提高學校檔案管理水平的思路及策略分析

王京

摘要：學校檔案包括學生注冊、記分牌、畢業報名表、學生綜合素質評估表和獲獎證書，以及學校管理文件和學?；顒有畔?。不僅對學生進行了約束，還對學生的個人優勢進行了詳細的評價，為學校未來的發展提供了參考依據，合理的檔案管理可以幫助相關單位快速了解學生的情況，為學生的未來發展打下基礎。基于此，本文針對提高學校檔案管理水平的思路及策略進行探討分析，以供參考。

關鍵詞：學校;檔案管理;思路;策略

引言

隨著教育事業的不斷發展，學校檔案有效記錄了各個階段的工作成果，對學校的發展起到了積極作用。在時代快速發展的背景下，學校檔案管理逐漸滯后，舊的管理體制開始出現短板和破綻，人員、設施、工作效率、制度等方面存在明顯缺陷，給進一步深化教育改革帶來了一定的障礙。新時代，需要創新學校檔案管理方式，提高工作效率。

1轉變傳統工作理念

在互聯網時代，學校檔案管理工作急需得到創新和優化，學校領導人員、檔案管理人員要轉變思想理念，以先進的思想指導實踐，積極主動學習管理新技術，在原有工作模式上進行升級，以便更好應對互聯網對傳統檔案管理工作帶來的挑戰。首先，要改變“重藏輕用”的理念。傳統的檔案管理工作多注重檔案管理，在檔案使用、借閱方面的管理十分嚴格，但資料使用率低下，各部門之間聯系不夠緊密，往往需要經過多項流程才能夠完成檔案資料的共享，十分煩瑣。為了有效解決這一問題，可以將信息化建設和檔案管理工作相結合，打造信息化管理系統，有關人員要轉變思想，要全面提升檔案資料的利用率，為檔案使用者提供更優質、更全面的服務。其次，學?？裳垖I技術人員，利用局域網和信息技術，豐富檔案管理平臺的功能，包括數據收集、信息檢索、分類、借閱、跟蹤化管理等，要突出“用”這一關鍵點，拓寬檔案應用范圍，為學校內各部門工作的順利開展提供必要保障，充分凸顯檔案管理信息化的應用價值。

2創新檔案服務機制

學校是教育和科研的重要場所，學校檔案信息資源對社會具有重要價值。而這些價值就是檔案的無限動力和生命力。然而，在這些價值中，現有的檔案服務內容僅向社會提供紙質檔案信息，途徑過于單一，因此大部分檔案并未在社會中得到實際利用。因此，學校檔案管理部門應積極拓展檔案的社會服務功能，實現檔案管理部門的有效發展。在此過程中，一是學校檔案管理部門將現有的“重保管、輕使用”觀念轉變為“以用為本”的新觀念，要強化檔案的服務功能，以利用為重點。開展特色服務工作，推動檔案服務領域積極發展。二是學校檔案管理部門要充分挖掘潛力，推動檔案工作有效推進，同時不斷改進和創新服務工作內容，實現檔案管理工作的高水平發展。例如，學校檔案管理人員可以跟蹤學校開展的重點活動，檔案的建立情況，對照片、音視頻等資料進行分類整理。然后，根據教育和科研需要，編制相關參考資料和輔助文件，實現教育、科研和行政部門聯合項目的積極協作。此外，學校檔案管理人員可以通過優質的檔案服務、特色服務、檔案研究咨詢、專業的數據庫開發，形成深入、全方位的服務格局。在檔案展覽過程中，組織并提供相關文件。這不僅可以豐富館藏內容，還可以在擴大檔案服務的條件下發展檔案資源。

3加大檔案管理信息化投入

新時代，檔案管理將朝著信息化、智能化、高效化的方向發展。一是學校要加大檔案信息軟硬件投入，為檔案管理部門配備專用計算機、檔案管理系統、網絡和專業人員，為檔案管理信息化提供基礎保障。二是完善信息化檔案管理機制，不僅注重建立信息檔案數據的收集、存儲和使用等管理機制，還要加強安全管理，確保檔案管理的安全。三是建立網絡信息檔案共享機制。檔案管理既要滿足學校管理人員的需求，又要滿足教師發展和學生檔案信息查詢方便的需要，對此，建立校園交流平臺、賬號登錄等方式即可滿足需求。例如，通過“成績組合”方式來滿足教師和學生在成績管理方面的需求，教師可以通過賬戶登錄輸入和編輯學生成績，學生可以登錄查看自己的成績。通過對比以往的表現，找出學習的不足和原因，制訂科學合理的學習計劃，提高學習效率。在信息化環境下，要注意按章管理文件，從安全角度設置好安全等級，確保學校檔案管理安全性。在需要安裝高密或防火墻的情況下，應提供更多的客戶端和接口，以方便用戶檢索檔案。為教師、學生和社會用戶提供特殊權限，使這些客戶能夠在學校檔案數據庫中查找和檢索他們需要的材料和信息，實現實時數據傳輸和信息共享。

4提升檔案管理技術利用率

檔案管理信息化建設和傳統工作存在的最大區別就是，不管是技術還是檔案利用率都會大大提升，這也是提升技術應用水平的關鍵保障。首先，學校檔案管理人員要對檔案資料進行信息化管理，包括對目錄進行分類、對不同的資料進行編號保存、對編排不合理的文檔進行排序等，從而進一步提升檔案管理工作效率，充分發揮先進技術的應用優勢。其次，信息化技術的應用，可以有效降低檔案管理人員的工作負擔，利用計算機來代替人工進行工作，能夠將檔案人員從崗位上解放出來，將更多時間投入到其他工作中。最后，傳統檔案管理工作很容易出現數據丟失、遺漏等問題，而信息化技術就能夠解決這一問題，尤其是對機密文件的借閱環節，可以在信息化管理平臺中設置訪問權限，對訪問人的身份、訪問時間、借閱途徑等進行調查，一旦發現數據丟失或其他異常情況，能夠及時找到負責人員，十分方便。

結束語

綜上所述，在學校管理中，學生檔案管理是重中之重，學校必須提高檔案管理的效率和質量，更好地為學生服務，保護學生的重要利益不受損害。

參考文獻：

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