá)到檔案“九防”標(biāo)準(zhǔn)的4個專門的大檔案庫房，可以管理約15萬冊的人事檔案。

（三）第三個階段：實現(xiàn)各類人事檔案集中統(tǒng)一管理

鑒于兩個獨(dú)立檔案室分散管理人事檔案所帶來的弊端，諸城市人社局從多個方面著手，最終實現(xiàn)了各類人事檔案的集中統(tǒng)一管理。

1.完善基礎(chǔ)設(shè)施，為集中管理打下基礎(chǔ)

符合標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化檔案庫房，是集中保管各類人事檔案的必要前提。為集中管理各類人事檔案，諸城市人社局決定，將保管企業(yè)職工檔案的檔案室所在的一幢五層樓房清空，整體加固改建為檔案樓，并申請財政資金405余萬元，用于工程建設(shè)。2020年4月開始施工，2021年4月竣工并投入使用。改造后的庫房使用面積由原來的260平方米增加到1200平方米，新增約400立方米智能密集架，200立方米檔案櫥柜，庫房容量共計約50萬冊。

新建立的檔案樓的檔案庫房以總控室為核心，各個智能化庫房為分支的“智慧型檔案室”，配備濕度、凈化消毒自動測控管理系統(tǒng)、自動防盜報警管理系統(tǒng)、漏水監(jiān)測報警管理系統(tǒng)等，對各個庫房內(nèi)的溫濕度、空氣質(zhì)量進(jìn)行實時監(jiān)測和遠(yuǎn)程控制，建立起人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全防護(hù)體系，確保紙質(zhì)檔案的存放安全。

2.進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革，完成集中管理

2020年12月，諸城市人社局進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革，干部人事檔案中心與市人力資源服務(wù)中心合并，成立公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，下設(shè)檔案科（股級），將全市事業(yè)單位科級以下人員干部人事檔案、流動人員人事檔案納入管理范圍。

2021年5月，原干部人事檔案服務(wù)中心所管理的8.3萬冊人事檔案，整體搬遷至人社局新檔案樓。至此，諸城市人社局管理的干部人事檔案、畢業(yè)生檔案、企業(yè)職工檔案、國有企業(yè)退休職工檔案四部分整合在一起，實現(xiàn)了歸口集中管理。目前，檔案科共管理23萬余冊人事檔案，其中機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案（含退休）1.2萬冊、流動人員人事檔案（含畢業(yè)生檔案和企業(yè)職工檔案）21.6萬余冊、國企退休檔案1000余冊。

3.完成檔案數(shù)字化

諸城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心成立專項領(lǐng)導(dǎo)小組，積極籌備檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作，于2021年5月以聘請第三方外包的形式，對現(xiàn)管理的18萬冊流動人員人事檔案中的26項必采信息和82項可采信息進(jìn)行信息采集錄入工作，并做好與省集中系統(tǒng)和全國檔案管理服務(wù)運(yùn)行平臺的對接。同步開展對2.3萬冊退休職工的數(shù)字化掃描工作，現(xiàn)均已完成，對干部人事檔案和國企退休人員檔案的數(shù)字化掃描也在逐步開展。

4.實現(xiàn)“一窗受理”“一鏈辦理”

檔案科通過在檔案樓一樓入口處設(shè)置綜合窗口，優(yōu)化了辦事流程,提供了便捷高效的服務(wù)通道，從辦事群眾角度出發(fā)，開展彈性服務(wù)模式，根據(jù)實際情況辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，切身實際辦實事，讓群眾少跑冤枉路、放心辦、滿意辦，以真情服務(wù)踐行“溫暖人社”。實行流動人員人事檔案接收等事項告知承諾制,采取容缺受理方式,先受理再補(bǔ)缺,一次性告知存在的問題和補(bǔ)救措施。諸城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心還積極開展檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，明確新形勢下檔案服務(wù)需求，確保工作人員熟練掌握省公共就業(yè)和人才服務(wù)網(wǎng)上平臺、檔案一體化管理系統(tǒng)的操作流程。

三、集中管理各類人事檔案的優(yōu)勢

（一）整體上提升人事檔案管理水平

在各類人事檔案分散管理的情況下，各保管單位之間互不隸屬，也極少有業(yè)務(wù)來往，形成了信息孤島，經(jīng)常會發(fā)生一份檔案重復(fù)保存、多個部門單位分部分保存或者都不保存的情況。而且，各保管單位工作水平參差不齊，有的已經(jīng)達(dá)到省級先進(jìn)水平，有的單位則非常落后，甚至沒有檔案室，在這種情況下，幾個保管單位工作水平的提升，并不能帶動一個地區(qū)人事檔案管理水平的整體提升。由人社局集中管理各類人事檔案之后，就不再存在這個問題了，只要抓好人社局這一個點(diǎn)，就可以從整體上提升轄區(qū)內(nèi)人事檔案管理水平。

（二）緩解企業(yè)壓力，倒逼企業(yè)檔案管理規(guī)范化

改革開放以來，我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，催生出了數(shù)量非常龐大的各類企業(yè)。一個企業(yè)要合法經(jīng)營，就必然會產(chǎn)生人事檔案。然而，每個企業(yè)的情況是千差萬別的，有的企業(yè)非常重視檔案工作，職工檔案得到了妥善的保管，還有很多企業(yè)則忽視檔案工作，造成職工檔案管理混亂。由人社局集中管理企業(yè)職工檔案，一方面可以減輕企業(yè)的壓力，為他們提供保管職工檔案的途徑，另一方面也可以倒逼企業(yè)重視職工檔案的收集工作，最終實現(xiàn)規(guī)范化管理。

（三）為公眾提供更為便捷、高效的查檔服務(wù)

人事檔案是真實記錄一個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的憑證，在現(xiàn)實中也有比較高的利用率。在人事檔案分散管理的時候，一個人要查詢?nèi)耸聶n案，有可能要去幾個不同的單位才能查到。因為保管單位公信力有差異，查詢到的人事檔案文件能否起到憑證作用，仍要打上一個問號。這些情況，給公眾造成很多不便。由人社局集中管理各類人事檔案，就免去了這些困擾。公眾只需到人社局這一個地方，就可以查詢各類人事檔案，而且人社局是國家機(jī)關(guān)，具有公信力，出具的檔案復(fù)制件完全可以得到社會認(rèn)可，能有效發(fā)揮憑證作用。

四、集中管理各類人事檔案的潛在問題

由人社局集中管理各類人事檔案，具有顯著的優(yōu)勢，但也存在不可忽視的潛在問題，突出地表現(xiàn)在人力、物力、財力方面。

（一）工作量增加，造成人員相對不足

人社局集中管理各類人事檔案，必然造成庫存檔案數(shù)量的成倍增長和服務(wù)面積的擴(kuò)大。加之人事檔案本身具有流動性的特點(diǎn)，經(jīng)常要補(bǔ)充材料，人社局檔案科的工作量會大大增加，造成人員相對不足。按照《干部人事檔案工作條例》，每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員，目前諸城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案科管理的檔案有23萬余冊，工作人員只有10名，人手嚴(yán)重不足。如果工作人員的數(shù)量無法滿足工作的需要，就會影響工作的正常開展。

（二）需要有充足的資金作為保障

人社局集中管理各類人事檔案有一個必要的前提，那就是要有充足的資金作為保障。無論是檔案庫房的建設(shè)和維修、各類設(shè)備的購買和安裝，還是檔案數(shù)字化的持續(xù)開展，都需要大量資金投入。以諸城市為例，現(xiàn)在諸城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心檔案科每年新增人事檔案2萬冊，檔案庫房很快就會面臨飽和。如果沒有資金投入作為先決條件，集中管理各類人事檔案就無法實現(xiàn)和持續(xù)開展。