事業單位人事檔案管理信息化發展的思考

湯玲麗

摘? 要：事業單位開展檔案管理活動的過程中，能夠利用信息技術優化檔案管理的環節和模式，既有效提升單位檔案管理的效率，能夠有效消除人工操作失誤的概率，提升工作質量。信息化背景下，事業單位要適應數字化時代、網絡化時代的發展需要文章論述了事業單位人事檔案管理信息化發展的價值導向，提出事業單位要打造人事檔案信息化管理系統，通過培訓教育增強工作人員的業務能力，保障人事檔案信息安全完整，加大數據庫建設力度，及時更新信息化設備。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;信息化發展

前言

事業單位是現代化建設、提供公共服務的重要力量。其人事檔案管理具有非常關鍵的作用。當前我國事業單位正不斷利用信息化技術，加速提升人事檔案管理能力和水平。事業單位要認識到檔案管理信息化在提升人力資源水平中的價值和意義，切實把握該領域的發展狀況，找出存在的主要問題，采取針對性的策略，做好人力資源管理信息化工作，使事業單位更好地服務于現代化建設的需要。

1事業單位人事檔案管理信息化發展的價值導向

事業單位利用各種信息技術開展人事檔案管理的過程中，可以提升人事檔案管理的規范化、科學化水平;全方位提升工作效率，改善工作氛圍。這是因為，以互聯網、大數據技術為基礎的人事檔案管理工作，能夠高效率、深度分析和充分挖掘人事檔案的信息和資料，快速查詢和檢索所需要的人力資源信息。以往的人工檔案管理相比，人事檔案信息化切實減輕了工作人員的工作壓力，不必整日埋頭于簡單化、重復化的瑣碎信息中，能夠提升人事檔案信息的可靠性和精準度。它也可以促進事業單位信息化的發展和建設，改善事業單位人力資源管理水平。它可以動態展現人員流動的具體情況，各類人才負責開展公共服務的具體情況，找出人力資源與事業單位發展不相適應的部分，通過各種培訓、講座和訓練活動，提升人力資源經營管理的實效性。它也可以幫助事業單位精準分析下一步的人事管理發展規劃，制定更科學的發展中戰略。為此，它需要有序開展績效管理評估，推動員工參與人事培訓，公開公平公正進行人才晉升選拔評等，因此，事業單位要充分利用信息化技術，做好自身人力優質資源的儲備和管理，不斷提升人力資源管理活動的實際效果。

2事業單位人事檔案管理信息化發展的路徑選擇

2.1增強工作人員業務能力

事業單位要切實提升檔案管理人員的信息化能力，大力培養和提升他們的專業技能，他們不但要舉辦高水平的檔案管理基礎能力，又要敏于學習更多的信息技術，提升應用信息化技術的能力。而且，事業單位要結合檔案管理信息化的具體發展狀況，聘用和引進專業化、高水平的數據管理技術人才。他們要利用數據挖掘技術，發現大數據信息背后的人力資源管理問題，找出更多線索，反饋給事業單位的相關部門和員工，強化培訓教育，增強員工隊伍的綜合素質。

2.2打造人事檔案信息化管理系統

事業單位要打造人事檔案信息化管理系統，發揮整個系統的信息化技術優勢，提升人事檔案管理的科學性和實效性。這種人事檔案管理系統具有很強的專業性，可以有效利用大數據技術、數據挖掘技術等，借助發達的電子掃描系統，快速完善員工的各種檔案資料。它可以使事業單位隨時隨地獲取員工的人事檔案信息和資料，實現檔案信息的動態化管理。事業單位在人事檔案管理中，通過打造和完善信息化管理系統，可以有效保障事業單位日常管理和使用各種人事檔案的需要，有效及時地記錄相關部門和人員查詢、借閱職工檔案的信息，隨時檢索和查詢所需要的人事檔案信息，以智能化方式科學運用這小子人事檔案資料。如此一來，事業單位的人力資源管理效率得以有效提升，人事檔案管理的實效性才能逐步提高。

2.3保障人事檔案信息安全完整

從制度層面來看，應構建完善的人事檔案信息安全標準體系，持續健全人事檔案信息安全的制度規則。要有效規范檔案借閱制度，打造科學的檔案數據恢復和備份機制，以保證檔案信息使用存儲安全。從安全意識來看，要強化檔案管理人員的技術培訓和信息安全教育，強化他們的信息保密理念，增強使用信息安全技術的能力。從檔案信息儲備來看，要分別存儲信息檔案和紙質檔案，并做好相應的備份。要有力開展信息安全技術培訓和安全教育，強化員工們的信息保密意識，增強他們安全使用信息的技能。

2.4加大數據庫建設力度

切實依據相關要求構建數據庫，為事業單位打造規范化、科學化的人事檔案數據庫。在檔案入庫之前，應該對檔案信息進行科學鑒別，保證檔案信息處于可控制之下，便于快速檢索和方便，它也有利于降低入庫成本。此外要密切掛進駐數據庫建設中的權限管理，保證能夠安全有效利用這些檔案信息。從檔案信息修復文檔來看。在開展人事檔案管理活動的過程中，要充分把握好檔案搜集、生成、歸檔、驗證和利用等每多個環節。而且，管理人員修復與核查人力資源檔案時，應真正做到及時修復或者更正，并和紙質檔案相互比較，強化人事檔案的準確性、真實性以及權威性。

2.5及時更新信息化設備

人事檔案信息化管理活動中，事業單位應及時更新相關的信息化設備，強化技術創新力度。這是因為，事業單位逐步提升人事檔案管理能力的過程中，要結合所處行業屬性，形成規范化的檔案處理流程，按照科學計算投入所需要的建設資金，為人事檔案管理信息化建設提供可靠的物質保證。在此過程中，人力資源部門要引進更多的信息化硬件、軟件設備，深入分析存在的主要問題。從資金投入來看，一些事業單位的軟件系統沒有及時升級，它們要加速更新人事檔案信息化管理的硬件設施和必備軟件。充分利用大數據、云計算等先進技術，它們也是優化人事檔案管理流程，釋放巨大技術優勢，提升人力資源管理水平、增強事業單位公共服務能力的“利器”。

結語

信息化社會快速發展，事業單位要不斷利用各種信息化技術，打造人事檔案信息化管理平臺和系統，快速處理越來越復雜、越來越多的人事檔案信息和資料。未來它要充分利用大數據技術、互聯網技術的多重優勢。還要重視人事檔案信息化的長期建設需要，引入更多高水平人才，培養檔案管理人員的信息化專業能力，持續提升人事檔案管理管理效率和能力。

參考文獻：

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