物流企業實施信息系統保障措施的策略研究

當前國際國內大環境促使物流行業蓬勃發展，同時也加劇了物流企業所需面臨的國際化競爭，物流企業管理的質量已經成為可以決定物流企業興衰的關鍵性因素，越來越多物流企業開始重視物流信息系統的開發與管理。物流信息系統可以實現各類數據和信息的線上傳遞與統一管理，以及移動化、無紙化的現場作業，為業務執行和跨部門協同作業提供高效、可靠的使用平臺和工具支持，對于企業提高物流管理水平、降低運營成本具有重要的支撐作用[1]。物流企業信息化就是將管理流程與現有的計算機技術相結合，使用信息技術將物流企業管理的相關數據進行整合，從而實現物流企業更快捷、有效的運營管理。這種信息化管理手段本身要想達到優勢，需要物流企業提供一系列保障措施，具體主要表現為以下幾個方面。

1 領導者的認識與支持保障

現今，物流信息系統已經在物流企業中扮演了十分重要的角色，對物流企業最高領導者制定物流企業戰略和計劃以及各級管理者做出各種重要決策有直接影響。因此，物流企業領導者對于物流信息系統的支持是項目成功實施并完成的重要決定性因素。

如果實施項目的物流企業領導者沒有清楚地認識物流信息系統所能起到的真正作用，甚至從來沒有思考過這個重要問題，那么物流企業所要實施的物流信息系統將不能滿足物流企業領導者的需要，從而將會導致系統難以正常實施和充分運用。在這種狀況下，物流企業在啟動物流信息系統實施任務后，有關系統的規劃和實施工作需要得到物流企業每一個人，特別是高層領導者的充分認識、大力支持以及密切配合。要想實施成功物流信息系統，物流企業的高層領導者必須要對此項工作高度重視，并對物流信息系統本身有一定的了解和認識。物流企業領導者基于重構的組織結構對業務流程進行重新規劃與設計，明確各架構的權責，減少甚至剔除不必要環節，使業務流程更為程序化與系統化，是現在企業優化改革物流系統的重要措施[2]。

由于物流信息系統的建設屬于典型的“一把手工程”，必須得到物流企業領導者的高度重視，因此在決定開始實施物流信息系統前，物流企業有必要成立以高層領導者為組長、相關部門業務骨干以及IT人員組成的實施項目組。在實施過程中，物流企業的相關領導要專門聽取項目的相關系統介紹，并且親自參加關于項目系統方案的專家研討會，主管該項目實施、建設的相關負責人也應多次發問并提出具體要求。在該項目的整體實施過程中，物流企業領導層和各相關部門領導應充分信任實施項目小組并進行必要的授權，這些行為可以發揮項目小組的創造性、協作性以及積極性，并充分保障該項目的順利實施和應用。物流企業領導者的認識和支持是物流信息系統在物流企業內有效實施的重要前提和有力保障。

2 資金保障

在物流企業領導者的深入認識和大力支持下，物流信息系統的項目專項經費在啟動之前要得到落實。一般地，實施物流信息系統的費用從幾十萬元到幾百萬元乃至上千萬元不等，再加上系統的初裝費、員工的培訓費和實施項目過程中的咨詢費等項目費用，使得國內大型物流集團公司在實施物流信息系統的投入方面一般為幾十萬元至上百萬元等，多數物流企業難以承受。

對于一般事務性物流管理工作，一些類似于Word、Excel和Access等其他辦公軟件也同樣能完成這些簡單的物流數據的管理工作，因此，多數物流企業即便已經了解了物流信息系統的優勢，也不再愿意對系統投入過多的資金。所以，這樣就更需要在系統實施前就提前做好與系統實施后產生的效果收益做出十分謹慎的權衡。

3 設備保障

物流企業在建設物流信息系統時所要面對的復雜性和繁瑣性，使高層管理者認識到，只是安裝物流信息系統在短期內是不會帶來任何經濟效益；要想成功實施任何一套信息管理系統都需要相關人員的有效運作以及與物流企業自身的實際情況相結合，這將是必然要經歷的適應和運作調整過程，而且在一般情況下這樣的過程將會持續很長時間。物流企業在建設物流信息系統時，為使相關工作符合系統的需求，還需要重新設計部分物流管理工作的相關業務流程。雖然這對物流企業有一定的好處，但是如果將物流信息系統進行顧客化以完全適應物流企業業務流程的管理工作，則費用又會過于高昂。

因此，在一定程度上建設物流信息系統對于物流企業的低成本戰略有一些沖擊和影響。根據波特進入壁壘與退出壁壘的關系矩陣分析，物流業屬于較低的進入壁壘和退出壁壘，決定了其較低的風險和利潤率的行業特征[3]。所以，在物流企業實施“專款專用”政策，即在實施該系統的預算編制中預先籌備出一定的備用資金，以確保該系統在建設中的資金投入。尤其對于引入的物流信息系統軟件、該系統在建設中所需要購置的硬件設備，有必要統一納入相關職能部門中的有形和無形固定資產的管理范疇內，引入的硬件設備還應該考慮計算機設備在未來的升級換代。實施這一措施，將在物流企業內實現硬件設備的規范化管理，并可以確保物流企業內信息系統體系建設時所必需的硬件設備可以及時到位，以不影響系統的建設進度。

4 團隊協作保障

物流信息系統在給物流企業帶來管理便利的同時，也帶來了物流企業管理方面的距離。當員工利用物流信息系統工作時，其地理位置和空間距離本身變得不重要了，而恰恰變得很明顯的是員工與員工之間的社會距離。社會距離具體是指相關工作人員本身與對其有接觸行為的同事之間的隔離行為。這種隔離行為將會嚴重破壞員工與員工之間的信任關系[4]。正是由于這樣的信任關系才將大多數員工聯系在一起，所以社會距離顯得尤為重要。

由于該系統的實施是按照“一把手工程”來建設的，因此在項目整體建設過程中，項目實施小組被物流企業領導層和相關部門負責人充分授權，對于整個項目是否能夠實施成功，團隊的協作性在整個實施小組中顯得更加突出。只有團隊的協作性得到保障，才能保障物流信息系統的順利、有效實現。

在物流企業信息系統項目的實施過程中，應當逐步根據項目需要補充物流信息系統的后臺工作人員，使得信息管理中心的工作人員和物流管理相關部門的操作人員之間形成兩級管理員工作隊伍；并在實際應用中，充分調動相關工作人員的積極性，以最大能力培養出一專多能的復合型人才，發掘出現有業務人員的工作潛力。

物流信息系統項目能否高效實施的重要力量主要取決于是否有協作一致的實施團隊，物流企業信息系統的項目團隊在擁有豐富的業務知識、技能以外，還要具備優秀的敬業精神。該項目團隊實行“團隊領導”，這種領導方式與物流企業領導不盡相同，它主要體現在決策時必須充分尊重相關專業技能人員的權威性。

5 全員培訓保障

一般情況下，物流企業決定建設物流信息系統的目的主要是滿足企業戰略目標的實現和建立高效能團隊的需要。因此，物流企業的高層領導者對所要實施項目的支持是項目能否成功完成的決定性因素，而作為項目實施團隊是否能夠制訂合理的培訓計劃和確定全面的培訓內容，則是決定物流信息系統項目能否成功的必要性因素。

各物流企業實施物流信息系統的大量相關案例表明，物流信息系統在硬件技術、軟件功能和相關應用管理等方面都不存在任何問題，關鍵在于物流企業全體員工的總體素質，更直接的是取決于物流企業領導者的綜合素質。此外，物流信息系統也可能會導致信息支配權的混亂，以上這些所有不利的影響都必將會影響公司的生產效率、員工的忠誠度、工作滿意度以及組織認同感等。

針對以上所述內容，為避免上述不利影響，建設物流信息系統的企業有必要進行相應的員工培訓。物流企業在實施物流信息系統軟件項目時，確立了相應的培訓課程，培訓的具體對象涵蓋了公司全體員工，也包括公司領導者，主要是讓他們從物流信息系統的戰略管理角度來理解整個系統，從而理解整體系統項目中各個模塊的管理理念，從中找出領導者所必需的與決策有關的數據。培訓對象還包括各個相關部門的負責人，對于他們主要是培訓其熟悉物流信息系統環境，使他們能夠控制底下的系統執行人員的計算機信息化相關工作。另外，對于與項目有關的一般人員，培訓內容包括要求他們能夠獨立、有效地完成計算機信息化工作有關的各種操作行為等。

同時，還需要加強對計算機相關管理人員的培訓，對物流信息系統的專門負責技術應用的專職工作人員還需要進行專業培訓，培訓內容除了要讓他們掌握與系統有關的各項功能以外，如管理技能等，還需要對該系統的具體操作，如網絡配置等進行專業培訓。除此之外，還需要對該物流信息系統的軟、硬件的安全措施、安裝步驟、維護操作以及相關計算機網絡的管理制度等方面進行有效、專業的培訓。

6 技術保障

物流信息系統是物流企業核心的管理和應用系統，對物流企業的日常管理工作和發展建設具有十分重要的意義。在物流企業信息系統中，大量對物流企業的生存和發展具有重要意義的信息都保存在系統里面，所以物流信息系統的重要任務之一是對這些數據進行安全保密。一旦發生任何小失誤都有可能對物流企業造成極其嚴重的后果，所以必須保證整個物流信息系統長期、可靠的運行下去。

物流企業建設的物流信息系統不論從硬件系統的選擇，還是軟件系統的設計，都應該充分考慮在系統設計上盡量采用易于維護和操作的系統平臺，這樣就能使系統的維修成本大幅度降低，也能保證操作的簡單易懂。

為了方便管理，系統提供了專門管理工具，提供了從信息結構構造（指標體系管理）、系統安全管理（權限管理、審計分析）、用戶管理、系統字典管理（常用信息集、代碼體系等），直到功能管理（功能樹的維護）等系統管理需要的全部功能，方便了對系統的管理。

另外，物流信息系統在這一方面應該提供完整、妥善的解決方案，具體包括對于系統內的重要數據需要采用加密存儲，對于網絡傳輸采用了安全的接口協議，系統訪問控制采用了完善的權限管理方法以及審計工作等，所以能夠充分保證物流信息系統應用的安全性與可靠性。

與此同時，物流信息系統的可用性是指系統具有親切、人性化的用戶界面，使系統操作更加簡單、方便。該項目系統將提供友好的軟件界面，這就需要充分考慮系統錄入人員的各種特點和實際情況，使其更加簡單、方便和快速地開展數據處理工作，并能夠基本符合日常的處理業務習慣，從而使得公司的業務流程更加清晰。

因此，要保證物流信息系統能夠高效發揮強大的軟件功能，物流企業必須具備完整、可靠的系統運行環境，具體包括系統服務器、相關硬件設備、計算機信息IT的支持以及系統數據庫的管理等。物流企業要根據自身目前所具備的硬件條件與建設物流信息系統所必需的硬件之間的差距來調整具體所需要的技術配置，以保障該項目系統的順利進行。

7 結 論

現今，信息技術的快速發展以及物流企業組織內、外部環境的變化，將使公司的領導者越來越清楚地意識到管理在物流企業中所展現的不可替代的重要優勢和作用，現代物流企業運用物流信息系統全面提高當前物流企業的管理效率將會是未來發展的重要趨勢。而物流信息系統的有效實施，不僅需要物流企業領導者的清楚認識和大力支持作為基本保障，還需要物流企業自身的資金和設備保障、團隊協作保障、制度保障、全員培訓保障以及技術保障等作為保障措施，物流企業只有在管理信息化應用中注重“戰略化與精細化、分析力與洞察力、科技化與人性化、效率與價值以及信息化集成與文化提升”等方面的平衡，各方面保障措施的積極和有效配合，才能夠使物流企業物流信息系統的優勢作用得以顯著體現和有效實施，積極促進物流企業的穩定、健康發展。