財(cái)務(wù)機(jī)器人的主要功能與應(yīng)用實(shí)例分析

王立衛(wèi)，劉翠俠，袁慶祿

（防災(zāi)科技學(xué)院，河北 廊坊 065201）

1 財(cái)務(wù)機(jī)器人的概念

機(jī)器人流程自動(dòng)化（Robotic Process Automation， RPA）是指通過(guò)模擬人與計(jì)算機(jī)的交互過(guò)程，使用用戶界面（User Interface，UI）層面的技術(shù)，執(zhí)行高重復(fù)性、有固定規(guī)則任務(wù)的系列外掛應(yīng)用軟件。財(cái)務(wù)機(jī)器人是RPA 技術(shù)在財(cái)會(huì)領(lǐng)域的應(yīng)用，是指運(yùn)用RPA技術(shù)，結(jié)合財(cái)會(huì)工作的內(nèi)容和流程需求，開(kāi)發(fā)自動(dòng)化程序代替人工操作，幫助完成業(yè)務(wù)量大、重復(fù)性高、標(biāo)準(zhǔn)化強(qiáng)的基礎(chǔ)工作，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)工作流程自動(dòng)化，提高工作效率和質(zhì)量，減少財(cái)會(huì)工作技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，使財(cái)務(wù)人員投身到更高層次的工作中，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)降本增效和財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)機(jī)器人能顯著提高財(cái)務(wù)工作的精確度和業(yè)務(wù)處理效率，適用于具有明確規(guī)則的重復(fù)性工作。目前，許多大型企業(yè)都在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心就非常適合應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人。

2 財(cái)務(wù)機(jī)器人的主要功能

財(cái)務(wù)機(jī)器人能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程的數(shù)字化、智能化，能提高財(cái)會(huì)部門人力資源配置的合理性和有效性，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員和工作內(nèi)容的優(yōu)化配置。財(cái)務(wù)機(jī)器人通過(guò)模擬人工操作，并結(jié)合企業(yè)的管理需求，可以實(shí)現(xiàn)多種功能的組合，實(shí)現(xiàn)多種財(cái)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)的自動(dòng)化。財(cái)務(wù)機(jī)器人的主要功能架構(gòu)如圖1所示。財(cái)務(wù)機(jī)器人的主要功能可以概括為以下幾方面。

圖1 財(cái)務(wù)機(jī)器人的主要功能架構(gòu)

2.1 數(shù)據(jù)獲取與記錄

財(cái)務(wù)機(jī)器人最基本的功能是數(shù)據(jù)獲取與記錄。財(cái)務(wù)機(jī)器人開(kāi)發(fā)人員通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)模式下財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容進(jìn)行分析，設(shè)置計(jì)算機(jī)程序規(guī)則對(duì)人工操作進(jìn)行模擬，可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)數(shù)據(jù)的檢索、遷移和 輸入。

2.2 OCR 圖像識(shí)別與處理

光學(xué)字符識(shí)別（Optical Character Recognition，OCR） 與處理功能是指財(cái)務(wù)機(jī)器人以O(shè)CR 技術(shù)為基礎(chǔ)對(duì)圖像進(jìn)行識(shí)別，從圖像中獲取有用字段信息并輸出為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的數(shù)據(jù)傳遞、審查與分析，并將之整理成對(duì)流程應(yīng)用、管理、決策有用的信息，解決財(cái)會(huì)人員手工輸入的問(wèn)題，提高信息處理效率。

2.3 數(shù)據(jù)流接收與輸出

數(shù)據(jù)流接收與輸出的主要內(nèi)容是在系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)流的上傳與下載。按照預(yù)先設(shè)計(jì)的路徑，財(cái)務(wù)機(jī)器人登錄內(nèi)部、外部系統(tǒng)平臺(tái)上傳與下載數(shù)據(jù)，完成數(shù)據(jù)流的自動(dòng)接收與輸出。

2.4 數(shù)據(jù)整理與分析

財(cái)務(wù)機(jī)器人可以高效管理基于檢索、下載的數(shù)據(jù)信息，可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、篩選、計(jì)算、整理及基于明確規(guī)則的校驗(yàn)和分析。

2.5 信息監(jiān)控與產(chǎn)出

信息監(jiān)控與產(chǎn)出是指財(cái)務(wù)機(jī)器人通過(guò)對(duì)人類行為的模擬，自動(dòng)履行財(cái)會(huì)工作流程的一系列功能，包括分配工作流、生成標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告、做決策、信息自動(dòng)化通知等。

3 財(cái)務(wù)機(jī)器人適用的業(yè)務(wù)特點(diǎn)

以往，財(cái)會(huì)工作進(jìn)程的推進(jìn)通過(guò)財(cái)務(wù)人員人工操作或信息系統(tǒng)自動(dòng)化操作的方式實(shí)現(xiàn)。在人工操作場(chǎng)景下，工作效率低，錯(cuò)誤率高，人員占用多，而對(duì)信息系統(tǒng)自動(dòng)化操作來(lái)說(shuō)，一旦出現(xiàn)跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)需求，相關(guān)人員就需要在多個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)間進(jìn)行系統(tǒng)改造和應(yīng)用程序編程接口（Application Programming Interface，API）開(kāi)發(fā)。系統(tǒng)改造和API 開(kāi)發(fā)往往投資成本高、部署周期長(zhǎng)、對(duì)需求響應(yīng)慢。然而，使用財(cái)務(wù)機(jī)器人不但能夠以自動(dòng)化的方式提高財(cái)務(wù)工作效率和質(zhì)量，而且其開(kāi)發(fā)周期短、投資成本低，能夠大大加快需求響應(yīng)速度。財(cái)務(wù)機(jī)器人的出現(xiàn)是對(duì)人工操作場(chǎng)景和API 的財(cái)務(wù)應(yīng)用場(chǎng)景的有效補(bǔ)充。概括來(lái)講，財(cái)務(wù)機(jī)器人適用于量大易錯(cuò)、簡(jiǎn)單重復(fù)的業(yè)務(wù)工作，能夠保持7 天×24 小時(shí)不間斷工作。財(cái)務(wù)機(jī)器人能實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)的貫通，而且不改變?cè)行畔⑾到y(tǒng)架構(gòu)。財(cái)務(wù)機(jī)器人模擬人類的操作，通過(guò)用戶界面與系統(tǒng)交互，將流程設(shè)計(jì)為任務(wù)自動(dòng)化執(zhí)行，非常適合多個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。財(cái)務(wù)機(jī)器人可以登錄多系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、遷移等操作，不需要對(duì)數(shù)據(jù)交互需求涉及的多個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行改造和API 開(kāi)發(fā)，不用改變企業(yè)原有的信息系統(tǒng)架構(gòu)。

3.1 簡(jiǎn)單重復(fù)操作

財(cái)會(huì)工作流程中，有些基礎(chǔ)工作需要人工機(jī)械、重復(fù)地進(jìn)行操作，這一類簡(jiǎn)單重復(fù)操作的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)通常具有流程固定、有明確的規(guī)則、重復(fù)度高、附加值低等特點(diǎn)。將財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用在這些工作中，可以使企業(yè)降低人力成本、提高工作效率、減少人為錯(cuò)誤、提高財(cái)務(wù)處理質(zhì)量和準(zhǔn)確性。

3.2 量大易錯(cuò)的基礎(chǔ)工作

在計(jì)算、核對(duì)、整合、驗(yàn)證數(shù)據(jù)的過(guò)程中，由于其工作量大，企業(yè)需要投入較多的人力資源，導(dǎo)致企業(yè)人力成本高。企業(yè)如果應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人，就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化批量處理數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)處理速度快，并且可以大大提高處理的效率。例如，輸入及核對(duì)跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)、登記發(fā)票等，這一類具有量大、易錯(cuò)特點(diǎn)的工作業(yè)務(wù)，非常適合應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人。

3.3 全天候不間斷提供服務(wù)

傳統(tǒng)人工模式下，員工工作時(shí)間有限，有效工作時(shí)間基本為5 天×8小時(shí)。但是，當(dāng)企業(yè)財(cái)務(wù)工作量大時(shí)，財(cái)務(wù)人員正常的工作時(shí)間難以滿足企業(yè)的需求。比如，企業(yè)業(yè)務(wù)量龐大時(shí)，大量積壓的銀行回單和記賬憑證待匹配、進(jìn)項(xiàng)發(fā)票待查驗(yàn)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)付不過(guò)來(lái)。或者在工作量異常增多時(shí)，財(cái)務(wù)人員就會(huì)不堪重負(fù)。而財(cái)務(wù)機(jī)器人則不同，它可以高效率、不間斷地工作，并且可以彌補(bǔ)人力疲勞導(dǎo)致工作效率低的缺點(diǎn)，適用于企業(yè)全天候不間斷7 天×24 小時(shí)提供服務(wù)的業(yè)務(wù)。

4 財(cái)務(wù)機(jī)器人的典型應(yīng)用場(chǎng)景與實(shí)例

4.1 銀行應(yīng)用場(chǎng)景與實(shí)例

4.1.1 PF 銀行

以前，PF 銀行建設(shè)工程質(zhì)量保證金管理信息系統(tǒng)的信息審核、信息下載、信息處理及信息上傳等操作均采用人工處理方式，存在業(yè)務(wù)量大、耗時(shí)多、較煩瑣、出錯(cuò)率較高等問(wèn)題，長(zhǎng)期從事此工作的員工容易產(chǎn)生疲倦感，從而導(dǎo)致出錯(cuò)率上升。后來(lái)，PF 銀行通過(guò)應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人，取代原業(yè)務(wù)人員完成銀行信息審核、信息下載、信息處理及信息上傳等工作，從而解放人力，精簡(jiǎn)煩瑣的工作流程，縮短業(yè)務(wù)操作時(shí)長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)操作自動(dòng)化，提高了業(yè)務(wù)處理效率和處理質(zhì)量。改造后的PF 銀行建設(shè)工程質(zhì)量保證金系統(tǒng)機(jī)器人自動(dòng)化審核流程如圖2所示。

圖2 PF 銀行質(zhì)量保證金審核財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)化流程

4.1.2 XY 銀行

XY 銀行國(guó)際業(yè)務(wù)部每個(gè)月月初需要向國(guó)家外匯管理局和XY 銀行總行上報(bào)報(bào)表數(shù)據(jù)，每次需要從不同系統(tǒng)中調(diào)取數(shù)據(jù)，需要2～3 個(gè)業(yè)務(wù)員，在月初兩天內(nèi)完成，人工編輯生成報(bào)表，時(shí)間緊，任務(wù)重。為提高處理效率和準(zhǔn)確度，XY 銀行開(kāi)發(fā)財(cái)務(wù)機(jī)器人實(shí)現(xiàn)了外匯局系統(tǒng)報(bào)表在線填報(bào)。財(cái)務(wù)機(jī)器人先將文本格式數(shù)據(jù)源引入Excel，再根據(jù)交易日期及幣種，按結(jié)售匯代碼匯總后進(jìn)入外匯局管理系統(tǒng)逐項(xiàng)填報(bào)。該功能節(jié)省了人工操作60%以上的時(shí)間。XY 銀行財(cái)務(wù)機(jī)器人外匯局系統(tǒng)報(bào)表填報(bào)自動(dòng)化流程如圖3所示。

圖3 XY 銀行外匯局系統(tǒng)報(bào)表填報(bào)財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)化流程

4.2 保險(xiǎn)業(yè)應(yīng)用場(chǎng)景與實(shí)例

ZGRB 公司財(cái)務(wù)部以往采用人工逐一打電話的方式進(jìn)行應(yīng)收賬款的催收，工作量大，耗時(shí)長(zhǎng)。后來(lái)，ZGRB 公司通過(guò)分析業(yè)務(wù)邏輯，設(shè)計(jì)了財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)化催收流程：對(duì)郵件表格數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果通過(guò)郵件和短信方式發(fā)送給對(duì)應(yīng)責(zé)任人。該流程實(shí)現(xiàn)了Outlook 郵件收發(fā)、Excel 表格處理、短信發(fā)送等自動(dòng)化操作，將處理時(shí)長(zhǎng)大大縮減。其自動(dòng)化流程如圖4所示。

圖4 ZGRB 公司財(cái)務(wù)部應(yīng)收催收財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)化流程

4.3 制造業(yè)應(yīng)用場(chǎng)景與實(shí)例

4.3.1 中國(guó)SH 南京共享中心

中國(guó)SH 南京共享中心在獎(jiǎng)金發(fā)放工作方面，此前需要共享中心財(cái)務(wù)人員37 人，每100 人的獎(jiǎng)金發(fā)放業(yè)務(wù)需要財(cái)務(wù)人員花費(fèi)30～40 分鐘時(shí)間，財(cái)務(wù)人員需要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理完大量數(shù)據(jù)，因此出錯(cuò)率一般會(huì)上升。中國(guó)SH 南京共享中心通過(guò)開(kāi)發(fā)財(cái)務(wù)機(jī)器人并優(yōu)化流程，現(xiàn)在發(fā)放獎(jiǎng)金只需1～2 個(gè)業(yè)務(wù)人員花費(fèi)1 天時(shí)間即可完成。獎(jiǎng)金發(fā)放財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)化流程是：自主登錄人力資源（Human Resource，HR）系統(tǒng)，自動(dòng)下載獎(jiǎng)金發(fā)放表單，自動(dòng)審核及提交。該流程不會(huì)出錯(cuò)，能減少大量人力和時(shí)間投入，極大地提高了辦事效率。中國(guó)SH 南京共享中心獎(jiǎng)金發(fā)放財(cái)務(wù)機(jī)器人流程如圖5所示。

圖5 中國(guó)SH 南京共享中心獎(jiǎng)金發(fā)放財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)化流程

4.3.2 SQ 集團(tuán)財(cái)務(wù)公司

SQ 集團(tuán)財(cái)務(wù)公司每月上千張發(fā)票需要多個(gè)財(cái)務(wù)人員到發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)查詢，工作量巨大。此工作邏輯簡(jiǎn)單、重復(fù)性高，但耗費(fèi)了較多人力資源。SQ 集團(tuán)財(cái)務(wù)公司開(kāi)發(fā)財(cái)務(wù)機(jī)器人后實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化流程操作，即自動(dòng)打開(kāi)發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)，自動(dòng)輸入發(fā)票號(hào)碼等信息，識(shí)別驗(yàn)證碼查驗(yàn)，輸出結(jié)果并將結(jié)果及時(shí)推送給相關(guān)人員。SQ 集團(tuán)財(cái)務(wù)公司查驗(yàn)發(fā)票財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)化流程如圖6所示。

圖6 SQ 集團(tuán)財(cái)務(wù)公司查驗(yàn)發(fā)票財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)化流程

4.3.3 北京JML 食品公司

北京JML 食品公司財(cái)務(wù)部每天都會(huì)受理大量的待支付與待審核的付款結(jié)算訂單，每月至少付款1 500筆訂單，付款對(duì)象涉及15 個(gè)公司、78 個(gè)賬戶，設(shè)置網(wǎng)銀復(fù)核員2 人，每筆業(yè)務(wù)人工處理時(shí)長(zhǎng)約10分鐘。該項(xiàng)工作簡(jiǎn)單枯燥，并且工作量不均衡。北京JML 食品公司通過(guò)梳理工作流程開(kāi)發(fā)了財(cái)務(wù)機(jī)器人，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化操作，即由機(jī)器人自主獲取數(shù)據(jù)、加工數(shù)據(jù)生成報(bào)表，取代了傳統(tǒng)耗時(shí)耗力的手動(dòng)操作，每筆業(yè)務(wù)機(jī)器人處理時(shí)長(zhǎng)僅為2 分鐘，大大降低了人力成本和時(shí)間成本，且無(wú)出錯(cuò)，保證了業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和高效性。北京JML 食品公司付款結(jié)算機(jī)器人自動(dòng)化流程如圖7所示。

圖7 北京JML 食品公司付款結(jié)算機(jī)器人自動(dòng)化流程

4.4 物流企業(yè)應(yīng)用場(chǎng)景與實(shí)例

DF 航空公司財(cái)務(wù)處每月需要兩次從多個(gè)銀行獲取匯率信息，再輸入多個(gè)不同的系統(tǒng)，如財(cái)會(huì)家園系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、成本系統(tǒng)等。整個(gè)流程冗長(zhǎng)、低效，與該環(huán)節(jié)的高時(shí)效性要求產(chǎn)生矛盾。DF 航空公司通過(guò)財(cái)務(wù)機(jī)器人開(kāi)發(fā)解決了多渠道數(shù)據(jù)抓取難的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了匯率自動(dòng)下載，提高了流程流暢度和準(zhǔn)確度，業(yè)務(wù)時(shí)長(zhǎng)大幅度縮短。DF 航空公司匯率自動(dòng)下載與錄入財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)化流程如圖8所示。

圖8 DF 航空公司匯率自動(dòng)下載與錄入財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)化流程

5 結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)機(jī)器人作為新一代的數(shù)字化勞動(dòng)力，通過(guò)模仿人工操作計(jì)算機(jī)的方式，自動(dòng)化地處理一系列業(yè)務(wù)，可實(shí)現(xiàn)7 天×24 小時(shí)×365 天無(wú)間隙、零差錯(cuò)地工作。另外，財(cái)務(wù)機(jī)器人屬于外掛軟件，無(wú)須改變?cè)邢到y(tǒng)和應(yīng)用軟件，所以財(cái)務(wù)機(jī)器人軟件具有能快速應(yīng)用的特點(diǎn)，在數(shù)周內(nèi)即可完成設(shè)計(jì)與部署，從而幫助企業(yè)更快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化運(yùn)營(yíng)目標(biāo)，達(dá)到降本增效的目的。對(duì)廣大財(cái)務(wù)人員而言，財(cái)務(wù)機(jī)器人將他們從繁重、枯燥、重復(fù)性的工作中解放出來(lái)，可以使他們有更多精力去從事管理和更能創(chuàng)造價(jià)值的工作。