財務機器人在企業財務活動中的應用探討

孔令君

(中國電信股份有限公司 湖北財務共享服務中心，湖北 武漢 430000)

近年來，在大數據技術、人工智能技術、云會計以及移動互聯技術的快速發展背景下，使企業財務管理的方式方法發生了較大程度的變化。而對于財務機器人來說，則為財務行業及智能機器人行業快速發展的一類衍生產品，在企業財務活動中發揮了至關重要的作用。基于財務機器人處于企業財務活動當中的適用情況考慮：一方面，財務機器人能夠對人類的簡單動作進行模擬，從而實現重復性操作，在一些簡單的財務業務處理上，財務機器人可發揮有效作用，使人工操作帶來的誤差問題得到有效減少。另一方面，財務機器人在量大、易錯的財務業務方面，適用性高，可節約企業財務人力成本及物力成本。此外，財務機器人可實現7×24小時的工作模式，進而大大減輕基層財務工作人員的工作負荷。由此可見，從企業財務活動工作效率及質量提升角度考慮，文章圍繞“財務機器人在企業財務活動中的應用”進行分析研究價值意義顯著。

1 財務機器人在企業財務活動中應用的前提條件及價值概述

1.1 背景介紹

隨著科學技術的不斷發展與進步，互聯網與傳統產業、實體經濟的結合不斷深入，在大數據、”互聯網+“、云計算的推動下，各行各業開始研究智能化的運營模式，機器人流程自動化(簡稱RPA)為財務共享服務的發展帶來了契機，財務共享服務背景下各類業務場景呈現的特點為：一是業務場景復雜、審核要點較多導致單筆處理時長較長；二是基于會計人員職業判斷不同，核算標準難以標準化導致信息質量有待提升；三是財務共享中心專業人員的業務支持職能還需加強。

1.2 前提條件

在企業財務活動中，財務機器人的適用性較高，但也需明確相關應用前提條件，即：其一，需具備規范標準的流程；其二，需做好數字化、結構化的數據準備工作；其三，需確保操作環境的穩定性；其四，需確保技術人員儲備充足、技術達標等。

1.3 應用價值

在社會經濟快速發展的大背景下，企業財務活動越來越頻繁，涉及的財務活動內容及類型也呈現出了多樣化的特點。如果在此背景下，仍采取傳統財務軟件和人力作業模式，則會使企業財務活動作業成本增加，且難以保證財務活動工作的效率及質量。而財務機器人的應用，則能夠有效解決上述瓶頸。總結起來，財務機器人在企業財務活動中應用的具體價值如下三點。

(1)優化財務活動流程管理。財務企業人的流程管控能力強，發揮其可視性高、可訪問性強等特點，能夠讓相關管理工作人員以管理終端為媒介，實現對財務機器人的實時監控和分配管理，進一步保證財務活動流程管理的精準性。與此同時，利用財務機器人，可使其工作流程模塊化的功能有效展現出來，通過在企業財務業務流程當中自動執行命令的方式，將取代傳統人工操作模式，進一步使企業財務活動流程優化的目標得到有效實現。

(2)提升企業財務業務處理效率。在企業財務活動工作開展期間，對于傳統人工操作而言，難以適應高強度作業方式，但財務機器人則能夠進行7×24小時作業，在不間斷重復性工作效率方面顯著提高，進而使企業財務業務處理效率大大提升。

(3)控制系統維護升級成本，使業務系統之間實現互聯互通。對于財務機器人的維護升級成本來說，和財務信息系統比較明顯更低，進而能夠有效控制系統維護升級成本。并且，財務機器人具備鮮明的自動化特點，整體業務流程操作可自動化進行，使人工造成的失誤得到有效避免，并且可以使業務系統之間實現互聯互通，詳細、完整地記錄業務過程相關信息數據，為企業財務業務活動風險的降低及風險源頭的追溯提供有效支持。

2 財務機器人在企業財務活動中的具體應用要點分析

如前所述，財務機器人在企業財務活動中的應用價值頗高，而為了使企業財務活動工作效率及質量得到有效提高，還有必要掌握財務機器人在其中的具體應用要點。總結起來，具體應用要點如下。

2.1 在費用報銷流程中的應用要點

在企業財務活動中的費用報銷流程工作開展期間，因關系的人員比較多，且財務共享服務、財務機器人的應用頻繁，所以把控財務機器人在費用報銷流程中的應用要點非常有必要，具體應用要點包括以下三點。

(1)接收報銷單據。在費用報銷流程當中，發票屬于非常重要的一項內容。從現狀來看，大多數企業采取的是紙質發票，而在紙質發票處理期間，例如：郵寄、錄入、粘貼、報銷等，容易引發損壞、遺失、弄虛作假等相關問題，進一步使企業資源成本費用增加。在合理應用財務機器人的基礎上，由財務工作人員對相關單據、發票進行統一收集整理，然后通過財務機器人進行OCR掃描、自動識別，進一步通過分析、匯總、分發傳遞，在自動生成報銷單據的基礎上，由相關報銷工作人員登錄企業內部的報銷平臺，對提交的報銷信息合理選取，進一步可提出相應的保障申請。

(2)智能審核費用報銷、制證。在報銷相關單據前期，需要企業財務共享服務中心稽查部門執行相應的真實性排查處理作業；基于排查期間，需對財務共享中心收支數據庫系統、企業財務系統中與單據相關的數據信息進行自動匯總處理；基于數據一致性對比分析的基礎上，確保對賬一致之后，向財務部門轉入；然后利用大數據及時將記賬憑證自動生成出來。對于財務機器人，則針對確認無誤的憑證執行相應的審核操作，審核內容包括：報銷標準的審核、發票真偽的審核、預算控制的審核等。在審核任務執行完畢之后，對審核結果詳細記錄，然后及時向相關部門反饋。

(3)自動付款。經審核的報銷單，可以在系統內部使付款單以自動的方式生成出來，進一步到資金結算處，由該處易付款單信息在指令池中自動生成出相應的支付指令為參考依據，傳輸至核算處，然后在核算工作人員仔細審核付款金額、賬戶信息以后，審核通過后，即由資金結算部門收到相應高的付款提示，按照規范流程完成后面的自動付款操作。此外，財務機器人還能夠對財務進行自動化處理，并生成報告，以此使費用報銷工作準確、高效完成。

2.2 在資金管理流程中的應用要點

在企業財務管理工作開展期間，資金管理是非常重要的一個環節，且資金管理的內容繁多，涉及專項、流動、固定三大資金管理。將財務機器人應用到企業財務資金管理過程當中，需明確管理細節流程，具體包括以下兩點。

(1)銀企對賬。在銀企對賬期間，采取財務機器人提升柜面管理系統運行效率。進一步在網銀中選擇相對應的銀行對賬單，并在財務核算系統中選擇相關財務數據，在核對雙方面數據的基礎上，核對完畢，使余額調節表自動出具。上述操作流程循環反復進行，直到全部銀行賬戶核對完成。

(2)支付指令查詢。基于資金支付指令發出之后，由財務機器人對支付結果進行制動查詢，進一步可利用郵件的方式，及時反饋查詢結果，以此保證支付指令查詢的客觀性及可反饋性。

2.3 在稅務管理流程中的應用要點

從目前來看，在企業財務活動中的稅務管理流程，通過財務機器人的應用，能夠發揮出顯著的作用，且財務機器人在其中各個環節的應用均較為成熟，具體為以下四點。

(1)納稅申報。對財務機器人流程自動化工具加以應用，經技術人員預先設置好的腳本，自動登錄財務系統之后，針對固定該資產子賬目與試算平衡表進行抓取操作，并在國稅系統中將增值稅認證證據導出來，進一步導出財務數據等相關稅務申報的數據基礎等。

(2)稅務數據獲取及維護。提集團企業下屬各子公司的基礎信息為依據，進一步利用財務機器人對企業的納稅申報底稿進行編制。

(3)涉稅數據信息核對。基于財務機器人的應用條件下，對會計差異、稅務、預繳稅金、進項稅數據差異等需調整的信息，以前期設置好的規則進行合理化調整。同時，對預設好的校驗公式合理應用，通過財務機器人對稅務科目、財務科目等信息實施數字校驗處理，在校驗完畢之后，在財務機器人的應用下，把獲取的數據傳輸當統一的文檔當中，并由相關工作人員對這部分數據信息進行審查、核對處理。

(4)發票真實性驗證。在發票真實性驗證之前，需嚴格按照“納稅申報→財務處理→開具增值稅發票”工作流程進行作業，然后利用財務機器人對發票的真實性進行驗證，比如：基于國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺，將發票信息輸入，然后進行查驗，在驗證完畢之后，由機器人自動記錄、反饋驗證結果。

3 財務機器人在企業財務活動中應用的優化策略分析

結合上述分析，對財務機器人在企業財務活動中的具體應用要點有了深入的了解。而從企業財務活動效益提升角度分析，還需掌握財務機器人在其中應用的具體優化策略。總結起來，具體優化策略如下。

3.1 加強財務機器人軟件設施維護

基于財務機器人運營過程中，軟件工具能夠發揮出顯著的作用。在軟件控制的基礎上，能夠在軟件中將輔助核算編碼與分錄摘要編碼規則制定出來。由此可見，做好相關軟件工具的日常維護、控制工作，能夠使軟件突發性故障的發生得到有效避免。但需注意的是，財務機器人與人工操作比較，具備數據錄入準確性高、人力成本低雙重優勢。一方面，在數據準確性方面分析，由財務機器人接收準確、完整的信息數據后，能夠保證自動錄入準確率完全達標。但是，由于特定指令為財務機器人批量操作的關鍵，倘若在運行過程中出現錯誤指令的狀況，則財務機器人基于運行過程中會把錯誤指令傳至企業，使企業造成一定程度的財務信息損失及經濟損失；另一方面，基于人力成本降低層面分析，財務機器人可以進行7×24小時作業模式，使人工成本得到有效降低。然而，在長時間不間斷工作模式下，易導致計算機硬件使用壽命縮短，使計算機軟件的正常、穩定運行受到一定程度的影響。針對這些情況，從企業角度分析，便需投入充足的資源，包括人力、物力、財力三方面的資源，并做好財務機器人軟件工具、計算機硬件設施日常維護作業，通過構建健全的《軟件工具維護日志》，使計算機軟件的日常維護能夠有據可依。此外，在財務機器人軟件設施維護活動開展期間，需加強財務部門與IT部門之間的溝通協作，以此使財務機器人軟件設施維護工作效率及質量得到大幅度提升。

3.2 做好運營階段反饋收集工作

在現代科學技術逐步進步及發展的大背景下，諸如人工智能、大數據、移動互聯網等技術越來越成熟。對于企業而言，在財務活動開展期間，則需重視財務機器人的應用，并利用合理科學的現代化科學技術，使財務機器人運行得到有效改進。其中，在企業財務機器人優化過程中，收集運用階段的反饋信息為非常重要的一項工作。為了做好運營階段反饋收集工作，企業業務工作人員需對企業戰略目標的變化詳細了解，同時了解企業業務領域擴展情況，然后以企業業務流程為依據，結合企業財務處理流程及相關法律法規等，使企業賬務處理工作的開展能夠有據可依。同時，企業IT工作人員，需對相關部門技術反饋存在局限性的軟件工具，并由相關部門及時改進，使軟件工具對財務運營的影響得到最大化降低。此外，企業管理工作人員，需重視企業內部問題反饋機制的健全，在構建健全的《運營階段問題日志》基礎上，詳細收錄相關工作人員反饋的問題，相關問題通過項目負責人復核之后，由管理層進行商議，作出最終的決策，以此使運營階段反饋收集工作效率及質量得到全面提升。當然，還有必要以反饋結果為依據，對財務機器人配置進行優化調整，進而使財務機器人在財務活動中的應用價值得到最大化的發揮。

4 結論

綜上所述，財務機器人在企業財務活動中的應用價值顯著，可合理科學地應用到費用報銷、資金管理、稅務管理等流程當中。當然，為了提升財務機器人的應用價值，還有必要配置數量充足、技術水平高的專業人員，對財務機器人的軟件設施日常維護加以負責；同時，對財務機器人運營過程的反饋信息進行全面收集，進一步結合反饋結果，對財務機器人的配置進行合理調整，以此全面提升財務機器人的應用價值，并促進企業財務活動管理工作質量效益的全面提升。