職業院校檔案管理存在的問題及規范化途徑

■李建利

職業院校檔案的管理與建設，無論從歷史還是現實的角度都是不可缺少的，但是大多數職業院校對檔案管理的重要性認識不足，日常工作形成的檔案資料沒有得到系統收集整理與歸檔，致使學校在短期的發展中似乎沒有受到多大影響，但從長遠角度看，沒給職業院校今后的持續發展留下較為詳實和可供借鑒的檔案資料，使得后續發展乏力。相反做好職業院校檔案管理，是對學校工作的一個全面認識，并且在實施的過程中能發掘學校在發展過程中的一些內在規律，對學校的長遠發展有重要的指導作用。

一、存在問題

（一）領導重視不足，檔案意識薄弱

大多職業院校只重視與辦學直接相關的學科建設和設施建設的投入，優先考慮亟待解決的問題。他們既認為日常的檔案管理工作不能為學校的活動、教學開展提供有效的幫助，也認為檔案工作短期內不會對學校的建設和發展帶來負面影響，因此對檔案管理工作、管理人員、管理設備等都缺乏相應的投入。久而久之工作人員的積極性也逐漸被打消，認為檔案管理就是把一些資料裝訂規整，對現實工作沒太大作用，規整后也不會再有人看。由于認識不足，導致實際操作中也不會重視，缺乏對檔案的保護，使得很多重要檔案得不到及時收集、歸檔而流失，致使很難實現標準化規范化的檔案管理。

（二）管理模式落后，服務意識不強

一方面，職業院校檔案工作大都手動處理，依然停留在紙質檔案的錄入，工作效率低，且手動操作容易出現錯誤，造成后期檔案查找困難，降低檔案利用的效率。另一方面，由于經費投入不多，檔案管理設備落后，工作技術裝備達不到信息化管理的要求，仍是處于單機運行的狀態，檔案工作依舊停留在計算機輔助建檔、目錄檢索、查閱管理的水平上，忽略了檔案的編研、開發、利用，也沒有建立校園網，或是網站形同虛設沒有發布檔案信息資料，很多有價值的檔案被遺忘在角落，未能發揮其應有的作用。

而且這種傳統的管理模式造成管理人員大量的工作量和繁瑣的工作流程，致使管理人員缺乏足夠的時間和精力去做檔案編研等深入開發，嚴重阻礙了檔案信息的利用與共享。

（三）檔案人員素質參差不齊，缺乏專業性

信息化和網絡化的發展，要求檔案管理人員有很強的業務水平和專業技能。但是職業院校專職檔案管理人員大都由一些非專業的人來完成，一方面缺乏相應的檔案管理經驗和技能，在計算機應用及網絡應用方面能力不夠強，在對聲音、圖像、影像等多媒體資料的處理方面缺乏經驗；另一方面也不熟悉國家有關檔案管理的法律法規。而且學校對檔案管理人員的培訓不到位，缺乏相應的進修機會，對新技術、新知識的學習較少，缺乏創新與活力。

另外，職業院校兼職檔案員隊伍更換頻繁，工作交接不完善甚至不交接，新檔案員不能及時認識文件材料的重要性，不能按照檔案管理辦法進行嚴格的操作，文件材料的歸類整理存在隨意性，使得檔案管理制度的力量嚴重削弱，這不僅不利于管理工作的正常開展，而且在檔案歸類時，每個人對類別的理解存在差異，不可避免地產生分類不準的現象，嚴重影響檔案質量，給管理工作和后期檢索利用造成了不便。

（四）職業院校學生檔案管理復雜

職業學校在招生形式、辦學形式、學制、專業設置方面差別很大。招生對象主要是初中、高中畢業學生，生源不同，學業程度不同。技校是培養各類技能型、應用型的人才，注重實踐技能的提升，這就使得職業院校學生檔案與普通院校存在很大的不同，除了學生的在校學習材料，還包括學生的技能鑒定、工廠實習、社會實踐等有關學生技術水平、實際操作的材料，這些材料具有很強的實用性和參考價值，所以也不能缺失。

另外，學生進入私企、自主擇業情況較多，由于學生個人和用人單位檔案意識薄弱，很多學生離校后不能及時將個人檔案轉出，使得學校滯留往屆學生檔案越來越多，給技校檔案管理帶來極大不便。

（五）教學檔案工作量大

職業院校承擔給國家培養專業能力強、技術過硬的技工人才的使命，專業設置與國家的經濟建設和社會發展緊密相連，由于這一獨特性質決定職業院校專業設置不斷改進，不斷增加新型專業，學生數量又逐年增多，管理難度越來越大。此外，專業課程種類和數量也在不斷增加，而每年的教學檔案都需要篩選，不斷更新，頻繁的變動就極大地增加了工作量。

（六）檔案收集阻力大

很多部門教職工認為沒有必要將重要文件材料上交學校檔案室保管，認為借閱不方便。同時，他們也擔心材料上交后檔案管理人員會將自己的材料弄散、丟失甚至毀壞，后期使用帶來麻煩。這種意識使得學校檔案室在資料收集中非常被動，收集阻力很大，很多真正有價值的文件材料仍分散在各部門保存或者在個別老師手中保管，這就導致檔案的建檔、歸檔工作難以順利開展，而且可能這些資料會伴隨教職工的離職而隨之丟失。

二、途徑規范化

（一）提高職業院校對檔案工作的認識

職業院校領導必須認識到，檔案的好壞體現學校的真實面貌，是教育評估的基礎和依據。檔案管理體現一個學校的管理水平，是學校各種數據的體現形式，是評價學校綜合業務水平的“窗口”，為學校發展發揮不可估量的作用。領導對檔案重要性認識后，能有效防止很多重要檔案的損壞和流失。

（二）規范公文制，提高檔案質量

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來，那么公文的質量就直接影響日后檔案的質量。因此，學校在公文的制發中必須注意解決好規范化、標準化的問題，為提高檔案實體質量，為實現檔案工作規范化、標準化打下牢固基礎。這就要求公文首先紙質要好，符合國家有關規定，其次公文標題、發文字號、落款、正文排版格式要規范，公文簽發審批流程完備，行文不亂用簡稱等，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。

（三）建立健全的檔案管理制度

設立專門的綜合檔案室，配備專業管理人員，有計劃、有目標的開展工作。形成以校長辦公室牽頭，各職能部門配合的網絡管理模式，把檔案工作分配到各職能部門，各部門配備兼職檔案員，形成檔案管理為各科室服務，各科室主動支持搞好檔案管理工作的格局。同時，不僅要將檔案管理相關工作要求列入工作職責、考核內容之中，做到考核結果與獎懲結合；也要把檔案工作列入學校工作計劃及各部門計劃管理中，依據計劃抓落實，逐漸形成工作習慣，以便檔案工作正常開展。

另外，要健全規章制度。制定適合本校的一套科學、系統、完整的檔案管理制度和實施細則，明確歸檔范圍、保管期限、分類等程序，尤其為杜絕檔案在收集、整理、保管等過程出現差錯，應建立完善的檔案移交、借閱、鑒定、銷毀等制度，總之從檔案管理的各個環節入手，確保檔案管理順利進行。

（四）培養專業檔案管理人員

檔案管理具有很強的專業性、技術性和連續性，是一個比較復雜的過程。檔案是學校各項活動的重要記錄和體現，這就要求檔案管理人員具有較強的業務能力和職業素養。加強對管理人員的檔案專業培訓，明確檔案管理要求，熟練掌握檔案材料收集、整理、歸檔、借閱等業務，系統掌握檔案管理的知識和技能。而且，檔案管理不僅是管理，也要注重檔案的利用服務，正確的服務觀也是管理人員必不可少的。通過長期這樣的學習歷練和檔案觀念的樹立，一定能培養出職業素養較高的檔案管理人員。

然而，許多院校視檔案管理為邊緣業務，待遇較低，人員流動頻繁。因此要適當提高檔案管理人員待遇，確保檔案管理隊伍的穩定，這樣才能使得檔案管理經驗不斷積累，也增強了檔案管理員的責任心和主動性。同時要制定檔案管理人員的職業提升規劃等激勵機制，以激發管理人員工作積極性。建立科學合理的薪酬機制和晉升激勵機制能有效提高檔案管理隊伍的穩定性。

（五）建立現代化綜合檔案室

隨著信息化技術的快速發展，信息化、網絡化是技校檔案管理的發展方向。傳統的檔案管理方式存在信息流通不暢、紙張浪費、查詢方式繁瑣、文件歸檔工作量大等弊端。而且傳統的信息處理時間性、靈活性和準確性無法滿足具體工作的需要。信息共享程度低，已經不能適應學校發展的要求。

建立信息化檔案管理系統，一是可有效降低檔案信息記錄的錯誤，提高管理效率。通過各部門的專人收集、上傳，保證學校的檔案材料能夠及時建檔和歸檔，對各項電子檔案進行多元化備份管理，豐富檔案管理的形式與內容。二是既減輕紙質檔案管理的工作量，也節省出很多空間。三是運用計算機技術進行檢索，查找、借閱更加便捷，可大大提高速度和準確性，用戶通過查詢終端就可方便快捷地查詢所需的信息，不必像過去從一卷卷的文件中翻找。四是利用信息化檔案管理系統還可以將非保密的規章制度、科技成果等檔案通過網絡進行共享，有效地提高檔案資源的利用，達到主動服務師生的目的。信息化檔案管理系統的運用，既保證了檔案的安全性和完整性，又提高辦公效率和管理水平。

在硬件配置方面，領導還應積極支持并配置檔案管理的基本設施，如溫濕度計、滅火器、消磁柜、除濕機及安全報警系統等。

（六）加強檔案的開發利用

一方面加強檔案的編研工作。豐富的館藏是開發利用檔案信息資源的前提，做到多途徑廣泛收集、門類齊全，為檔案編研提供較為詳實的基礎材料。針對市場的發展趨勢和用戶的需求特點，增加特色檔案的個性化服務，通過鑒別篩選、加工整理、編目匯集成用戶需要的檔案信息資料，提高檔案的利用價值。同時，檔案管理人員根據學校實際情況，編制全引目錄、分類目錄、專題目錄等各類檢索工具，以便提供更加便捷的查找服務。

另一方面建立多元化的利用服務方式，為學校工作服務、為師生服務。開創信息利用新局面，提供檔案閱覽服務、外借服務、復制服務、目錄服務、檢索服務、網上服務等服務方式。例如，在檔案的閱覽服務方面，其學校歷年的科研、教學和文體等各類競賽中獲得的獎杯、獎牌、證書、錦旗等實物檔案，定期在校園進行必要的展覽宣傳，對增進學生鉆研創新的熱情和提高學校知名度有很好的效果。在檔案目錄服務方面，根據用戶需要開發專題性的檔案目錄，如學生就業狀況目錄、專業培養目錄、教科研目錄等內容，最大極限地滿足用戶的需求。

（七）注重學生檔案收集的全面性、實用性

學生檔案的收集不僅包括錄取通知書、政審表、體檢表、學籍表、獎懲材料等，班主任或輔導員也要將學生在校各項活動呈現出來的德智體美勞等信息都盡可能全面的收集。更為值得注意的是，技工院校學生的技術水平、實際操作能力、技能證書等信息更是用人單位了解學生在校表現的重要依據。

另外，還要注重收集優秀畢業生在社會發展的成功范例，對宣傳提升學校自身形象有重要作用。