縣級數字化檔案管理的應用現狀及未來前景研究

■陳鳳穎

引言

對于檔案應用數字技術進行管理，可以有效保管檔案資料，同時發揮其利用價值。但是，在應用檔案數字化技術的過程中，會存在各種影響因素，導致數字化技術的應用價值不能充分發揮出來。這就要求各單位要充分考慮到實際工作需要，根據檔案數字化發展所具備的特點，將優質的人才隊伍建立起來，做到工作標準化、統一化，實現檔案資源共享，使檔案數字化發展的同時，能夠提高管理質量。所以，在應用數字技術實施檔案管理的時候，需要樹立服務理念，以提高檔案服務質量為目標展開工作，使數字技術的功能得以充分發揮。

一、檔案管理中應用數字技術的意義

在進行檔案管理中應用數字技術，可以將復雜的檔案資源簡單化，繁瑣的檔案管理流程簡單化，且在進行檔案管理中不再受到時間的約束和空間的限制，充分發揮數字技術的優勢。用戶在查閱檔案資料的時候，應用檢索功能就可以滿足需求，即使不在現場，使用智能手機登錄到指定的平臺，就可以獲得信息，由此提高了檔案使用效率。

應用數字技術實施檔案管理，可以全方位地展開檔案管理工作，更有效地為用戶提供服務。

二、數字化檔案管理的優勢

（一）將存儲與利用相結合

檔案的存儲不是目的，而是要發揮其使用價值，所以，僅僅是存儲檔案無法獲得良好的利用效果。檔案數字化管理，對于這方面的問題能夠有效解決，不僅可以對檔案資源實施必要的存儲，還可以充分發揮其利用功能，確保檔案資料發揮服務價值。

（二）將資料價值和版本價值剝離

應用先進的檔案數字化技術，通過數字技術的應用，檔案資料內容的清晰度有所提高，還可以發揮數字技術的修復功能，讓模糊、殘缺的檔案資料保持完整，使原始資料保存下來。研究人員以及用戶只需要應用數字技術就可以對資料內容進行查找并閱讀，而不需要閱讀原始資料。因此，檔案數字化可以促使資料信息的閱讀量增加，而且方便檢索，管理也更加容易，使檔案的利用率大大提高，其應用價值得以體現。

（三）應用檔案數據庫系統促進提升檔案管理效率

在檔案數字化發展進程中，將相應的檔案數據庫系統建立起來，使信息容量有所增加。其可以提供的檢索方法多種多樣，可以有效保存檔案并合理利用，這樣不僅可以獲得良好的檔案保護效果，而且檔案的利用效率也大大提高。通過運行先進的數據庫系統，保存檔案資料和利用的時候，檔案資料得到高效利用，對檔案管理效率的提升起到促進作用。

三、縣級檔案數字化管理現狀

（一）數字化技術應用標準缺乏統一性

對于檔案數字化管理中會存在一些問題，所采用的解決方法中沒有考慮到應用檔案數字化技術特點以及所存在的規律。落實到具體的工作中，往往會出現一些問題，不能很好地發揮數字技術的優勢，在檔案管理工作中不能發揮其作用。出現這些問題是由于沒有明確應用數字技術的方法，也沒有制定統一的標準，所以，應用檔案數字化技術的時候不能獲得良好的效果。

（二）人才匱乏

檔案數字技術已經得到高度重視，但是由于缺乏高素質人才，導致數字技術的應用不能達到預期的效果，技術操作不能滿足要求。當前來看，一些檔案管理人員在檔案資料的存儲和利用中，沒有積極總結技術經驗。在工作過程中會遇到各種各樣的技術問題，使數字技術不能很好地發揮作用，導致各方面工作不能獲得良好的效果，檔案數字化技術的應用需要無法得到滿足。

（三）不能實現資源共享

在應用檔案數字化技術的時候不可避免地受到各種因素的影響，由此產生資源不能共享的問題。在保護和利用檔案的過程中，要對知識產權予以保護，各單位通常會根據自己的需要開發數據庫系統，將相應的文件格式制作出來。對檔案資料在線閱讀和下載閱讀，往往只能在局域網中進行。用戶要閱讀資料非常不方便，管理檔案資料的難度也增加了，資源共享效果大大降低。

四、縣級檔案數字化管理問題的解決對策

（一）將數字化技術應用標準統一化

雖然國內對檔案管理應用數字化技術給予了高度重視，但與有些國家相比，在技術上依然存在滯后性，主要是應用數字化技術實施檔案管理的時候存在很多問題。不同單位沒有建立統一的工作標準，不能確保數字技術規范化使用，使數字技術缺乏有效性，使檔案數字技術的應用不能獲得良好的效果。因此，在實際工作中需要充分考慮到數字技術的應用特點，將標準體系制定出來，要保證內容全面、實施規范、標準統一、目標明確。具體的工作中，要基于原有紙質檔案資料管理標準將數字技術相關的標準加入其中，對檔案管理中數字技術的應用行為予以規范，保證檔案管理人員能夠按照標準開展工作，降低檔案數字化技術應用問題的發生率。工作中要考慮到檔案保管的特點以及數字技術的應用價值，將可行的工作模式建立起來，以對數字技術問題有效應對。

（二）提高檔案管理人才的質量

其一，積極吸引專業素質高的人才，要求他們有檔案數字技術操作經驗，有扎實的專業功底，對專業知識能夠合理運用。他們可以在日常工作中充分運用先進的數字技術解決各種問題，使檔案數字技術的應用水平得以提高。

其二，對現有的檔案管理人員進行各種專業技能培訓，使其對先進技術充分掌握，在工作中提高數字技術的應用能力，包括資源的收集和利用方面都能夠發揮數字技術的作用，提高管理質量，對于當前資料保管與使用的矛盾問題能有效解決。隨著人才培養體系構建起來并不斷完善，檔案數字圖書產業化有更多實用型人才，可以推進這樣工作的全面展開。

其三，建立健全檔案管理責任制，明確檔案數字化管理中檔案管理人員需要承擔的責任，并運行激勵機制，獎懲制度落實到位，對檔案管理人員起到激勵效應，使他們工作更有積極意識，確保各方面工作得到有效落實。

（三）合理應用網絡技術實現資源共享

應用檔案數字化技術所發揮的作用是對檔案資料有效地保護并合理利用。在這個過程中，各單位需要對檔案資料的存儲管理高度重視，還要使資料有較高的利用率，服務于社會。將檔案資源共享管理方案制定出來并不斷完善，檔案資源要突破局域網的局限，合理應用保密技術，使用加密技術，使用戶能夠對檔案資料共享，同時還可以維護安全，讓知識產權得到有效保護，使用戶享受到優質的閱讀服務 。檔案經過數字化處理之后，功能更多，比如檢索功能，可以根據需要選擇多種檢索途徑，諸如分類檢索、條目檢索、全文檢索、高級檢索等等。閱讀功能，可以影像閱讀，也可以全文同屏閱讀，還能夠跟蹤記錄數據使用情況，將統計數據提供出來。此外，檔案管理數字化還可以發揮研究功能，可以分類收集，也可以圈點、眉批，能夠編輯下載。用戶將書頁的內容加圈點和批注并保存，如果對一些資料非常感興趣，還可以分類、匯總、下載，并實施遠程操作，用打印機將所需要的資料打印出來。可見，檔案數字化，使用更加方便了，這是實現檔案共享的重要體現。

五、數字化檔案管理的未來發展趨勢

（一）數字化檔案管理服務化方向轉向

從現在的數字化檔案管理情況來看，主要的工作是搜集檔案并對檔案資料進行整理，沒有將檔案的服務效能發揮出來，導致檔案資源浪費，沒有發揮其應有的價值。所以，數字化檔案管理進一步推進，在未來的發展中更加突出其服務性。主要表現為以下幾個方面:

其一，電子檔案服務更加主動。數字化檔案管理工作的未來發展趨勢是，以主動提供服務代替被動服務，以網絡作為渠道收集用戶信息，對用戶的檔案信息需求進行分析并做好分類，以具有針對性地為用戶提供服務。

其二，電子檔案服務具有綜合性。數字化檔案管理重在提供信息服務，各項操作都是智能化的，以檔案關聯為主要的途徑會將用戶的潛在需求檔案提供出來，使檔案服務增加了附加值，不再存在“一檔一查”的局限，使用戶實際需求得到滿足。數字化檔案管理還有一項重要的功能，就是對檔案信息整合，使服務更加具體化、直觀化。

（二）對于檔案管理內容實施網絡化管理

雖然當前的檔案管理普遍應用信息技術，但是，都停留在電子文件的搜集和檢索方面。未來的檔案數字化管理中，一個重要的趨勢是網絡化管理，特別是當前網絡技術越來越發達，已經進入到5G時代，使網絡使用更加便利，網速更快，能夠實現信息共享。在互聯網空間中存儲數字檔案，發揮云計算的功能，將檔案資料存儲在“云”端，使檔案的應用領域擴展，由此擴大了服務范圍。檔案本身屬于社會資源，其價值在于應用性，更好地服務社會。

（三）對于管理人才實施復合化管理

數字化檔案管理質量要有所保證，人才是重要的因素。如果沒有高質量的人才從事這項工作，就很難獲得良好的管理效果。應用數字技術實施檔案管理，可謂是檔案管理模式的創新，與傳統檔案管理模式相比較，無論是管理對象、采用的管理方法以及實現的管理目標都有所不同，所以，檔案管理人員在管理觀念上和管理方法上如果沒有更新，就無法做好這項工作，數字技術的優勢不能充分發揮出來。數字化檔案管理需要復合型人才，就是要求檔案管理人員不僅經驗豐富，還要能夠熟練應用信息技術，對于檔案管理工作中所存在的專業問題能夠及時處理，對于信息有較高的敏感度，能夠對檔案資料實時更新。要獲得復合型的檔案管理人才，需要高校強化電子檔案課程教學，同時單位根據具體的檔案管理需要定期組織培訓，提高檔案管理人員的信息技術操作能力。

結束語

通過上面的研究可以明確，將檔案數字化，不僅可以發揮檔案的存儲價值，還能夠更好地發揮其服務價值，提高檔案的利用率，使檔案得以良好利用。但在應用數字技術對檔案進行處理和應用的過程中，會存在一些問題，比如人才匱乏、數字技術處理標準不統一或者資源不能共享等，使數字技術的功能不能切實地在檔案管理工作中發揮作用。這就要求檔案數字化技術應用過程中，積極建設高素質的人才隊伍，統一相關技術標準，制定完善的資源共享模式，并實施監督機制，使檔案更好地保管并合理利用，更好地發揮其價值。隨著信息技術的不斷發展，檔案管理越來越服務化，網絡技術不斷升級，為檔案管理數字化提供了良好的發展空間。