關于事業單位人事檔案管理信息化路徑探究

張金穎

（河北省保定水文勘測研究中心，河北 保定 071051）

0 引 言

人事檔案是企業對員工建立正確認識以及客觀評價的重要依據。近年來，隨著我國信息技術的不斷發展，人事檔案管理需要注重結合信息技術進行管理創新，才能有效滿足新時代的檔案管理發展需求。現階段，事業單位人事檔案管理需要基于現代信息技術與發展管理，全面開發和利用信息資源，著重突出人事檔案管理價值，才能促進人事檔案管理往科學化、規范化、系統化的方向發展。

1 人事檔案管理信息化內涵

人事檔案是個人身份、學歷以及資歷等方面的證據，與其工資待遇、組織關系等密切相關，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。人事檔案管理信息化發展，是將諸多具有實際價值的信息資源通過信息技術轉變為計算機能夠識別的符號，進行歸檔、整合以及信息提取等操作，逐漸轉為數字化信息的過程。總之，積極推動人事檔案管理信息化建設和發展，能夠充分展示事業單位運營實況、人員流動現狀、發展規模變化等情況，方便事業單位針對性做好人事管理戰略規劃、人事培訓、人才選拔等各項工作，加強事業單位內部人力資源儲備，提高人力資源管理工作的有效性。現階段，在人事檔案管理信息化建設過程中，能發現其中存在的問題，并有針對性地提出解決措施，成為提高檔案管理效率與質量的關鍵。

2 人事檔案管理信息化的作用

事業單位的人事檔案是個人信息的憑證，也是各部門開展工作的依據。因此，要想選拔優秀人才，就必須強化對人事檔案管理工作的重視程度。在信息技術不斷發展的新時代，我們可以利用其優勢，解決傳統檔案管理工作中的難題，實現人事檔案管理信息化建設，雙向提升檔案工作的質量與效率。相比于傳統檔案管理模式，信息化建設更有利于各個環節的創新，在降低檔案管理成本的同時，推動事業單位檔案管理工作高質量發展，以此為社會提供更加優質、高效的服務。

3 人事檔案管理信息化的意義

3.1 順應時代發展趨勢

隨著社會經濟和科學技術的發展，事業單位的各項工作都在進行改革和創新。就目前情況而言，將計算機信息技術融入事業單位建設發展中已是時代發展的必然趨勢。只有事業單位重視人事檔案管理信息化建設，才能全面分析各項工作，打破傳統人事檔案管理模式的弊端，有效提升檔案管理的質量與效率，實現事業單位的人才培養與優化。因此，只有與時俱進更新管理觀念，順應時代發展的趨勢，做好檔案管理創新工作，科學應用新型技術，才能有效發揮人事檔案管理對事業單位發展的積極作用。

3.2 提升檔案管理效率

事業單位人事檔案管理工作看似簡單，實則不然。該項工作涉及內容較為繁雜，主要包括工作人員的學習經歷、工作經歷等多項信息。因此，事業單位人事檔案管理工作量大且較為瑣碎。如果僅是依靠管理人員進行登記，不僅需要較長時間和較高成本，可能還會導致數據出現遺漏或者錯誤的現象，從而影響事業單位的發展進程。同時，還為后期檔案提取工作增添了許多不必要的麻煩。另外，一旦有管理人員離職或者調任，其交接工作根本無法在短時間內順利完成，這對事業單位的影響是較為嚴重且不容忽視的。因此，只有持續加強對事業單位人事檔案管理工作的重視程度，合理應用新時代的信息技術，構建信息化的人事檔案管理模式，才能在確保檔案管理質量的基礎上，提高檔案管理工作效率，實現單位服務質量質的飛躍，進一步促進事業單位可持續發展。

3.3 降低行政成本

從傳統檔案管理模式來看，其管理類目相對較多，后續檔案查閱效率較低，修改流程也相對煩瑣，無法在短時間高效、高質地處理大量信息。一旦上級單位或者事業單位本身對檔案整理工作有時間限制，就會進一步加大檔案人員的工作量。通常情況下，他們會選擇申請增加辦公經費或者工作人員數量的方法，以此提高檔案管理效率。但此種處理方式導致行政成本大幅提升，不利于檔案管理工作的可持續發展。因此，應用信息技術對大量的人事檔案信息進行電子歸檔，既可以保障后續檔案查閱工作的便捷性，又可以有效降低行政管理成本，最大限度發揮信息技術對人事檔案管理工作的積極作用，確保事業單位人事檔案管理質量的穩步提升。

4 人事檔案管理信息化現存的問題

4.1 沒有意識到信息化建設重要性

就目前情況而言，大多數事業單位管理人員對人事檔案管理存在一定的誤區。他們片面地認為人事檔案管理只是保存多項文件資料，只要確保不丟失即可，對事業單位發展沒有什么實質性的作用。基于此，管理人員對人事檔案管理重視程度不夠，導致其信息化建設難以有序推進。因此，檔案管理理念的落后，導致檔案管理方式難以與時俱進，使人事檔案管理始終處于被動發展狀態，多項檔案資料收集完整度不夠。

4.2 配套基礎設施不完善

在事業單位人事檔案管理信息化建設過程中，沒有與之配套的基礎設施，就會使檔案信息無法及時更新，信息傳遞效率不高，難以有效保障檔案資料管理的效率與質量。另外，由于缺乏完善的基礎設施，導致人事檔案管理資料存在較大的安全隱患，很多不法分子會針對檔案管理系統中的漏洞與薄弱環節進行一些非法操作。例如，通過植入木馬病毒導致數據發生更改與泄露等問題，無法確保人事檔案資料管理的安全性與保密性。

4.3 檔案管理人員素質有待提升

檔案管理人員的專業素養直接決定了檔案管理的效率與質量。但現階段，很多檔案管理人員受到傳統檔案管理理念的限制與影響，對現代化信息技術的了解與操作存在一些問題，限制了人事檔案管理信息化建設的發展。雖然，人事檔案管理工作看起來非常容易，但實際操作過程中卻需要極強的專業知識與方法才能實現檔案管理的科學化、規范化發展。同時，檔案管理行業整體待遇水平不高，工作環境有待改善等問題，導致很多高素質、高技術的人才并不愿意選擇人事檔案管理工作。因此，部分事業單位為了保持自身檔案管理工作順利進行，對選擇內部或者外部類似從業經歷的人員負責該項工作，導致組建的檔案管理隊伍缺乏專業性，不利于人事檔案管理信息化建設的高質量、可持續發展。

4.4 檔案管理職責范圍不清晰

現階段，大多數事業單位尚未對檔案管理人員具體應該承擔的職責與管理范圍作出明確劃分，導致人事檔案出現問題時，容易因職責交叉、權責不清而引發互相推諉責任的現象，不利于人事檔案管理信息化高質量發展。

5 人事檔案管理信息化解決對策

5.1 提高對人事檔案管理信息化的重視程度

要想有效發揮人事檔案管理信息化建設對促進事業單位發展的積極作用，相關管理部門就要提高對其重要性的再認識。第一，做好人事檔案管理監督與檢查，督促管理人員做好人事檔案管理工作，為開發和利用檔案資料打下堅實基礎。第二，定期考察人事檔案管理信息化過程中存在的問題，并針對性提出解決措施，以規避信息化建設過程中的矛盾與沖突。第三，及時轉變傳統檔案管理觀念，與時俱進不斷創新檔案管理信息化技術，結合自身實際情況進行優化和調整。同時，詳細記錄事業單位工作人員的基本信息、個人成就以及能力水平等方面，使人事檔案管理真實反映員工的個人綜合素養，為事業單位人才選拔提供實質性的指導和幫助，全面發揮人事檔案管理信息化技術應用的優勢。總之，事業單位應緊跟時代發展步伐，巧妙結合信息技術與人事檔案管理，強化對其各項工作的重視程度，落實各個環節的監督和檢查，才能不斷提升人事檔案管理信息化水平。

5.2 完善人事檔案管理信息化基礎設施配置

“工欲善其事，必先利其器”，人事檔案管理信息化建設也是如此。只有不斷完善基礎設施配置，才能促進人事檔案管理方式創新、優化與完善，從而打造全新的人事檔案管理模式。第一，構建人事檔案管理信息化網絡管理平臺，以電子化數據信息處理方式積極落實工作人員個人檔案信息的高效錄入，規避傳統人工整理檔案信息的耗時、費力等弊端，保障人事檔案管理的實效性、快捷性，從而為使用者提供更加方便的查詢、檢索等幫助，確保人事檔案信息資源得到合理開發與利用。第二，建立專門的網絡入侵檢測防御系統，主動抵御非法入侵，確保進出數據的安全性。第三，建立網關病毒防御系統，阻斷病毒傳播路徑。同時，重視防火墻安全建設，必須具備獨立的硬件設施、軟件程序、全狀態監測模塊以及權限劃分功能。當人事檔案管理信息化系統出現問題時，防火墻可實時發出警告，以便相關工作人員及時做出處理，保障人事檔案信息資源的安全性與可靠性。

5.3 提升人事檔案管理工作人員的專業素養

人事檔案管理信息化建設的高質量發展離不開專業的檔案管理人員加持。因此，要想有效保證人事檔案管理信息化發展的效率與質量就必須重視對檔案管理專業人才的培養。第一，可定期組織檔案管理信息化建設專業知識與技能培訓，提高專業人員的專業素養。第二，采用激勵機制，針對考核合格的管理人員適當的物質與精神獎勵，調動管理人員的工作積極性，從而以飽滿的熱情投身到人事檔案管理信息化建設過程之中。第三，邀請行業專家開展檔案管理信息化建設專題講座或者實踐活動，提升管理人員的實際操作能力。第四，給予工作表現優異的管理人員更高層次的進修機會，進一步提升事業單位人事檔案管理信息化建設水平。第五，加大人事檔案管理崗位的福利待遇，采取“留住”核心人才，“引進”專業人才等方式，組建專業人事檔案管理信息化建設團隊，全面提升人事檔案管理質量與效率。

5.4 明確事業單位人事檔案管理信息化職責

為高效、高質落實人事檔案管理信息化發展與建設，事業單位必須結合自身實際情況，打造個性化的人事檔案管理系統。利用新時代的大數據技術、電子掃描技術以及計算機技術加強對人事檔案信息資源的更新、歸檔與整合，充分落實人事檔案動態化、信息化管理目標。總而言之，人事檔案管理信息化系統的構建，不僅需要記錄人事檔案資料的日常使用，更要加強人事檔案的智能化、自動化管理應用。針對人事檔案管理信息資源中涉及員工個人隱私的資料，必須加強權限設置，在不損害他人合法權益的基礎上，提升人事檔案信息資源的使用安全性。另外，事業單位要不斷完善人事檔案管理信息化機制，嚴格實施權責制度。首先，人事檔案管理部門要與人事檔案生成部門之間加強溝通和交流，確定人事檔案管理整體目標和分解具體職責，將其落實到各個崗位之上，劃分具體責任到個人。一旦人事檔案管理出現問題，就可直接追溯到個人，快速查找問題根源，方便及時采取解決措施，規范化人事檔案管理工作，提升人事檔案管理效率。

6 結 語

綜上所述，事業單位人事檔案管理信息化建設正處于持續發展階段。因此，針對管理過程中存在的問題，我們應提高對人事檔案管理信息化的重視程度，完善人事檔案管理信息化基礎設施配置，提升人事檔案管理工作人員的專業素養，明確事業單位人事檔案管理信息化職責，才能有效促進其人事檔案管理工作逐漸轉變為信息化管理過程，真正發揮人事檔案資料對促進事業單位發展的積極作用，推動事業單位高質量、可持續發展，從而為廣大人民群眾提供更加優質的服務。