基于RPA的高校財務報銷業務優化研究

林仰晴 （廣東外語外貿大學 廣東廣州 510080）

一、引言

人工智能領域中的機器人流程自動化（Robotic Process Automation，簡稱RPA）技術是解決當前高校財務報銷困境的有力工具之一。RPA通過模擬并增強人與計算機的交互過程，能夠將基于規則的常規操作實現自動化處理，并自動執行低價值的、高重復、大批量的日常工作。Willcocks L P.et al（2017）認為以德勤為代表的國際四大會計師事務所相繼推出的RPA財務機器人和流程自動化解決方案，標志著RPA開始在財務領域展開應用。陳虎等（2019）從分析RPA特點入手，介紹了RPA在費用報銷、采購到付款、總賬到報表等幾類典型流程上的應用,并指出RPA的財務運用改變了原有的財務工作方式和財務人員的觀念,推動了財務組織架構變革。對于重復性高、客觀性強的財會工作，RPA技術具有獨特的優勢，而高校財務報銷業務具有量大重復、規則明確的特點，RPA技術可以對傳統的票據核驗、填制憑證、審核憑證、資金收付等工作進行替代性勞動力補充，為高校實現財務報銷業務優化、流程再造等提供強有力的技術支撐，也為高校財務智能轉型與升級提供新的思路。本文分析高校財務報銷模式的現狀及問題，對RPA智能技術在高校財務報銷業務中的應用進行研究，有利于促進RPA與高校財務管理兩者的交叉融合，助力高校財務高質量發展。

二、高校財務報銷模式現狀及存在的問題

隨著高校財務信息化建設的日益完善，高校財務報銷大多從傳統的線下辦理模式轉為網上報銷的業務模式，這種新的移動互聯業務模式一定程度上緩解了報銷人員與財會人員工作間的沖突，但仍無法從根本上解決財務工作量大等問題，也無法適應財務工作無紙化、數字化發展趨勢。本文以G高校為例分析高校財務報銷運行模式的現狀以及存在的問題，以為RPA技術的應用提供思路。

（一）G高校財務報銷運行模式現狀分析。G高校采用的是“以線上為主、以線下為輔”的財務報銷模式，特別在新冠肺炎疫情背景下，G高校對線上線下相結合的模式進行了進一步優化，根據報銷業務分類提出不同的報銷要求，其實現場景步驟如下：第一步，報銷經辦人首先按報銷類別分類在網上報銷系統填報報銷單，內容包括報銷事由、金額等，然后提交審批申請；第二步，報銷經辦人將發票、合同等原始憑證按財會管理文件要求粘貼，連同打印的審批單投遞至財務收單箱；第三步，財務人員收單后進行票據審核，如審核通過的進入賬務處理與資金支付流程；如審核不通過的通知經辦人員取回材料整改，整改完成后重新提交申請。

（二）G高校財務報銷模式存在的弊端。

1.記賬憑證的會計信息形式單一且內容單薄，不利于財務檔案數字化、無紙化發展。G高校采用的財務核算系統是由財會人員人工采集票據上的數據，記賬憑證僅記錄摘要、金額等少量經濟信息，原始憑據上的其他信息仍以紙質形式與記賬憑證一起存檔，無法在核算系統中體現。這種模式存在著諸多缺陷：大量原始票據上的重要信息被篩濾和忽略，記賬憑證無法與發票、合同等原始憑證一一關聯，造成大量原始單據信息與記賬憑證在電子化上的分離，信息數據無法獲得有效應用，增加了管理者的有效決策成本；由于原始憑證仍以紙質形式進行存檔，調閱成本較高，且在檔案保存或移動過程中如有原始憑證發生遺漏，無法返回確認并匹配記賬憑證，就會出現無法核對的風險等。

2.發票審核依賴人工，存在重復報銷、連號報銷的風險。當前報銷模式下，財務人員在審核資料時需人工對原始單據分類整理和統計金額，要求報銷人員通過文字、簽字承諾降低風險。由于上述工作可能由不同人員完成，對票據的填寫審核均可能包含個人的主觀意見，存在規范化不足問題，給報銷人員帶來了繁瑣、不愉快的報銷體驗。在報銷過程中，由財務人員通過網絡查詢方式查驗發票的真實性，基于EXCEL登記等確認發票不存在連號、重復等問題，這種方式費時費力，執行成本較高；如果報銷經辦人員有意更換連號發票的批次或更換財務人員報銷，則難以及時發現，加大了財務人員的業務風險。

3.報銷審核工作滯后性強。報銷經辦人員涉及群體廣，財務專業知識有限，對報銷制度理解有偏，存在信息不對稱，經常會出現網上報銷系統欄目填寫錯誤、提交票據不合規、材料不齊全等問題；另外，項目經辦人是否有權限辦理報銷業務、驗證人是否符合要求、審批人是否有變化、報銷金額統計是否正確、特定費用是否允許報銷等問題，皆需財務人員在收到報銷單據之后進行逐一審核，票據審核工作的滯后性增加了雙方的時間成本與溝通成本。

三、基于RPA的高校財務報銷業務優化設計

RPA具有數據檢索與記錄、圖像識別與處理、平臺上傳與下載、數據加工與分析、信息監控與產出五大功能。將RPA技術應用于高校財務報銷業務優化中，可以助力高校會計核算的標準化、自動化與智能化發展，推動預算控制前置化與自動化，實現會計檔案管理的電子化、無紙化，從而達到提高財務報銷效率、降低會計工作成本、改善會計信息質量、提升會計合規能力、促進會計檔案無紙化發展等智能財務建設目標。

（一）OCR技術采集單據信息。針對高校財務報銷業務模式的原始單據整理及統計環節，利用OCR（光學字符識別）技術實現發票內容的自動識別與歸納整理。首先將發票等原始票據掃描或拍照成圖片，通過OCR技術智能提取發票上的摘要、銷售方、金額等信息并分類歸集，自動匯總統計附件張數和報銷金額，人工僅需對自動采集的信息進行核對，節省了報銷人員與審核人員雙方的行為成本。

（二）發票自動查驗。通過ORC技術采集單據信息后，可以利用RPA模擬人工操作國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺進行發票真偽查驗，并在已報銷發票數據庫中進行自動“查重”與排序。RPA替代人工實現發票自動查驗真偽與完成發票查重和連號檢查工作，從而減少財務人員大量的低附加值化的投入，解放碎片化勞動力。這將大大地縮短原來的人工操作時間，節約重復性工作成本，提高財務工作者的工作效率與精準度、降低業務風險，同時也降低報銷經辦人的違規風險。

（三）智能化自動審核。針對報銷申請中的超報銷標準、超支預算、審批人不恰當等問題，利用RPA技術可以提前設置報銷標準、預算控制等報銷制度、規則及各類限制條件，對報銷單據進行自動審查和常規化的數據比較和分析，實現自動稽核。比如預算控制上，RPA根據報銷內容及金額的分布可以進行資金預算占用控制，與之前設定的限度金額進行匹配，拒絕超預算并提請調整，以達到預算控制的前置化、自動化。同時，RPA將通過報銷標準和預算控制檢驗的申請單自動推送至網上審批系統和相應的審核人員，實現審核分配自動化，避免錯誤風險。

（四）實現用戶信用等級機制。報銷業務量節節攀升，等待支付審批時間長，資金結算環節存在一定的滯后性。RPA模式下，可基于報銷人員報銷歷史中是否存在虛假發票、連號發票、預算超支、附件不齊全等因素綜合考量，建立報銷人員信用等級評價機制，并內嵌于RPA系統中，有助于合理安排審核級別與資金支付；同時可將報銷審簽與資金支付環節相掛鉤，對于不同信用等級的人員實施不同的審核流程。

（五）記賬憑證細節化、數字化。RPA的圖像識別功能將智能識別不同類型發票影像，使其以電子資料形式保存于數據庫中，將原始憑據與記賬憑證建立關聯性，并從經辦人員、審批人員、財務記賬人員、科研項目負責人、項目經費來源等多維度形成緊密關聯，滿足隨時調閱需求，這樣有助于高校財務報銷業務從單純保留記賬憑證的會計信息向可以保存發票、合同等憑證附件的完整會計信息鏈條發展，擴展了會計核算信息數據，實現了電子查賬，推動了財務會計檔案數字化、無紙化發展。

四、基于RPA的高校財務報銷業務流程

引入RPA對高校財務報銷業務進行優化后，基于RPA的高校財務報銷業務流程如下頁圖1所示。

圖1 基于RPA的高校財務報銷業務流程圖

具體包括以下子流程：

接收報銷單據。報銷人員通過手機、掃描儀等設備采集發票、合同等原始單據影像，通過OCR技術自動識別票據中的文字信息，自動提取發票、合同等信息并進行歸集分類、金額匯總，由人工補充信息，自動按照審批權限規則向不同審批者發出審批申請。

智能審核。預先設定財務報銷審核規則，將經費預算控制、發票驗真、查重、連號控制規則內嵌于系統，比如自動檢測發票真偽、發票是否存在連號報銷或重復報銷、報銷是否超出標準、經費是否超出預算等，并自動記錄合規性檢查結果，實現自動稽核；如通過，則自動推送至財務審核；對于未通過票據審核的報銷單申請，則退回并自動發郵件等方式通知報銷人員提供問題說明和整改建議。

自動付款。通過建立與報銷合規性檢查結果相掛鉤的用戶信用等級評價機制，對報銷人員進行信用評價。RPA優化安排用戶信用等級高的報銷人員報銷單進入待付款中心；用戶信用等級評價較低的則另需設置財務人員二次審核環節后再進入待付款中心，同時根據報銷單返工率不斷修正信用評價等級，RPA再依據付款計劃自動執行付款操作。

賬務處理及會計報告。RPA依據預先設置的記賬規則自動生成憑證，并進行常態化的數據比較和驗證分析，生成財務分析報告和稽核報告，定期反饋給項目負責人、財務負責人等管理層。

在這一業務流程中，RPA新模式以智能化工作流程減少人工干預程度，降低錯誤率，提高財務報銷效率和會計信息質量，提升財務報銷標準化程度，并摒除傳統報銷模式的“線下跑”問題，能突破時間與空間限制，真正體現“網上報銷”快速化的優勢，從而推動高校會計核算的標準化、自動化與智能化，預算控制的前置化與自動化，會計檔案管理的數字化、無紙化發展。

五、RPA技術下高校財務報銷業務優化管理對策

（一）配備專業的RPA專業技術人才。RPA的運用使得軟件工具成為高校基礎的、重要的資產。Julia Kokina和Shay Blanchette（2019）的研究表明確保技術能力是 RPA實施過程的重要部分，故高校有必要配備專業對口的RPA專業技術人員組成技術團隊，以減少軟件運行中的突發故障，保障RPA的正常運行。RPA專業技術團隊應專門負責軟件工具的日常維護，收集運營過程中的障礙反饋，根據運營階段反饋調整RPA配置等，不斷跟蹤和優化RPA，使得RPA技術下的高校財務報銷模式穩定運行。

（二）健全、完善相關制度規范。將RPA運用于高校財務報銷業務，對報銷流程進行梳理重構，這對報銷經辦人員、財務人員、監管者的工作皆會產生一定的影響。健全、完善的高校財務制度規范體系是高校財務工作流程優化后良好運行的有力制度保障。故高校財務部門應當牽頭，針對財務報銷操作規范、財務人員稽核與核算規范、RPA軟件維護管理規范等方面，健全或完善相關制度規范和管理辦法，建立一套完整的高校財務工作制度規范，繼續推進高校內部控制工作建設，使得運用RPA技術的高校財務報銷模式管理有規可循、穩步發展。

（三）優化高校財務人員培訓體系。RPA的運用將使得高校財務人員的工作內容、工作方式及其崗位設置、職責等發生較大變化。RPA一定程度上促使基礎財務人員比重減少，從事決策分析與支持的財務人員比重上升。在當前高質量發展要求下，未來高校財務部門需要更多的精通數據分析和預測、具備跨界知識、擅長分析與管理的各類復合型人才。故高校應當對財務人員進行多維培訓，培養財務人員樹立跨界學習思維，在掌握財務知識、財經政策之外加強學習信息技術、預算管理、數據分析、財務管理與監督等知識，向精通會計、擅長管理、熟知信息技術的復合型人才發展。

六、結語

RPA技術為高校財務報銷業務流程優化提供了有力的技術支撐，為完善報銷模式、緩解財務報銷困境提供新的思路。本文探討了RPA在高校財務報銷業務流程優化中的應用，推動財務報銷業務自動化、規范化，并從配備專業的RPA技術人才、健全完善相關制度規范、優化高校財務人員培訓體系等多個方面提出RPA技術下的高校財務報銷業務優化管理舉措，但實施過程中仍可能遇到技術人才團隊不穩定、人員結構重組與升級實施困難等多種現實問題，需要更深一步進行實踐研究。