高職院校有效提高學籍管理工作效能的措施

◇咸陽職業技術學院 李 燕 福 靜

高校學籍管理工作是教學運行管理的重要組成部分，是一件政策性強、原則性強和服務性強的工作，是一項龐大的系統工程。本文通過對學籍管理工作中普遍存在的問題，從幾個方面分析了如何針對性做好高職院校學籍管理工作，以期提高學籍管理工作的效能。

1 學籍管理的意義

高校學籍管理工作是教學管理工作的一項重要內容。加強高校學籍管理工作，對進一步規范高等學校辦學行為，維護高等學校教育教學秩序，促進高等教育健康發展有著重要意義[1]。高校要根據《教育法》《高等教育法》《普通高等學校學生管理規定》和其他法律法規，制定和完善學校學籍管理規定，規范學籍管理行為，促進學籍管理工作的程序性、真實性、合法性。學籍管理關系到每一個學生的切身利益和合法權益。是記錄學生從入學到畢業整個學習過程的關鍵，而且延續到學生畢業離校后的若干年，對學生的成長起著至關重要的作用。特別是針對高職院校，學籍管理工作的整個過程即是督促及促進人才培養質量的有效手段，又為培養生產建設、管理、服務一線需要的高素質技術技能人才提供了有力保障和顯性激勵。

2 高職院校學籍管理存在的問題

（1）學生自我管理意識淡薄。高校學籍管理系統中的學生信息包括學生個人基本信息，畢業圖像信息，學歷信息。在學生入學后，要求學生本人在教育部中國高等教育學生信息網（學信網）上注冊學信檔案，并在隨后的學習過程中陸續進行“三查詢、兩校隊”，即新生學籍信息查詢，在校生學籍信息查詢，學歷信息查詢及圖像校隊、學歷信息校隊。但通過近幾年學籍管理工作，深感高職院校部分學生自我管理意識淡薄，對于與自己切身利益息息相關的學籍管理工作重視度不高。在注冊學信檔案時，往往存在錯誤注冊，以致于學信賬號與個人學信電子檔案無法鏈接。或者忘記學信檔案賬號或密碼等問題，導致不能及時查詢及打印急需資料。特別是特殊類型新生學籍注冊時，需采集個人信息。有些學生把名字中的相近字或身份證號碼中的數字弄錯，并且本人不核對，隨意簽字確認。綜上問題都是源于學生自我管理意識淡薄，對個人切身利益重視度不高。

（2）教師參與度不高。近年來高職院校的各項規章制度都在不斷完善之中。我院也編制了教學管理制度匯編、學籍管理規定和相關文件。但部分輔導員或班主任仍認為學籍管理只是學籍管理部門的事，和自己無關，根本不關注和學籍有關的政策和制度。對學生的學籍檔案不按程序和要求歸檔保存，甚至有遺失學生學籍檔案的情況發生。當學生有問題，需要咨詢班主任（輔導員）或教學管理人員時，往往回答是是而非或者不知如何回答。學生只能到教務處咨詢，使得教務處工作更加繁忙[2]。

（3）各部門之間溝通不暢。隨著高職院校辦學規模的擴大，專業設置多樣化，學生人數也逐年增多。以咸陽職業技術學院為例，近五年在校生人數持續增長。這就使原來由教務處一個部門獨立完成學籍管理任務的管理模式已日益變得力不從心和不合時宜。工作中發現，實行二級學院管理模式后，各二級學院分設有教學辦及學生發展辦公室，對專業教學、學生成績及異動等情況進行直接管理。在教學和學生管理中存在隨意調班、輸入成績不及時、異動情況不上報等問題。比如在轉專業方面，許多學生存在目標不明確，盲目跟風，申請轉專業前不進行深思熟慮，申請后又要求撤銷或變更的現象。除專業調整外，還存在大量的不涉及專業調整的班級重新整合。如護理專業實行“學院建病房、醫院設課堂”模式。學生入校后有機會申請“醫院班”，即將學生的培養地點設在協議醫院，由醫院執業醫師進行授課。這就需要在學籍管理平臺中根據學生申請情況進行大量調整。還有部分專業設有訂單式冠名班，其與普通班教學計劃和內容差異較大，出現問題后又不能與學院相關部門及時溝通上報，以致不能及時依據國家政策和學校相關規章制度進行處理[3]。導致在教育部網站及教務管理系統中不能及時更新數據，使學生所在班級情況或學業成績等與實際存在一定差異，給管理帶來許多不便。

3 解決的對策

（1）優化管理體制，保障管理程序。為保證學籍管理工作順利進行，應建立學籍管理二級管理機構和學籍管理評優機制。比如我院在相關管理制度中明確各級管理人員職責、問題處理程序，充分發揮二級學院的直接管理作用。二級學院要選派專人負責處理本學院學生的學籍管理工作，保證責任落實到人。以嚴把“三關”的原則為要求開展工作。即嚴格審查學生的入學資格，把好學籍注冊關；嚴格審核每學期的學業成績，把好成績登記關；嚴格審核學生的畢業資格，把好證書發放關。同時，要加大校內培訓和宣傳力度。積極組織學籍管理人員進行學習、交流和研討有關學籍管理的文件和政策。讓教師和學生都能參與管理，了解學籍管理制度和管理流程。形成統一領導、分工明確、權責一致、運轉協調、優質高效的管理體制。

學校應全面落實《高校學生管理規定》等制度，制訂《學籍管理規定》《考試管理規定》《應征入伍學生學籍管理規定》等制度，明確學籍學歷管理工作的標準和要求，使學籍學歷管理工作有章可循、有據可依。建立院長領導的學籍管理分工制。（圖1）教務處主要負責學籍注冊、學籍異動、學歷注冊、成績管理以及畢業證書的辦理、發放等工作；學生處主要負責學生的獎勵、處分、申訴等工作；招生處主要負責新生入學資格審查工作；二級院部主要負責學生信息核對及學業成績錄入、初審等工作（圖2）。設立學籍學歷管理崗位，選拔政治素質好、業務水平高、責任心強、熟悉政策的教師擔任學籍學歷管理人員，使學籍學歷管理責任明確，職責清晰，任務落實。

圖1 院長領導的學籍管理分工制

圖2 以學生為中心的學籍管理職責圖

（2）增強管理意識，提高管理質量。學籍管理也是一項服務性工作，需要熱心、細心與耐心。必須堅持“以人為本”的原則。積極為學生服務，為社會服務。在工作中，要確保各種信息的準確性和公開性。由于學籍管理中，需要學生核對很多信息。針對高職院校情況，應加強宣傳教育，曉之以理，強調電子注冊的重要性。樹立“自己對自己負責，教師對學生負責，學院對師生負責”的意識，實行學生簽字確認、輔導員（班主任）初審簽章，二級學院復核簽章，按要求報送教務處終審的制度。使學生及相關管理人員認識到學籍管理的重要性，端正學籍管理的態度，提高學籍管理的水平。通過耐心的勸服教育和不厭其煩的校對修改，使電子注冊的有關信息錄入及時準確，為每一位學生建立相應完整的學籍管理檔案。在實際工作中，要做到以下幾點：一是加強政策宣傳。通過學校微信公眾號、網站、校報等形式，加強國省院學生管理規定有關政策宣傳，確保政策宣傳到位、理解到位、認識到位。二是提高思想認識。學籍管理工作人員和學生按照國省院學籍學歷管理有關要求，嚴格做好注冊、異動、核對等工作。確保學籍學歷管理工作嚴格、規范、有序。三是嚴格學業管理。結合高職院校生源實際，加強教風學風建設，創新課程教學模式，改革課程考核方式，增加實踐考核、過程考核比例，提高學生課程成績及格率。

（3）堅持依章辦事，規范管理行為。學籍管理是一項政策性、原則性很強的工作，必須認真負責。特別是對學籍管理中的重大問題，如學生基本信息變更、學籍異動、學業成績等，學院教務處、學生處及各二級院部都應按操作規程嚴格開展工作。任何處理和操作都應有相應政策制度及證明材料的支撐，不能隨心所欲，任意調配。在學籍系統的操作中，應按照時間節點，嚴格審核，及時更新學籍管理數據，使平臺數據與學校實際學生狀態保持一致。

嚴肅學生學業成績管理，是學籍管理的重要著眼點。在學業成績評定、輸入等環節中，教師應做到公平、公正。不徇私舞弊、不打情面分。保證每位學生、每門課程的學業成績都真實、有效。在學籍管理中，規定任何人不得隨意更改學生成績，否則，視作學生考試舞弊或協助學生考試舞弊，并對違規的師生進行嚴肅處理。在具體工作中要嚴格落實以下規范：一是嚴格規范學籍學歷注冊。按照《高校學生管理規定》及省教育廳新生學籍注冊有關規定，在規定時間內準確完成新生學籍注冊工作，及時督促院部及學生核對相關信息。二是嚴格審核學籍學歷信息。按照《高校學生管理規定》及學信網要求，嚴格審核學生學籍信息修改申請及材料，及時上傳有關證明材料，確保信息準確，真實無誤。三是嚴格復核學籍信息異動。按照《高校學生管理規定》以及學院《學生管理規定》第三章第五、六節休學、復學、退學、轉專業等要求，對學生提出的休學、復學、保留學籍、退學、轉專業等學籍異動申請，嚴格審核相關材料，及時在學信網和教務系統據實標注，管好過程。四是嚴格規范學業成績管理。按照《高校學生管理規定》以及學院《學生管理規定》《考試管理規定》有關規定要求，嚴格加強學業成績管理，建立學業成績預警制度、畢業資格審核制度，對學業成績不合格的學生及時作出留級、退學或結業等處理。五是嚴格規范學歷證書辦理。按照《高校學生管理規定》、高校學歷證書辦理以及學院《學籍管理規定》有關要求，嚴格學生畢業資格審核，規范畢業證書辦理發放、畢業證明書補辦等關鍵環節，確保學歷證書辦理規范嚴格，發放準確無誤，補辦程序合規。六是嚴格完善學籍檔案管理。學生的學籍檔案具有重要的價值，在學校管理中占有重要地位。因此，學籍檔案管理人員不僅要掌握基本的學籍檔案管理知識，還要熟悉與學籍檔案相關的各項法律政策。本著服務學生、服務社會的理念，做到完整、合法、及時、真實、準確[4]。

4 結束語

高職院校學籍管理是教學管理的重要組成部分。加強學籍管理對建立與維護正常的教學秩序和樹立良好學風、確保職業教育的教學質量具有重要意義[5]。因此，在高職院校中，要讓教師、學生、管理人員都參與到學籍管理工作中來，增強主體管理意識。落實“周、嚴、細、實”四個字，即學籍學歷管理制度要周密科學，制度執行要嚴格把關，服務過程要細致周到，做到實時跟蹤、實地解決，留下真憑實據的過程材料。相關管理部門要協同配合，相互溝通，實現管理業務標準化、管理信息規范化和管理工作程序化，共同推動高職院校學籍管理工作的精細化程度。