智慧醫(yī)院招標(biāo)采購體系的構(gòu)建與探索*

梅 林，張 維，聶榮輝

(重慶大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院 400030)

2014年8月國家發(fā)展和改革委員會聯(lián)合工業(yè)和信息化部等八部委發(fā)布了《關(guān)于促進(jìn)智慧城市健康發(fā)展的指導(dǎo)意見》，首次提出智慧醫(yī)院建設(shè)。隨后，中央和地方發(fā)布一系列政策，推動了智慧醫(yī)院建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。智慧醫(yī)院建設(shè)涉及醫(yī)院運(yùn)行的方方面面，包括患者、臨床、醫(yī)技、管理、后勤、教學(xué)、科研等。其中，作為保障醫(yī)院正常運(yùn)行的一個重要環(huán)節(jié)，物資采購活動的信息化建設(shè)具有非常重要的作用，是建設(shè)智慧醫(yī)院的重要內(nèi)容。

根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購實(shí)施條例》的相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院的物資采購實(shí)行政府采購和自主采購相結(jié)合的模式，對于采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的未列入政府采購目錄的項(xiàng)目醫(yī)院可自行采購。隨著我國行政事業(yè)單位對政府采購政策的不斷改善調(diào)整，自主招標(biāo)項(xiàng)目在醫(yī)院采購活動中數(shù)量逐年增多，采購金額也有所提高，發(fā)揮的作用日趨顯著，引起了許多學(xué)者圍繞采購活動的模式、內(nèi)部控制、管理等方面進(jìn)行研究。

由此可見，無論是從國家戰(zhàn)略發(fā)展的要求，還是從醫(yī)院自身運(yùn)行管理和發(fā)展的角度均迫切需要各級公立醫(yī)院加強(qiáng)其采購活動的信息化建設(shè)，尤其是在自主招標(biāo)采購活動中。為此，本文圍繞本院自主研發(fā)的智慧招標(biāo)系統(tǒng)，介紹該系統(tǒng)在自主采購活動中的信息化建設(shè)情況，并通過對20個參與投標(biāo)供應(yīng)商的采購成本進(jìn)行調(diào)研統(tǒng)計(jì)其在智慧招標(biāo)系統(tǒng)上線前后的成本支出情況，隨后運(yùn)用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和對比分析法對智慧招標(biāo)系統(tǒng)的實(shí)施效果展開分析。結(jié)果表明智慧采購系統(tǒng)對于降低采購成本、提高采購效率、促進(jìn)醫(yī)院管理和廉政建設(shè)均具有積極的作用，并推進(jìn)了智慧醫(yī)院建設(shè)。

圍繞醫(yī)院采購活動，已有研究表明部分醫(yī)院采購模式落后沿用傳統(tǒng)采購模式，存在采購制度不完善、監(jiān)督力度不夠、信息不能有效共享、人力成本和時(shí)間成本消耗大等問題[1-2]。因此，為了加強(qiáng)醫(yī)院物資采購管理，有學(xué)者圍繞醫(yī)院物資采購的信息化建設(shè)展開了討論[2-5]。但缺乏對自主招標(biāo)系統(tǒng)的信息技術(shù)建設(shè)與招標(biāo)流程的系統(tǒng)性研究，且部分學(xué)者僅介紹了信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和建立，未對系統(tǒng)的實(shí)施效果展開分析。此外，也有學(xué)者從采購活動的內(nèi)部控制和管理的研究視角展開討論[6-9]。但少有學(xué)者結(jié)合采購活動的信息化建設(shè)探討其對醫(yī)院內(nèi)部控制的影響。因此，本研究能夠?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域的研究提供一定的經(jīng)驗(yàn)參考，彌補(bǔ)現(xiàn)有研究的不足。此外，本研究的智慧招標(biāo)采購系統(tǒng)是依據(jù)傳統(tǒng)自主招標(biāo)系統(tǒng)存在的共性問題設(shè)計(jì)的，對各級醫(yī)院的自主招標(biāo)采購具有較強(qiáng)的移植性，有利于在其他醫(yī)院及事業(yè)單位中推廣，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 研究背景

本院是一所國家三級甲等腫瘤專科醫(yī)院。隨著醫(yī)院的發(fā)展，近年來自主物資采購量大幅增長，2020年自主招標(biāo)金額為1 476.4萬元，2021年1-10月自主招標(biāo)總金額達(dá)1 469.06萬元。

2021年1月起，醫(yī)院在自主招標(biāo)采購中改變了招標(biāo)采購模式，由原有的以人為主的傳統(tǒng)招標(biāo)采購模式變?yōu)槿鞒绦畔⒒闹腔壅袠?biāo)系統(tǒng)。

在醫(yī)院中，物資采購的全流程涉及申購、審批、計(jì)劃、調(diào)研論證、招標(biāo)和評審、中標(biāo)、合同簽訂、安裝驗(yàn)收、歸檔、入庫、出庫、臺賬管理、日常管理、報(bào)廢和檔案管理等方面。本研究重點(diǎn)為智慧招標(biāo)系統(tǒng)涵蓋的主要流程，即申購、審批、計(jì)劃、調(diào)研論證、招標(biāo)和評審、中標(biāo)、合同簽訂、合同管理等方面。

在傳統(tǒng)的招標(biāo)采購模式下，各環(huán)節(jié)主要依靠人工來執(zhí)行，參與人員較多，受人為因素干擾較強(qiáng)。以申購環(huán)節(jié)為例，各科室根據(jù)年度采購計(jì)劃以及臨時(shí)工作需要向招標(biāo)采購辦提起采購申請，招標(biāo)采購辦需要匯總各科室提交的紙質(zhì)版采購申請以及通過郵件發(fā)送的電子版采購申請，操作重復(fù)煩瑣，工作量大且效率低下。此外，如在招投標(biāo)環(huán)節(jié)供需雙方的信息溝通主要采用雙方面對面或電話的方式，不僅增加了供需雙方的工作量，且不便于監(jiān)管。總的來說，傳統(tǒng)的招標(biāo)采購模式存在嚴(yán)重的問題：(1)招標(biāo)周期長，人力、物力、時(shí)間成本消耗較大[3]，效率低下；(2)采購信息獨(dú)立，同一信息在不同系統(tǒng)中存在，需要招標(biāo)采購辦人員手工統(tǒng)計(jì)和錄入[1]；(3)采購流程信息不透明，不便于控制和監(jiān)管，風(fēng)險(xiǎn)較高；(4)各環(huán)節(jié)涉及的文件以紙質(zhì)為主，不便于管理，且容易出現(xiàn)資料存檔不及時(shí)、調(diào)閱不方便等問題。可見，傳統(tǒng)的招標(biāo)模式已無法滿足智慧型醫(yī)院發(fā)展的需要。

鑒于傳統(tǒng)招標(biāo)采購模式存在的問題，本院根據(jù)流程重組理論，對自主招標(biāo)采購流程進(jìn)行重組，建立與醫(yī)院官網(wǎng)、OA辦公系統(tǒng)、移動終端、供應(yīng)商、物資等的信息交流平臺，實(shí)現(xiàn)智慧招標(biāo)系統(tǒng)的管理模式[2]。

2 功能模塊

智慧招標(biāo)系統(tǒng)突破了傳統(tǒng)招標(biāo)采購模式的桎梏，提高了信息化程度[10]。通過對申購、審批、計(jì)劃、論證、調(diào)研、招標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)公示、合同簽訂、檔案歸檔等流程的分析，制定了相應(yīng)的信息化方案，將資源進(jìn)行有效整合，在重要節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)無紙化流轉(zhuǎn)、移動端審批和手機(jī)筆跡簽名等的電子化功能。

2.1申購模塊

智慧招標(biāo)系統(tǒng)在保留了現(xiàn)有模式中的申請單號、科室名稱、申報(bào)人員、申報(bào)時(shí)間、經(jīng)費(fèi)來源、設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算總金額、申請理由、主要配置、到貨時(shí)間等基線信息的基礎(chǔ)上還增加了自定義滿足醫(yī)用物資的特殊性。申購模塊中設(shè)計(jì)有申購資料、產(chǎn)品信息等手機(jī)端推送功能，設(shè)置有標(biāo)準(zhǔn)采購字典和自主關(guān)鍵詞填寫功能，對規(guī)范采購關(guān)鍵詞、醫(yī)學(xué)用語的信息化起到了促進(jìn)作用。各科室僅需要在智慧招標(biāo)系統(tǒng)中提交采購申請即可，不再需要提交紙質(zhì)申請和通過郵件發(fā)送電子申請。其次，各科室申購項(xiàng)目往往與科室預(yù)算相聯(lián)系，因此智慧招標(biāo)系統(tǒng)自動更新各科室的預(yù)算情況，控制超預(yù)算申購項(xiàng)目，有利于醫(yī)院總體的經(jīng)濟(jì)管理。此外，根據(jù)采購流程內(nèi)部控制制度，針對需要各級領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門審批環(huán)節(jié)，智慧招標(biāo)流程設(shè)計(jì)了移動端審批及手機(jī)筆跡簽名功能，為審批流程提供了便利。

2.2產(chǎn)品調(diào)研模塊

產(chǎn)品調(diào)研模塊設(shè)計(jì)包括了調(diào)研負(fù)責(zé)人、調(diào)研計(jì)劃、調(diào)研節(jié)點(diǎn)制定，以及產(chǎn)品論證、同類產(chǎn)品參數(shù)比較、產(chǎn)品信息發(fā)布等流程。與傳統(tǒng)模式相比，智慧招標(biāo)系統(tǒng)創(chuàng)建了相關(guān)信息發(fā)布平臺，便于供應(yīng)商獲取招標(biāo)信息以及提交其資質(zhì)或與投標(biāo)產(chǎn)品的相關(guān)信息。對需要論證的情況，專家可直接在系統(tǒng)中獲取相關(guān)信息并提交論證結(jié)果。該流程完成時(shí)系統(tǒng)可自動形成調(diào)研結(jié)論，報(bào)送相關(guān)部門審批并進(jìn)入下一步工作流程。

2.3招投標(biāo)管理模塊

招投標(biāo)是招標(biāo)采購活動中重要環(huán)節(jié)之一，不僅涉及招標(biāo)產(chǎn)品參數(shù)、價(jià)格、售后服務(wù)等，還涉及與供需雙方的信息溝通。因此智慧招標(biāo)系統(tǒng)的招標(biāo)管理模塊設(shè)計(jì)了采購公告發(fā)布、供應(yīng)商線上注冊、報(bào)名、審核、認(rèn)證、資料上傳、資料加密與解密等功能，大大減少了投標(biāo)人員到現(xiàn)場的次數(shù)，降低了供需雙方人力、物力和時(shí)間成本，還有助于特殊時(shí)期對疫情的防控。見圖1。

圖1 招標(biāo)管理流程圖

醫(yī)院可根據(jù)招標(biāo)產(chǎn)品的關(guān)鍵詞在專家?guī)熘凶詣舆x擇專家，并通過短信或微信向?qū)＜野l(fā)送評審時(shí)間、評審地點(diǎn)、評審內(nèi)容等。評審專家通過授權(quán)在智慧招標(biāo)系統(tǒng)中查閱解密后的電子投標(biāo)文件，并進(jìn)行評標(biāo)等工作。評審?fù)瓿珊竽K自動上傳專家的評審結(jié)果，并完成評審結(jié)果的匯總、評標(biāo)報(bào)告的生成和在網(wǎng)上發(fā)布中標(biāo)公告。中標(biāo)公示結(jié)束后可自動完成領(lǐng)導(dǎo)審批及合同生成等。

鑒于招標(biāo)流程中廉政風(fēng)險(xiǎn)較高，智慧招標(biāo)系統(tǒng)從評審專家的選定、評審流程及評審結(jié)果匯總等環(huán)節(jié)中加入廉政監(jiān)督，如當(dāng)評審專家上傳評審結(jié)果后不能再次進(jìn)入到上一個評審環(huán)節(jié)，如需修改評審結(jié)果評審專家需提交正當(dāng)理由，經(jīng)監(jiān)督小組討論決定后由經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)行修改，由此杜絕評審專家打錯分、打人情分、收集評標(biāo)信息等違紀(jì)行為的發(fā)生。廉政監(jiān)督的介入不僅降低了評審專家泄密的概率，也減少了投標(biāo)人對招標(biāo)結(jié)果的質(zhì)疑，堅(jiān)持了自主招標(biāo)公平、公開、公正的原則。

2.4檔案管理模塊

智慧招標(biāo)系統(tǒng)的檔案管理主要包括招投標(biāo)文件管理和后期合同檔案管理。

對于招投標(biāo)相關(guān)文件，智慧招標(biāo)系統(tǒng)設(shè)計(jì)了電子文件加密、解密、自動歸檔以及線下文件補(bǔ)充歸檔的實(shí)時(shí)歸檔功能。通過信息化管理加強(qiáng)了供應(yīng)商資質(zhì)、投標(biāo)文件、產(chǎn)品報(bào)價(jià)等的保密性，也為后期的說明書、培訓(xùn)資料、產(chǎn)品信息等資料提供了實(shí)時(shí)查閱，也增加了后期的掃碼產(chǎn)品序列號(SN碼)、筆跡簽名驗(yàn)收、資產(chǎn)標(biāo)簽打印、自動生成預(yù)入庫清單和對接入庫轉(zhuǎn)出庫的管理等功能。

合同管理模塊是在優(yōu)化現(xiàn)有合同管理[8]方式的基礎(chǔ)上進(jìn)行設(shè)計(jì)的，合同管理模塊增加了自動讀取合同的關(guān)鍵詞、檔案附件等功能，合同形成后經(jīng)OA系統(tǒng)發(fā)送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、科室執(zhí)行會簽，并完成付款計(jì)劃、保修期等的制定并具有以下特點(diǎn)：(1)可設(shè)置不同的合同模板，針對不同類型的采購可以自動生成相應(yīng)的合同；(2)匯簽審批完成后可生成帶水印的PDF，方便供應(yīng)商下載；(3)合同能對接保證金，付款計(jì)劃能自動生成；(4)后續(xù)可以對合同執(zhí)行進(jìn)行評價(jià)。

2.5風(fēng)險(xiǎn)控制模塊

智慧招標(biāo)系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了信息安全風(fēng)險(xiǎn)防控模塊，建立有應(yīng)用系統(tǒng)交互身份鑒別，依據(jù)系統(tǒng)分配權(quán)限控制用戶對文件、數(shù)據(jù)等訪問。對重要信息采用數(shù)據(jù)傳輸加密技術(shù)對數(shù)據(jù)流加密，對數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐暾酝ㄟ^數(shù)字簽名來實(shí)現(xiàn)。對投標(biāo)文件系統(tǒng)要求供應(yīng)商在錄入時(shí)錄入信息加密秘鑰。解密同樣要求供應(yīng)商錄入相同秘鑰以及相同秘鑰生成步驟獲取秘鑰，進(jìn)行AES解密。

2.6廉政建設(shè)模塊

智慧招標(biāo)系統(tǒng)不僅在招投標(biāo)管理模塊中設(shè)計(jì)了相關(guān)的廉政管理，對自主招標(biāo)采購流程中的其他環(huán)節(jié)也加入了廉政監(jiān)督機(jī)制。此外，系統(tǒng)還增加了供應(yīng)商履約評價(jià)的功能，對供應(yīng)商在一定時(shí)期內(nèi)執(zhí)行合同的情況進(jìn)行定性和定量分析，有助于醫(yī)院對供應(yīng)商做出客觀、公正的綜合評價(jià)，進(jìn)而達(dá)到“留優(yōu)去劣”、陽光采購的目的[11]。

3 運(yùn)行情況和實(shí)施效果

智慧招標(biāo)系統(tǒng)對自主招標(biāo)采購進(jìn)行流程重組，通過對申購、審批、計(jì)劃、論證、招標(biāo)、評標(biāo)、合同簽訂、檔案歸檔等模塊的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了各環(huán)節(jié)的有效銜接，對醫(yī)院的自主招標(biāo)采購產(chǎn)生了積極作用。

3.1大大降低了采購成本、縮短了招標(biāo)采購周期、提高了采購效率

自2021年1月起，本院開始在物資自主采購中使用智慧招標(biāo)系統(tǒng)。2020年自主招標(biāo)采購項(xiàng)目數(shù)量49項(xiàng)，招標(biāo)總金額1 476.4萬元。2021年1-10月，自主招標(biāo)采購項(xiàng)目數(shù)量58項(xiàng)，招標(biāo)總金額1 469.06萬元。

通過對20個參與投標(biāo)供應(yīng)商就其支出成本展開調(diào)研。同時(shí)統(tǒng)計(jì)了招標(biāo)人在立項(xiàng)申請、咨詢通知、咨詢會議、標(biāo)書擬定、標(biāo)書會簽、公告發(fā)布、接收報(bào)名、發(fā)送招標(biāo)文件、投標(biāo)文件遞交、通知開標(biāo)、打印表格、開標(biāo)、專家評審、合同簽訂和管理等環(huán)節(jié)的人力成本和辦公成本，結(jié)果表明，無論是招標(biāo)人還是投標(biāo)人，其2021年1-10月人力成本和辦公成本均值較2020年降低，且降低幅度明顯，見表1。由此可見，智慧招標(biāo)系統(tǒng)的使用能夠減少執(zhí)行各項(xiàng)活動所花費(fèi)的時(shí)間成本、人力成本和物資成本，提高采購效率。

3.2降低了信息不對稱，提高了信息透明度

智慧招標(biāo)系統(tǒng)搭建了信息交流平臺，供應(yīng)商可以從醫(yī)院官方網(wǎng)站和云招采平臺獲取招標(biāo)信息，并在相關(guān)平臺進(jìn)行報(bào)名、注冊完成投標(biāo)所需資料和投標(biāo)價(jià)格的提交，實(shí)現(xiàn)了招投標(biāo)信息共享，避免了因招標(biāo)信息不對稱給供需雙方帶來的影響，提高了招投標(biāo)相關(guān)信息的獲取速度，降低了信息不對稱程度，有效避免了信息延后、信息缺失等問題的發(fā)生。

表1 智慧招標(biāo)系統(tǒng)績效分析

3.3提升了檔案的規(guī)范化管理

智慧招標(biāo)系統(tǒng)中采用電子文檔替代紙質(zhì)文檔，提升了資料收集、檔案制作效率。歸檔時(shí)間從30 min優(yōu)化為實(shí)時(shí)歸檔，檔案查找從需要1 h左右減少至1～3 min，大大提高了檔案獲取效率，實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理。

3.4促進(jìn)了自主招標(biāo)采購的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)陽光采購

智慧招標(biāo)系統(tǒng)對招標(biāo)采購各環(huán)節(jié)進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化模塊設(shè)計(jì)，增強(qiáng)了自主招標(biāo)的嚴(yán)肅性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，促進(jìn)了自主招標(biāo)的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)智慧招標(biāo)系統(tǒng)通過信息公開、信息化技術(shù)運(yùn)用，構(gòu)建了全面、有效的招標(biāo)采購監(jiān)督管理體系，降低了人為因素對自主招標(biāo)活動的影響，實(shí)現(xiàn)了自主招標(biāo)的廉政建設(shè)和陽光采購，促進(jìn)了自主招標(biāo)采購的高質(zhì)量發(fā)展，提升了醫(yī)院自主招標(biāo)的公信力。

3.5激發(fā)了創(chuàng)新精神

通過智慧招標(biāo)系統(tǒng)的建立，加大了工作人員對招標(biāo)管理能力，通過質(zhì)量管理更加激發(fā)了相關(guān)人員的創(chuàng)新精神。目前，智慧招標(biāo)采購系統(tǒng)已取得兩項(xiàng)中華人民共和國國家版權(quán)局計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)登記證書(證書號：軟著登字第5434597、7197186)。

綜上所述，醫(yī)院物資采購為醫(yī)院正常運(yùn)行提供了物資保障，對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行合理的流程設(shè)計(jì)并降低招標(biāo)采購中發(fā)生的成本、提高采購效率和質(zhì)量成為醫(yī)院管理關(guān)注的重點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及國家對信息化發(fā)展的戰(zhàn)略部署，各級公立醫(yī)院應(yīng)加快智慧醫(yī)院的發(fā)展步伐。本院圍繞自主招標(biāo)采購業(yè)務(wù)，針對傳統(tǒng)采購模式所存在的問題和不足，自主研發(fā)了智慧招標(biāo)采購系統(tǒng)，通過對自主招標(biāo)采購系統(tǒng)中各環(huán)節(jié)進(jìn)行流程重組，實(shí)現(xiàn)了申購、審批、計(jì)劃、論證、招標(biāo)、評標(biāo)、合同簽訂、檔案歸檔等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，大大提高了醫(yī)院的采購效率和質(zhì)量，降低了采購成本，縮短了招標(biāo)采購周期，提升了信息透明度，加強(qiáng)了廉政建設(shè)，促進(jìn)了智慧醫(yī)院建設(shè)。