做好新時代檔案解密與開放審核工作淺論

文/代清華

檔案開放利用，是社會開放與文明進步的一大重要標志。2021年新修訂的《檔案法》提出，將各級綜合檔案館館藏檔案開放的期限從三十年縮短為二十五年。盡快落實這項工作，實為各級檔案館的重要任務?？梢姡龊眯聲r期檔案解密與開放審核工作，是各級檔案館自身發展的一項重要工作，值得認真研究與思考

檔案開放既是社會開放和文明程度的標志之一，更是各級綜合檔案館自身發展的一項重大舉措。2021年新修訂的《中華人民共和國檔案法》將各級綜合檔案館館藏檔案開放的期限從三十年縮短為二十五年，盡快完成新增加的五年到期檔案解密與開放審核工作，是各級綜合檔案館面臨的緊迫任務。為加快工作進度，真正實現“應開盡開”，我們堅持的理念是“努力加辦法”，主要抓好以下三個方面：

一、明確制度、規范流程

目前，各地的檔案解密和開放審核工作主要依據是《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》等政策法規,具有很強的原則性和宏觀指導性，是做好這項工作的指南。但在具體落實過程中，由于各地工作基礎不同，加之檔案的內容及其背景信息往往又涉及到各方面知識，而檔案工作者也不可能都是全能型的人才，這就導致在確定“開放”“控制”范圍時，會因為個人理解差異出現標準不一、無所適從的情況。我們堅持制度規則先行，制定工作細則，細化工作流程、根據實際明確劃分控制使用范圍，切實增強實操性。

2021年，陜西省檔案館根據工作需要，制定了館藏檔案解密與開放審核《工作細則（試行）》和《工作流程（試行）》，明確了責任主體、工作職責和工作要求。開放審核工作實行三級審核機制，由省檔案館會同檔案形成（移交）單位協同聯動、共同負責。陜西省檔案館與檔案形成（移交）單位商定并成立開放審核工作組，下設初審組、復審組。初審組逐卷逐件逐頁審閱到開放期限檔案，提出控制或開放的初審具體意見。復審組根據初審具體意見進行二次審核，研究形成復審意見。領導小組研究復審意見，并提出擬作出的決定，陜西省檔案局館務會審核通過后，由陜西省檔案館館長簽署最終意見。經館長簽署同意公布意見后，定期在門戶網站發布開放公告，公布開放檔案目錄。

經審核確定為開放的檔案，按規范編制《館藏開放檔案目錄》。經審核確定為控制的檔案，陜西省檔案館嚴格按照《控制使用檔案查閱制度》規定，明確控制使用檔案利用的審批權限和審批手續，不得擅自開放或擴大利用、接觸范圍。

二、把握規律、有跡可循

《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》對應控制使用的規定有20項，涵蓋方方面面，有的條文內涵和外延很寬泛，“仁者見仁，智者見智”，會因不同的理解產生開放或控制的不同結論。為防止判斷失誤，從個人角度講，“能控盡控”成為最優選擇，但從檔案服務來講，會導致檔案開放不及預期，給利用者帶來了諸多不便，也無形中給查閱接待的工作人員增加了很多負擔。

陜西省檔案館在參照國家標準的基礎上，引入“負面清單”的工作理念，對控制什么怎么控制，在反復論證的基礎上進行了明確，在控制范圍以外的“能開盡開”?？刂剖褂脵n案的范圍主要包括涉及黨和國家領導人，廳、局級或相當于廳、局級以上領導干部、著名人物個人政治、歷史等方面評述結論的檔案；涉及黨和國家領導人、原省委、省革委會主要負責人親筆文稿、講話、批示的檔案；涉及陜西黨組織內有爭議的歷史問題、涉及“ 鎮 反 ”“ 三 反 ”“ 五 反 ”“ 肅 反 ”“ 四 清 ”“ 文革”等方面不宜公開的檔案；涉及外事接待、民族宗教、統戰工作的檔案；涉及個人政歷審查、階級成分審查、甄別平反、干部履歷與組織鑒定、人事處分的檔案；涉及國防、軍事、科研、知識產權和個人隱私的檔案；各種重要會議記錄和尚未解密的檔案等。

這里重點探討的是“對社會開放會損害個人聲譽和權益的檔案”以及“個人隱私”，這個度應該怎么把控，是我們這個工作團隊一直在完善的問題。審核過程中我們明確政治審查和黨紀政紀處分材料（包括自我交待材料、調查證明材料、揭發材料和處理意見、對個人的政治和信仰觀點進行考察的材料等）、刑事和犯罪處理材料（包括案件調查材料、供認材料、檢舉材料等，刑事和處分決定除外）、公民個人和家庭的自然及經濟狀況材料（包括健康狀況、婚姻狀況、社會關系、財產收入、經濟實力等方面調查的材料）、干部人事檔案等不宜對外公開，這些都還有跡可循。隨著時代發展，人們的檔案意識越來越強，對“個人隱私”的關注更加細致敏感，那么問題來了，勞模、先進個人、烈士、傷殘軍人等檔案能不能對外開放？從弘揚社會正能量、大力宣傳模范先進典型的角度，他們都應該被廣泛宣傳；但從“個人隱私”的角度，他們的檔案又應該控制使用，因為這些所有的評定材料中都有很詳細的社會關系、婚姻關系、政治審查信息等，從源頭上解決這類問題，還有很長的路要走。

三、打破傳統、順時應勢

改革創新有力度，事業發展才有動力，這對檔案工作來說也是一樣的。2021年7月6日，習近平總書記作出重要批示：“希望你們以此為新起點，加強黨對檔案工作的領導，貫徹實施好新修訂的檔案法，推動檔案事業創新發展”，這為做好新時代檔案工作指明了前進方向，提供了根本遵循。

隨著信息時代的到來，傳統載體檔案全部實現數字化后，實體卷封存，特殊情況除外，原則上只提供數字化成果供公眾查閱利用。陜西省檔案館此次的開放審核工作就以現有的數字化成果為基礎，打破“以卷為單位，一份案卷中只要有一件檔案內容不宜開放，則整卷不開放”的傳統標準，突出“以件為單位，逐頁審核”，開放審核結果清晰標注于文件級目錄數據后，更加精準規范，方便查閱利用。不僅如此，工作程序上我們還打破了“先解密審核后開放審核”的串聯模式，創新采用并聯模式，由檔案形成（移交）單位開展解密審核、省檔案館開展開放審核，解密和開放審核工作同步進行，極大地提高了工作效率，既有效減輕了檔案館的工作壓力，又能更好地把握“保密”與“開放”之度。在開放審核之前，省檔案館篩選出館藏涉密檔案（數據庫暫標為“控制”，待解密工作完成后再做開放審核），將涉密檔案目錄以全宗為單位刻錄成涉密光盤，函告檔案形成（移交）單位，書面提醒其開展解密審核工作，并為其提供工作場所和內網計算機等必要設備，配合其完成解密工作。

根據反饋的解密意見和開放審核結論，數據庫及時更新信息，加蓋“已解密”水印，標注“開放”或“控制”標識，不斷健全檔案資源體系和檔案利用體系，并通過檔案資源共建共享、互聯網在線服務等方式，加快推進檔案利用便捷化、智能化，真正實現“讓數據多跑路，群眾少跑腿”。在下一步工作中，我們還將嘗試引進人工智能，在全文識別的基礎上通過關鍵語義分析得出更為精確的結論，帶動開放審核工作邁上新臺階。