新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對措施

文/陳露露

隨著社會經濟水平的發展,新媒體環境迅速拓寬，“互聯網+”技術在各領域得到了廣泛應用。對于高校檔案工作來說，傳統管理模式已經無法滿足當前社會需求，為了適應現代社會發展需要，必須要加強高校檔案信息化建設力度。本文首先分析了“互聯網+”時代背景下高校檔案信息化管理面臨的挑戰；其次從多個方面探討了如何更好地實現高校檔案信息化管理，從而依據新媒體環境更好地提升高校檔案管理水平，為高校發展添加服務功能和良好的服務

一、新媒體環境對高校檔案管理的影響

1.有利于豐富檔案內容形式

在使用過去傳統的檔案管理方式時，其主要以紙質文件為載體，這種方式存在著諸多弊端。隨著科學技術發展速度加快，新媒體逐漸成為人們獲取信息和交流溝通的重要手段。因此，新媒體也給檔案管理帶來了巨大變革。新媒體具有交互性強、傳播范圍廣、時效性強且易于更新等優勢，可以通過多樣化的表現形式向大眾傳遞信息。另外，新媒體還能及時準確地向外界傳遞各類信息，使公眾了解相關信息情況，從而幫助用戶提高工作效率。這就要求檔案工作人員應充分掌握新媒體特征及特點，將自身專業能力發揮出來，以此促進高校檔案管理創新改革。

2.提高了檔案管理的空間利用率

新媒體技術在檔案信息管理中的應用，極大地增加了檔案的數量，使檔案種類更加多樣化。同時，新媒體的快速發展又大大拓展了檔案管理人員工作范圍，讓他們擁有更多的時間去處理日常事務，進而使其能夠在短時間之內完成對信息資源進行整理加工，以滿足不同用戶需求。另外，由于新媒體具有即時性、交互性等優點，因此可以實現資源共享，從而有效地提升工作效率和服務質量。此外，新媒體平臺的開放性以及互動性也大大提高了用戶體驗度，使得檔案利用更加便捷高效。與此同時，新媒體的出現還極大程度上促進了數字檔案學學科體系的建立和完善。最后，新媒體環境下的網絡技術更是為檔案管理提供了強有力支撐，“互聯網+”時代的到來為我國檔案管理事業注入了生機與活力。

3.改變了高校檔案管理理念

新媒體的出現對社會各行各業的進步和發展都產生了重大影響。在高校檔案管理領域，新媒體不僅為高校提供了大量的信息資源，而且對檔案管理方式的改革產生了重大的影響，有效地改變了檔案管理者的服務觀念。新媒體將使紙質檔案的收集工作早期階段數字化，提高數字檔案服務的效率，可以更好地調動檔案管理者的積極性，保持良好的檔案管理意識，進而對信息資源的質量提出更加嚴格的要求。在信息時代，高校檔案管理人員必須具有敏銳的洞察力，能夠避免大量信息的錯誤存儲或傳播，保證檔案內容的真實性、完整性和可靠性，從而保障學校的正常運轉，并不斷優化檔案管理模式，推動高校各項管理工作順利進行。

二、新媒體環境給高校檔案管理帶來的挑戰

1.傳統管理模式難以適應新時期的變化

傳統管理方法往往會因為受到各種因素的干擾而導致管理效率低下或者不能達到預期效果，甚至無法滿足用戶個性化需要。其次，隨著信息技術水平的不斷發展，各種新興科技手段開始被應用到檔案管理中，這就意味著人們已經進入了信息化時代。然而，新媒體技術作為一種全新的傳播方式，它打破了傳統媒體所形成的封閉狀態，使得信息交流更為自由靈活，這為高校檔案信息管理工作帶來了巨大的機遇，但同時也面臨著諸多挑戰。

2.高校檔案館功能比較單一

高校檔案館是學校重要組成部分之一，其職能主要包括：保存歷史記憶；開發檔案文化產品；開展教育培訓等方面，這些職能決定了其自身存在的必要性和重要性。但是，由于種種原因，目前許多高校檔案館并未完全發揮出應有的作用，尤其是高校內部的檔案利用還不夠充分。

3.新媒體技術對檔案工作者的能力要求更高

高校的檔案管理工作人員要具備較高的專業素質。首先，他們應掌握相關專業知識，熟悉新媒體技術，并且有良好的溝通技巧。其次，還要熟練掌握計算機語言，能熟練使用網絡數據庫進行操作，并根據實際需求設計制作電子文檔。最后，還應精通法律知識，掌握知識產權保護常識及著作權法，這樣才能確保檔案信息安全，促進社會和諧穩定發展。

三、新媒體環境對高校檔案管理的應對措施

1.轉變服務理念，創新檔案資源開發利用方式

1.1 加強領導，強化責任意識。各單位都應該把檔案管理工作放在首要位置來對待，建立起完善的管理制度和規章制度，形成一個良好的管理體系；要建立健全相關制度，明確職責分工，落實到實處。同時也應不斷學習，更新知識結構，以適應新形勢下檔案信息化建設的要求，將檔案管理納入議事日程，做到有備無患，切實提高管理水平。

1.2 積極宣傳，擴大影響。在高校中大力推行“互聯網+”模式，通過多種途徑向社會各界宣傳檔案工作的重大意義，讓廣大師生充分認識檔案工作在學校發展過程中所起的作用。此外，還可以充分利用網絡媒體進行信息發布和交流溝通，使更多人了解檔案，認識檔案，從而更好地配合做好檔案管理工作，進一步發揮檔案在教育教學、科研創新等方面所產生的重要價值。

2.提升人員素質，增強創新能力

檔案管理人員不僅需要具有豐富的理論基礎知識，而且應當具有較強的業務能力，只有擁有扎實的理論知識基礎才能有效指導實踐活動，為實現高效管理提供保障。另外，檔案管理部門應當注重培養復合型人才，鼓勵員工學習各種新型技能方法，提高自身綜合素養，這樣才能夠滿足社會對檔案信息管理的需求。同時，還應該積極引進先進的信息技術來加強自身的信息化水平，促進檔案管理工作效率的進一步提升，不斷拓展自己的知識面，以適應當前形勢發展的要求。此外，高校檔案館也可以與企業合作，聘請專業人才參與到檔案信息的收集和整理中來，讓檔案信息能夠更加準確地為用戶所需。

3.加強文化傳播力建設，打造精品檔案

高校檔案館應當充分利用新媒體時代下的優勢條件，充分發揮館藏檔案內容的多樣性特點，努力創作出好的作品。在此基礎上還應該積極開發數字資源，利用數字化技術將紙質材料轉變為電子形式，并對其進行有效的管理，使之更好地為社會提供服務。同時，還要重視對外交流，借助各類平臺加大對外推介力度，樹立良好的企業形象，從而提高檔案館知名度與美譽度；通過各種途徑宣傳自己的特色和亮點，提升高校檔案部門的形象，進而吸引更多的社會公眾走進圖書館或檔案館。

“互聯網+”時代給高校檔案工作帶來了機遇和挑戰。高校檔案館要想抓住機遇迎接挑戰，就必須與時俱進，不斷創新，發揮自身獨特優勢，充分利用自身的資源優勢開展多元化的檔案服務工作，真正成為學校教學、科研和管理工作不可或缺的組成部分。