新環境下人力資源和社會保障局檔案管理策略研究

愛丹

人力資源和社會保障局檔案管理工作主要是對部門相關檔案進行收集、保存和整理等，做好檔案管理工作，對促進人力資源和社會保障局各項工作順利開展、提升服務質量至關重要。所以，本文主要結合內蒙古呼倫貝爾市鄂溫克族自治旗人力資源和社會保障局檔案管理工作，分析該部門檔案管理現狀，結合存在的不足，提出新環境下人力資源和社會保障局檔案管理優化策略，以為相關工作人員提供一定參考。

檔案是記錄過去與現在的各種歷史資料，涉及到文化、經濟、教育、政治等多項活動記錄，檔案所記錄內容極具價值，不僅有關個人活動，還關系到社會組織和國家機構。人力資源和社會保障局開展的檔案管理工作，主要是對本部門有價值的資料與信息進行整理、收集和保存。目前內蒙古呼倫貝爾市鄂溫克族自治旗人力資源和社會保障局在開展檔案管理工作中還存在一定不足，主要涉及到管理制度、硬件設施、管理人員、管理模式等方面。對此，要求相關部門正確認識檔案管理現狀，積極探索新時期的檔案管理創新策略，促進人力資源和社會保障局充分發揮職能作用，提升服務水平。

人力資源和社會保障局檔案管理現狀

缺乏完善的檔案管理制度

內蒙古呼倫貝爾市鄂溫克族自治旗人力資源和社會保障局在開展檔案管理工作中，檔案信息資料涉及范圍比較廣，而在檔案信息資料基數大、類型多的情況下，需要分類開展管理工作，并根據不同的管理類型交由不同部門進行分別管理。但由多部門參與的檔案管理工作使得檔案相對分散，缺乏統一規劃，不利于檔案的高效利用。這種相對滯后的檔案管理模式，難以達到新時期動態化檔案管理需求。同時在此檔案管理模式下，還未完善的建立安全管理機制，使得不同檔案管理部門之間缺乏良好的信息互通性，各部門雖能有針對性、有重點的開展檔案管理工作，但各部門大多保持各自為政狀態，缺乏有效溝通，難以高效開展檔案管理工作。同時，在檔案管理制度不夠完善情況下，會使檔案管理工作者面臨巨大的工作壓力，往往會因缺乏規范指導而增加工作量，并同步增加管理成本，甚至會由于缺乏足夠的安全管理投入而增加檔案管理安全隱患，難以充分發揮人力資源和社會保障局的社會經濟調控職能。

檔案管理缺乏充足的基礎硬件設施

鄂溫克族自治旗人力資源和社會保障局涉及到的檔案資料比較多，受到現實條件因素制約，導致檔案管理不能在同一區域實現統一化管理，使得檔案管理庫房整體布局相對分散。而在庫房分散布局情況下，將進一步增加檔案統一管理難度，并會使檔案管理成本不斷增加。如在此模式下需要設置多個檔案庫房，不同庫房都要相對應的配置辦公桌、電腦等基礎硬件設施，而因為檔案管理投入不足，使得各庫房的基礎硬件設施配置也不足，在缺乏統一規劃情況下，還容易出現重復建設、重復管理等問題，降低檔案管理成效。

檔案管理者專業素養急需提升

就目前情況來看，鄂溫克族自治旗人力資源以及社會保障局在開展檔案管理工作中，相關管理人員綜合素質有待提升，部分工作人員缺乏專業能力。出現此現象，一個主要原因是人員聘用過程中所設置聘用標準較低，聘用流程不夠嚴格，使得檔案管理隊伍人員素養參差不齊。同時，人力資源和社會保障局在對檔案管理者尤其是新入職檔案管理者進行培訓過程中，以老帶新模式為主，而老員工帶教新員工的模式實際培訓效果遠不如系統化的組織培訓活動效果突出，在缺乏完善的培訓體系基礎上，導致很多檔案管理者其專業素養和業務水平不能滿足新時期檔案管理需求。還有很多檔案管理者不夠關注自我提升，將進入事業單位視作鐵飯碗，認為步入工作崗位即可高枕無憂，普遍缺乏自我提升主觀能動性。出現上述現狀，還有一個重要原因就是人力資源和社會保障局未完善地構建考核體系，不能充分體現監管職能，使得一些檔案管理工作者不夠重視自身工作，并且工作態度懶散，直接影響檔案管理效能提升。

檔案管理模式相對傳統

雖然目前鄂溫克族自治旗人力資源和社會保障局非常關注信息化建設，并已對檔案管理工作建立信息化管理系統，不過仍存在較為嚴峻的信息化應用不足情況。比如在檔案業務處理、檔案信息收集、檔案利用和權限、檔案統計和編研等方面，對于信息化技術的應用相對淺顯，難以真正滿足現實需求。同時，信息化系統功能尚不完善，使得系統利用率相對偏低，還有一部分檔案資源仍以卷宗模式管理，導致檔案資源存在一定安全隱患，影響資源利用。在我國社會經濟不斷發展，人口數量持續上升背景下，人力資源和社會保障局需要管理的檔案資料也持續增多，使得檔案管理工作量持續加大，若依舊保持傳統的管理模式，不能有效提升檔案資源利用率，也無法為社會提供高質量、高效率的檔案服務。

新環境下人力資源和社會保障局檔案管理策略

完善的建立檔案管理制度

內蒙古呼倫貝爾市鄂溫克族自治旗人力資源和社會保障局要進一步提升檔案管理成效及管理水平，首先要完善的制定檔案管理制度，在規章制度約束下促進各項工作效率提升。在改革與完善檔案管理制度過程中，主要應關注以下幾方面：1.針對檔案初步評估、登記、統計等工作制定完善的基本操作管理制度，在制度指導和約束下，使檔案管理者進一步規范個人工作行為；2.要高度關注檔案管理質量，完善的建立職責管理制度，保證每一頁、每一張、每一卷的檔案內容均是完整、準確的，并可相對應的查詢相關負責人，貫徹落實責任制。如果某項檔案工作發生問題，可快速追溯相應負責人，追究其責任，同步要求其限期整改，在此基礎上不斷提升檔案管理質量及效率；3.完善的建立檔案監管制度。為在檔案管理工作開展中貫徹執行檔案管理制度，充分發揮各項制度的作用，需要完善的制定并有效落實監管制度，防止發生制度形式化問題。通過落實監管制度，還能及時發現其他相關制度在制定和落實中存在的不足，及時加以改進與完善，使其他各項制度始終保持規范性、適用性；4.完善的制定并嚴格執行檔案管理審查制度，按照一定周期落實審查任務，一旦發現有檔案丟失、歸檔不規范等問題，要及時追溯負責人，并交由專門管理部門加以解決，防止發生原則性問題，促使檔案管理質量及水平全面提升。

增加硬件設施投入

在我國社會經濟不斷發展過程中，檔案數量持續增多，同時檔案資源利用需求也不斷擴大，為不斷提升檔案管理水平，優化檔案管理服務，需要針對檔案管理工作增加硬件設施投入。如鄂溫克族自治旗人力資源和社會保障局就在近年不斷增加檔案管理基礎硬件設施建設投入力度，清晰的劃分了檔案庫房、接待區域和辦公區域，使檔案室整體布置更科學，為促進檔案統一管理提供便利。同時，還建立標準化檔案庫房，根據檔案管理需求配置專用檔案密集架和中央空調、滅火器、掃描儀、辦公桌、電腦等所需硬件設備，在此基礎上促使檔案管理工作高效、有序的開展，并充分發揮檔案資源價值。

提升檔案管理者綜合素養

鄂溫克族自治旗人力資源和社會保障局目前在檔案管理人才隊伍建設中還存在諸多不足，很多管理人員的管理理念、業務水平特別是信息化技術掌握程度等均難以充分滿足新時期檔案管理需求。管理隊伍中還有部分工作人員受到傳統思想影響，認為自己的工作屬于鐵飯碗，嚴重欠缺自我提升意識，不夠關注學習先進的檔案管理理念和專業知識。所以，急需強化人才隊伍建設，提升檔案管理者綜合素養。

首先，人力資源和社會保障局要針對檔案管理人員聘用制定嚴格的標準，貫徹執行，促使入職門檻得到提升，優先錄入業務能力突出、專業能力強、綜合素質高的優秀人才，嚴禁出現走后門、托關系現象。其次，要科學的構建人才培養體系。針對目前人力資源和社會保障局在檔案管理人才培養方面存在的問題，要系統化的改進和優化人才培養體系，著重組織檔案管理者學習檔案管理相關法規，比如《干部人事檔案工作條例》、中華人民共和國檔案法》等，通過系統化培訓提升專業素質，積累更多專業知識。此外，人才培養過程中要重點融入信息化檔案管理相關內容，結合新時期檔案管理新需求、新內容以及新形式，針對性的對檔案管理者加強業務培訓，使其掌握信息化管理技術，并增強相關技術應用意識，不斷提升檔案管理者專業素養和綜合能力。為有效提升人才培訓效果，還要關注將檔案管理者的培訓成效和其績效考核掛鉤，以調動檔案管理者參與積極性，更加關注培訓，進而獲得理想的培訓效果。再者，人力資源和社會保障局要完善的建立人才考核機制，重點考核經常在檔案管理工作中發生失誤或者業務能力較弱的工作人員，為其設置3～5個月的考核周期，通過落實定期考核制度，促使檔案管理者更加重視自我學習，積極通過多種渠道學習先進的檔案管理知識和理念，不斷提升個人綜合能力。此外，要專門針對檔案管理者建立完善的考核激勵機制，使所有檔案管理者均接受定期考核，相關考核結果要和獎金分配掛鉤，從而體現激勵作用。最后，人力資源和社會保障局要強化人才儲備，因為隨著社會的發展，檔案管理資源將不斷增多，管理工作量會持續加大，而在人員流動進行工作交接過程中，過大的交接量容易導致員工盲目行事，或者出現人員配備不足等情況，所以需要未雨綢繆的加強人才儲備，在充足的人才支持下促進檔案管理工作高效、有序的開展。

針對檔案管理加強信息化建設

鄂溫克族自治旗人力資源和社會保障局目前已基本建立信息化的檔案管理模式，不過管理中信息化資源利用率偏低問題仍較突出，所以需要結合新時期檔案管理需求進一步提升信息化檔案管理水平。對此，人力資源和社會保障局可專門建立電子檔案管理系統，關注系統升級和優化，結合多種檔案類型和相關信息分類建立數據庫，推進分級式管理、集中式管理模式建立。在實際管理中，檔案管理者可通過搜索關鍵詞或查詢關聯條件快速、準確的查找所需信息，此外要進一步完善電子檔案管理系統功能，以實現跨平臺、跨部門檢索，并要嚴格管理操控權限，在保證檔案資源安全基礎上提升檔案管理質量及效率。

在對檔案管理系統功能進行完善過程中，主要可從以下幾方面入手：其一，完善檔案信息收集功能。收集功能在檔案管理前期和中期發揮著重要作用，其可精準、快速的將檔案文件信息歸納至指定檔案庫當中，自動化的形成規范、標準的檔案條目以及電子文件，促使檔案管理者更便捷的進行資料收集、業務經辦、資料校對以及資料歸檔等工作。其二，完善檔案業務管理功能。整個檔案管理信息化系統當中，此項功能至關重要，同時其也是目前檔案管理工作一項重要內容。利用檔案業務管理功能，可對檔案資料實現進一步細分，比如可詳細劃分成社會保險稽核類別、生育保險待遇類別、社會保險業務統計報表類別、工傷保險待遇類別、社會保險管理類別、社會保險費征繳類別、養老保險待遇類別、醫療保險待遇類別等，通過建立樹狀管理結構，實現分級管理，由此使工作人員能夠更高效、便捷的對檔案數據進行修改、錄入和更新。其三，要完善檔案統計以及編研功能。利用檔案的統計功能，可對系統內全部檔案資源實現實時統計，及時掌握檔案利用情況，此外可基于差異化分類條件或基于錄入年份進行高效、規范化的統計，并可通過網絡渠道及時向檔案館發送匯總后的統計結果，方便檔案資料核對工作，并保證統計資料更加完整、真實。檔案編研工作具有較高嚴謹性、專業性，利用電子檔案管理系統的編研功能，可使檔案編研人員更深入的挖掘和分析檔案數據信息，高效加工與處理檔案文件，經格式轉換之后，方便的納入到編研庫當中，促進數據信息完善，為后期檔案管理檢索、編研及應用等提供便利。其四，要完善檔案利用和權限管理功能。在此項功能支持下，可在有關人員借閱檔案之后自動化的在系統當中產生借閱登記表，詳細記載借閱人的目的、件號、文號、借閱期限、地點、單位及時間等信息，并會展開實時監控和管理，在接近或者已經到借閱期限后，系統可利用彈窗功能向相關人員發出提醒，催還資料。檔案管理系統完善權限管理功能，可基于差異化檔案類型形成相對應管理模塊，要求用戶必須具備相應權限方可登錄并查閱資料，系統能夠對用戶查閱及瀏覽記錄進行監控，保證檔案管理更加安全。

結束語

內蒙古呼倫貝爾市鄂溫克族自治旗人力資源和社會保障局開展的檔案管理工作服務于社會及國家各項工作需求，可為社會各項事業順利開展提供便利。所以，人力資源和社會保障局要緊跟時代發展，不斷創新和優化檔案管理模式，正確認識目前檔案管理工作開展中存在的不足與問題，針對性的采取有效策略加以解決，促進檔案管理水平不斷提升，并不斷提高服務效能。

（內蒙古呼倫貝爾市鄂溫克族自治旗人力資源和社會保障局綜合保障中心）

參考文獻：

[1]婁秀娟.人力資源和社會保障局檔案管理工作的實踐與認識[J].管理觀察，2019（27）：66-67.

[2]關鑫鑫.淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作[J].農民致富之友，2019（15）：215.

[3]胡娟.人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施研究[J].辦公室業務，2020（05）：144，146.

[4]郎方.新形勢下人力資源和社會保障檔案管理[J].區域治理，2019（50）：89-91.

[5]劉俊凡.新形勢下農場人力資源和社會保障檔案管理探討[J].農民致富之友，2019（13）：223.

[6]賈延紅.關于人力資源和社會保障部門檔案管理新方法的探討[J].蘭臺內外，2019（02）：71-72.

[7]韋雪榮.人力資源和社會保障局檔案管理發展趨勢初探[J].科學咨詢（科技·管理），2020（10）：45.