業財一體化構建的實踐

李清雯

業財一體化構建的實踐

李清雯

（大錳投資有限責任公司，廣西 南寧 530028）

業財一體化建設把財務數據與業務數據串聯在一起，實現業務數據和財務數據同步、同源、統一，提高工作效率，進而推動企業健康有序發展。文章以NC為核心的ERP建設為例，簡要介紹項目的工作思路、建設流程、主要模塊構建、達到的效果及建議，以期為其他企業提供經驗。

工作思路；建設流程；模塊建設；效果；建議

引言

業財一體化就是業務和財務融合，把業務數據和財務數據實時結合融為一體，有效實現公司數據共享和信息互通，有效促進公司專業化和精細化管理。

隨著公司不斷發展，管理工具需要不斷創新，業財一體化建設可以業務為起點，融合業務流程、財務流程、風控和管理流程為一體，及時高效處理公司業務，為公司決策提供及時有效的數據。本文以NC為核心的ERP系統建設項目為例，簡要介紹ERP系統的建設過程，分享該項目建設達到的效果和建議。

1　項目工作思路與建設流程

1.1　工作思路

1.1.1建設ERP系統公司（甲方）的工作思路

（1）成立項目小組，包含項目負責人和各環節關鍵用戶。

（2）準備好服務器主機、培訓測試所需辦公場所。

（3）收集整理財務、供應鏈等靜態基礎數據提供給用友公司。

（4）聯合用友公司組織關鍵用戶進行培訓，通過考試形式確保關鍵用戶已經掌握培訓內容。

（5）通過獎勵等方式激勵員工主觀能動性，在規定時間內高效完成既定目標。

1.1.2用友公司（乙方）工作思路

（1）成立項目小組，針對性對接甲方各個模塊。

（2）收集調研資料，根據甲方的需求形成需求分析報告。

（3）根據甲方需求開發產品，導入相關數據進行系統測試，確保達到使用效果。

1.2　項目建設流程

整體項目分三期完成，第一期實現基礎管理功能，完成財務會計、供應鏈、企業績效管理三大模塊的工作；第二期完善供應鏈的采購和銷售結算，聯動前端業務單據進行結算審批、完成費用管理模塊的工作；第三期完成資金管理、協同辦公、內部交易、分析模塊的工作，基本完成ERP的建設（如圖1所示）。

圖1 ERP建設

圖2 采購管理

2　實踐中主要模塊建設

2.1 供應鏈-采購管理

采購管理主要流程如圖2所示，采購步驟需要依次完成。

（1）采購合同管理。通過采購合同維護節點，填寫合同基本要素，上傳合同附件，線上審批完成后點擊生效即可。該節點可以通過單維度或多維度如供應商、物料、合同編號、簽訂日期等合同基本要素查詢各種狀態下（已生效、審批中、已完結）的采購合同。

（2）采購訂單管理。采購訂單依托于采購合同，一個采購合同可對應多個訂單。采購訂單是采購合同的細化，如長期采購合同可通過采購訂單分解到每月的采購數量和采購金額。

（3）采購入庫單。在貨物質量檢測合格，且貨權屬于公司后，相關業務人員可以引用采購訂單錄入產品的物料名稱、數量等基本信息生成產品入庫單。由于系統將不同業務類型劃分為不同的成本域，所以在本環節錄入入庫產品的相關信息時要注意選擇正確的成本域，否則會影響財務的成本結轉。

（4）采購結算單。該環節類似于發票掛賬環節，收到采購發票并核對無誤后，業務員要進行采購結算。采購結算引用入庫單生成后，核對好需要結算的產品名稱、數量、金額，生成采購結算單，待采購結算審批后，該環節即可完成。如果已經達到結算時點，但還未收到供應商的發票，此時也需要在該環節進行采購結算，步驟與收到發票一樣，不同點就是后者有可能還不是最終的結算數據，后續需要沖紅該結算單，按照收到的發票信息重新進行結算。

（5）采購發票。引用采購結算單維護采購發票的相關信息，包含發票類型、發票分類、發票號、發票日期、供應商、庫存組織、物料編碼、規格型號、單位、入庫數量、發票數量、無稅金額、稅額、含稅金額等關鍵信息。保存后該發票一是會自動傳送到應付系統形成應付單，引用應付單生成對應憑證，二是會自動形成采購結算單和采購入庫單，傳送到財務會計的存貨核算系統，形成對應的采購入庫。

若未收到發票則無須操作該環節，直接點擊采購結算單上的暫估按鈕，會形成相應的暫估應付單傳送至應付管理系統，等發票收到時再引用對應的采購結算單維護對應發票信息，同時系統會自動沖紅之前的暫估。

2.2 供應鏈-銷售管理

銷售管理主要流程如圖3所示，步驟需要依次完成。

圖3 銷售管理

（1）銷售合同管理。通過銷售合同維護節點，填寫合同基本要素，上傳合同附件，線上審批完成后點擊生效即可。該節點可以通過單維度或多維度如客戶、物料、合同編號、簽訂日期等合同基本要素查詢各種狀態下（已生效、審批中、已完結）的銷售合同。

（2）銷售訂單。銷售訂單依托于銷售合同，一個銷售合同可對應多個銷售訂單。銷售訂單是銷售合同的細化，如長期銷售合同可通過銷售訂單分解到每月的銷售數量和金額。

銷售訂單這個節點可以管控發貨量，如某一客戶已經達到公司內部給予的信用額度或賬期天數，銷售訂單就不能往下一環節流傳。如果需要往下流轉就必須通過預設好的審批流程，該功能可以控制發貨量，避免超信用額度和期限發貨。

（3）銷售出庫單。貨物出庫后就可以引用銷售訂單做出庫單，銷售出庫單一旦形成就會自動生成銷售成本結轉單，即供應鏈系統出庫就會形成成本結轉。類似入庫單，在本環節錄入出庫產品的相關信息時要注意選擇正確的成本域，否則會影響財務的成本結轉。

（4）銷售結算單。貨物達到結算條件時，業務員引用出庫單生成銷售結算單，核對好需要結算的產品名稱、數量、金額，經過審批后傳給財務開具發票。

（5）銷售發票。如同采購發票環節，銷售發票也是引用銷售結算單維護銷售發票的相關信息，包含發票類型、發票分類、發票號、發票日期、客戶、庫存組織、物料編碼、規格型號、單位、出庫數量、發票數量、無稅金額、稅額、含稅金額等關鍵信息。保存后該發票會自動傳送到應收系統形成應收單，引用應收單生成對應憑證。

如果因各種原因沒有開具銷售發票，則不用操作該環節，直接點擊銷售結算單上的暫估按鈕，此時會生成對應的未確認應收單傳送至應收管理系統；等發票開具時再引用對應的銷售結算單維護對應發票信息，同時系統會自動沖紅之前的暫估。

2.3 供應鏈-內部交易

內部交易模塊專門用于集團內貨物的買賣與調撥。主要操作流程為：集團A公司發起調撥申請—集團A公司調撥訂單—集團A公司發貨單—集團A公司調撥出庫—集團B公司調撥入庫－內部結算單（附審批流程）－集團A公司形成應收單、調撥出庫單－集團B公司自動形成應付單、調撥入庫單－A、B公司引用應收、應付單生成憑證（主要流程圖如圖4所示）。

圖4 內部交易

2.4 供應鏈-庫存管理

除了上述說的采購入庫單、銷售出庫單、調撥入庫、調撥出庫可以在這個模塊操作和查詢外，與供應鏈庫存有關的信息都可以在這里查找。常用功能包含其他入庫、其他出庫、轉庫、現存量、收發存匯總表、庫存出入庫流水賬等等。

2.5 財務-應收、應付管理

銷售結算和采購結算形成后將自動流傳至財務的應收和應付系統，表明公司有應收款項和應付款項。應收單、應付單與收款單、付款單核銷后得到實時的應收余額和應付余額，還可以查詢供應商和客戶的賬齡分析。

2.6 費用管理

員工個人報賬可以在專門的網報系統進行操作（如圖5所示），該信息可以同步到NC系統。費用管理可以有效管控費用，避免超預算報賬，可以同時控制全年總額和每次業務發生額。差旅費報銷單，培訓費報銷單需要關聯已經審批完成的出差申請表、培訓申請表，促使員工先走審批流程。

圖5 費用管理

2.7 資金管理

開戶申請、賬號錄入、匯票、付款申請，上劃和收到集團資金，銀行貸款、銀行融資等與資金相關的業務都在該環節操作。資金管理系統可以查詢每個賬戶余額，也可以查詢每個賬戶在集團的資金余額，更好地對資金進行集中管理。另外通過資金計劃的編制，在線上控制資金的支出，不允許超計劃付款。通過月末或年底生成的資金執行情況表，有效分析資金計劃執行情況。使用銀企直聯、NC系統審核過的付款申請單可以通過再次審核付款單的方式讓銀行直接付款，避免付款時發生重復制單或金額輸錯的風險。

3　達到的效果

3.1 初步達到業財一體化

采購、銷售、庫存、資金、財務核算能聯動起來，構成完整鏈條，形成閉環管理。業務端數據也能快速傳達到各個相應部門，節省傳輸時間，并且為財務前置管理提供更好的條件，讓財務更好地發揮監督功能。從財務端的憑證可以聯查到前端涉及的所有相關節點信息，清楚了解整個鏈條的流轉，明確業務的合同流、貨物流、資金流和票流。各個部門都可以在系統中查到相關的信息，達到信息共享的效果。

3.2 統一財務核算

集團通過基礎數據的錄入達到物料編碼、供應商編碼、客戶編碼、會計核算的統一，避免同一集團下不同公司使用不同的編碼和規則核算，也為集團合并報表做好基礎工作。統一各項數據的口徑，有利于高效精準歸集集團內各項數據。

3.3 實現移動操作和審批

突破只能在PC端操作單據的局限，每位員工可以在手機上安裝友空間，在友空間發起請假、公休、合同等等單據的審批；也突破只能在PC端審批的局限，在NC（電腦端）發起的各項審批在手機端就能審批，真正實現移動審批，加快審批速度，提高辦事效率。

3.4 實現數據實時分析

要求業務人員、財務人員今天必須把昨天發生的單據錄入對應環節中，通過個性化報表的編制，系統可以實時歸集相應的數據形成分析表格，并把對應分析表格發送到規定的人員手機上，實現數據實時分析，有利于領導實時掌握企業運營情況，有效決策。

3.5 實現客戶信用額度管控

為了擴大市場份額，每個企業會根據市場行情、企業自身情況賒銷貨物。企業根據客戶的資質和實力給予不同的信用額度和回款賬期。由于數據的延遲性或管理脫節等因素，人為控制發貨量經常會達不到實際效果，設好的回款賬期和信用額度形同虛設。通過信息化系統，在訂單環節加入信用額度控制，可達到通過信用額度和回款期控制發貨量。凡是超過信用額度或超過應收款的回款期，系統都會禁止形成訂單，如要形成銷售訂單必須通過特殊審批，這一功能可實現系統控制發貨量。

3.6 通過內部交易達到集團內聯動

集團內銷售發貨的公司調撥出庫后信息就自動傳輸到對應采購公司的調撥入庫，簡化采購公司做采購訂單和采購入庫的工作量，也達到雙方在物料、數量、結算金額上統一，節省后續對賬時間。

3.7 有助于集團資金統一管理

通過資金管理系統，集團可以實時掌握分子公司的資金情況，確保資金信息的及時性和準確性，更好地實現資金內部調撥和資金集中管理，有利于集團統一安排資金，提高資金效益。

4　建議

4.1 克服員工的畏難情緒，調動員工積極性

信息化系統項目是一個長期工程，需要分階段跨幾個年度才能完成。在這期間，員工難免會出現疲懶現象和畏難情緒。可以通過階段性考試滿足員工的成就感，通過階段性評優如評選優秀個人、優秀團隊、最佳操作手等激發員工的積極性，偶爾通過線上趣味有獎競答活動放松員工心情，也會通過階段性懲罰措施督促員工認真對待項目建設各項工作。

4.2 結合企業自身特點，切忌生搬硬套

業財一體化建設并非一蹴而就，每個企業經營范圍不同、需求不同、想要達到的效果不同，所以不能生搬硬套別的企業的操作方式，需從企業的實際出發，認真梳理業務流程，充分調研，結合銷售、生產、采購、財務、內控、企業管理等方方面面制定出符合自己企業需求的信息化系統。要充分與用友公司項目組溝通企業的實際情況和需求，形成符合企業實際的需求調研報告，最終開發出適應企業的系統。

4.3 審批流程適當優化

為了控制風險，企業進行業務前都需要經過適當的審批，審批流程的設計不用太長，對不合理、不必要的審批節點進行精簡優化，對涉及內部控制和風險點的節點進行合理審批、分級授權，達到既有效管控風險又提高效率的目的。

4.4 設置專人增設物料等基礎信息

系統建設過程中會出現集團內不同的公司需要增設同一供應商、客戶、物料等信息的情況，如果不設置專人管理，就會出現同一個物料有不同的物料編碼，給人造成誤解和錯誤使用。設置專人管理之后，通過統一審批、關鍵字不允許重復和管理人員做好備查等方法達到相同物料、客戶、供應商等基礎通用數據的唯一性。

5　結束語

ERP系統的建設是企業提高運營管理，實現業財一體化的必經之路，現代企業借助ERP系統可以實現企業的信息化和精細化管理，實現信息共享，提高工作效率，進而推動企業健康有序發展。

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Practice of Intergrated Construction of Business and Finance

The construction of business finance integration connects financial data with business data, realizes the synchronization, homogenization and unification of business data and financial data, improves work efficiency and promotes the healthy and orderly development of enterprises. Taking the ERP construction with NC as the core as an example, this paper briefly introduces the working ideas, construction process, main module construction, achieved effects and suggestions of the project, in order to provide experience for other enterprises.

working ideas; construction process; module construction; effects; suggestions

F272; F275

A

1008-1151(2022)06-0199-05

2022-03-19

李清雯，女，廣西桂平人，大錳投資有限責任公司財務經理，從事財務管理工作。