檔案管理的網絡信息化及開發利用分析

張霞

摘要：檔案管理的網絡信息化是科技不斷發展下所形成的一種專門針對當前社會發展需要的管理模式，不僅有助于檔案管理工作效率與質量的提升，更有助于發揮檔案信息資源的潛在價值。因此，本文將圍繞檔案信息化管理的優勢展開分析，并提出檔案資源的開發利用建議，以供相關人員參考。

關鍵詞：檔案管理;網絡信息化;開發利用

前言

隨著信息化管理的廣泛應用，各行各業都愈發注重采用信息化管理模式進行各項管理工作，檔案管理也不例外。傳統的檔案管理模式已經難以展現檔案資源的價值，想要促進社會的發展與進步，就必須要加強信息化檔案管理模式的建立，這樣才能更好地對檔案信息資源進行開發與利用，從而推動社會的向前發展。

一、檔案信息化管理的優勢

（一）存儲環境的優勢

在傳統的檔案管理工作中，檔案資料大多是以紙質為載體，對其的管理需要注意很多事項，其中環境是非常重要的因素，為了防止紙質檔案發霉生蛀，必須要控制好檔案室內的溫度與濕度，同時還要定期進行檢查，避免出現資料丟失或老化等問題。但是，在檔案管理實現網絡信息化之后，整個管理工作的效率將大幅提升，主要原因在于信息化檔案不再依賴紙質檔案，而是轉成了電子檔案，這樣管理人員不需要對檔案室的存儲環境做過多的改變，只需利用信息技術將紙質檔案進行掃描并上傳至平臺，之后就可以封存紙質檔案。不僅如此，在信息化檔案管理過程中，檔案記錄除了以電子形式存儲下來之外，通常還會進行備份，這種借助光盤、硬盤為載體的存儲方式有著顯著的環境優勢。

（二）整理、歸檔的優勢

眾所周知，檔案管理是一項復雜繁瑣的工作，在傳統檔案管理工作中，工作人員往往需要面對成百上千份的紙質檔案，這不僅耗時耗力，而且還有可能因為人為操作不當而造成檔案資料的丟失、遺漏或損毀，這嚴重影響了整個的檔案管理質量與效率。但是，在檔案管理實現網絡信息化之后，這樣的問題可以有效改善，電子文檔的格式由檔案部門確定之后，再由管理人員進行檔案的掃描工作，并通過網絡提交、歸檔，整個管理工作效率大幅提升。不僅如此，利用信息技術手段對電子檔案進行數據備份，還可以防止出現原始數據損壞后引發的各種問題，有效保障檔案管理的整體效益。

（三）利用、查詢的優勢

在傳統的檔案管理模式下，工作人員想要查找資料或文檔，往往需要從眾多的紙質檔案中進行搜尋，雖然紙質檔案有明確的分類，但仍會浪費大量的查尋時間。而且，檔案的借閱手續也十分復雜，為了防止紙質檔案的丟失或損毀，管理人員在制定借閱規定時，往往會設定非常多的程序，這使得檔案查閱變得十分復雜，不利于發揮檔案資料的最大化價值。而實行網絡信息化的檔案管理模式后，工作人員想要查詢檔案資料就變得非常輕松，只需登陸自己的賬號進行檔案搜索，就可以實現電子檔案的查詢與閱覽，檔案使用流程更為簡潔。不僅如此，查閱電子文檔對文檔本身也不會產生實質性的損害，因而更符合新時期社會背景下檔案管理的發展方向。

二、信息化檔案管理模式下的資源開發利用建議

（一）重視檔案資源的收集與整理

檔案是信息的一種，信息源不足，就無法建立完整的信息鏈，所以加強對檔案的搜集與整理很有必要，能夠更好地實現對檔案資源的開發與利用。就實際情況而言，檔案收集工作本身就是整個檔案管理工作中的基礎環節，如果不能很好地收集檔案資源，那么就無所謂檔案信息的開發利用。為此，在具體實施過程中，應以新的視角看待信息化檔案管理，以往的檔案管理多以靜態或封閉狀態為主，側重點在于“藏”，這樣的檔案資源缺少與社會的有效連接，無法為社會及時利用，因而價值不高。所以，在信息化檔案管理模式下，管理人員應當將重點放在檔案資源的收集與整理上面，要實時更新檔案庫內的信息資源，防止檔案資源與社會信息相脫節。除此之外，還需要重視檔案集成化管理，不斷收集各種不同類型的珍貴檔案資料，以形成更為完善的檔案資源庫，這樣才能更好地實現對資源的最大化開發與利用。

（二）加強檔案資源的深層次挖掘

檔案是記錄歷史發展的重要信息資源，只要社會在向前發展，就會源源不斷地產生各種檔案信息，對這些檔案信息的深入挖掘與充分利用就顯得尤為重要。隨著時代的進步與變化，檔案由紙質化向數字化方向發展，這也使得檔案利用工作更受人們的重視，因為對檔案資源的合理利用是發揮檔案潛在價值的重要體現，能夠推動我國社會主義建設的向前發展。通過相關調查分析可以發現，檔案具有廣泛性、真實性與可靠性等特征，想要更好地發揮檔案信息的潛在價值，就必須要加強對其的深層次挖掘。在信息化時代背景下，檔案資源的挖掘更應當緊緊圍繞當前社會發展的需求，只有挖掘出更有助于社會向前發展的信息資源，才能更好地凸顯檔案的價值與意義。與此同時，在檔案資源的開發與利用過程中，還應當積極構建內容豐富的檔案信息數據庫，將收集來的數據進行規范化處理，以提高檔案的有序性、完整性與安全性，以便更好地對其加以開發與利用。

（三）增強檔案管理的信息化意識

如前文所述，檔案管理不僅涉及到檔案的實體保管工作，同時還涉及到檔案資源的開發利用，雖然信息化檔案管理模式已經在社會中被廣泛運用，但實體檔案的保管工作仍不容忽視，因為這是建立高質量數據庫的根本。就目前實際情況來看，重“藏”輕“用”現象仍比較突出，這對檔案信息資源的開發利用有很大的影響，難以發揮檔案的真正價值。所以，想要改善這一現狀，就必須要扭轉傳統的檔案管理理念，要增強管理人員的信息化意識，使他們認識到如果不走出封閉式管理的窠臼，就必然會阻礙檔案工作的發展，只有充分了解信息化檔案管理的重要性，并積極創新檔案管理手段與技術方法，才能更好地提升檔案管理工作的整體水平，并實現檔案信息的交流與利用。

結束語

總而言之，在新時期社會背景下，深入探究檔案管理的網絡信息化及開發利用，具有非常重要的指導意義，尤其是對我國檔案管理工作的長遠發展意義重大。因此，作為檔案管理負責人，務必要提高檔案管理信息化建設的重視，并意識到信息化檔案管理對檔案資源開發利用的重要價值，不斷采取有效措施來加強信息化檔案管理的建設工作，這樣才能更好地實現檔案資源的充分利用，從而推動檔案事業的可持續發展。

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