新形勢下專業檔案館面臨的發展機遇和履職挑戰

■陳佰川 余林夕 徐文斌

一、新形勢下的專業檔案館現狀

（一）專業檔案和專業檔案館

在探討新形勢下專業檔案館的發展情況之前，首先要明晰專業檔案和專業檔案館的含義。專業檔案包括專門檔案和部門檔案，是“各級各類專業機構和個人在各種專業活動中形成的不同內容和形式的檔案”，其分類標準更側重于所在的專業“領域”，無關檔案本身存在的載體和形態，與“綜合檔案”相對應。

專業檔案館包括專門檔案館和部門檔案館，是“為了某一行業檔案的集中管理和利用需求而設立的、管理特定范圍專業檔案的檔案館”，通常由中央和國家機關或地方的專業主管部門設立。專門檔案館以及部分承擔公共服務職責并經檔案主管部門認定的部門檔案館均為國家檔案館。

（二）新形勢對專業檔案館職能的新要求

黨的十八大以來，中國特色社會主義進入新時代。國家體制機制不斷深化改革，經濟社會穩步發展，新一代信息技術突飛猛進，人民的美好生活需要日益增長。新修訂《檔案法》以及《“十四五”全國檔案事業發展規劃》等檔案工作宏觀政策陸續頒布實施，這些新形勢推動著檔案事業的變革和進步，專業檔案的內涵不斷豐富，其外延也隨著經濟社會的發展而不斷改變。檔案資源及其載體的更新迭代，大量的、多種類型的專業數據不斷形成，使得專業檔案的表現形式和數量較傳統檔案更加豐富，管理難度也隨之提升。新形勢下專業檔案館傳統的“收、管、用”職能面臨著前所未有的挑戰，此時的專業檔案館應該“收什么、管什么、怎么用”，甚至自身還存在著“會不會”“行不行”的問題。同時，“信息中心”“數據中心”“云端數據庫”等專業數據管理和服務機構如雨后春筍般涌現，其建設和運行已經對專業檔案館的職能定位和社會地位造成了一定影響。

新形勢和新環境不可避免地沖擊著專業檔案館以履行傳統職能為主的現實，其長遠發展也面臨著諸多問題和挑戰。目前來看，專業檔案館的建設和發展情況，還無法滿足國家、社會和公眾對專業檔案的需求和期望，對專業檔案的挖掘和利用水平尚有不足，缺乏與時代要求相適應的職能定位和服務能力，亟需進行職能拓展和轉型升級。

二、新形勢下專業檔案館面臨的發展機遇

近年來，國家對檔案事業的發展愈發重視，國家和社會各界對專業檔案館的需求日益提高。新形勢和新環境為專業檔案館職能的完善和拓展創造了新條件，現代信息技術的發展也為專業檔案館的資源建設和利用服務提供了廣闊平臺，專業檔案館的發展正處于機遇與挑戰并存的轉型關鍵時期。

（一）宏觀政策的指引

專業檔案館是國家檔案機構的重要組成部分，在服務黨和國家、社會公眾和專業需求等方面扮演重要的角色，國家各類宏觀規劃和法規政策也為專業檔案館的發展指引方向。習近平總書記對檔案工作作出的“四好”“兩服務”重要批示，是新形勢下專業檔案館職能定位的根本遵循，更是檔案事業創新發展的行動指南。國務院印發的《科學數據管理辦法》明確了科學數據管理分工負責體制，為專業檔案館主動融入大數據治理戰略提供了思路。新《檔案法》的頒布和實施，為專業檔案館的信息化工作和文化傳播等職能的創新發展提供了充分的法律保障。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出的“治理、資源、利用、安全”四大體系和“多元協同、有效監管，優化結構、數字轉型，擴大開放、共享利用，落實責任、強化管理”八個關鍵詞，構成了新時代中國檔案事業行穩致遠的“四梁八柱”。

（二）信息技術的發展

當前，“數字中國”建設已經邁入了新的發展階段，“互聯網+”、5G、云計算等新技術與社會各領域的發展深度融合，檔案信息化也成為了引領檔案事業創新發展、推動檔案工作數字化轉型的重要力量。新一代信息技術的發展，一是為專業檔案館全面融入數字經濟、數字社會和數字政府建設提供了技術支撐，提升專業檔案管理的數字化、網絡化、智能化水平，助力專業檔案工作實現數字轉型。二是為專業檔案館履行電子檔案管理職能提供了解決方案，促進電子文件“應歸盡歸”，實現電子檔案“應收盡收”，逐步實行電子文件的單套制管理模式。三是為專業檔案館履行專業數據管理職能創造了有利條件，使其集合傳統檔案和專業數據管理的雙重優勢，實現專業數據的價值增值和共享利用。

（三）社會需求的增長

從社會層面上來說，檔案工作是一項對歷史負責、為現實服務的崇高事業。新形勢下社會公眾的科學文化素養和檔案意識逐漸提高，國家機構和相關個人對專業檔案的利用需求相比以往大幅提升，各行業領域對專業數據的共享也有著強烈的需要，這些已經成為了專業檔案館長遠發展的最現實、最迫切和最鮮活的動力。社會各界對高效、便捷、高質量的專業檔案利用需求則更多地體現在：檔案查詢服務、文化服務、知識服務、教育培訓服務、創意產品服務和休閑娛樂服務等方面。這就要求專業檔案館要充分發揮自身優勢、搶抓機遇，不斷提高管理能力和服務水平，在普及檔案知識、專業知識，編研專業檔案文化產品等方面作出新的更大貢獻，以滿足人民群眾對專業檔案日益增長的需求和期望。

三、新形勢下專業檔案館面對的履職挑戰

（一）專業檔案館管理的體制機制亟需理順

專業檔案館的資源服務有限制，受多頭行政管理，與國家檔案整體工作的協同和聯系還不夠密切。其主要問題體現：一是專業檔案館通常掛靠在某個獨立的法人單位或作為專業主管機關的內設部門存在，這樣的運行機制缺少制約，管理主觀意識較強，檔案和專業主管部門兩者間協調難、管理難、共進難。二是專業檔案館的職能定位尚沒有在國家層面上得到落實，部分專業主管部門對其所屬檔案館的職能要求未能從國家檔案工作實際需求出發，沒有給予足夠的重視和資金支持。三是國家對專業檔案館的政策、制度供給明顯不足，專業檔案館建設運行和長遠發展缺少全面的、統一的權威支撐。四是國家檔案主管部門對專業檔案館的指導、監督和檢查力度還不到位，檔案工作大部分止步在專業主管機關的層面，其深度和廣度相對不足。在當前國家大力推進治理體系和治理能力現代化的大背景下，政府、社會和公眾都對專業檔案館的治理能力和職能定位提出了新的更高要求。

（二）專業檔案和專業數據管理機制尚不明晰

當前，專業檔案與專業數據之間的管理邏輯較為復雜，檔案和數據通常“兩條腿”并行。針對理應納入專業檔案范疇內的專業數據，其管理和共享機制尚不明確，這對大數據時代下專業檔案館自身職能的充分發揮帶來了重大挑戰。一是數據需求的時效性和檔案服務的滯后性，專業數據管理和檔案系統管理之間的矛盾時有發生。二是專業檔案館和相關數據管理中心之間普遍存在數據分散管理、交叉重復和“打架”的情況。三是各學科、各部門的專業數據生成格式和處理標準不一，數據保存形式多元化，不利于專業檔案館對其統一管理和共享利用。在信息化和大數據的時代，檔案工作也正在經歷從管理傳統檔案實體向新時代管理檔案數據轉變的關鍵階段。因此，必須處理好檔案和數據之間的邏輯關系，才能真正實現專業檔案框架內專業數據的價值體現和共享利用。

（三）專業檔案館亟需實施信息化升級改造

新形勢下檔案工作最鮮明的特征之一就是“信息化”。面對信息載體多樣化、檔案資源數字化等新發展形勢，數字檔案資源被曝光和被篡改的可能性更高，檔案的原始性和真實性面臨挑戰。目前我國專業檔案館的信息化現狀呈現出以下特點：一是信息化能力薄弱。主要工作仍然停留在傳統紙質檔案的數字化、數字化檔案查詢檢索等方面，專業檔案的管理水平和服務能力偏低，限制了履行職能的質量和效率。二是信息化建設難度較大。檔案信息化工作是一項系統工程，所需前期投入較多，而且專業檔案館的專業性強，“個性”多于“共性”，需要研究和解決的技術難點也更多、更雜。三是專業檔案的信息化配套制度缺失。在涉及電子文件和專業數據管理等方面，缺乏從前端采集、傳輸、管理等全過程一系列的配套制度，難以約束和確保信息化過程中對檔案效力的有效保障。從以上現實情況來看，我國專業檔案館的信息化水平還存在差距，亟需進行現代化升級改造。

（四）專業檔案的人才結構和傳統觀念亟需轉變

專業檔案人才隊伍是實現專業檔案館健康有序發展的內在支撐。但是，現階段我國專業檔案館的人員隊伍并不穩定，專職檔案人員沒有從知識結構、個人素質等方面進行科學合理的配備。科班出身的檔案工作者由于缺乏各領域的專業知識，在對專業檔案后續的編研和利用環節就顯得力不從心，缺乏服務的針對性、主動性和有效性。此外，專業檔案工作者在職業認可度方面也存在較大差距。很多從事檔案工作的人員，尤其是非檔案科班出身的各領域專業技術人員或兼職檔案員，在專業檔案的收集整理環節中經常會產生做這些“有什么意義”“有什么前途”的質疑。其原因就是各專業領域的技術人員對檔案工作了解甚少，檔案意識淡薄，存在輕視和抵觸情緒。檔案工作本身的“服務屬性”，一定程度上淡化了各專業領域對檔案工作人員的“專業屬性”認知，專業檔案工作者也因缺乏社會認可度和動力支撐而情緒低落，極大地影響著專業檔案館的可持續發展。

四、新形勢下專業檔案館的職能發展方向

（一）跳出“自治”圈子 推進制度建設

專業檔案館是國家檔案館網布局中的重要組成部分，而在檔案資源建設、基礎設施建設和運行能力保障等方面，專業檔案館通常在專業領域內的“自治”體系下運行。因此，專業檔案館要推動實施《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中規定的“檔案制度規范建設工程”，積極探索和總結專業檔案管理工作中的標準規范和成功經驗，將專業檔案館的制度法規建設融入國家檔案工作法規體系中統籌考慮，提升專業檔案館配套制度層級，在健全專業檔案法規體系上狠下功夫。凡涉及專業檔案資源流向、檔案開放利用和服務等有關民生和國家利益的，應由國家檔案主管部門和專業主管部門聯合研究制定。綜合考慮專業檔案工作制度的可行性和全面性，確保能夠指導和約束專業檔案館工作的各個環節，支撐其全面履行職責。此外，還要建立專業檔案館的制度備案和執行反饋機制，加強跨館際、跨系統、跨領域間的檔案工作業務交流，根據反饋結果對各類標準規范進行及時的修正和完善，努力把檔案法規制度轉化為檔案治理效能。

（二）應用信息技術 “檔+數”協同管理

新修訂《檔案法》中增加的“檔案信息化建設”專章，對包括專業檔案館在內的國家各級各類檔案館的職能定位提出了新要求，為專業檔案館履行專業數據檔案管理職能提供了法律依據，也為新形勢下專業檔案館的能力建設提供了行動指南。在管理檔案實體逐步走向管理檔案數據的信息化時代，專業檔案館要充分發揮其專業性特長，搶抓機遇、順勢而為，主動學習和充分運用新一代信息技術，集合自身傳統檔案和專業數據管理的獨特優勢，提高專業檔案和專業數據的管理協同能力，加快實現專業數據在檔案層面上的有效收集、處理、存儲、挖掘和利用，實現專業數據的共享利用和價值增值。進一步規范電子文件的形成、收集、歸檔和移交等工作，積極申報機關業務類和建設項目等領域的電子文件歸檔和管理試點，切實推進來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件實行單套制管理。

（三）轉變傳統觀念 優化人才結構

專業檔案工作并非是專職檔案人員的獨有工作。專業檔案館應加強對各領域專業技術人員的檔案知識培訓，讓他們意識到：在科研活動中產生的數據、報告和圖集等均屬于專業檔案范疇，各專業領域的從業者其實都是專業檔案形成環節中的一份子，每一個崗位都是不可缺少的“螺絲釘”。只有在全面認識專業檔案工作、正確樹立檔案意識的基礎上，才能更好地完成各自領域的本職工作，留存好國家寶貴的專業檔案資源，促進專業檔案的完整收集和高效利用。同時，專業檔案館還要不斷優化專業檔案人員結構，建立完善的獎懲和激勵機制。在學科知識比較匹配的基礎上，吸收一定比例的、高素質的、有專業領域工作經驗的技術人員加入檔案工作隊伍，建立將專業知識和檔案知識融合的、相對穩定的復合型人才隊伍。根據服務對象的需求，提供更為知識化和專業化的專業檔案編研產品，提高服務的主動性和及時性，以科學合理的人才隊伍保障專業檔案館的長遠發展。

（四）明晰職能定位 拓展“專業職能”

新形勢下我國專業檔案館的職能發展方向，應在綜合檔案館履行的“五位一體”的“基本職能”基礎上，再增加三項“專業職能”定位設計。一是基于很多專業（專門）檔案館與專業數據管理中心分別隸屬于同一機構的不同部門，且在履行相似職責的情況，專業檔案和專業數據管理存在很多重合和關聯，增加其“專業數據管理和服務中心”的職能定位。二是基于專業檔案館豐富的行業資料館藏和社會公眾的精神文化需求，增加其“專業知識普及和宣傳基地”職能定位。三是基于專業檔案館中的很多部門檔案館，實際承擔的各領域檔案管理研究、實踐和指導工作，增加其“專業檔案工作管理支撐”的職能定位。以此構成新形勢下我國專業檔案館“兩個方面、八個方向”的新型職能定位格局。

五、結語

新形勢為專業檔案館帶來了新的發展機遇和新的履職挑戰。習近平總書記對檔案工作“四好”“兩服務”的重要指示，就是新時代中國特色社會主義檔案工作的行動指南。專業檔案館要緊抓新形勢帶來的發展機遇期，正視面臨的各項挑戰，加快拓展和落實與時代發展相協調的“兩個方面、八個方向”職能建設新要求，不斷推進體制機制改革、謀求政策供給、強化組織協調、轉變工作理念、完善標準規范、加強能力建設。確保專業檔案館自身的職能得到充分發揮，滿足健康長遠發展要求，讓專業檔案彰顯出應有的價值和時代特色。