檔案如何才能更好賦能國有企業(yè)發(fā)展
——以電網(wǎng)領(lǐng)域某國企的某項目為例

張?zhí)鸱f，周 瑤，張 彬，周瀟永

（1.湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院，湖南 湘潭 411105；2.湖南省送變電工程有限公司，湖南 長沙 410004）

當(dāng)今社會進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢是國有企業(yè)想要獲得更好發(fā)展的題中之義。近年來，電網(wǎng)建設(shè)項目面臨著“規(guī)模的不斷加大、技術(shù)難度的不斷提升以及建設(shè)工期的不斷縮短”的背景，這更提高了對項目管理水平的要求。檔案作為工程項目建設(shè)的重要產(chǎn)物，是反映工程建設(shè)水平的一面鏡子。其管理工作是否規(guī)范、有序，直接影響著工程項目的驗收和創(chuàng)優(yōu)。做好電網(wǎng)建設(shè)項目的檔案工作受到了越來越多人的關(guān)注。“賦能”一詞意為賦予能力，是使對象發(fā)生正向變化的動作。最早是積極心理學(xué)概念，后來廣泛應(yīng)用于商業(yè)和管理學(xué)。近年來，又拓展至更多領(lǐng)域，泛指施加能量推動對象狀態(tài)升級的過程。管好檔案不僅有利于提升項目管理水平，更能使國有企業(yè)適應(yīng)大數(shù)據(jù)的時代背景。因此，筆者認(rèn)為，檔案能賦能國有企業(yè)發(fā)展。但是，由于現(xiàn)實中存在的主體責(zé)任不明晰、檔案工作重視與投入不足、檔案工作人員素質(zhì)不高、缺乏災(zāi)難備份等問題，檔案沒能發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。只有優(yōu)化管理模式，解決已經(jīng)出現(xiàn)的問題，電網(wǎng)工程檔案才能更好賦能電網(wǎng)國有企業(yè)發(fā)展。

文章中所說國有企業(yè)，是一家中央直接管理的國有獨資公司，因此具有代表性和典型意義。筆者在2021年暑假，來到該國企的某一項目部，開展了為期一個月的調(diào)研工作。

根據(jù)國家檔案局制定，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的科學(xué)技術(shù)檔案工作條例，科技檔案是指“在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)（簡稱科研、生產(chǎn)、基建）等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。”該國企所管檔案具有特殊性，屬于科技檔案中的基建檔案。基建工程建設(shè)周期長，在工程項目開展過程中有多個參建主體，基建工程整體過程會產(chǎn)生數(shù)量巨大、類型多樣的資料。基于這一特殊性，基建檔案也具有“專業(yè)性”“復(fù)雜性”“長期性”的特點。

建立施工檔案資料一般來說指的是施工單位將工程原始記錄保存，這樣做不僅能保證各項工程的合理使用，也是提高工作效率、方便社會利用的要求，還能滿足建設(shè)項目各項工作以及竣工后生產(chǎn)運行、經(jīng)營管理、設(shè)備維護(hù)、改（擴(kuò)）建的需要。除此之外，有時，當(dāng)出現(xiàn)合同糾紛時，施工檔案是維護(hù)權(quán)利的武器；當(dāng)出現(xiàn)緊急情況時，施工檔案還能解“燃眉之急”。以九寨溝地震為例，“利用檔案第一時間準(zhǔn)確研判受損情況、通過分析工程檔案優(yōu)化搶修方案、調(diào)集檔案數(shù)據(jù)迅速找到可用設(shè)備恢復(fù)供電……檔案在服務(wù)電力搶險中發(fā)揮著不可替代的關(guān)鍵作用。”

1 目前存在的問題

1.1 主體責(zé)任不明晰

總公司文件中對負(fù)責(zé)管理檔案的部門及職責(zé)有如下表述，筆者將其制成表1，便于閱讀。

表1 該國企部分檔案管理主體及職責(zé)

同時出現(xiàn)了兩個檔案部門，一個是“各省（市、縣）公司、各直屬單位檔案部門”，另一個則是“各省（市、縣）公司、各直屬單位檔案部門”，讓人無法分清二者關(guān)系，容易造成混亂；同時將檔案管理部門和安全管理部門、環(huán)評管理部門、水保管理部門放在一起，沒有意識到檔案管理的重要性和特殊性，不利于檔案工作的開展；項目建設(shè)管理部門要進(jìn)行檔案的收集工作，收集建設(shè)過程中的一些材料，但安全、環(huán)評、水保、檔案等管理部門也有材料的收集部分，兩者同樣容易混淆。

綜上，筆者認(rèn)為，該國企在檔案管理主體責(zé)任部分存在職權(quán)交叉的問題，降低了檔案管理的效率。

在湖南某市的110KV輸變電技術(shù)工程的招投標(biāo)文件中，第12點“計劃、統(tǒng)計與信息管理”中包含了對文件、檔案進(jìn)行管理的方案。但值得思考的是，文件中說到“由計財部負(fù)責(zé)計劃、統(tǒng)計、信息管理。計財部每月向監(jiān)理提供以下報表……”但這點與筆者在南昌換流站所看到的實際情況不符。在該換流站中，承擔(dān)資料收集、整理、歸檔職責(zé)的主要是“資料員”一職，資料員是建筑施工企業(yè)關(guān)鍵技術(shù)崗位“八大員”之一。

同時，在《檔案資料過程管控方案》中，提到成立檔案資料過程管控工作小組，組長由項目經(jīng)理擔(dān)任，副組長由項目執(zhí)行經(jīng)理、副經(jīng)理和項目總工擔(dān)任。除此之外，工程部、計財部、器材部、安質(zhì)部和辦公室的主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長。

從圖1可以發(fā)現(xiàn)，在設(shè)置機(jī)構(gòu)時，設(shè)置了“信息專責(zé)”一職，但在實際中，這一職位確是虛設(shè)的，“資料員”實質(zhì)意義上承擔(dān)了“信息專責(zé)負(fù)責(zé)人”的職責(zé)。

圖1 信息管理組織機(jī)構(gòu)框圖

1.2 檔案工作重視與投入不足

工程建設(shè)現(xiàn)場的辦公場所為樣板間，多為臨時搭建且投入使用的時間很短。為節(jié)省場地，節(jié)約成本，南昌換流站直接將檔案室和辦公室合二為一，專門的檔案室用來存放暫時不用的資料等雜物。檔案保管設(shè)施也較為簡陋，收集、整理過后的案卷放置在辦公室的文件柜中，而辦公室每天往來人員復(fù)雜，不利于檔案的安全管理。由于對檔案工作重視不足，沒有專門的預(yù)算預(yù)留給檔案室，導(dǎo)致檔案人員流動頻繁。

項目內(nèi)部的一份《檔案過程管控方案》稱，“工程檔案資料與工程進(jìn)度同步形成”。但筆者在深入某一項目部調(diào)研近半個月后發(fā)現(xiàn)，實際工作中的紙質(zhì)文件很難實現(xiàn)同步形成，或多或少都會有所落后。筆者認(rèn)為，可能有如下原因：工程耗時長，產(chǎn)生的檔案資料多；由于對檔案工作重視不足，導(dǎo)致工程中資料員的流動性大。新的資料員在上任前又得重新進(jìn)行培訓(xùn)，給工作交接增加麻煩，耗費人力、物力、財力卻收效不大。

1.3 檔案工作人員素質(zhì)不高

筆者在暑期對該國企進(jìn)行實地調(diào)查時，曾與一位檔案員進(jìn)行了深度交流。在訪談中了解到，目前她們公司（某一分公司）檔案在職工作者中并沒有來自于檔案學(xué)本專業(yè)的人才，更多的檔案工作者來自于理科（電氣等相關(guān)專業(yè)）。資料員沒有檔案相關(guān)專業(yè)的背景，再加上培訓(xùn)不到位，比如，“業(yè)主單位對檔案工作的指導(dǎo)僅停留在制發(fā)文件、召開交底會議等形式”等。有時會形成錯誤的檔案資料，不得已只能返工重做，反復(fù)整改，十分浪費人力物力財力。

1.4 缺乏風(fēng)險意識

強(qiáng)烈的風(fēng)險意識和科學(xué)的風(fēng)險管理方法，能及時發(fā)現(xiàn)隱患，應(yīng)對先兆，堵塞漏洞，從而來避免或降低損失。“災(zāi)難備份”就是舉措之一，它是指為了應(yīng)對突發(fā)災(zāi)難而對電子檔案 、電子檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)技術(shù)支持能力和運行管理能力進(jìn)行備份的過程。學(xué)習(xí)借鑒2017年九寨溝地震調(diào)取檔案的經(jīng)驗，該國企辦公廳早在2018年就啟動了電網(wǎng)企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制研究項目，致力于解決檔案實際工作中存在的頂層機(jī)制探索缺失的問題。但是，到目前為止，理論研究與實際工作之間仍存在不同步的情況。筆者在各項文件中均未看到“災(zāi)難備份”或“風(fēng)險管理”等與應(yīng)急準(zhǔn)備相關(guān)的部署和安排。

2 對策建議

2.1 優(yōu)化現(xiàn)有文件檔案管理流程

建立“信息專責(zé)”人員，落實，建立規(guī)范的文檔管理程序，可借鑒其他優(yōu)秀工程項目的意見，如EPC火電項目建立了統(tǒng)一的文檔管理流程， 并將這些程序以正式文件的形式下發(fā)施工單位參照執(zhí)行。

2.2 建立全程管理體系

在《電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法》中指出，要“實現(xiàn)從項目文件形成、流轉(zhuǎn)到檔案管理的全過程控制”，全程管理的理念也是電子文件管理六大理念之一。全程管理是一種系統(tǒng)的管理，注重系統(tǒng)內(nèi)部各管理活動的統(tǒng)籌兼顧，充分利用各種資源，發(fā)揮系統(tǒng)的優(yōu)勢及信息資源的最大效益。筆者認(rèn)為，要想做到，需要從以下幾個方面著手：

首先是前端控制，要求對整個管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在文件形成階段實現(xiàn)。具體做法有：文檔管理明確寫入合同條款；提高重視程度；建立檔案組織機(jī)構(gòu)，做好人員配備、設(shè)備配備；分析檔案工作重點；制定歸檔資料的分類、整理；進(jìn)行預(yù)立卷；編制各分部工程完工時間及對應(yīng)分部工程形成的項目資料清單；制定工程檔案資料檢查計劃等，落實檔案工作與項目管理“同時規(guī)劃，同時部署”的要求。其次是過程控制，具體做法有：管理維護(hù)升級內(nèi)部管理系統(tǒng) ，提高檔案信息化水平；及時更新信息，保證信息透明。根據(jù)工程建設(shè)實際，及時調(diào)整、更新《項目檔案資料過程管控方案》并報審，按照《方案》形成過程資料，分部工程報審結(jié)束10日內(nèi)，完成全部電子文件的系統(tǒng)掛接任務(wù)，具備系統(tǒng)遠(yuǎn)程檢查條件，實現(xiàn)電子檔案分階段移交目標(biāo)。制定清單，從而更好管理。包括但不限于對交叉作業(yè)資料、設(shè)備廠家資料、設(shè)計院資料的管控措施；檔案資料整理的立卷措施；影像檔案整理措施。最后是事后驗收：可以學(xué)習(xí)其他公司的驗收程序，如圖2。

圖2 某國有企業(yè)驗收程序

2.3 加大對企業(yè)內(nèi)檔案部門的投入

改善檔案存放條件；增加對檔案人員的培訓(xùn)；加大檔案管理信息系統(tǒng)的投入與維護(hù)；同時建立風(fēng)險管理體系，形成一套規(guī)范化的行之有效技術(shù)方法。

2.4 引入檔案專業(yè)人才，加強(qiáng)內(nèi)部職工培訓(xùn)

在與項目部的資料員交流之后發(fā)現(xiàn)，對資料員的基本要求是：能判斷上交材料的內(nèi)容是否達(dá)到要求——說明要懂大量的國家法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部規(guī)范以及相關(guān)設(shè)備知識；對學(xué)歷要求不高，不需要本科畢業(yè)。另一工程的檔案員只是在2012年上崗前，參加了一個檔案崗位資格培訓(xùn)班，課程相比于檔案學(xué)專業(yè)的本科生大大減少，從側(cè)面說明這些工程中的檔案員的綜合素質(zhì)沒有檔案學(xué)專業(yè)本科生強(qiáng)；清楚場地內(nèi)各部門分工，以另一項工程為例，場地內(nèi)包括設(shè)計單位、監(jiān)理單位、物資管理單位等18家單位；掌握基建檔案管理規(guī)律，對基建工程電子檔案管理規(guī)律進(jìn)行分析，確保管理模式與工程項目的匹配度，加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理整體流程與各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化。

在招聘時，有意識地引入檔案專業(yè)人才，充實資料員、檔案員后備隊伍，為檔案賦能企業(yè)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。對于在職的檔案員，積極組織參加國家檔案局定期舉辦檔案干部的培訓(xùn)等業(yè)界培訓(xùn)，與廣大檔案工作者深入交流。回來后，在內(nèi)部分享學(xué)習(xí)心得，結(jié)合工作中出現(xiàn)的實際問題，不斷改進(jìn)，讓檔案更好地為公司服務(wù)，賦能公司發(fā)展。

除此之外，該國企總公司也要積極組織內(nèi)部的針對“資料員”和“檔案員”的培訓(xùn)，積極履行“組織公司系統(tǒng)項目檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)工作”的職能，提高資料員、檔案員素質(zhì)，從而更好賦能企業(yè)發(fā)展。

3 總結(jié)

電網(wǎng)工程檔案管理是一個系統(tǒng)工程，對工程建設(shè)十分重要。但在實際中，出現(xiàn)了主體責(zé)任不明晰、檔案工作重視與投入不足、檔案工作人員素質(zhì)不高、缺乏備份準(zhǔn)備等相關(guān)問題。筆者認(rèn)為，如果能從優(yōu)化現(xiàn)有文件檔案管理流程、建立全程管理體系、加大對企業(yè)內(nèi)檔案部門的投入引入檔案專業(yè)人才、加強(qiáng)內(nèi)部職工培訓(xùn)四方面著手，檔案管理效率將大大提高。但由于時間的關(guān)系，筆者并未全面深入其他項目部進(jìn)行調(diào)研，留待后續(xù)學(xué)者進(jìn)一步發(fā)掘。總之，管好檔案，才能使檔案更好為國企發(fā)展賦能。