干部人事檔案管理與利用的新策略研究

文/藺彥梅

干部人事檔案管理與利用工作的系統(tǒng)性較強(qiáng)，為了提高檔案管理與利用的水平，需要合理分析當(dāng)前人事檔案管理與利用工作存在的主要問(wèn)題，掌握干部人事檔案管理與利用的特征，以解決具體問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)，提升人事檔案管理與利用效果。同時(shí)，本文提出了更新檔案管理與利用工作觀念、構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料歸檔流程、打造企業(yè)人才招聘建設(shè)的體系等策略

新時(shí)期背景下，加強(qiáng)干部人事檔案管理與利用工作，對(duì)實(shí)現(xiàn)相關(guān)單位全面發(fā)展有著深遠(yuǎn)意義。通過(guò)檔案管理與利用工作，不僅可以反映出工作人員的實(shí)際工作能力，還可以從側(cè)面反映出工作人員的工作作風(fēng)。

一、干部人事檔案管理與利用的問(wèn)題

（一）檔案管理與利用工作觀念待更新

干部人事檔案管理工作開(kāi)展中許多管制方法影響了人才的自由流動(dòng)，進(jìn)而無(wú)法發(fā)揮優(yōu)秀人才對(duì)檔案管理利用的作用。現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，相關(guān)單位需要給予人才更多自由工作的空間，提升人才參與工作的主動(dòng)性，進(jìn)而才能為相關(guān)單位獲得更多經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)相關(guān)人才獲得更多進(jìn)步與成長(zhǎng)，增強(qiáng)實(shí)際工作效果。因此，對(duì)于相關(guān)單位而言，如果忽略干部人事檔案管理工作的重要性，未能及時(shí)更新工作觀念，給予優(yōu)秀人才更多工作機(jī)會(huì)，仍然運(yùn)用固有的管理辦法以及編制方式，那么必然會(huì)造成單位日常管理和運(yùn)用成本增加，不利于提高檔案管理與利用效果。

（二）檔案管理和資料歸檔流程不完善

在干部人事檔案管理工作開(kāi)展中，單位應(yīng)該明確將這項(xiàng)管理工作提上日程，注重相關(guān)檔案資料的管理與利用，然而不少單位在實(shí)際工作中存在檔案管理和資料歸檔流程不完善的情況。相關(guān)單位缺乏規(guī)范的檔案材料獲取渠道，在日常工作中較大的人事變動(dòng)會(huì)對(duì)人才檔案流動(dòng)產(chǎn)生一定影響，而且大范圍的職位調(diào)整也會(huì)影響人才檔案流動(dòng)，對(duì)于有關(guān)單位而言，難以對(duì)變動(dòng)情況進(jìn)行具體的預(yù)估。面對(duì)這種情況，單位需要構(gòu)建完善的檔案管理與資料歸檔流程體系，加上不同單位和部門(mén)等都有著與干部人事管理有關(guān)的材料資料，所以，對(duì)于各個(gè)單位的發(fā)展而言，事先做好各單位之間的妥當(dāng)溝通和聯(lián)絡(luò)是很必要的，或者可以通過(guò)部門(mén)與部門(mén)之間構(gòu)建交接渠道的方式，有效防止干部人事檔案資料出現(xiàn)遺漏等問(wèn)題，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理與資料歸檔效果。如果管理部門(mén)在全面接收和整理相關(guān)檔案資料過(guò)程中得到的資料信息不完整，也會(huì)在很大程度上導(dǎo)致檔案管理工作難度增加，無(wú)法提高檔案管理與利用效果。

（三）單位人才招聘建設(shè)體系不夠健全

在調(diào)整相關(guān)職位期間，為了發(fā)揮優(yōu)秀人才對(duì)干部人事檔案管理與利用的優(yōu)勢(shì)，單位需要發(fā)揮人才招聘建設(shè)體系的指導(dǎo)作用，對(duì)人才相關(guān)職位和工作內(nèi)容進(jìn)行有效調(diào)整。同時(shí)，相關(guān)單位需要通過(guò)完善的人才招聘建設(shè)體系，有效解決因?yàn)槿藶榈氖д`和疏忽而造成干部人事檔案管理與利用工作難以發(fā)揮有效作用這一問(wèn)題。且在該問(wèn)題的影響下，也會(huì)造成單位在完成人才招聘工作以后，難以多方面了解相關(guān)人才具體的工作歷程，無(wú)法結(jié)合準(zhǔn)確檔案資料，為相關(guān)人才安排適合的工作崗位。因此，打造健全的人才招聘建設(shè)體系，對(duì)人才招聘方法進(jìn)行優(yōu)化和改革，正確調(diào)整干部人事檔案管理的相關(guān)工作職能，可以很好地提高和增強(qiáng)實(shí)際管理與利用工作效果。

二、干部人事檔案管理與利用的特征

當(dāng)前干部人事檔案管理工作開(kāi)展中，其工作的主要目的是從多方面掌握不同工作人員的不同年度工作績(jī)效，還有與其相關(guān)的工作獎(jiǎng)懲情況。同時(shí)，在分析工作人員工作變動(dòng)情況過(guò)程中，也可以通過(guò)干部人事檔案管理有效分析出來(lái)，進(jìn)而幫助人事部門(mén)有效掌握每一位工作人員的實(shí)際狀態(tài)，根據(jù)檔案管理工作情況，客觀評(píng)價(jià)有關(guān)工作人員，從而運(yùn)用有效的考核和激勵(lì)措施提高人員管理效果，因此，干部人事檔案管理與利用中收集性是主要特征之一。從檔案管理工作實(shí)際角度而言，針對(duì)干部人事檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的工作，一些工作人員會(huì)受到多種原因影響，造成其自身的工作情況發(fā)生較大調(diào)整和變化，比如因?yàn)樘岚巍⒉⌒荨⑥o職等相關(guān)原因，相關(guān)單位要想全方面跟蹤了解工作人員工作變化情況，就必須引導(dǎo)人事部門(mén)及時(shí)完善人事檔案資料，通過(guò)檔案資料的管理與利用，提高單位整體管理效果。所以，干部人事檔案管理中具備流動(dòng)性這一特征。此外，干部人事檔案管理與利用中還存在統(tǒng)一性的特征。檔案管理工作實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)專(zhuān)項(xiàng)工作，有關(guān)政府職能部門(mén)在組織相關(guān)管理工作過(guò)程中需要選派專(zhuān)門(mén)的人事干部去開(kāi)展管理工作，而且應(yīng)該在指定的區(qū)域放置所整理的檔案資料。同時(shí)，在加強(qiáng)檔案資料更新、保管以及轉(zhuǎn)移的過(guò)程中需要堅(jiān)持精細(xì)化管理原則，相關(guān)人事干部也需要積極跟隨人事檔案管理程序，增強(qiáng)工作效果。

三、干部人事檔案管理與利用的路徑

（一）更新檔案管理與利用工作觀念

單位可以在實(shí)際工作中引入獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)有關(guān)工作人員積極優(yōu)化了原有檔案管理與利用觀念、模式，單位可以給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而增強(qiáng)工作人員的主動(dòng)性。干部人事檔案管理工作中，人事干部是一線實(shí)踐人員，應(yīng)該具有將先進(jìn)技術(shù)和檔案管理工作有機(jī)融合的意識(shí)，更要對(duì)原有的管理與利用工作觀念進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理與利用工作有序開(kāi)展，增加實(shí)際工作效果。此外，在工作觀念改革與優(yōu)化中，要積極宣傳干部人事檔案管理與利用的作用，使大家真正明確這一工作的重要性，進(jìn)而為相關(guān)工作的開(kāi)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

（二）構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料歸檔流程

新時(shí)期背景下，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的干部人事檔案資料收集歸檔流程體系，落實(shí)檔案資料收集歸檔等相關(guān)工作，可以持續(xù)增加檔案管理與利用效果。目前，有關(guān)單位其人事干部可以根據(jù)政府職能部門(mén)的具體情況，完善檔案資料收集歸檔流程，從而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)坐等相關(guān)檔案資料主動(dòng)上門(mén)的這一工作模式，運(yùn)用定向收集、長(zhǎng)期收集的方式，讓相關(guān)檔案資料的收集工作更加全面。多方面增加檔案資料收集歸檔效果，也可以打造更加健全的資料收集長(zhǎng)效機(jī)制，提升干部人事檔案資料收集的主動(dòng)性和完整性，進(jìn)而為檔案收集的多樣化發(fā)展提供良好保障。同時(shí)，在具體工作中，人事干部可以積極運(yùn)用實(shí)地考察的方式，有效分析和驗(yàn)證檔案資料的真實(shí)性，不斷將干部人事檔案管理的作用體現(xiàn)出來(lái)。相關(guān)干部也需要合理擴(kuò)大檔案資料收集與整理的渠道，構(gòu)建更加合理、科學(xué)的資料收集機(jī)制。另外，需要結(jié)合嚴(yán)格的檔案管理制度，完善檔案資料歸檔工作，并對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行全面監(jiān)督，進(jìn)而更好地增強(qiáng)實(shí)際工作效果。

（三）打造單位人才招聘建設(shè)的體系

為了充分解決干部人事檔案管理與利用人才不足這一情況，需要相關(guān)單位打造適合自身單位發(fā)展的人才招聘建設(shè)體系，增強(qiáng)干部人事檔案的利用率，發(fā)揮人才對(duì)檔案管理和利用的優(yōu)勢(shì)作用。首先，相關(guān)單位可以對(duì)現(xiàn)有的人才招聘建設(shè)體系進(jìn)行優(yōu)化，有效聘請(qǐng)檔案管理與利用經(jīng)驗(yàn)豐富、擁有實(shí)際管理工作經(jīng)驗(yàn)和技能的人才。相關(guān)單位也可以構(gòu)建干部人事檔案信息化平臺(tái)，積極聘請(qǐng)可以運(yùn)用電子化、數(shù)據(jù)化形式開(kāi)展相關(guān)工作的優(yōu)秀人才，從而達(dá)到干部人事檔案資料動(dòng)態(tài)及時(shí)更新的目的，這樣也可以讓相關(guān)人員及時(shí)掌握工作人員的工作動(dòng)態(tài)。其次，人事干部可以對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員和人才進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，并對(duì)相關(guān)人才和人員的職業(yè)資格證書(shū)、參與培訓(xùn)活動(dòng)的情況進(jìn)行有效記錄，這樣也可以更好地為相關(guān)人員和人才構(gòu)建個(gè)性化的能力培訓(xùn)方案，強(qiáng)化工作人員的綜合素質(zhì)。最后，有關(guān)單位在選拔人才過(guò)程中，可以將相關(guān)人才的檔案管理信息化能力當(dāng)作進(jìn)賢用能的主要參考依據(jù)之一，不斷將檔案信息戰(zhàn)略性的地位呈現(xiàn)出來(lái)，推動(dòng)檔案管理與利用工作和業(yè)務(wù)工作之間的有機(jī)融合，推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理工作方式的改革和創(chuàng)新。

在實(shí)際工作中，單位部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)需要了解檔案管理與利用工作創(chuàng)新的價(jià)值，更新原有的管理與利用工作觀念，將自身的管理職責(zé)發(fā)揮出來(lái)，對(duì)檔案管理工作開(kāi)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟進(jìn)和監(jiān)督，引導(dǎo)人事干部積極參與到各項(xiàng)工作中，進(jìn)而從多方面增強(qiáng)干部人事檔案管理與利用的工作效果。