OA審批系統與銀企直聯系統對接的實踐應用

□ 北京 郭花剛

隨著現代技術的高速發展，傳統的手工線下審批模式基本被淘汰，現在大多企業的審批流程已經轉變為線上審批模式，且隨著近幾年財務信息化建設的推進，之前由出納持有的網銀制單盾登錄網銀制單，財務經理再登錄網銀復核的傳統付款模式也得益于高科技發展而逐漸被替代中。本文基于公司使用的OA審批系統，對接招商銀行銀企直聯端口，介紹了從銀企直聯項目的背景、前期調研、集中測試到生產環境正式上線等一系列過程中的一些主要事項，希望給予資金集中管理方式的突破提供一些經驗參考。

一、銀企直聯項目的背景及前期調研準備工作

1.項目的背景。目前集團總公司下屬分子公司，及品牌使用機構（民非性質的養老院/護理院）接近40余家，由于各公司/機構的空間距離和管理幅度的限制，總部對下屬公司/機構的控制不能很到位，總部也不能實時掌握各分子公司/機構的賬戶余額，交易明細，不能做到資金的統籌管理，降低了資金的使用效率。財務人員20余人，但仍舊工作量巨大，據了解出納和財務經理每天審批流程、付款流程繁多，占用大量的時間，但無多大意義。公司當前的審批系統為OA系統，其主要功能是辦公流程審批，包括立項審批、合同審批和付款審批、事前審批、用印審批等。付款審批完之后OA會將業務數據上傳到會計平臺，再到用友U8系統自動生成記賬憑證。

OA付款審批（員工報銷，供應商對公付款，客戶退住退押金、結算款等款項）通過之后，出納插網銀盾登錄網銀進行手工制單錄入收款方名稱，賬號及開戶行三項信息，然后由財務經理登錄網銀審批復核通過后，銀行打款到收款方，整個過程效率比較低，而且手工制單容易出現失誤，比如金額填寫不準確，收款賬號或者開戶行填寫出錯等，導致需要額外的彌補工作，效率低下。

結合公司的整體戰略及未來發展的方向，加上股東的支持，需要實現在OA同一系統下實現所有人員的網上辦公、審批和付款自動化，會計憑證自動化，同時實現資金的集中管理，總部要實時掌握了解下屬各公司/機構的資金狀況，減少手工參與，達到統一規范管理的目的，公司信息化建設需要上線銀企直聯功能。

2.前期的調研及準備工作。根據公司推進銀企直聯相關工作的要求，前期調研了CBS跨銀行資金管理系統，支持境內150余家銀行及境外10000余家銀行的直聯渠道，“跨銀行現金管理平臺”（CBS）是招商銀行針對集團企業、財政事業單位、跨國公司等機構類客戶資金管理需要，融合招行在現金管理領域的專業優勢和成熟經驗，傾力打造的專業財資管理系統。同時也了解中信銀行等，經過多方慎重的調研和比對，結合公各公司/機構的實際情況、發展規模、實際需求、投入成本預算等，同時考慮技術端口對接、功能性、知名度、網點多少等方方面面，最后選擇招商銀行作為公司銀企直聯項目的合作銀行，下屬所有公司/機構有招行戶的繼續使用招行作為主要收支賬戶，無招行戶的需重新申請開立招行戶，且把公司的主要收支業務遷移到招行，全集團成員的收支賬戶統一為招商銀行。

招行銀企直聯技術人員提出結算通道有三種方式可選擇（G普通，Q快速，R實時），前面兩個走的是大小額渠道，實時是超網渠道，超網是支持實時到賬，但支持300多家銀行。最后我們還是確定了優先考慮實時到賬，選擇了超網。

二、銀企直聯主要實現的功能介紹

1.無需網銀盾付款。在原來OA審批流的基礎之上，增加直聯付款的功能。OA審批流業務審批通過后，進入出納付款節點，通過銀企直聯，出納可以在OA流程節點點擊提交，獲取手機驗證碼，輸入驗證碼后一鍵發起付款，OA直聯招商銀行系統自動打款，通過系統間的直接連接，有效防止支付數據的人為篡改，避免了人工錄入過程中的疏漏、馬虎等錯誤情形。從而減少了手工勞動，降低了人力物力成本，優化了財務流程，大大提高了工作效率。如果付款失敗，系統給出納發送站內失敗消息通知，出納查看原因修正后重新付款。通過財務信息化建設，可以使財務人員擁有更多的精力對財務數據進行深入地探討和分析，充分發揮財務數據信息的價值和優勢，將其更好地運用到財務管理工作之中。

2.搭建集團網銀，實現資金集中管控。集團總公司及下屬成員加入銀企直聯服務平臺后，招行客戶經理立即給總部搭建好了集團網銀功能 ，把下屬近40家分子公司/機構全部納入集團網銀的成員單位，建立了虛擬的“資金池”，實現了全集團的資金虛擬集中，實時查詢所有下屬成員的實時余額，交易明細，在前期調研過程中也了解到，納入集團網銀功能的成員不受股權結構的影響，下屬的民非機構也可以納入集團網銀成員中，實現了資金的集中管控覆蓋，總部可以實時、動態監控集團所有的資金的存量，流向及流量，一鍵導出所有賬戶明細，及時給公司領導匯報資金情況，做好資金計劃，提出資金調撥統籌管理的方案，減少資金的閑置，提高資金的使用效益，體現資金的價值，改變了過去下屬單位資金的多通道的弊端，規范了單位資金流通渠道，為資金的集中管理工作的開展創造了有利條件。

3.通過銀企直聯付款的銀行回單可在OA系統界面獲取。OA系統中增加二級菜單“銀行回單查詢”，用于查詢所有業務審批通過的付款單的銀行交易明細以及回單。此菜單僅提供給財務使用。財務可以查詢每個業務審批通過的付款單對應的銀行流水。

出納在OA系統操作付款指令提交約1分鐘后可以發起付款結果查詢，在OA系統異步地從銀行系統查詢交易狀態。若付款成功，回單列表顯示預覽按鈕，可以預覽和批量下載銀行回單PDF文件，對無結果的付款單，每天晚上9點后臺再定時查詢一次。以上時間參數設置成配置項。直到有結果返回，系統才能進入下一個流程，成功則進入會計審批節點，失敗則回到出納付款，允許出納重新付款。在無最終結果返回的情況下，不允許出納再次付款，防止重復付款。

如果發起人需要獲取回單，發起人可以在OA界面付款流水回單查詢處查詢下載已成功付款的銀行回單。發起人通過查詢銀行回單，知悉具體付款時間，也可知悉自己的報銷是否到賬或者方便告知外部供應商等，無需再次向出納索要。完善了從發起人填制審批單到最終付款整個過程的閉環管理，便于發起人及時掌握單據的實時流轉及付款狀態。

4.延遲付款功能。延遲付款功能在原來的審批流節點頁面中，增加延遲付款開關。設置此功能的目的是由于個別付款事項需要審批環節的關鍵人確認此項付款是否需要延遲付款，若暫時達不到付款的條件，或者可以推遲付款，一方面減少錯付提前付的風險，另一方面給公司增加存量資金的收益。當OA審批流程中的審批人需要延遲付款時，可以選擇將此項功能打鉤，即開關打開，并填寫事由。此開關打開后，流程不能進入出納付款審批節點。只有當事人把此開關關閉，以及前置業務審批通過之后，流程才進入出納付款節點。該新增審批環節是出納付款的前置環節之一。

5.靈活定制內部授權機制。超額付款可以實現總部代付。納入集團網銀的成員，可以設置大額付款由總部財務經理用網銀盾復核支付，公司設置的限額為100萬元，超過100萬元的付款用總部的網銀復核盾審批支付，此限額可以靈活設置，如也可以設為10萬。這樣可以避免大額資金提前付，錯付的風險，同時也可以把控風險，總部一個復核盾，可以復核下屬所有公司的大額付款，實現對大額支付管控。

6.銀企直聯通過OA對接用友系統自動生成記賬憑證。①OA審批付款類憑證：在OA系統界面查詢銀行交易狀態，當交易狀態顯示成功時，以實際交易日期做為此單據的記賬憑證日期，不再需要人工指定記賬憑證日期。會計審批結束后歸檔，并上傳到會計平臺，會計平臺再自動推送到用友U8系統生成記賬憑證，涉及現金流，輔助核算，也會生成對應的記賬憑證，無需再手工修改。

②無需審批流，銀行自動代扣類憑證：無審批付款憑證是指不需要經過OA審批的付款業務的憑證生成，如三方協議代扣水電氣費、通訊電話費、銀行手續費、網銀服務費等。IT根據每個公司/機構的自身的實際情況通過招商銀行流水的交易類型，收款方名稱/賬號，銀行摘要關鍵字等信息配置所需要的無審批付款憑證業務類型，不需要前端用戶操作，由后臺程序自動生成的憑證，如根據銀行手續費的交易類型，篩選出交易代碼FENC（企業銀行各項費用），推送會計憑證，借：財務費用-手續費， 貸：銀行存款-招商銀行。

③收款類憑證：OA系統通過招行云直聯賬務查詢接口獲取銀行流水數據，篩選出資金流入的需要自動生憑證的流水，根據收款業務類型（比如醫保結算），先匹配付款方賬號，匹配到付款方賬號后，再匹配摘要關鍵字，如流水摘要中包含“醫保”，則代表此條流水為該收款類型對應的流水，可以以此來生成收款類憑證。

三、項目實施中的困難及不足之處

1.收款方需添加聯行號和開戶行地址問題。由于之前多方（銀行、OA開發、IT等）溝通上的信息不對稱，進入測試環節后，集團總部在正式生產環境應用首日提交付款5筆，其中成功3筆，失敗2筆。成功的3筆均為收款方為招行的員工個人報銷，失敗的2筆均為收款方為非招行的供應商對公戶，未能支付成功。且因之前選擇的結算通道為超網支付實時到賬，個別收款單位為小眾銀行的不支持招行銀企直聯系統，技術反饋的原因也是因為收款單位為特殊偏僻銀行，需要提供聯行號，原系統設計需要通過線下付款。為此，IT信息部提供了2個修復方向：①增加聯行號字段，維護供應商、員工、客戶等基礎信息（維護工作量大）。②系統判讀收到銀行報錯后，自動識別，重新發起大小額模式進行二次付款（大小額模式需要開戶行地址信息）。后期經過大約2周的時間，又重新二次開發解決個別小眾銀行付不出去的問題，將OA界面同時設置超網模式和大小額模式，根據付款情況進行付款通道模式的切換。如遇供應商付款時，信息部管理員維護供應商收款信息時直接增加收款方銀行的聯行號，以便對公支付供應商付款時銀企直聯付款成功，但是這與之前用其他銀行通過網銀盾付款相比反倒多了一行字段，網銀盾付款時大多情況不需要輸入聯行號，出納輸入賬號、開戶行后，聯行號通常是自動帶出的。但目前還有極個別通過銀企直聯超網模式和大小額模式均付不出去的情況，如嵊州農商銀行，江蘇省農村信用社聯合社。養老院和護理院的客戶都是老人，老人在辦理退住手續時，院里需退還押金及預繳的護理費、床位費、餐費等費用時，老人很難提供到所持銀行卡的聯行號和開戶行地址，需要IT和財務這邊自行查找，增加了不少維護工作量。

2.銀企直聯功能無法完全替代網銀盾。銀行回單的上傳解決了出納不用再登錄網銀盾截圖提供給流程發起人了，但是目前OA系統上顯示的銀行回單不能分類打印，如某一費用類別打印匯總。且在公司實際業務中，涉及銀行類的收款付款類別較多。根據公司目前的現狀，大概90%類的付款類可以實現走OA審批流程銀企直聯付款方式，但是還有一部分確實是無法走銀企直聯的，如從非招行銀行戶轉賬到招行戶，小眾銀行的付款，批量付員工工資，目前工資審批流程用的另外一個軟件喔趣系統，出納根據喔趣系統審批流的工資實發數，將總額打款到薪福通賬戶，實現薪資類密薪批量支付。所以每月還需出納登錄網銀盾打印完整的銀行回單及導出完整的銀行流水信息核對。另外銀企對賬目前仍需登錄網銀實現對賬，所以目前無法達到領導要求的網銀盾注銷掉或者全部收回鎖在總部保險柜的預期。

3.無法實現批量直聯付款給客戶。下屬機構養老院有長期護理險（長護險），長護險由政府機構先統一打款給各養老院機構，各養老院機構再分別打給每一位老人（客戶），因收款方賬號歸屬不同的銀行。另外因不是員工，無法像員工工資一樣批量支付，目前還需一個個的制單付款打款。每個養老院有上百號老人，關于長護險的支付，付款工作量仍舊較大。

4.溝通協調問題。總部及下屬公司/機構原來使用招行戶的很少，尤其下屬機構的基本戶使用的大多是地方性銀行如江蘇銀行、上海農村商業銀行、浙江蕭山農村商業銀行、湖州銀行等，需要先開立招商銀行一般戶，且把公司的業務全部遷移到招商銀行，后續也陸續將招商銀行升為基本戶，原賬戶注銷或者降為一般戶，這里涉及到和法人、小股東、客戶、供應商、政府、銀行等溝通協調問題，財務在此過程中也增加了不少工作量。

5.安全問題。科技給我們帶來工作方便的同時，也對安全問題提出了挑戰。之前登陸網銀盾制單復核還可以人工干預付款，目前直聯后自動付款，是否會存在資金安全問題，權限安全，交接問題的配置管理等。如出納離職手機號更換權限配置，系統管理員有權限修改和執行所有流程，相應的內控是否有漏洞，信息是否會泄露等安全等問題。

四、措施建議

第一，目前銀企直聯付款已打通實現付款成功，集團網銀搭建后提供的資金系統報表，只是支持收支類的統計報表。對于決策管理層，更多是需要分析類報表，未來希望結合資金系統的使用給企業在資金管理方面提供分析決策建議，滿足企業個性化的需求。

第二，想要徹底實現銀企直聯，取代網銀盾，與公司門戶網站形成一體，系統開發廠商需要加強與銀行的緊密聯系，逐步完善各類功能接口的開發。如銀企對賬功能，未達賬項對賬功能等。未來可以把預算管理、執行分析、考核、發票管理等更多功能結合一起。

第三，為了更好地實現資金集中管控，加速資金周轉速度，提高資金規模效益，防范資金風險，總部公司一定要形成完善的企業管理制度，并培養或者引進經驗豐富的技術和專業人員，也要組織所有下屬單位的財務人員進行學習，實現真正的信息同步與數據共享，如條件合適，爭取向已經開發成功先進大型公司學習，并結合自身的特點和需求建設復合本公司的財務信息化項目工程。

第四，銀企直聯系統的上線不僅僅是財務部門一個部門的事情，尤其是基于全集團含下屬所有成員使用的審批系統對接。所以在系統啟動前，從高層應重視強烈項目的重要性，并給出項目的目標計劃。在系統上線前，集團總部也要多次組織下屬成員單位的財務人員進行集中系統測試，征集各個下屬單位的意見，使得整個流程更加完善，避免后期重復低效的工作。同時總部IT和財務也要對全集團員工培訓，讓大家充分認識到無論是發起人還是審批人每一環節都很關鍵重要。

第五，在項目前期調研到后期上線的這個過程中，合作的銀行主要是客戶經理和技術人員來現場或者遠程會議的講解功能、方案、測試問題如何解決等，大多數會議都是口頭溝通，并沒有一套標準完整的操作說明或者PPT文件，所以溝通效率、信息不對稱等問題影響項目上線的時間。建議銀行后期根據前期成功的案例編制一些共性的操作說明，同樣對軟件開發公司缺乏經驗豐富的項目開發人員或者實操應用先例，因此導致后期測試和運維成本加大。對于公司需求方來講，前期把需求盡可能地完善，考慮周全，不要反復修改，只有三方有效溝通配合，信息對稱，最終才能實現銀企直聯項目的早日成功落地。