ERP 系統下企業財務成本管控策略研究

朱 麟

（資陽中車電力機車有限公司，四川 資陽 641300）

0 引 言

進入信息時代，很多企業開始關注ERP 系統，思考如何利用ERP 系統提高企業管理效率，為企業帶來更多的經濟效益。財務成本管理屬于企業內部控制的有效手段，將ERP 系統引入財務成本管理工作中有助于提高財務成本管理效率，優化財務成本管控機制，促進企業核心競爭力的提升。

1 ERP 系統概述

企業資源計劃（ERP）是指根據系統化管理理念，運用信息技術為企業決策層以及職員提供決策運行手段的管理平臺。ERP 系統通過軟件將企業資源進行優化配置，并整合企業內部各項經營活動，提升經營效率。伴隨ERP 理論的日漸完善，已有眾多優秀的ERP 系統與集成解決方案問世，常見的ERP 系統方案供應商包括Oracle、SAP、用友、金蝶等，所提供的管理系統功能強大，集成性好。其中，集成性屬于ERP系統最典型的特點，也是其最大的優勢。該系統在后臺集成了多個功能模塊，包括項目管理、生產管理、銷售管理、物料管理、質量管理、財務成本管理等模塊。在系統中數據模型是集成的，采用統一的數據定義與標準，保證所保存數據的唯一性與共享性。不同模塊可根據相關規則直接引用或共享相關源頭數據，無須對數據進行轉換與翻譯，無須重復存儲，從而確保了數據的一致性、實時性和共享性。因此，ERP 系統能夠實時反映企業業務動態管理信息。

2 ERP 系統對企業財務成本管理的意義

2.1 促使企業財務管理與運營管理的統一

將ERP 系統引入企業財務成本管理工作中能使管理形式得到優化與改進。基于傳統層面來看，ERP系統使財務成本管理概念得到進一步拓展。傳統財務成本管理只是針對財務工作，而極少涉及管理方面的內容。而引入ERP 系統后，企業財務成本管理工作可將企業的生產、運營、營銷等不同環節加以整合，并將企業運營管理中涉及的全部內容納入財務成本管控范疇。這樣使企業各管理環節的內容與財務成本管理形成了一定的聯系。基于綜合理論體系的視角全面分析企業運營現狀，可促進企業財務管理與業務管理的一體化發展，從而實現真正意義上的企業全面管理。

2.2 對企業運營狀況進行動態反映

將ERP 系統應用到企業財務成本管控中有助于突出財務管理的中心地位。系統能將業務數據與財務數據相區別，根據相關規定將業務數據轉化為財務數據。在此過程中規則是提前定義的，傳遞時間是及時的，在平日業務管理中并無過多干預，充分體現出業務財務的高度一致性。相較于財務數據來說，業務數據一般更清晰、明細，含有更豐富的信息量。在進行財務分析時可利用系統的集成功能連接到業務數據與財務數據的前端，仔細分析這些數據，確定原因，預測趨勢，促進財務管理水平的提升。同時，對企業運營數據進行更科學的核算，獲得更加準確、全面的信息，讓企業決策者能夠了解企業的運營動態。如果發現超預算或超出計劃成本的問題，ERP 系統會自動鎖死或發出警報，及時向企業預警，防范財務風險的發生。另外，ERP 系統的權限設置也能夠防止人為舞弊行為給企業造成的損失。

2.3 對成本流程加以優化，提高成本管理質量

為提高成本管控效率，需優化現有的成本管理流程。綜合考慮成本管理流程與企業內部控制、風險控制等要求，對ERP 系統進行流程優化，使管理流程更加科學合理，并滿足企業風控與內控的要求。將傳統的人工審核改為ERP 系統審核，通過對流程的優化與固定，實現對成本的優化控制。

3 ERP 系統在企業財務成本管理中的應用

3.1 ERP系統下材料采購成本的管控

企業的經營類型不同，其成本分配也存在不小的差異。以生產制造類企業為例，對原材料的消耗量大，需要投入大量資金，原材料就占用了企業大量的流動資金。為此，必須重視這類成本的管控。原料成本的管控流程如圖1 所示。管理層需確定好目標成本，結合具體需求制訂計劃成本，再根據計劃成本確定合理的采購數量。根據采購計劃開展原材料采購工作，之后進行庫存管理。根據出庫單與現場的核銷盤點掌握原材料的用量，從而形成領料出庫單自動匯總材料成本。單價、材料損耗、倉儲成本是影響采購成本的主要因素。利用ERP 系統的期間計劃就可以對該期間預計完成的生產目標進行系統定量計算，得出理論材料需求量，進而達到真實核算成本的目的。另外，采購人員與成本控制人員要密切關注市場原材料的價格信息，一旦原材料價格下跌應盡快開展預算，及時存貨，以較低價格購入材料。存貨實行ABC 分類管理，采用循環盤點方式，以減少倉儲環節的損失，并盡量縮短存貨周轉周期，以減少資金占用。出庫實行先進先出，防止存放時間太久造成過期。系統會自動生成庫齡表，方便工作人員管理，以便及時發現長期積壓庫存，及時進行處理。

圖1 原料成本的管控流程

3.2 ERP系統下的人工成本管控

企業間的競爭本質上就是人才的競爭。若企業擁有更多技術型、專業型的人才，就可能在市場競爭中占據有利的位置。人才作為企業的重要資源，自然對薪資的追求也較高。對于企業來說，人工成本支出在總成本支出中的占比較大。在人工成本管理中主要實行合同管理，按照企業的招聘計劃與期間計劃開展勞務招標工作。當招聘員工結束后應盡快把合同內容輸入管理系統，同時，圍繞工作類型、工作內容等信息開展預結算，獲取第一手的成本數據，便于對成本的有效控制。

3.3 ERP系統下固定資產成本管控

生產設備、廠房等固定資產在企業資產中的占比約為15%。若能對固定資產成本進行有效控制能大幅提高企業的財務成本管理水平。關于固定資產的管理是以總體計劃與期間計劃為依據制訂采購計劃，然后圍繞系統的固定資產動態臺賬分析設備、自有資產等資源，從而確定租賃或調撥方式，構建項目的設備臺賬，完成對固定資產的核算。薪資、設備的維修保養屬于固定資產的兩大成本構成要素。利用ERP 系統對上述資源進行有效配置，能大幅提升設備的利用率，并盡量避免出現設備閑置現象。

3.4 利用ERP系統實現財務業務一體化管理

將ERP 系統引入企業管理中讓企業財務管理與業務管理具有信息化、集成化的典型特征。在具體應用過程中業務成本與財務成本在統計規則與業務處理流程方面存在不小的差異。而這種差異性導致兩個模塊間的信息傳輸面臨較大的困難。利用ERP 系統構建成本科目就能讓兩個模塊間的數據信息有了溝通橋梁，讓成本數據具備財務科目的相關屬性，方便從不同維度反映項目成本。這有利于避免出現重復統計。在系統中項目管理模塊與財務管理模塊間的映射關系實現了數據的通用與共享，而通過映射關系與BOTP 轉換函數可以將業務單據數據進行集成處理，最終實現財務模塊與業務模塊的一體化，使管理流程得到大幅度簡化。各部門工作人員利用ERP 系統能完成財務單據的推送，節省人工傳輸的時間，并提高了信息的準確性。

4 ERP 環境下企業財務成本管理存在的不足

4.1 企業缺乏完善的ERP系統

導致ERP 系統尚不夠完善的因素主要包括外部因素與內部因素。就外部因素而言，國內從事ERP 軟件研發的公司大多不重視對用戶企業后期系統的優化，將精力重點放在軟件開發的前期營銷上，以獲取更多經濟利益。新研發的ERP 系統讓企業用戶在實際應用的過程中覺得與企業生產實際或內部管理的需求還存在一定的差距。由于任何新模式都需要較長的時間去磨合，而軟件公司極少跟進為用戶企業提供專門的維護服務。就內部因素而言，部分企業用戶利用ERP 進行投資決策時，過于相信ERP 軟件公司所宣傳的內容，并未結合自身需求進行充分的調研，沒有充分考慮企業的組織架構、管理理念與ERP 系統的流程化管理模式是否相適應，因此，導致ERP 中各子模塊間不能有效連接協調，不僅影響到管理效率，也增加了應用成本。

4.2 財務信息安全管理水平有待提高

采用ERP 系統實施財務成本管理后，財務風險的種類、風險關鍵控制點、表現形式都有了顯著的改變。傳統財務成本管理風險主要集中在工作人員操作失誤、串通舞弊上，而現在則轉變為ERP 系統的信息化安全管控風險。這要求企業領導除了要掌握專業技能，還需了解與信息技術安全有關的常識。引入ERP系統后，企業長期積累的關于內控管理的經驗價值被抵消，在新模式下企業財務內控管理經驗將從零開始，傳統的內控管理經驗并不適用于ERP 系統。

4.3 企業財務工作者的業務能力有待提升

盡管很多企業引入了ERP 系統，但該系統多處于半自動化狀態。在進行財務成本管控工作時，仍離不開財務人員的人工操作，這對財務人員的業務處理能力提出了新的要求。為高效利用ERP 系統，收集企業內部有價值的數據，財務管理人員不僅要熟悉財務方面的知識，還需了解企業其他部門的業務。然而現實中很多企業財務管理人員的業務技能一般，信息化能力有待提升，對其他部門的業務也不熟悉。這制約了ERP 系統在企業財務成本管理中的作用發揮。

5 應用ERP 系統強化財務成本管控的保障措施

5.1 強化安全防范意識，重視數據安全管理

為確保ERP 系統在財務成本管理中發揮積極作用，必須重視對財務系統的保護，確保企業數據信息的安全，防止數據被篡改，保證財務數據的完整性。財務系統的數據風險主要有數據備份異常、數據被盜取、數據無法讀取等。在ERP 系統下企業的財務數據安全管理面臨更多挑戰。為此，要打造標準化機房，這屬于最基本的標準化硬件設施，能夠確保硬件系統的安全穩定運行。對機房數據采取標準化安全管理措施，需做好數據備份工作，完善自動備份制度，設置安全系數更高的身份認證門檻，合理設置系統權限，保障操作的合法性與合規性。另外，可運用數據加密技術對重要數據進行處理，確保數據安全。最后，要制定一套完善的系統數據實時監控與安全保密制度，對ERP系統人員操作權限授權必須嚴格控制，最大限度避免人為泄露風險。如果條件允許可聘請專業的系統維護技術人員負責系統安全管理，嚴禁使用外帶的移動存儲介質，預防病毒入侵，從而保障企業數據庫的安全。

5.2 形成科學的溝通機制，實現信息共享

ERP 系統為企業內部各部門及人員創設了良好的信息共享環境。部門之間要想充分交流，有效溝通，需構建科學的溝通機制，為部門間的協作打好基礎。構建健全的信息溝通機制，也屬于財務成本內控管理的重要前提條件。這能促使各部門間有效傳遞、交換信息，利于部門間的數據共享，并對深化財務成本內控管理有積極的作用。

5.3 加強對專業人才的培養

不同于傳統財務成本管理，ERP 系統下財務成本管理更關注對市場狀況的預測以及對歷史數據的研究，要求企業進行合理規劃與充分研究，及時修正目標成本，使其符合企業的實際狀況。為此，企業需重視對ERP 專業人才的引進與培養。在人員招聘環節注意挑選出更多專業能力強的人才，同時，加強對在職財務人員的業務培訓，重點學習ERP 系統的使用方法、ERP 財務成本管理方法等，掌握目標成本法等內容，不斷提高企業財務人員的專業水平，使其更好地適應ERP 模式下的財務成本管理工作。同時，企業要加強對財務人員的職業道德培養，組織他們學習相關法律、政策、企業財務規章制度等，強化財務人員的法律意識與風險防范意識，用道德這把尺子自覺規范自己的財務行為，杜絕違規操作引發的財務風險。此外，企業可與一些高校合作，構建人才培養與輸送計劃，高校開設專門的ERP 財務管理專業，為企業輸送更多專業性人才。

6 結 語

綜上所述，ERP 系統的應用為企業財務成本管理提供了一種新模式，有助于理清成本的來龍去脈，精準分析相關成本，從而為管理層決策提供有效的依據。為此，企業應注重ERP 系統的運用，充分發揮ERP 系統在財務成本管控中的作用，推動企業實現可持續發展。