《河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）開展到期檔案依法接收進館實施方案》基本要求解讀

■呂 芳

為全面貫徹落實《中華人民共和國檔案法》檔案接收相關(guān)要求，統(tǒng)籌規(guī)劃省本級檔案接收工作，加強檔案資源體系建設(shè)，發(fā)揮檔案服務(wù)我省經(jīng)濟社會發(fā)展、服務(wù)美麗河北建設(shè)功能，省館（辦）制發(fā)了《河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）開展到期檔案依法接收進館實施方案》（以下簡稱《實施方案》）。相比以往，《實施方案》中檔案接收工作遵循原則、基本要求、實施措施等內(nèi)容更加明確和具體，其中對全宗卷和檔案整理、目錄設(shè)置、檔案鑒定和數(shù)字化等工作提出了新的要求，需要在工作中加以把握和落實。

一、全宗卷編制

全宗卷是記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。移交檔案時一同移交全宗卷是一項基本工作要求。《實施方案》中提出移交檔案時要“編制有全宗卷并補充至檔案移交年份。”也就是要求全宗卷編制年份應(yīng)當(dāng)同移交檔案年份相對應(yīng)，從一個立檔單位成立到最后一次檔案移交時間段內(nèi)的檔案管理全過程都應(yīng)該在全宗卷中完整體現(xiàn)。

全宗卷分為全宗（館藏）介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計類、檔案利用類、新技術(shù)應(yīng)用類8大類，整理過程中大類設(shè)置要完整，類目中文件以“件”為單位進行整理，按照時間順序在相應(yīng)類目內(nèi)接續(xù)排列。需要注意的是一個類目內(nèi)相同材料出現(xiàn)新舊版本，舊版本不需撤出全宗卷，只需要在目錄備注欄內(nèi)標(biāo)注新版本替換舊版本的名稱和時間即可。全宗卷內(nèi)每份文件在首頁上方空白處編號，編號結(jié)構(gòu)為“全宗號-類號-件號”，注意不能同全宗內(nèi)檔號混編。

二、檔案整理

《實施方案》要求“檔案整理質(zhì)量符合接收標(biāo)準(zhǔn)”。檔案整理遵循的原則是在原有標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)上進行整理。以文書檔案為例：2000年前的文書檔案是以卷為單位進行整理，整理依據(jù)是《文書檔案案卷格式》（ GB/T 9705—1988），2000年以后文書檔案以件為單位進行整理，2000-2015年文書檔案整理依據(jù)是《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT 22-2000），2016年后文書檔案整理依據(jù)是《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT 22-2015）。需要注意的是雖然1988年和2000年標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)廢止，但相應(yīng)時期形成的文書檔案還是應(yīng)該按照當(dāng)時的標(biāo)準(zhǔn)進行整理，整理過程更要有效利用原有的整理成果。當(dāng)原有檔案整理基礎(chǔ)比較好的情況下，更不能用新標(biāo)準(zhǔn)硬套老檔案，這不僅與史實不符，還容易對檔案造成二次損害。

三、目錄設(shè)置

目錄是檔案重要的檢索工具，為檔案的保管、檢索、鑒定、統(tǒng)計等工作開展提供了基本條件。移交檔案時需一式兩份提供四種目錄。檔案目錄按照內(nèi)容不同分為全部移交檔案目錄、涉密檔案目錄、開放檔案目錄、延期開放檔案目錄。按照整理方式不同分為歸檔文件目錄和全引目錄。

與以往不同的除了目錄種類更多以外，開放審核和解密審核意見也需要在目錄備注欄中進行標(biāo)注，以按“件”整理的文書檔案為例：

序號 檔號 文號 責(zé)任者 題名 日期 密級 頁數(shù) 備注1 ****** *** **** *****************20160612密級 5 標(biāo)注解密時間或條件2 ****** *** **** *****************20160620密級 3 到期繼續(xù)保密3 ****** *** **** *****************20160621密級 12 無權(quán)限4 ****** *** **** *****************20160820 20 控制5 ****** *** **** *****************20160830 16 無權(quán)限6 ****** *** **** *****************20160830 3 開放

四、檔案鑒定

移交檔案前，應(yīng)做好涉密檔案解密審核和非涉密檔案開放審核工作，出具解密審核意見和開放審核意見，并在目錄中標(biāo)明。鑒定工作要嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)，按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)逐件給出審核意見。對于沒有解密或開放審核權(quán)限的文件，目錄備注欄不能為空，標(biāo)注“無權(quán)限”字樣。對于非涉密檔案的開放審核，無特殊情況，不能給出全部控制使用的審核意見，應(yīng)保證審核意見的科學(xué)性、合理性、準(zhǔn)確性。

五、檔案數(shù)字化

隨著數(shù)字檔案信息共享需求不斷增加，檔案數(shù)字化工作成為檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。近年來國家檔案局和省館對移交傳統(tǒng)載體檔案時數(shù)字復(fù)制件一并移交作出明確要求，檔案數(shù)字化工作成為整個檔案工作重要一環(huán)，在實施過程中一些具體要求在這里做進一步說明。數(shù)字化過程中紙質(zhì)檔案掃描分辨率不低于300dpi，照片檔案掃描分辨率不低于600dpi，存儲格式均設(shè)置為 JPEG格式 。數(shù)據(jù)圖像嚴(yán)格按照樹形結(jié)構(gòu)存儲，并以實體檔案檔號為基礎(chǔ)按頁命名。檔案數(shù)字化工作完成后，按照各門類檔案《檔案目錄交換格式》進行著錄，并能夠?qū)С?XSL 格式的電子文件，著錄項目要完整，內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范，紙質(zhì)目錄中各項內(nèi)容都應(yīng)得以體現(xiàn)，例如文件密級、解密和開放審核等情況。移交檔案數(shù)字化復(fù)制件時需采用光盤或移動硬盤等載體以離線方式報送。涉密檔案數(shù)據(jù)移交時，應(yīng)制作單獨載體并標(biāo)明密級和期限，與非涉密數(shù)據(jù)區(qū)分開。移交《檔案目錄交換格式》時不用打印紙質(zhì)版，直接移交電子文件，《檔案目錄交換格式》中的涉密檔案目錄和非涉密檔案目錄無需區(qū)分，按照檔號統(tǒng)一按序錄入即可。