基于數據共享的“一站式”學籍電子注冊平臺建設與應用

周君儀 鄧謙 竇慧莉 李建禎

1.江蘇科技大學信息化建設與管理辦公室

2.江蘇科技大學計算機學院

3.江蘇科技大學電信學院

● 引言

目前，很多高校信息系統的建設取得長足進步，并建立了自己的共享數據中心，持續開展數據治理工作，為實現數據上的互通、應用上的互聯提供了基礎保障。學籍注冊工作作為教育管理工作中的一個重要環節，經常需要耗費大量人力，思考如何利用共享數據為學校學籍注冊管理服務提供有力支撐。

高校學籍注冊管理工作在每學期開學初就要完成，傳統做法中涉及的學生狀態、繳費、貸款等數據信息需要耗費大量時間進行核實，再逐層匯總提交給教務管理部門進行學籍注冊。針對這種情況，筆者所在學校建設了學生、教務、繳費、貸款等系統，系統積累的大量數據可以共享，在共享數據的基礎上構建“一站式”學籍注冊管理服務平臺，既體現“以學生為中心”的工作理念，又大量減輕管理人員重復工作量，提升注冊工作效率，提高教育管理水平，從而借助信息化手段樹立全新的學籍管理工作理念，轉變學籍管理模式。

● 學籍注冊管理要求

按要求，在每學期開學時，學生應按學校規定辦理注冊手續，取得繼續學習的資格。學年第一學期學生憑財務處的已繳費用證明進行注冊；家庭經濟困難的學生可以申請助學貸款或者其他形式資助，辦理有關手續后注冊；未按學校規定繳納學費或者其他不符合注冊條件的，不予注冊；因故不能如期注冊的，應履行暫緩注冊手續；未履行暫緩注冊手續逾期兩周不注冊的，視為自動放棄學籍，學校按自動退學處理。對于家庭經濟困難的學生，學校提供申請貸款或者其他形式資助，完成相關手續后學生可進行注冊。學生學籍注冊手續的開展，既是學生學籍得以保持的手段，也是學校學生管理工作中的重要步驟，學生只有完成注冊工作才可以進行下一步的學習。

● 數據共享

筆者所在學校前期建設的本科生、研究生、教務、繳費等系統積累了大量數據，為實現學籍電子注冊需要多種業務系統聯動共享。要實現全校不同類型學生的注冊，需要有明細的數據源區，如本科生基礎數據來源于教務系統，研究生基礎數據來源于研究生系統，繳費數據來源于財務系統，相關助學貸款等數據來源于學工相關系統。在明確數據源以后，通過Webservice接口，學籍電子注冊管理服務平臺實時查詢學生繳費情況、緩繳狀態，學生完成了相關手續即可實現電子注冊。為實現電子注冊效果最大化，需要進行電子注冊狀態和各個應用系統聯動，通過Webservice接口，各個應用系統，如教務系統、研究生系統等可以實時讀取學生電子注冊狀態，當學生處于未注冊狀態時，各應用系統可以通過限制相關功能的方式提醒學生及時注冊，以保證電子注冊的效果。

● 學籍電子注冊管理服務平臺建設內容

1.總體需求

學籍電子注冊管理服務平臺建設要體現“以人為本”的理念，分析注冊環節中非增值活動環節，特別是來回傳遞、重復勞動、手工勞動等環節。按照學籍注冊管理要求，通過底層數據共享、對現有業務流程的改造，消除非增值活動和調節新增值活動，以項目化思維整合工作任務。經過改造和優化的任務再進行整合，將整體業務環節進行明確，使業務辦理流暢、連貫，再設計數據結構，設計業務表單，畫流程圖，實現注冊相關業務辦理，滿足師生需求。建設管理服務平臺需解決手工操作工作量大、信息不透明、執行不規范、統計不到位等問題，實現工作流程精細化、數據流轉實時化，提高辦公效率和服務能力。

2.功能模塊設計

本系統包含學生基本信息管理、注冊管理、暫緩注冊管理、學生到校管理、繳費信息查詢、注冊信息統計分析六個功能模塊，系統功能框架如圖1所示。

圖1 系統功能框架

①學生基本信息管理模塊。從新生入學開始，教務處從招生系統中獲取學生的基本學籍信息，包含學生學號、班級等，完成新生應注冊人員數據對接到學籍電子注冊管理服務平臺中。老生數據則直接將教務系統中的目前在籍學生對接到學籍電子注冊管理服務平臺中。

②注冊管理模塊。其中包含批次設置、學生注冊、學生注冊信息管理三個子模塊，是學籍電子注冊管理服務平臺的核心部分。批次設置：在新增批次時，先要設置學年、學歷層次（研究生、本專科生）、批次名稱、注冊開始時間和注冊結束時間（學生可操作的時間段），是否啟用。學生注冊申請：可以進行注冊操作的學生有兩種，一是應繳金額等于已繳金額的正常繳費的學生，二是暫緩注冊申請被批準的。學生進入注冊界面可以看到自己的繳費情況、暫緩注冊審批是否通過，以及個人基本信息。學生提交注冊申請，系統判斷是不是現在啟用的批次內的學生，然后根據學生繳費情況和暫緩注冊的是否通過情況判斷學生是否能進行注冊。已繳費的注冊成功后狀態為已注冊，暫緩注冊流程通過的點注冊狀態為暫緩注冊，其余的不可進行注冊，狀態為未注冊。系統需要與暫緩注冊流程和應繳實繳的數據來判斷當前學是否符合注冊條件。學生電子注冊流程如圖2所示。學生注冊信息管理：可以根據不同查詢條件查詢學生注冊信息，特殊情況下可由系統管理員為學生注冊。輔導員或學院研究生經辦人可以按批次查詢學生注冊信息，包括注冊狀態（已注冊、暫緩注冊、未注冊）、到校狀態（已到校、未到校）。

圖2 學生電子注冊流程

③暫緩注冊管理模塊，包含暫緩注冊申請、暫緩注冊審核兩個子模塊。在實際工作中經常會遇到學生因受助學貸款、建檔立卡等因素的影響，在規定的學籍電子注冊周期內無法完成注冊的情況。學生申請暫緩注冊，經相關管理者審批后，即可進行注冊。

④學生到校管理模塊。系統對接一卡通消費數據，根據消費情況自動更新學生到校狀態，可以學生在注冊期間是否有消費為準。本科生輔導員或研究生學院經辦人可以手動將未被自動認定到校的學生設置為已到校。

⑤學生繳費信息查詢模塊。系統對接財務數據，學生在注冊界面上能直接查看應繳費用、已繳費用、未繳費用清單，及時準確了解自己繳費情況。

⑥注冊信息統計分析模塊。多維度的注冊信息統計，包括按批次、按院系、按專業、按班級統計學生注冊情況，包括應注冊、已注冊、暫緩注冊和未注冊人數和百分比。可以點擊人數看到具體的學生名單及注冊情況。多維度的到校信息統計，包括按批次、按院系、按專業、按班級統計學生到校情況。多維度的暫緩注冊信息統計，包括按批次、按院系、按專業、按班級統計暫緩注冊情況、暫緩審批各狀態。

3.系統角色及權限

系統應能自行配置不同角色，各角色可自行配置不同模塊功能，用戶可配置不同角色，角色授權如下表所示。

● 學籍電子注冊管理服務平臺實踐應用

筆者所在學校學籍電子注冊管理服務平臺在運行期間，首先由本科生、研究生教務管理部門發布通知，通知學生注冊，對超時未注冊的學生情況進行核實，并對未注冊學生在校下一階段學習情況進行控制，同時，根據注冊成功學生信息進行國家學籍系統注冊。

本科生、研究生學工管理部門通知特殊情況學生進行暫緩注冊申請，通過暫緩注冊申請匯總信息比對貸款學生信息，可明確哪些學生并非貧困生，核實學生提交申請，完成審批工作。

角 色 權 限系統管理員 系統管理、日志管理、外部接口校領導 查詢學生繳費情況、注冊及報到情況學院領導 查詢本院學生繳費情況、注冊及報到情況，審核學生暫緩注冊申請學生處、研究生院 注冊批次維護，辦理學生注冊，查詢學生繳費及注冊情況輔導員/班主任 確認學生到校狀態，查詢學生繳費及注冊情況，審核學生暫緩注冊申請學生 查看自己的學籍信息、繳費信息，申請暫緩注冊，進行電子注冊

財務處通過暫緩注冊申請緩繳金額匯總明確學校學費收繳問題，確定每學期繳費缺口數據。

學生登錄手機APP進入平臺，即可隨時查看繳費數據、欠費數據情況，并根據要求完成繳費。繳清相關費用的學生通過平臺點擊注冊按鈕即可完成注冊。有家庭困難等特殊情況的學生，如不能及時繳費，也可進行暫緩注冊申請。在學生提交申請后，由學院和學生管理部門對申請情況進行核實，當審批通過后，數據會自動推送到注冊平臺，學生再點擊注冊也能順利完成注冊。

班級輔導員/班主任可以實時查詢本班學生繳費、暫緩注冊情況，對到校學生進行到校狀態確認。

學校各層領導可以通過注冊統計頁面實時查看繳費率、注冊率、暫緩注冊率及到校率。

學籍電子注冊管理服務平臺的啟用讓繳費率提高到了99%。同時，平臺為學生提供了全面的財務繳費信息查詢服務以及多種線上注冊途徑，給學生學籍注冊帶來了極大方便，增加了信息透明度，充分體現了“以學生為中心”的工作理念。平臺在建設、應用過程中梳理了相關部門數據源、業務流程，提高了財務處、教務處、研究生院和學生處的工作效率，進一步規范了學籍管理工作流程，實現了學校對學生學籍注冊信息及繳費信息的全面把握，提升了管理效能。

● 結語

高校學籍注冊工作依托信息技術有效提升工作效率和服務質量，是高校教學管理工作作風轉變的有效方式。學籍電子注冊管理服務平臺在推行實施過程中還要根據政策和學校實際情況不斷進行調整、迭代、優化，促進學籍管理工作向縱深發展。