基于財務共享模式下的電子發票應用探索和實踐

文/高粉孝 劉學鵬 郝 璐 康凌蓉

數字化和智能化環境下電子會計檔案應用最主要的價值就是通過無紙化來體現。隨著延長石油財務共享服務及電子會計檔案系統的建設及推廣，會計憑證無紙化勢在必行。延長石油開展增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點是基于財務共享模式下的一次成功嘗試，不僅是對傳統紙質檔案管理模式的改變，對未來財務監督檢查方式以及財務數字化應用也會產生深遠影響

陜西延長石油（集團）有限責任公司（簡稱“延長石油”）是集石油、天然氣、煤炭、化工、裝備制造、工程建設、技術研發等多種資源高效開發、綜合利用、深度轉化為一體的大型能源化工企業，是國內擁有石油和天然氣勘探開發資質的四家企業之一，隸屬于陜西省人民政府。主要覆蓋油氣探采、加工、儲運、銷售，石油煉制、煤油氣綜合化工，煤炭與電力，工程設計與施工、技術研發與中試、新能源、裝備制造、金融服務等領域。作為大型能源企業，體量大、產業多、鏈條長，業務發展的需求對財務管理轉型提出了更高的要求。

一、科技+業務雙重驅動，使會計檔案電子化成為必然趨勢

隨著云計算、云存儲、大數據等新技術在財務管理領域的不斷深入與發展，電子發票及電子會計檔案的應用是大勢所趨。延長石油作為省屬重點國有企業，在2015年率先進行了財務信息化轉型工作，2018年全面推進業財稅三位一體的財務共享服務建設，基本實現“母公司”財務業務電子化、智能化、流程化以及資金管控一體化的財務共享模式，并在2021年，被納入增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點單位，取得了經濟、管理、環保和推廣的多重效益，為電子會計檔案的推廣實施起到了助推作用。

二、試點先行，切實解決電子發票的應用痛點

根據《國家稅務總局關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》(國家稅務總局公告2015年第84號)有關規定，增值稅電子普通發票的開票方和受票方需要紙質發票的，可以自行打印增值稅電子普通發票的版式文件，其法律效力、基本用途、使用規定等與稅務機關監制的增值稅普通發票相同。試點前，延長石油一直通過紙質發票的方式對電子發票進行管理，此種方式在實際運用中主要存在以下痛點：1.電子發票打印報銷，存在監管風險；2.經濟和管理效益低下。打印紙質發票的成本，以及報銷過程的人工掃描輸入產生了大量的不必要損耗；3.紙質電子發票等原始憑證難以滿足會計檔案電子化的需求，企業利用數據分析、挖掘等手段對會計數據和檔案的利用也難以高效開展。

三、基于財務共享模式，推動企業財務數字化轉型

延長石油增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔是在現有會計核算平臺、財務共享報賬平臺、增值稅管理平臺和電子影像系統的成熟運行的基礎上，增值稅電子發票電子化與電子會計檔案系統統一規劃、同步實施，深入開展電子影像、OCR識別等新技術的創新應用，完善與財務公司、銀行、稅務等外部系統的數據接口，實現發票、銀行回單等全部會計憑證附件和會計檔案的電子化、流程化、網絡化管理，持續深化增值稅電子發票、電子會計檔案系統在企業內部的推廣應用，形成可復制的經驗和做法，推動集團公司財務數字化轉型發展。

四、增值稅電子發票電子化試點建設過程

（一）明確目標，確定思路，統籌規劃。依據陜西省檔案局等四部門試點工作聯合領導小組確定的“總體規劃、分布實施”的總體思路，嚴格對照相關文件要求，從業務、技術、安全、合規等層面，通過系統改造、模塊升級、流程優化等手段進行提升，并制定了《電子發票電子化報銷入賬歸檔試點實施方案》《電子會計檔案管理平臺實施方案》《電子會計檔案功能優化》等方案，并經過反復論證，以保證方案的合理性、可落地性。建設完成后，出具了《電子發票及電子會計檔案功能測試報告》和《電子會計檔案功能及優化確認報告》，確保方案完整落地。

（二）加速推進財務共享平臺建設。依據國家相關政策，結合延長石油財務信息化總體建設規劃，2018年全面推進業財稅三位一體的財務共享服務建設，基本實現全業務電子化、智能化報賬以及資金收支的全電子化過程。2019年在下屬3家試點單位建設實施了電子會計檔案系統。2020年完成財稅一體化平臺建設，對金稅開票、認證、電子發票、稅金計算與納稅申報等業務按照共享理論進行流程優化，將發票信息與核算信息共享，實現“核算、認證、申報”自動化，達到財務共享模式下業務、財務、稅務三位一體的管理目標。2021年，被納入電子發票電子化試點單位后，進行了系統功能優化提升，8月份在財務共享服務各單位上線試運行。

（電子會計檔案業務流程圖）

（三）建立長效機制，確保財務數據安全。2020年，延長石油啟動建設完成了電子會計檔案證據固化項目，將財務系統與電子會計檔案系統之間的數據傳輸進行了第三方電子認證服務，由相關權威機構提供CA數字證書作為會計檔案證據固化手段，通過調用國家授時中心時間源，采用PKI/CA、電子簽名、電子簽章、時間戳等技術，將所有電子會計檔案文件實現防篡改、驗真等功能，以此保障數據完整性、安全性、真實性、有效性。與此同時，在西安與延安兩地建設骨干節點標準化機房，通過訪問控制策略、實時監控、本地備份、異地災備等多重手段對財務信息系統的應用及數據安全提供保障。

五、增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔的技術應對

通過上傳電子發票版式文件至電子影像平臺，與報銷單據關聯，實現電子發票版式文件的歸集。運用OCR識別引擎將發票信息寫入發票管理系統的發票池進行驗真，確保發票的真實性。在共享會計人員審核單據的同時完成自動校驗，對重復報銷的情況予以攔截。完成報銷后，該報銷單據在共享系統中自動生成電子會計憑證入賬。對于歸檔環節，可根據實物檔案裝訂情況對電子會計檔案進行裝冊歸檔，已歸檔的電子會計檔案調用第三方電子認證服務進行證據固化，按照《會計檔案管理辦法》要求在系統中進行存儲，從而實現會計檔案制、存、查全流程電子化。

六、效益分析

（一）經濟效益。延長石油納入共享服務單位每年的會計憑證總量約41萬筆，附件張數45萬張，合計重量超過4.54噸，包括賬簿報表0.24噸，實行電子會計檔案后，可節省80%的紙張打印，每年至少節約6平方米的檔案存儲面積綜合測算打印、裝訂、整理、存儲以及人員管理等成本，每年節約85.26萬元。

（二）管理效益。電子發票的報銷監管進一步加強，減少了涉稅風險。在報銷過程中簡化了流程，同時電子會計檔案支持全流程線上管理，借助在線檔案檢索功能，可以及時快速地獲取所需要的檔案文件；能夠實現電子檔案的線上、異地借閱查詢，強化了電子會計檔案應用的自動化、可追溯性、高效性、安全性和持久性等價值特征，為下一步會計數據的分析、挖掘、利用奠定了基礎。

（三）環保效益。隨著我國能源損耗、環境污染等問題日益突出，以及“碳中和”“碳達峰”目標提出，延長石油作為省重點企業，同樣肩負著低碳減排的社會責任。根據資料顯示，生產一噸紙需要砍伐20棵左右的成年大樹。一棵成年大樹平均每年吸收二氧化碳465千克，我們按照現有共享年處理會計憑證總量約41萬筆，附件張數45萬張，合計重量超過4.54噸計算，相當于排放了二氧化碳約42噸。與此同時，打印過程的碳排放量=耗電量＊0.785，按照連續打印計算，1度電可打印1000張，那么按照45萬張附件計算，打印過程的碳排放可達353.25千克。通過電子會計檔案的試點成功推行，我們將有效減少80%的紙張打印，實現每年減排二氧化碳約34噸。

（四）推廣效益。延長石油增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點的成功，為陜西省全面推行發票電子化、會計檔案電子化的工作積累了寶貴的實踐經驗，同時也對財務檔案無紙化管理的探索和應用起到了引領助推的作用。

增值稅電子發票電子化試點后，不僅能夠優化內部管理，更重要的是能夠擴展內部數據的采集渠道，結合新興技術促使會計資料從原先的紙制形式分散管理，向集中化、數字化、自動化、智能化方向逐步躍進。試點期間，延長石油共形成各類報銷單據25729張，入賬憑證25077張，電子發票歸集6730張。各單位實實在在地感受到了電子會計檔案系統和電子發票電子化入賬帶來的方便和實惠。下一步，延長石油仍將在財務信息化方面大力探索，積極承擔國省有關財務信息化項目和課題，分享財務信息化建設和實踐的經驗，助力財務信息化發展。