人工智能技術在人事檔案管理中的應用

張亞琪

人工智能技術現在被廣泛使用。記錄管理是對一個單位甚至一個地區的數據進行必要管理和保存的重要形式和內容。檔案的儲存和檢索可以根據不同檔案管理部門的要求而有所不同。無論是人事檔案的管理，還是城市和地區發展建設的檔案管理，都需要對文件和其他相關內容進行系統歸檔。因此，各單位應在現有檔案的基礎上，繼續提高檔案管理效率，同時有效利用信息化條件，實現快速歸檔、建檔和查閱。為了滿足檔案管理實用高效的需求，改善單位結構和人員素質，適應城市發展步伐的加快，可以在信息技術發展的基礎上進一步引入人工智能，使人工智能在檔案管理方面發揮更好的促進作用。

人工智能應用于檔案管理的必然性

模式變革

今天，人工智能正逐漸滲透到各個領域。人工智能已經在圖像識別、語音識別和文本處理等許多領域證明了其好處。改變信息服務模式是實現人工智能在檔案館應用全面創新的關鍵。這個模型是數字檔案管理系統架構的基礎，對系統和技術有直接影響。檔案員需要將真正的服務與檔案的需求聯系起來，而治理的創新應著重于創新一種模式，以幫助提高治理的效率。管理模式將確保新系統、技術和概念的采用。隨著人工智能的出現，檔案信息服務不再局限于檔案員，而是能被更多人所使用，檔案管理部門需人工智能來簡化信息服務。

管理困境

隨著數字文件成為一種趨勢，電子文件的數量正在增加。由不同類型的檔案材料組成的資源總數正在迅速增長，尤其是在大數據時代。檔案資源的存儲規模已經從原來的GB級別轉變為TB、PB級別。面對如此龐大的數據量，檔案服務部門必須解決一些關鍵問題：如何有效地檢索他們所需要的內容，并有效地管理檔案資源。人工智能技術的應用實現了檔案服務 "收集、管理和使用 "方式的現代化，使數字記錄的智能管理成為可能，并利用文本識別、圖像識別和自然語言處理等新技術對轉錄和內容識別進行整合。

檔案管理中人工智能技術的應用價值

控制管理出錯

在檔案管理中合理的使用人工智能技術，可以大大減少檔案管理中出現錯誤的可能性。在檔案管理工作的具體背景下，它可以使相關工作人員有效地控制檔案管理和借閱錯誤，為任何選定的解決方法逐步擴大搜索路徑，并智能地優化它們以減少搜索時間。同時，一些工作人員可能不知道在關鍵詞搜索過程中需要哪些檔案文件，這時可以使用高級搜索技術，有效地擴展和重新定位額外的關鍵詞和檔案信息，使用戶在這個階段可以深入了解與關鍵詞密切相關的檔案文件內容，而不必依靠手工作業來找到可以通過的檔案文本。

提升管理效率

在技術檔案、檔案網站、數字檔案等的信息生產過程中，數字化是一個非常重要的因素。數字化是信息化建設中一個非常重要的內容，它需要高效的數字壓縮和數據庫的建立，使各種電子檔案系統和媒體文件能夠有效地結合起來，形成一個真正的檔案信息庫，并利用高速掃描有效地存儲在數據庫中。然而，施工過程本身受到人為因素、技術工具和數字對象的影響，這反過來又會降低效率。通過人工智能技術和計算機技術的有效結合，可以實現語音和圖像識別的提高，計算機可以發揮自我學習的作用，完成對圖像、語音、視頻等相關數據的科學識別和匹配，有效提高管理效率，促進數字化文件管理。

強化信息共享

在當今的互聯網時代，社會互動、網絡化和檔案數據數字化是社會發展對檔案管理的最新要求，并使用戶能夠更有效地搜索相關信息和文件。一般來說，不同的人有不同的搜索和分類檔案的習慣，用戶對檔案的分類沒有一個明確的概念。智能搜索技術可以考慮到檔案的相關性，并結合和索引關鍵詞，以提供更準確的結果，排序更精確，更快速。此外，智能機器人的語言可以被調整以提供更準確的結果。隨著智能機器人語言處理系統的發展，用戶可以直接用自然語言提出問題，而高級推理可以用來從數據庫中獲得答案。利用人工智能搜索信息，智能解鎖也能實現機器學習，通常由一個執行系統、一個學習系統和一個環境組成。計算機可以直接從環境中檢索相關信息，并將其傳遞給學習系統。學習系統利用相關信息對執行系統存儲的數據庫進行適當的修改，然后搜索現有的知識庫，并在搜索完成后向學習系統提供反饋。最后，學習系統學習用戶的要求，確定用戶對信息的格式和類型的偏好，并將存儲的信息傳送給用戶，實現歸檔信息的交換。

人工智能技術在檔案管理中的應用

加強集成數據管理，提升檔案資源收集能力

檔案框架應考慮將數據管理概念與檔案網站的運作相結合，即如何使檔案機構的資源在內容和形式上適應用戶的需要。換句話說，它建立在網站的智能之上，根據要使用的格式和內容要求、用戶和訪問權限的定義等，對哪些文件可以通過檔案網站在線訪問以及如何在線使用這些文件制定詳細的規則。應做出適當的規定。根據大小和功能的不同，文件可以在視覺上顯示和使用。這種做法應在歸檔網站的歸檔產品中注明。最后，人工智能可以用來收集不同用戶行為的真實數據，并提供文件的優勢和劣勢信息，從而為用戶提供一個透明的信息來源。增強文本挖掘能力。檔案研究需要對大量的材料進行分類，在處理大量的歷史材料時，可能會耗費時間和精力。智能代理是人工智能在數據挖掘方面的一個延伸。谷歌和百度都被稱為智能代理。谷歌和百度利用智能代理在互聯網的廣闊世界中聚合幾乎所有的人類知識。智能搜索使查找和使用記錄更加容易，并提高了效率。

網絡共享平臺

借閱、檢索和歸還文件往往非常復雜，這些工作傳統上都是在紙上進行，逐層審批，但也需要更嚴格的審批程序，特別是對某些摘錄和機密文件。現代人工智能技術可以成功地用于創建與聯網設備的溝通平臺，以簡化審批程序。通過辦公自動化軟件和計算機的科學應用，電子平臺可以直接用于審批任務。同時，可以在公司內部發布的記錄可以通過一個共同的平臺直接顯示在公司的本地網絡上，內部員工可以用自己的ID和賬戶直接訪問。并對其提出有效的要求。例如，在培訓新人時，高等院校的發展歷史及其文化應該非常清楚；此時，員工可以直接連接到他們的電腦，在本地網絡上搜索相關文件。通常這些檔案中沒有保密內容，可以完全開放，員工在借閱和查閱檔案材料時不需要尋求批準，這可以大大減少行政人員的工作量。這反過來又能導致行政簡化和權力下放，優化工作流程。

分類和檢索人事檔案信息更加高效

人工智能技術在個人檔案管理中的應用，是基于使用計算機將個人檔案中的數據和信息結合起來，通過將各種類型的信息數據進行嚴格的分類，將其以文本或其他格式儲存于檔案系統中。用戶需要查找信息時，可借助人工智能技術對人事檔案資料中的相關或相似信息進行全面詳細地搜索，同時可將這些信息進行科學分類。

在對文本信息檢索和分類的過程中，人工智能技術的智能化得到了充分體現，除了能夠自動分類和組織電腦中相關或相似信息，還可以根據管理員的命令，科學地對數據庫中的人事檔案記錄進行分類。該技術的使用能夠極大地提高使用者對信息檢索和分類的效率，減輕他們的工作壓力并節省工作時間。

相較于傳統的人工式管理，人工智能技術應用于信息數據的分類檢索等工作中能夠極大的提升審查的準確性和有效性，在很短的時間內將大量不需要的信息數據消除。人工智能技術應用于部門人力資源信息管理時，具有很強的識別能力（包括語音識別、圖像識別、視頻識別等）。

人工智能助力檔案庫房智能化

AI為智能檔案存儲管理提供技術支持。根據檔案建筑的設計規則，檔案必須防止潮濕、水、太陽和紫外線輻射、灰塵、污染、有害生物、盜竊和火災。利用新技術，開發中央控制系統、溫濕度控制系統、煙霧探測系統、漏水自動探測和報警系統、檔案氣體專用火災探測系統、紅外防盜報警系統、監控攝像系統和門禁系統，對檔案館藏品實施新形式的 "八大防范措施"。創建一個智能檔案管理平臺，實現檔案的遠程操作和管理。檔案員難免會遇到這樣的情況：一個包或文件放在錯誤的架子上，導致花費大量的人力和物力去尋找它。在物聯網技術的幫助下，這個問題可以通過以下方式解決，即通過射頻識別（RFID）實現對記錄的智能識別、跟蹤和放置、跟蹤和管理，每件、每包記錄都會有一個獨特的標識，通過掃描二維碼、條形碼可以獲取相應的信息。

結束語

綜上所述，檔案數據管理業務不能與現代人工智能技術分開。人工智能以其自身優越的便利性、交互性等突出特點，已經并將繼續成為檔案管理業務的重要力量，進一步優化檔案管理任務，為單位的持續發展做出積極貢獻。因此，不斷實現檔案的智能化檢索和自動化管理，是今后檔案管理業務中應長期優化和發展的又一重要方向。

（內蒙古赤峰市紅山區農牧水利局）

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