6S理論在醫院會計檔案管理中的適用性

孫廣寧

(濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261011)

醫院會計檔案真實地記錄了醫院經濟發展歷程中的各個階段,是醫院從無到有的歷史見證人,同時，可以綜合地反映醫院在診療過程中的經濟活動，為經濟審計和檢查提供強有力的數據支持，有效促進醫院財務管理水平，醫院會計檔案管理工作的重要性不言而喻。2014年中共中央辦公廳和國務院辦公廳在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和2015年中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》中也明確指出：檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作。作為醫院基礎保障性的服務工作，能夠有效推動醫院管理事業的長效發展。應當加強會計檔案管理工作，建立可行的會計檔案管理制度，確保會計檔案的真實、完整、可用、安全。在信息化飛速發展的當今，醫院會計檔案管理理念也需進一步完善，改變管理思路，現將6S理論運用到醫院會計檔案管理中去，全面推進會計檔案管理工作的規范，更好地推動醫院的健康發展。

1 醫院會計檔案的特點[1-5]

1.1 來源涉及面廣

醫院會計檔案雖然是醫院經濟活動的一種體現，但是來源涉及面廣，不僅記錄著醫院對外產生的資金往來，還包括醫院內部職工收入、獎懲制度、設備耗材采購、差旅補助等資金的使用，更包含著就診人員來院后的經濟收支，這是一個龐大的經濟體系。

1.2 檔案工作量大

醫院每天都會產生收支等大量的經濟活動，會計檔案涉及醫院內外各方面，自然醫院會計檔案形成的數目巨大，工作量也隨之增加。面對如此之龐大的工作量，需要制定行之有效的工作制度和流程，及時快速整理好當天形成的會計檔案。同時，隨著社會經濟不斷發展，對會計檔案的保管期限也有了延長的規定，對醫院會計檔案的保存也提出了更高的要求。

1.3 內容的連續性

經濟活動的連續性決定了會計檔案記錄的連續性，都是由會計憑證、會計賬簿、會計報表的內容環環相扣，完整地體現了醫院經濟活動的過程，缺一不可。

1.4 檔案使用價值大

會計檔案記錄著醫院每天的經濟活動，可準確分析醫院的經濟情況，可以更好地為領導層制定醫院發展規劃，并且醫院會計檔案的原始憑證資料的完整性對于醫院、所在縣市區、省級衛生部門，乃至國家級衛生部門在衛生政策的制定、稅收制度的制定等方面提供重要的憑據。同時，也為加強醫院財務隊伍建設提供重要參考。

2 醫院會計檔案管理工作的意義

(1)醫院會計檔案主要來源于醫院日常的經濟活動，是當時經濟活動的真實反映，是醫院經濟活動中各個環節的綜合反映，是醫院發展的重要基礎。醫院無論是從經濟管理的視角到財務隊伍建設的視角上, 都需要一系列會計檔案資料作為支撐。

(2)醫院會計檔案作為財務監督的載體，具有重要的監督質控職能，會計檔案可以為制定醫院常態化財務監督機制提供依據，可以有效地規避財務違規、違法行為。

(3)為醫院領導層的決策提供數據支撐，可以通過會計檔案的數據信息，對醫院不同階段的數據進行分析，進一步分析醫院發展過程中的利弊因素，有利于領導層為醫院制定下一階段的規劃提供依據。

(4)醫院精細化、高效率的會計檔案管理可以很好地提升醫院財務管理水平。同時，醫院會計檔案管理工作作為醫院一項長期、持續性的重要工作, 能將醫院內各類別的資源進行科學化的統一管理，可以為醫院的發展、評審、管理、科研、人才引進等提供詳盡的信息儲備。醫院在長期的經濟工作中形成的會計檔案的科學性、規范性及質量的高低，都是醫院檔案管理工作得以長期生存和發展的基礎。

3 醫院會計檔案管理普遍存在的問題

3.1 硬件設備和設施不足

醫療機構工作性質的特殊性，醫療用房占比較大，對于檔案管理工作用房面積小，硬件設施陳舊，環境不整潔、安全隱患大。加之隨著醫療技術的快速發展，大部分醫療用房普遍緊缺，檔案資料也日漸增多，使得檔案室更難以滿足新的需求。加之醫院會計檔案僅是醫院眾多檔案中的一部分，沒有專門的會計檔案室，在檔案室中占據面積甚小。如何在硬件設施不足的情況下更好地做好醫院會計檔案工作，需要多方面考慮，創新管理方法。

3.2 管理制度不健全

部分醫院對于檔案管理工作制度等方面投入力量不足,由于檔案專業化人才的匱乏，現有檔案工作人員對于檔案管理工作的理解力欠深入，制定的制度也較為簡單，未能從檔案形成到歸檔全方位制定。有的制度制定時間較早,未及時更新,難以適應現行的法律法規。

3.3 專業化人才少，流動性大

“重業務、輕財務、輕檔案”現象普遍存在。從管理層到基層大多數都認為“檔案工作不就是整理整理資料存檔”，很多醫院忽視檔案管理工作,在人員配置上,將其作為“養老”崗,作為退休前的過渡,減少招聘檔案相關的專業人才,更不用說會計檔案專業化人才，檔案管理人員流動性也較大，難以保證檔案管理的完整性和持續性，致使醫院會計檔案管理效率不高，一定程度上制約了醫院的全面發展。

3.4 管理方法落后

隨著衛生事業和信息化的迅速發展，醫院的會計檔案數量驟增，數量龐大、種類繁多以及不可復制性,給醫院會計檔案管理提出了更高的要求，以往的會計檔案管理方法難以適應新的時代要求，只有創新工作方法，才能不被社會“淘汰”。

4 6S理論在醫院會計檔案管理工作中的應用

4.1 6S管理理論來源

6S管理起源于日本的5S管理模式，衍生為適合我國企業實際的6S管理。包括整理、整頓、清掃、清潔、安全、素養6個要素在內的高效的現場管理工具和現場管理方法，是一個從形式到內涵、從初級到高級的持續改進的過程。[5]6S理念引入國內后，作為一種新的管理模式，受到各行各業的肯定，不僅應用于制造型企業、零售業及服務行業，在衛生領域、教育領域以及實驗室領域均被廣泛應用。[6-10]

4.2 6S管理理論在醫院會計檔案管理中的運用

隨著醫療技術和信息化的快速發展，醫院規模逐步增大，業務量也隨之增加，檔案量驟升，醫院辦公環境難免因設備、物品、檔案數量增加出現雜亂現象，直接影響醫院形象，降低服務效率，更重要的是容易出現潛在的質量安全隱患，嚴重的會引起投訴和糾紛。針對醫院會計檔案管理存在的問題,檔案管理者可引入6S管理理念,創新醫院會計檔案管理工作方法,規范會計檔案管理工作，實現會計檔案管理工作的有效優化。

4.2.1 整理在醫院會計檔案管理中的運用

整理的要點在于“取其精華，去其糟粕”。醫院會計檔案類型復雜，數量龐大且分散、凌亂。作為檔案管理人員，應做好整理工作，需將檔案分為有價值和無價值兩類，將無價值的清除，這樣更有利于降低檔案管理的材料成本,節省空間，提高管理效率。日常工作中應該有意識地培養管理者的文件整理習慣, 逐步培養效率方面和節約方面的素養。

4.2.2 整頓在醫院會計檔案管理中的運用

整頓的要點在于“分門別類”。整頓在會計檔案管理中是比較實用的，可以將整理出來的收款憑證、采購憑證、報銷憑證、報表、收支賬簿等會計檔案按照其類型進行整理分類存放歸檔，并做好清晰的易于辨識的標識。同時，運用信息化的便利性編制檢索查找工具，以便快速、準確地進行查找，可以大大提高會計檔案管理工作人員的工作效率，達到事半功倍的效果。

4.2.3 清掃在醫院會計檔案管理中的運用[11-13]

清掃的要點在于“創造整潔的環境”。整潔的檔案環境不僅可以給檔案管理者帶來舒適感，還可以提高工作積極性。會計檔案本身來說主要是以紙質形式保存，其最大的弱點就是比較脆弱、容易破損，檔案環境的優劣嚴重影響檔案的保存完整性，定期清掃，做好防蟲、防火、防潮措施，可以有效地避免會計檔案出現字跡不清、破碎腐爛現象，更利于會計檔案優質長期的保存。隨著信息化的快速發展，部分會計檔案通過電子軟件進行存儲，形成電子檔案，電子檔案的保存質量也離不開清掃，要做好硬件設備的防磁等處理工作，做好計算機防御病毒入侵等技術，定期對電子檔案數據進行清掃，清楚有可能導致病毒入侵的隱形“殺手”，做好軟件的日常維護，保障信息安全。

4.2.4 清潔在醫院會計檔案管理中的運用

清潔的要點在于“規范化、常態化”。一切成果都是需要鞏固和維護的，醫院會計檔案亦如此，如果想將之前會計檔案中取得的良好成果維持下去,不管是憑證借還，還是保存方式和預防措施，都應該將其規范化、常態化、具體化、責任化,責任到人，將責任落到實處，才能更好地做好檔案保存工作，也可以進一步延長會計檔案存放時間，達到醫院會計檔案管理工作的效率最大化。

4.2.5 素養在醫院會計檔案管理中的運用

素養的要點在于“好習慣養成”。醫院會計檔案管理人員在檔案管理中的作用不容小覷，然而醫院目前應做好會計檔案管理人員的培訓，提高會計檔案管理人員素養，能夠緊跟時代經濟信息發展的步伐，不斷提高會計檔案管理人員的水平。同時，要加強財務人員對會計檔案重要性的認識，提高會計檔案的質量。通過基線、源頭開始把控會計檔案的質量，利用會計檔案數據為醫院、衛生部門或財稅部門做好政策決策，更好地明確各自職責，有效落實會計檔案管理工作的規范性、高效性和長久性，更好地管理好醫院會計檔案。

4.2.6 安全在醫院會計檔案管理中的運用

醫院會計檔案承載了醫院建院以來經濟活動的點點滴滴，會計檔案是醫院經濟活動的記錄，維護好會計檔案的完整與安全是檔案保管工作的中心任務。無論是檔案實體安全還是信息安全，都是會計檔案管理的重中之重。要定期和不定期地對會計檔案進行安全檢查，對于紙質檔案和實物檔案制定一系列防丟、防蟲、防潮、防火措施,確保其無霉變、無丟失、無差錯。對于電子檔案來說,加強會計檔案的備份和信息安全的防護，確保其無丟失、被篡改和泄密的可能。

5 結論

醫院會計檔案是醫院檔案的重要組成部分，同時也是一項十分煩瑣且重要的工作，醫院會計檔案管理的好壞也是會計監督和職能的一種映射，要摒棄“唯業務論”的思想，提高對會計檔案管理認識的重要性，做好醫院會計檔案的保管和利用。會計檔案不僅僅是紙質檔案，隨著信息化的飛速發展，電子會計檔案也將慢慢取代紙質檔案，這給醫院會計檔案的管理工作帶來了新的機遇和挑戰。在新的機遇和挑戰面前，創新性的管理模式顯得尤為重要且必要，6S管理應用于醫院會計檔案管理，是會計檔案管理的一種創新，是醫院管理的一種創新,是提升醫院會計檔案管理工作的助推器。在醫院會計檔案管理中合理地融入6S管理理念，可以更好地提高檔案利用率、提升檔案管理人員素質、提高服務品質和工作效率，實現檔案管理的有效優化，為醫院管理提供指導,這也是醫院長遠發展的必然趨勢。