施工企業物資采購內部控制設計的幾點建議

□ 上海 畢忠杰

材料供應管理對建筑公司非常重要，是企業管理的核心。對企業施行內部管理控制利于企業經濟快速發展，同時可降低采購和供應風險的出現，降低企業經濟損失概率，在內部控制制度下，不但可以使原來物資采購受外部監督和約束的局面發生轉變，而且還能實現建材管理采購中物資采購的高度自律，有效降低企業投入成本，從而實現企業健康可持續發展的目標。

一、物資采購管理中存在的風險

隨著COSO報告在中國的推出，內部控制的理解發生了變化，而隨著市場經濟的發展，在企業管理中出現的問題也越來越多，甚至還出現了管理丑聞，比較典型的是銀廣夏財務報表造假和三鹿破產事件。這些案例是內部控制設計或有效實施不足的后果。進行物資采購之前要對供貨商進行資質審核，風險評估在物資采購管理中具有強大的識別系統優勢，能準確找到影響內部控制的癥結所在，并通過及時補救策略穩定并為實現控制系統奠定基礎。在控制系統中，企業負責人要時刻關注企業內部控制受影響的關鍵因素，并進行研究，從而探討相應的解決方案，其解決方案不僅要考慮其是否可行，而且要對其實施后有利和不利因素進行綜合考慮，在物資采購內部控制中，主要存在以下幾類風險：由于施工企業管理機制不完善，無法有效指導工作，或缺乏制度落實，分工不清，沒做到分工到個人，采購人員整體專業素質參差不齊，同時采購人員責任心執行能力也存在較大差異，受合同的約束導致許多合同無法履行，這都是在物資采購中存在的風險。施工企業建立內部控制體系的同時必須根據其風險制定對應的風險控制策略，以便日后進行估算，同時依據不同問題對風險進行種類劃分和等級劃分，相應制定風險應對策略，從而可以減小風險對企業造成經濟損失。并能合理有效的處理企業內部控制中的問題，最終實現內控制度下的物資采購管理。

二、物資采購管理對施工企業的重要性

材料采購管理對建筑公司來說非常重要，可對建筑公司的經濟構成直接影響。因此，制定有效的物資采購管理策略具有重要意義。內部控制系統可對物資供應進行管理。準備和管理采購流程，對流程進行完善的機制化管理，為使采購工作有序開展，企業采購進行程序化管理，促使采購工作的順利推進，不出差錯。為了確保企業業務管理體系的高效性，施工企業需提高業務發展速度。因此對物資采購管理的要求比較嚴格。此類材料方法能幫助企業實現更高市場價值的遠景。同時，重大合同管理要以企業實際情況為基礎，對癥下藥，按照自身實際需求并與現有的公司內部日常管理和制度進行管理制度的制定，并且具體的物質采購管理機制也需要根據施工公司的自身狀況來制定，合同中各項細節都要與公司采購業務高度適用，管理和報告的實施，并得到有效控制。物資采購主要環節涉及到計劃、審批、調查價格、招投標、簽訂合同等，為避免在物資采購管理中出現以假亂真，徇私舞弊不良現象的出現，建筑公司必須關注且嚴格按照以上流程進行嚴格管理，不但能有效改善公司內部控制管理體系，還能提高公司市場價值。

三、建立物資采購內控體系

按照企業內部管理系統構建的基本特點，企業首先要對整個材料購買過程建立管理流程和業務流程。還需建立健全的長期過程優化管理機制，采用程序化管理有序地進行商務采購活動。為保證公司管理過程的迅速反應，增強整個公司經營過程管理的科學性與效率，企業內部管理制度的適用性將受經濟性的影響，業務流程的設置使管理變得透明化，便于監控，以便提升生產績效與管理采購成本的能力，同時內部管理體系的建立應當嚴格根據公司的實際狀況進行。

施工企業以自身發展為依據，并結合日常管理來進行內部管控方案的制定，不同管理模式下制定出具有實際可操作性的物資采購管理制度和方法，將商業活動中的涉及環節以及發展方向和關系確定。計劃、審批、招標采購、簽訂合同、質量驗收5個關鍵點進行嚴格把控，從而杜絕徇私舞弊現象出現。

四、物資采購風險評估

風險評估施行的關鍵意義在于通過對內部目標的控制，對各種潛在的外在的，前期的各種因素進行識別和分析，并通過問題采取補救措施的過程，在內部控制實施過程中占有重要地位。對于公司實現目標的一些內部和外部所有不利因素，管理人員必須進行分析并制定解決方案。物資采購內部控制的風險主要包括：未建立有效管理體系或法律實施，且并沒有什么實際運用價值；未建立崗位分工或分工合作制度形成經營者權利過于集中的風險；崗位與崗位員工能力不匹配，管理人員職業道德的風險；各層次執行人員存在差異化的風險；由采購人員專業素質、責任心和有效操作水平的差異而導致的有效操作；合同內容缺陷造成無法履行合同內容的風險。內部控制制度建立時，企業為了在遇到不同風險類型不同難度系數的風險都能順利應對，必須在風險未來臨之前制定好相應的風險控制矩陣。從而可以使不在內部控制計劃中各類潛在風險得到抑制。

五、控制活動的具體實施

控制活動是指經營者根據風險評估結果采取適當控制措施，將風險控制在可承受范圍內的活動。施工企業的采購環節包括計劃編制、修訂、招投標采購、供應商選擇、合同簽訂、驗收和入庫等。關鍵控制點采取以下控制措施。

1.采購職務分離控制。物資采購職責必須落實到個人，具體落實內容包括采購職責、采購權限、采購義務，要形成履行各自職責、承擔各自責任、相互監督。大多數施工單位將項目管理部作為核算單位。由于其臨時性質和工作人員數量的特殊性，許多單位無法分配全職工作人員，因此需加強對職務設置的牽制性，加大對職務界定的遏制力度。在眾多物資采購崗位中，存在一些可相互控制和制衡的不兼容崗位，例如物資計劃申請與審批、采購與驗收、清點與發放等，不兼容崗位可相互制衡和控制，因此為了更好地起到相互監督的作用，要避免不兼容崗位由同一部門或同一人來任職。

2.授權審批控制。企業應為材料采購活動建立嚴格的授權和審批制度，并明確相關活動批準人的授權方法、授權審批級別、程序、工作權限，授權和批準的責任控制措施。對于重要物資或重要供應環節，必須逐級審核，經決策程序集體審批或聯名簽字后實施。

3.采購計劃控制。材料供應計劃是對計劃期內項目未來所需材料的品種、數量、供應來源和采購期限的合理、合規的預測和規定，監督計劃編制的合理性和實施的有效性。合理的計劃可以基于供應來源來實施效益措施，即在每個施工項目開始之前，材料管理工作人員必須檢查庫存材料，并找到可用其他可用于替換的材料。同時，在資源適應工作中，打破項目界限，實現資源共享。如果庫存內閑置未能運用的材料日后有可利用價值，為方便庫存材料和資產充分發揮作用，可合理安排運用。這樣，從源頭供應計劃開始就可以控制剩余物資積壓和物資過剩的狀況發生，從而有效地節約項目成本。

4.采購過程控制。隨著建筑生產價值的逐年增加，建筑生產所需的材料采購量也在增加。為了確保采購行為符合標準、公開流程、公平競爭和公平判斷，建筑施工公司必須將管理范圍進行劃分并形成相應的供應合同。散裝建筑材料可施行統一招標進行采購；而對技術標準要求較高的重要建筑材料，競賽團隊組成時必須經由專家會議進行討論，必要時還需上報集團總部來做決策。因此，建設單位須形成多元化、不同權限的采購隊伍，確保合同相關任務的分離，形成相互制約、相互監督、公平透明良好的采購風氣，對整個招標過程（談判比價、競價、投標）進行跟蹤，使采購談判、投標、比價過程每天都能得到記錄和監控；方便對內部進行審計監督檢查。

5.供應自選擇控制。選擇供應商，意味著不同的企業可以按照他們的要求選擇產品。以一種方法確定替代供應商的過程。供貨商的產品質量管理水平、交付能力、市場價格水平、技術開發創新能力、服務、結算等方式，以及平臺的運營狀況都是在供貨商綜合評價系統中評定的主要因素。通過全面評價，合格的高水平制造商才能進入國家合格供貨商名錄。而通過建立供貨商檔案和信息材料，就能夠對供貨商作出全面評價和分析。與理想級供應商建立戰略關系，信譽良好的制造商可發展成為長期合作戰略關系，利于開闊市場，穩固供應渠道。

6.簽訂合同控制。為了防止在合約執行過程中的不可控因素給企業帶來損失，在雙方簽訂合同之前，必須安排有關負責人和供貨商就產品價格、交貨方式、保修期等具體條件進行洽談，以保證合約中所有條款的雙方權力與義務均相等，合約履行程序完備，本文具有合法性，同時雙方也遵循有關條款，以確保在維持公司權益的前提下有效履行。

7.進廠驗收控制。進廠材料質量好壞與否直接關系到日后生產能否按期進行，凡是進廠材料無論從外觀、數量還是產品合格資質上都必須與合同內容保持一致，即滿足進廠要求，符合生產需求。通過對上述七個過程環節的控制，形成相應的控制記錄——輸出文件，包括與物資采購、物資采購申請、合格供應商名單、物資供應文件、物資采購合同、物資驗收登記表、入庫登記表等。以上材料都是可證明內部實施有效性，所以應當充分保存上述相關文件，方便企業內部進行審計，同時也為相關政府部門審查提供依據，并確保各項控制行為的可驗證性。

六、內控體系的監督檢查

內部控制制度的構建是一個開放、系統、漸進的過程，必須在實踐中檢驗制度的有效性。內部控制制度的檢查和評價主要體現在三個方面：內部控制制度過程是一個需長期保持、具有全局性且循序漸進的過程，并且在具體實施過程中去檢驗其有效性的一個過程，針對內部控制檢查和評價，以下三點為主要評價標準：（1）內部控制是否具備全局性健全性。（2）內部控制是否合理。（3）內部控制是否有效。公司的發展離不開相應采購流程的優化和改進，為降低采購風險設立監督機制是有必要的，當風險策略出現缺陷時，要及時提出并糾正，并且與公司內部監督機制相結合，定期對內部控制制度的有效性進行評估。根據相關數據進行分析并形成報告，可供日后公司戰略調整參考。通過不斷審查和改進材料供應流程，確保公司內部控制總體目標的實現。

七、強化對內控制度實施的檢查與考核，建立有效的激勵機制

為保證公司內部控制體系能充分發揮其作用并且能在運用中不斷優化，在公司內部有必要建立績效考核系統，實時對公司情況進行監督，定期對公司內部進行考核，以此方式來對企業內部控制制度是否達標進行判定。我們應該仔細分析實施帶來的收益和問題。驗證企業的內部控制制度是否滿足了實際執行標準。我們應仔細分析執行所帶來的利益與問題。為更有效地執行內部管理制度，對于公司內部執行人員，可采取獎懲結合的方式來激勵督促員工，針對嚴格執行內部控制規定的機關和人員，應予精神鼓勵與物質獎勵；沒有執行或無法完全執行內部管理制度或者已經產生不良后果的，可予以行政處分或者經濟處罰。同時考評結果可作為決定職工待遇、晉級、考試、降級、轉崗、辭職等的重要依據。唯有把壓力與獎懲結合起來，方可最終達到公司內部管理的總體目標。

八、結語

內部控制制度體系是現代公司管理體系的主要部分。施工公司建設以內部監控體系為指導的物資采購管理制度，是提升公司整體水平、增強企業市場競爭力的條件。它將使公司的生產經營活動變得更具合法合理性、經濟有效性和可持續性。