檔案管理模式下的新型方法在醫院檔案管理中的應用分析

許春文，張茜

新疆喀什地區第一人民醫院黨政辦，新疆喀什 844000

醫院檔案管理為醫院管理重要環節，主要包括財務檔案、醫療檔案、科研檔案、黨政建設檔案，為醫院管理決策重要參考依據[1]。隨著我國互聯網技術發展及醫改的推進，對醫院檔案管理要求逐漸提升。但目前醫院管理中受工作人員綜合能力相對有限、“互聯網+” 技術不熟練、基礎設施建設投入不足等因素影響，可能會影響醫院檔案管理質量，出現檔案丟失、檔案內容缺失等檔案管理差錯情況，因此需加強檔案管理[2-3]。檔案管理模式下的新型方案指利用互聯網技術基礎，通過新型管理技術提升其醫院檔案管理質量，滿足管理需求。該院于2021 年起實施檔案管理模式下的新型管理方法，分析此種管理方案前后1 年時間內醫院檔案管理情況。現報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

該院于2021 年起實施檔案管理模式下的新型方法管理，將2020 年1—12 月檔案管理情況設為對照組，2021 年1—12 月檔案管理情況設為觀察組。2 年內主要納入41 名檔案管理工作人員，41 名檔案管理人員中男27 例，女14 例；年齡26～48 歲，平均（32.58±2.03）歲；工作年限1～19 年，平均（5.52±1.06）年。納入標準：①均為該院檔案管理人員；②研究期間無離職、轉院、輪崗等情況；③對該研究知情同意。排除標準：①研究期間工作人員遭遇重大家庭變故；②工作人員存在精神性疾病，難以配合完成研究。

1.2 方法

對照組（常規醫院檔案管理）。收集檔案資料，依據醫院管理流程進行檔案核對、存檔。

觀察組（檔案管理模式下的新型方法管理）。（1）計劃（Plan）：結合既往醫院檔案管理中出現的問題，包括檔案內容缺失、檔案丟失、歸檔不及時等，開會討論分析檔案管理問題發生原因，包括工作人員對檔案信息收集意識不強、無檔案統一管理格局、檔案相關知識薄弱、硬件設施投入不足、檔案資料利用率低、檔案電子化率較低。①工作人員對檔案信息收集意識不強：醫院檔案資料管理不能給醫院發展帶來直接經濟效益，易被院領導及醫務人員忽視，出現臨床科室、職能科室檔案歸檔較差情況。②無統一的檔案管理格局：目前醫院檔案管理相對分散，不僅會造成人力、物力資源浪費，影響檔案資料管理完整性、連續性。③檔案相關知識薄弱：各科室檔案室工作管理人員若對歸檔時間、歸檔內容認知不清晰，出現檔案收集不完整性及不連續性，并出現歸檔時效性延后情況。④硬件設施投入不足：檔案室房間狹小、專業檔案管理人員不足、檔案管理設備老舊，均會影響檔案管理質量；電子檔案管理相關設備，包括電腦、掃描儀、計算機等設備資源不足，影響檔案管理質量。⑤檔案資料利用率低：歸檔后檔案利用率低影響工作人員對檔案整理積極性。⑥檔案電子化率較低：醫院仍存在電子檔案、紙質版檔案混雜、檔案電子化率較低情況，影響檔案管理統一性；結合目前存在的管理缺陷，制訂符合該院特色的檔案管理計劃。（2）實施（Do）：實施符合該院特征的新型方法管理。①人力資源管理：組建檔案管理小組，組長由院領導擔任，主要負責對各科室檔案室管理員工作情況進行監督、指導，并將其管理質量納入考核目標，設立相應獎懲措施；所有檔案管理工作人員定期展開檔案管理相關知識培訓，包括檔案組成、檔案資料收集方式、檔案整理及歸檔等，提升其檔案管理專業素質，確保檔案收集完整性、規范性。②增強工作人員主動服務意識：培訓中加強工作人員主動服務意識培訓，包括資料主動收集整理、為使用者提供主動優質服務等；重點培訓醫院檔案質量與醫院發展質量之間關系，提升檔案整理主動性。③增強檔案管理硬件設置：增加檔案管理人員、庫房人員，加強檔案室工作人員隊伍建設，不斷增強檔案室新興力量，激發老員工工作熱情；結合實際需求配備電腦等設備，對檔案資料進行數字化建設，即將已經歸檔的檔案，依據歸檔時間、檔案類型等特征，分批次以掃描、拍照等方式完成檔案數字化、網絡化變化，并完成全文檢索、語義檢索，保證檔案保存、利用效率；在檔案整理時若存在電子版檔案，則與紙質版同步收集。（3）檢查（Check）：檔案管理小組定期或不定期抽查檔案管理情況，包括監督各科室檔案資料上報情況、檔案資料質量（完整性、規范性、上報及時性等），結合醫院檔案室檔案資料及工作人員情況，分析目前所制定檔案管理方案在該院實施質量，分析目前仍存在的不足情況，并開會討論解決方案。（4）處理（Action）：將問題解決方案應用至實際管理中，并結合工作人員反饋、監督管理結果不斷進行問題總結、制訂改進策略，以不斷提升該院檔案管理質量。

1.3 觀察指標

①比較兩組檔案管理質量。由該院檔案管理小組評價，隨機抽查兩組各300 份檔案，包括檔案完整性、檔案連續性、歸檔及時性等，總分為10 分，出現差錯時扣0.1分，算最終分值，0～5 分、6～8 分、9～10 分分別表示管理質量差、良、優，優良率=（優份數+良份數）/總樣本數×100.00%。②比較兩組工作人員綜合能力。包括專業能力、判斷能力、執行能力、責任心，由該院檔案管理小組評價，每項評分0～10 分，分數高表示綜合能力好。③比較兩組相關科室工作對檔案管理滿意度。每組各隨機調查50 名需要使用檔案的醫護人員滿意度，包括滿意、較滿意、不滿意，滿意度=（滿意人數+較滿意人數）/總人數×100.00%。④比較兩組檔案管理差錯發生率。由該院檔案管理小組評價，隨機抽查兩組各300 份檔案，比較兩組檔案管理差錯率，包括檔案內容缺失、檔案丟失、歸檔不及時。

1.4 統計方法

采用SPSS 24.0 統計學軟件分析數據，符合正態分布的計量資料用（）表示，組間差異比較采用t 檢驗；計數資料采用頻數或率（%）表示，組間差異比較采用χ2檢驗，P＜0.05 為差異有統計學意義。

2 結果

2.1 兩組檔案管理質量比較

觀察組工作人員對醫院檔案管理質量優良率為99.67%，較對照組97.67%高，差異有統計學意義（P＜0.05），見表1。

表1 兩組檔案管理質量比較

2.2 兩組工作人員綜合能力比較

觀察組檔案管理工作人員綜合能力評估中，專業能力、判斷能力、執行能力、責任心評分均較對照組高，差異有統計學意義（P＜0.05），見表2。

表2 兩組工作人員綜合能力比較[（），分]

表2 兩組工作人員綜合能力比較[（），分]

2.3 兩組相關科室滿意度比較

觀察組相關科室滿意度為98.00%，較對照組86.00%高，差異有統計學意義（P＜0.05），見表3。

表3 兩組相關科室滿意度比較

2.4 兩組檔案管理差錯發生率比較

觀察組檔案管理差錯發生率為9.33%，較對照組14.67%低，差異有統計學意義（P＜0.05）；觀察組中檔案內容缺失、檔案丟失、歸檔不及時分別為4.67%、0.00%、4.67%，其中檔案內容缺失發生率較對照組9.00%低，差異有統計學意義（P＜0.05），見表4。

表4 兩組檔案管理差錯發生率比較

3 討論

醫院檔案管理工作為醫院發展重要基礎。目前在醫院檔案管理中常見方法以科室、行政管理活動、應用技術、科研資料等為單位進行檔案收集整理，包括紙質版、電子版等，并依據要求定時歸檔，存放在檔案室中[4]。但受檔案管理工作人員綜合能力、專業能力、檔案管理環境等因素影響，可能會因檔案管理質量不佳出現檔案內容缺失、歸檔不及時、檔案丟失等情況，影響醫院發展進程，增加醫患糾紛發生風險，因此需加強管理[5]。

檔案管理模式指針對檔案管理實施的針對性、全面性管理方案，包括對紙質檔案管理、電子檔案管理、檔案室工作人員等方面管理，以保證檔案管理質量，為醫院相關檔案取用、存放提供優質管理。新型方法管理目前尚缺乏統一管理方法標準，該研究中應用PDCA 循環管理法，此種管理主要優勢為可通過計劃、執行、檢查、處理4 個環節，不斷降低問題中不良事件的影響，降低風險事件發生率，以保證管理質量，滿足管理需求[6-7]。近年來，PDCA 循環管理法在臨床護理管理工作中應用頻率逐漸提升，且管理效果確切，可滿足護理管理質量改進需求[8]。

該院于2021 年1 月開始實施檔案管理模式下的新型方法管理。結果顯示，觀察組工作人員對醫院檔案管理質量優良率較對照組高（P＜0.05），考慮原因為常規醫院檔案管理中，雖然嚴格依據醫院管理流程開展，但在實際操作中易受檔案整理進度、檔案規范性、工作人員基礎工作能力、工作人員責任心及主動性等多種因素影響，可能影響檔案管理質量[9-10]。實施檔案管理模式下的新型方法管理后，在計劃過程中對既往檔案管理不足之處分析原因，可了解質量改進方向，并以此為依據制訂并執行針對性管理改進方案，彌補既往管理不足之處，包括加強人力資源管理、加強工作人員主動服務意識培訓、增強檔案管理硬件設施，以提升檔案室工作人員基礎工作能力、主動工作意識、自我監督管理能力，保證檔案管理先進性、規范性，最大程度提升管理質量[11-12]。在檢查、處理中，通過分析目前管理方案中不足之處、管理方案難以執行情況，并實施改進后管理方案，以不斷提升醫院檔案管理質量，最終可提升檔案管理質量優良率[13-14]。

該研究結果顯示，觀察組檔案管理工作人員綜合能力評估中，專業能力、判斷能力、執行能力、責任心評分均較對照組高（P＜0.05），考慮原因為工作人員針對性培訓（基礎培訓、責任心培訓等），可提升其基礎工作質量及工作責任心，人力資源管理加強工作人員隊伍建設，可激發老員工工作熱情，增加檔案管理硬件管理條件，減輕檔案管理工作人員工作壓力，提升其工作熱情[15]。在此基礎上，通過檔案管理小組定期抽查、管理、監督，并建立相應獎懲措施，可提升其工作監督管理能力，被動提升其綜合能力，達到提升其綜合能力評分的效果[16]。

該研究結果顯示，觀察組相關科室滿意度較對照組高，檔案管理差錯發生率較對照組低（P＜0.05），考慮原因為在檔案調取中，若所調取檔案內容缺失、檔案丟失、未能及時歸檔等情況，會影響相關科室醫護人員工作質量，影響其對檔案管理滿意度評價。實施檔案管理模式下的新型方法管理，通過提升工作人員基礎工作能力，可保證檔案完整性，同時工作人員主動服務意識增強，為使用者提供主動、優質服務，滿足相關科室醫護人員檔案調取情感需求，進一步提升其相關科室滿意度。同時檔案室工作人員綜合能力提升、檔案管理主動意識增強，可主動完成檔案管理工作，包括檔案整理、檔案管理情況檢查等，并在醫院檔案管理小組監督管理下，不斷降低檔案管理缺陷事件發生率，滿足醫院檔案管理需求[17-18]。

綜上所述，醫院檔案管理中應用檔案管理模式下的新型方法，可提升工作人員管理對檔案管理質量、工作人員綜合能力水平，提升相關科室滿意度，并降低檔案管理差錯發生率。