淺談新形勢下如何提高醫院行政檔案管理工作

■盧玉娟

一、醫院行政檔案的性質特征

為保證高效落實各項檔案管理工作，從業者首先需要明確行政檔案的概念及其特征，從而了解工作需求，最大程度上提高管理工作效率。所謂行政檔案是指在行政領導以及各類管理工作中直接形成的具有一定價值的歷史記錄，是提高單位工作效率與質量的基礎條件，新形勢下醫院行政檔案體現出下述三點特征：第一，具有社會性，檔案是在豐富實踐活動中逐漸形成的，是對活動內容、過程及總結的完整記錄；第二，具有歷史性，檔案都是過去產生的信息，不是當前尚未成形的信息，它能夠發揮出將過去、現在、未來三個空間維度緊密聯系的作用；第三，具有原始記錄性，檔案的核心價值就是記錄過去發生的事件，工作者能夠將原始信息與全新信息結合，從而明確下一步工作計劃，原始的記錄起到保存與備查作用，是醫院實現現代化建設的基礎保障。

二、新形勢下提高醫院行政檔案管理工作效率的策略

（一）健全管理工作制度，提高管理效率

完善檔案管理工作制度是新形勢下有關部門的核心工作任務，首先結合相關的法律法規建立與其配套的具體規章制度，真正做到將各項責任落實到個人，對內部檔案信息嚴格保密，從根本上消除安全隱患，也能讓各個環節人員在執行工作的過程中“有章可循”，提高檔案資料利用效率。其次還應該完善檔案資料質量標準規范，對文件裝訂、上架排序、立檔編號都提出嚴格要求，既保證各類文件目錄及內容的清晰規范，也能為后續的有序查詢提供便利。質量標準的規范化使得文件檔案集中管理，提高門類的全面性、內容的豐富性以及管理的科學性，最大程度上提高工作效率。除此之外檔案管理部門還應該對責任監控體系進行針對性完善，實現目標化管理，期間詳細劃分獎懲機制，以此來轉變檔案管理工作者的工作態度，充分調動他們的積極性。部門領導還應該注重對員工日常工作態度及工作能力的考察，結合工作實績來科學制定崗位目標，保證各個檔案管理環節之間的配合默契度，最終還要實現責任到人、責任到崗，使得檔案管理工作流程的規范性得到明顯提升，保證行政檔案管理效率的持續提高。

（二）創造良好工作環境，提供管理保障

檔案室是醫院保存檔案資料的部門，為發揮檔案室的服務功能、扎實推進各項工作，醫院應該集中精力完成環境的建設，保證工作人員能夠在舒適、健康的環境中展示自身價值、提高工作效率。首先完善人員網格體系，在內部設立組長、副組長，并明確各個職能部門負責人的主要工作任務，使領導團隊能夠在團結、互助的前提下落實檔案管理工作，從根本上加強調研和指導，及時發現并解決管理工作中出現的問題，從而提高整體工作質量。與此同時醫院的主要領導也要關心檔案工作，為檔案室提供充足的人力、物力和財力，促進各項工作有序且高效地落實。內部環境建設結束后還應注重對外部環境的打造，堅持“三分開”原則，明確劃分辦公區、查閱區與庫房區，還應該建立完善的防水、防火、防盜系統，注重除濕、殺蟲、防蟲、防毒等工作，讓工作人員能夠在健康環境中做好檔案管理工作。

（三）注重管理人員培訓，深化服務意識

醫院內部行政檔案管理的核心目的是為醫院的各項發展決策提供最真實有效的服務信息，以此來保證后續工作的高效落實。但是由于醫院對檔案工作重視程度存在不足之處，檔案管理工作者未能認識到自身工作的重要性，同時也缺少為各個部門提供優質服務的意識，經常出現信息傳遞不及時、不全面的問題，醫院應就此對管理人員展開針對性培訓，保證他們能及時轉換陳舊觀念，并在了解醫改新形勢的前提下做好檔案開發利用工作。同時醫院還應組織檔案工作宣傳教育活動，要求各個部門針對中心工作及熱點問題進行討論，明確實際需求，為檔案管理人員指明工作方向，從根本上深化服務意識，大大提高工作效率與質量。

（四）檔案編研開發利用，保證數據可靠性

檔案管理者對檔案的開發編研利用主要體現在以下三方面：首先從業人員必須熟悉全部室存檔案的類型及具體內容，并做好分類編制工作，以此來充分滿足其他部門對檔案查閱的需求，既做到熱情主動服務，又提高服務數據的可靠性，同時落實檔案查閱登記工作，便于后續工作的展開；其次需要借助檔案資源完成對科研成果的研究，一方面為醫院新項目、新技術的研發提供充足理論依據，另一方面也能促進檔案管理的規范化發展，全面發揮檔案的服務作用，最后積極利用現有檔案資源發揮出決策咨詢作用，為領導的決策提供有效參考，此間需要使用人事檔案、病歷檔案及綜合檔案，有效解決疑難病診斷與治療問題，提高醫療技術的同時也為患者減輕了病痛，提高整體醫療水平。

（五）加強檔案信息化建設，實現信息共享

在新形勢下醫院應該將檔案管理信息化建設工作視為改革的重點，為檔案管理工作提供豐富的硬件、軟件配置，包括智能計算機、刻錄機、掃描儀等，以此來為工作提供便利，同時還應在辦公內部配置能夠保障網絡安全的軟件系統，包括數據加密、防火墻等技術，以此防止資源外泄，為各項工作的落實提供安全保障。使用網絡電子信息化手段完成檔案管理工作已經成為了趨勢，在此過程中檔案資料能夠及時留存并實時更新，在最短的時間內對復雜信息進行自動篩選與分類，從根本上解決了傳統工作模式中資料長期堆積的問題，防止重要資源遺失。此外工作人員在操作信息化系統的過程中也能快速發現原檔案管理中存在的問題，及時對其進行修改，還能在系統界面高效創建新文件，大幅度提高檔案管理效率，構建出包含海量信息的數據資源庫，進而實現檔案信息數字化及信息高度共享的目標，最終提高資料查詢準確性、全面性及實效性，促進醫院的科學發展。