ERP系統在餐飲企業中應用探討

徐光珍

（江蘇百瑞贏證券咨詢有限公司合肥分公司，安徽 合肥 230011）

由于餐飲企業的創業門檻低，技術要求不高，所以越來越多的人加入了餐飲行業。隨著市場競爭越來越激烈，餐飲企業的利潤越來越薄，經營管理越來越困難。所以優化業務流程、提高出品質量、控制菜肴成本、提高服務水平、提升營銷能力、在激烈的餐飲市場上保持領先地位，是餐飲企業一直在探索的問題。隨著ERP系統在餐飲市場上的興起，其作用越來越引起大家的重視。它是在先進的企業管理思想基礎之上應用信息技術整合企業資源的管理工具，也是提高企業利潤水平的信息系統。它把餐飲企業的供應鏈、物流鏈、資金鏈、銷售鏈統一起來進行管理，以高效、快速地優化企業資源，實現企業效益最大化。它整合采購模塊、庫存模塊、成本模塊、收銀模塊、預定模塊等，以達到效益最大化的目標。

一、餐飲企業ERP系統應用的目的和意義

（一）實現企業效益最大化

在未實施ERP之前，餐飲企業的采購管理、物流管理、庫存管理、廚部管理、前廳和銷售等部門和模塊分散管理，相互之間難以實現信息共享，各部門因工作脫節，造成內耗嚴重。例如，前廳銷售工作做起來后，使餐廳生意很旺，而銷售與庫存管理和廚部管理人員沒有做到信息共享，及時溝通，那么庫存原材料肯定不夠使用，造成原材料短缺，會給企業帶來一定的經濟損失。如果前廳生意蕭條，廚部人員和倉管員做不到信息共享，就會造成廚部原材料積壓，造成浪費。實施ERP之后，有助于企業供應流、物流、資金流等環節的工作加以改進和強化，能有效地避免原材料的浪費，對穩定出品質量，提高工作效率都有一定的積極作用。與此同時，ERP系統中“廚部管理”模塊，根據管理和考核的需要，分設各個成本責任中心，例如：徽菜中心、川菜中心、粵菜中心、涼菜中心、面點中心等。確定責任中心后，將所有出品菜肴分配到各責任中心后，由大廚制作每個菜肴的標準成本卡（主配料數量、烹飪步驟、盛裝容器的要求等）。每日、月、季度、年等根據系統銷售菜肴數量，計算出各責任中心每個原材料標準耗用數量和標準成本。各責任中心根據采購收料、部門領料、部門調撥、退貨、報損、盤點等，確定各中心每個原材料的實際耗用數量和實際成本。通過分析標準成本和實際成本的差額，找出差異產生的原因，明確各成本中心的責任。

（二）縮小餐飲企業標準化差異

受主客觀因數的影響，餐飲企業產品的標準化差異大。例如：原材料質量參差不齊、原材料驗收標準不統一、菜肴成本卡主輔料配比不準確、廚師掌握火候不同等，都會導致出品的菜肴分量和色香味都有差異。餐飲ERP系統上線后，一切基礎工作圍繞著菜肴產品的標準化來做，例如：按照餐飲ERP軟件的要求，制定原材料質量標準、驗貨標準、標準菜肴成本卡、標準投料等，來實現縮小餐飲企業產品標準化差異，優化菜肴出品質量。

（三）加強餐飲企業自身管理的需求

餐飲管理是指餐飲企業對從原材料采購、菜肴的加工烹飪到銷售服務的過程進行組織和協調的過程。當今餐飲企業競爭激烈，一個餐飲企業能否在激烈的競爭市場上保持領先地位，廚房管理是核心。廚房管理是全方位多層次的工作，包括人員管理、出品管理、原材料管理、成本管理等。ERP管理系統在設計中集成了餐飲企業的管理思想與方法，特別注重餐飲成本管理思想和方法，使餐飲企業的資源在購、存、產、銷等各個方面能夠得到合理地配置與利用，從而實現餐飲企業實際毛利率的提高。它通過數據暴露企業現有的問題，當我們針對問題迅速解決了后，它又會及時地通過數據肯定企業的提升。所以利用ERP管理系統中各個數據對經營管理作出及時指導，是用好ERP系統的關鍵。

二、餐飲企業ERP實施的流程和步驟

第一階段，前期準備工作，“良好的開始是成功的一半”。首先，酒店管理方要選擇一款適合餐飲企業的ERP軟件，并成立ERP項目小組，確定組成員和崗位職責。其次，項目小組明確ERP程序的工作原理，以及各部門的配合要點和要求。第二階段，根據ERP軟件需要準備基礎資料錄入系統，包括設置核算組織結構、統一原材料品名、完善原材料規格型號、制作菜肴成本卡等，經項目小組確認后錄入系統。制定相關流程制度，包括采購制度、驗收標準制度、盤點制度、成本卡制作流程、上退菜審核流程，部門用料確認流程、收銀審核流程等。第三階段，對系統相關操作人員進行培訓和考核，包括但不限于以下人員：財務人員、輸單人員、點菜人員、傳菜人員、收銀人員和預定人員等。第四階段，最后對系統進行全面運行的調試及確認。電腦、打印機等設備在營業場地全部安裝到位；硬件及網絡調試，打印機打印測試。進行模擬營運測試，檢測軟硬件運行情況，收集各方面問題并召開協調會。確認各環節正常即可正式啟動系統。

三、ERP在餐飲企業應用過程中面臨的問題

（一）企業員工整體素質及文化水平待提升

因餐飲行業門檻較低，技術要求不高，只要有足夠的資金，對餐飲感興趣的人都可以參與進來。前期中國大多數的餐飲企業都是從小店發展起來的，直至后來發展壯大后，都沒有一套現代企業管理制度和企業文化。所以從觀念意識、經營思想和管理水平都比較低。同樣，人們一直認為餐飲是“伺候”人的事情，工作時間長，勞動強度大，工資又低，員工流動性大。所以造成目前從事餐飲的從業人員參差不齊，文化水平普遍較低。餐飲職業經理人培訓工作又滯后，造成高素質管理人員缺乏。這些都給實施ERP系統帶來很大的阻礙。

（二）餐飲企業的組織架構不合理

傳統的餐飲企業大部分都是從小店發展起來的，當初都是一個門面，幾張桌子一步一步發展過來。為了節約成本，一個人身兼幾個身份，例如：老板兼采購員兼服務員，廚師兼勤雜，服務員兼收銀員。還有就是沒有倉庫，所有的物品直接進后廚等等。餐飲創業階段，這種情況很普遍。隨著餐飲企業的壯大，這樣的組織結構越來越不適應企業的發展了，也不適合ERP系統的實施。

（三）傳統餐飲企業管理水平低下

第一，采購管理水平低。在餐飲企業里，原材料采購大部分由老板本人、親戚或管理層負責。因為不是專業采購人員，又受到社會風氣的影響，難免不收受采購回扣，造成進貨質量差，價格高，致使成本費用飆升，利潤下降或虧損。加上餐飲企業規模小，和供應商議價能力差，原材料價格降不下來。另外，在采購原材料數量上，因為是憑經驗采購，往往造成有的原材料采購多了，導致變質損壞。有的原材料采購少了，不能滿足客戶的需要，影響收入。沒有嚴格的驗貨制度和標準，又缺乏必要的監督機制，會使質量差的原材料進入酒店，更有以少報多，或者憑空制單的事情發生，嚴重影響酒店的成本金額。

第二，廚房菜肴制作不標準。采購的原材料進入廚部后，首先，進行粗加工環節，即對原材料進行清洗和分割，如擇菜、洗菜、切割等。其次，細加工環節，切好的原材料按照一定的用料標準配好，裝在盤子中準備給師傅炒制。如果這些環節控制不力，都會造成原材料的浪費、加工折損率過高、廚師投料量不標準等問題，導致企業成本或高或低。

第三，倉庫條件差、管理混亂。大部分餐飲企業身居鬧市，場地可以說是寸土寸金。老板為了增加營業面積，對于一些非營業面積能省則省，所以大部分酒店庫房儲存條件差，容易導致食品原料損壞率高；如果管理不嚴謹，又會造成被盜丟失，導致食品原料損耗率大；廚房領料或直接采購過多，也會造成廚部原材料積壓過多，管理不當也會造成原材料霉爛變質。還有就是管理混亂，領料環節，廚房沒有考核，倉庫考核也形同虛設，那么就會產生很多問題，例如：倉庫丟掉了調料，要廚師長開張領料單領出，反正企業不考核廚師長的用料，這樣就造成了浪費。

第四，餐廳服務差、點菜水平低，顧客體驗差。在酒店日常管理過程中，維持老顧客、吸引新顧客，是每位餐飲管理人的共識。如何利用ERP軟件系統提高出品質量，提高服務水平，提升銷售能力，是ERP系統需要解決的問題。

四、完善ERP在餐飲企業應用過程中面臨問題的對策建議

（一）做好相關人員的培訓工作，提高素質

在ERP實施過程中，企業自上而下，都要加強對ERP系統的了解，尤其是得到高層的支持和認可。需要企業高層親自負責，以便協調各部門之間配合，保障ERP系統的落地實施。充分調動員工的積極性，讓全員上下充分了解ERP，了解它的功能和帶給企業的作用，讓全員認可ERP系統的作用，且積極推動ERP系統的實施。對相關關鍵人員，進行培訓和考核，提高他們的實踐操作能力，不排除將不合適的人員換下來。

（二）建立合適的組織架構，明確關鍵崗位的職責，制定相應的激勵措施

要想實施ERP項目，首先企業要建立合適的項目組織結構，并抽調各部門現有員工組成項目小組，與軟件供應商人員一起推進ERP項目工作的開展。酒店成立以信息部、采購部、人事部、財務部（包括收銀和倉庫）、廚部、服務部、營銷部、傳菜部等為項目組織結構，以總經理為總負責人、成本會計為具體負責人、加上各部門抽調的關鍵崗位人員組成項目小組。總經理的作用在于為ERP工作提供后勤支持，并對工作的開展提出指導性意見；具體負責人由成本會計擔任，負責整個項目實施的組織協調工作，對項目的最終成果負責；各部門人員需要對項目實施過程中產生的問題提供意見并解決問題。為了保證項目各項任務與責任的落實，除了給項目小組規定了項目組織內各角色的崗位職責外，對于各關鍵崗位人員，企業應該制定相應的激勵措施。

（三）充分利用ERP軟件的信息化工具的功能，提升酒店的經濟效益

第一，提高采購管理水平，采購環節的特點：原材料品種繁多，保質期短，且隨季節變化，價格也隨著變化。特別是新鮮原材料的采購工作，是廚房成本控制的重點也是難點。要改變以前申購部門憑經驗請購造成的浪費狀態，充分利用ERP軟件中的采購計劃和審批流程系統，幫助企業確定準確的采購量，使餐飲企業保持最佳的安全儲備，避免儲備量過低或過高帶來的問題。ERP系統中采購模塊可以幫助企業建立供應商檔案，包括供應商的供貨范圍、供貨質量，供貨價格等。供應商是企業的重要合作伙伴，良好的供應商關系，是幫助餐飲企業穩定發展的基石。建立嚴格的周期性詢價報價制度。首先，酒店成立詢價小組，定期對原材料等進行詢價，并及時輸入ERP系統。其次，建立周期性市場詢價制度，并嚴格落實。利用ERP系統里計劃用量和單價，驗收實際采購量和實際單價。對于差異較大的數量和單價，分析后及時給予糾正，避免損失的產生。

第二，廚房菜肴制作環節，菜肴的制作環節包括加工、切配、烹飪等。在這些環節中，由于個人技術水平有差異，都會或多或少有浪費的現象。所以，對于加工環節，根據ERP系統的要求，制定出原材料的取凈率，規范操作流程和方法，避免加工環節的浪費。對于切配和烹飪環節，主要通過制作菜肴標準成本卡（上面記錄主料、輔料的品名、數量、加工標準、切配標準、烹飪過程等）來規范廚房操作的標準化，保證菜肴出品的穩定和保持相同的口味。最重要的一點是，利用ERP系統中的菜肴銷售數量和菜肴標準成本卡，可以實時動態核算出菜肴標準成本，可以給出日、月、季、年各個菜目的銷售成本和毛利率，真正做到實時核算成本。還可以通過ERP系統中標準成本和實際成本的差異，分析成本控制的優劣和成本控制出現問題的環節。

第三，庫存管理環節，餐飲庫存管理包括倉庫庫存管理、吧臺酒水庫存管理、廚部原材料庫存管理。日常工作內容包括：庫存物品資料管理、流轉管理（進貨、退貨、領用、消耗、盤存等）、吧臺酒水日常對賬管理、廚部原材料庫存耗用管理。利用ERP庫存管理系統，在滿足經營需求的前提下，把物資庫存量降到最低，減少庫存物資對資金的占用，降低資金占用成本。對各檔口冰箱的原材料要經常檢查，不夠的要及時補貨，滯銷的原材料，要加強推銷，消化庫存量，避免原材料變質造成損失。利用ERP庫存管理系統，規范各檔口的領料和進料手續，確保各檔口消耗金額的正確性，計算出各檔口菜肴成本和菜肴毛利率，分析其合理性。利用ERP庫存管理系統，保證做到原材料先進先出，確保原材料的保質質量。庫存管理環節的重要性在于嚴防操作過程中的跑冒滴漏，合理控制成本，得到最大的利潤。

第四，提高服務質量及點菜水平，餐廳服務的目標是使客戶滿意。利用ERP系統中賓客數據庫使服務人員盡快熟悉客人，并提供進一步的優質服務；利用電子菜單對菜肴進行靈活搭配，更好地滿足客戶的需求；利用ERP系統，將點菜信息迅速傳至后廚，控制出菜節奏，縮短傳菜時間；利用ERP系統，可以縮短結賬時間，提高收銀的準確性。通過ERP系統解決餐飲服務過程中發生的問題，可以有效地提高企業服務質量和點菜水平，滿足客戶的需求。

五、結束語

餐飲企業通過引入ERP系統后，使整個餐飲企業運營在一個信息化系統里，各個部門和各個模塊高度互動，產生協同效用。同時，借助計算機軟件信息技術，使基礎數據實現共享，提高工作效率，提高管理水平，并借助計算機技術，提高風險分析水平，提高決策的質量。ERP系統工作量大，損益分析又很復雜，所以，ERP上線后不是工作的結束，而是ERP系統能否成功的開始。要想ERP系統能真正產生效益，就必須酒店各部門、各人員相互配合，加強考核和監督。