加強事業單位檔案信息化建設的路徑探究

文/高紅麗

隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作經過多個方面的完善與優化，逐步取得一定成就，然而從客觀的角度出發來看，此項工作整體效率依然差強人意，要想達到預期目標，仍需加倍努力。縱觀目前，我國機關事業單位檔案管理信息化建設還存在諸多問題，如何加強檔案管理信息化建設，本文將對其路徑進行思考與探究

在信息技術背景下，事業單位檔案管理必然會提出新的需求，從而促進檔案管理效率和質量的全面提升，構建事業單位信息化管理的新模式。長期以來，事業單位在檔案的收集、利用和管理方面采用的手工管理方式，不僅嚴重影響了檔案管理的質量和效率，也給檔案工作帶來了極大的不便。將信息技術融入事業單位檔案管理中，可以在輔助管理、提高管理效率方面發揮積極作用，是當前事業單位中的重要建設內容。本文立足于客觀實際情況和需求，從多個方面圍繞著信息化時代事業單位檔案管理工作展開論述，并提出合理化建議，旨在加快事業單位的發展。

一、事業單位檔案信息化建設的意義

隨著信息技術的不斷發展，信息技術已經融入到各行各業，尤其是檔案管理。事業單位在日常工作中會產生豐富的檔案信息，增加了檔案信息管理的難度。將先進的信息管理技術引入檔案管理，可以優化檔案管理，提高信息管理效率和工作準確性。與傳統的檔案影像記錄傳輸方式相比，信息數據庫具有開放性和共享性的特點，更容易進行數據擴展，從而促進了事業單位各部門檔案信息化的發展。目前，用于存儲和管理檔案信息的數據庫也稱為電子檔案柜。因此可以看出，它提供了檔案信息的存儲容器，同時提供了信息可視化、信息傳輸、更新處理等功能。數據庫管理系統還可以快速定位圖像數據，在獲得相應權限后，可以實現多個用戶的快速共享，促進信息的傳播。事業單位檔案管理可以對其存在歷史價值的檔案文件資料加以存儲，然而因為以往的歷史資料通常都是以紙質檔案為主的，所以查詢以及存儲起來既費時又費力，且會占據較大空間，很多歷史遺留的寶貴材料無法得到最大化利用，不得不被長期擱置。檔案管理信息化后，可以借助電腦技術對其檔案加以管理，可以拓寬存儲空間，無論是查詢還是存儲都非常便捷，并且還能充分挖掘歷史資料潛在的價值，為歷史檔案的整理與利用帶來益處。

二、提高事業單位檔案管理信息化建設措施

1.重視信息化建設

檔案管理信息化建設搞得好不好，關鍵之點在于人們對信息化建設的重視程度。事業單位必須重視檔案管理信息化建設的投入，增強相關人員對檔案信息化建設的重視，投入足夠的人力、物力和財力，保證事業單位檔案管理信息化建設的資金和設備投入，提高事業單位檔案管理信息化水平，確保檔案管理在事業單位發揮重要作用。比如事業單位檔案管理的發展要納入事業單位工作規劃，明確檔案信息管理的工作目標，在企業之中投入足夠的打印機、計算機等系列設備，加快事業單位檔案管理工作的信息化水平，并以“互聯網+”背景下的建設管理為依據，對于事業單位的人員配置及信息技術應用等工作進行科學化技術的投入，打造先進的檔案管理信息化系統平臺，發揮大數據、云計算等技術的作用，不斷優化事業單位網絡安全信息管理系統，保障事業單位檔案管理水平，實現事業單位檔案管理工作的進一步提升及發展。

2.落實個性化服務

由于不同的機構處于不同的發展時期，在具體建設時期需要高度重視以下三個方面個性化服務：

一是管理平臺建設的個性化。站在事業單位的角度，一定要全面了解所有員工的真實需求，在熟悉其具體情況的同時，選擇相應的平臺。

二是信息呈現個性化。為了進一步讓檔案管理者以及工作人員的需求得到最大化的滿足，在展示檔案信息期間，倘若是常用核心信息，就要在第一時間進行明確。

三是管理分類個性化。就不同性質的事業單位來說，其分類標準難免有所區別。在這種背景下，事業單位應當在充分結合具體情況的基礎上，選擇最為合適的檔案管理方案。

3.合理制定建設計劃

信息化是一個循序漸進的過程。在這個過程中，要把檔案管理的要求、事業單位的資源配置、公共服務的內容與信息化建設的進程結合起來。這不僅是實踐中保證各項建設工作準確實施的基本行為，也是體現檔案價值的重要途徑。這對更科學地進行檔案管理起到了非常積極的作用。因此，在實際施工中，有必要制定出詳細的、合理的建設計劃，制訂建設方案，為后續各項建設工作的順利開展提供指導。首先，在正式開展建設工作之前，事業單位要結合自身的實際情況，提前做好建設規劃工作，通過規劃好環節、建設周期等細節問題，為后續工作的順利開展提供支持；其次，在實際執行計劃的過程中，需要注重信息系統的可擴展性，為信息化建設的長久發展提供支持，即要為后續系統的完善、進一步建設、更新等預留出空間，保證檔案管理信息系統能夠穩定、長久地運行。

4.構建安全保密機制

事業單位檔案信息共享雖然可以提高各部門的工作效率，但在使用電子檔案管理技術時，也要注意信息保密管理和安全管理。同時，單位檔案管理應遵循相關信息安全保護規范，以免增加信息泄露風險，確保檔案管理安全。比如，公立醫院要對患者病歷、自身操作、重大醫療成果進行保密管理，合理應用先進的保密管理技術，保護醫院自身和患者的合法權益。事業單位可以使用虛擬專用網絡構建專屬于單位內部的網絡交流管理系統，為各部門以及用戶創建專門的信息管理界面與通道，進一步保障單位各信息檔案的安全性。

社會實踐告訴人們，檔案管理信息化建設的整體質量和水平直接影響檔案管理的效率，對事業單位的持續健康發展起著非常重要的作用。為了將信息化建設準確地落實到檔案管理的實際之中，本文對建設過程中遇到的阻礙和問題進行分析，并且提出與之相適應的解決措施。通過完善信息化建設，提升信息化水平，為更好地開展檔案管理工作提供支持，才能促使事業單位能夠更好地發展。