網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下創(chuàng)新高校檔案管理

王慧樂

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，作為傳統(tǒng)文獻(xiàn)領(lǐng)域的高校檔案工作面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。新時(shí)期檔案工作者要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，提高高校檔案管理水平，促進(jìn)高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，確立檔案工作在高校不可替代的地位。

1 高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

近年來，創(chuàng)新的教學(xué)檔案管理為高校有效教學(xué)工作開展提供了堅(jiān)定保障，進(jìn)一步提高了高校的教學(xué)質(zhì)量。我國高校應(yīng)該積極創(chuàng)新高校檔案管理機(jī)制，減輕高校檔案工作者的負(fù)擔(dān)，為學(xué)校以后開展教學(xué)活動(dòng)奠定指導(dǎo)基礎(chǔ)。除此之外，必須加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理力度，客觀加強(qiáng)老師對教學(xué)環(huán)節(jié)的嚴(yán)格要求，促使他們自覺提高教學(xué)水平。針對學(xué)生成績、作業(yè)及試卷等檔案進(jìn)行工作歸檔，以此來規(guī)范學(xué)生們的學(xué)習(xí)，對于獎(jiǎng)勵(lì)方面，適當(dāng)加強(qiáng)教學(xué)獎(jiǎng)學(xué)金評選活動(dòng)檔案及學(xué)生開展活動(dòng)檔案的管理，為之后的教學(xué)檔案歸檔做鋪墊。

在目前高校內(nèi)，創(chuàng)新的高校教學(xué)檔案管理，為教學(xué)的優(yōu)缺點(diǎn)、教學(xué)研究活動(dòng)提供了重要的參考依據(jù)。高校的教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)的過程中形成的，主要記錄著高校教學(xué)活動(dòng)中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，彰顯著高校的教學(xué)思想，為高校教學(xué)管理提供參考的依據(jù)，屬于改革高校教學(xué)進(jìn)程及教學(xué)質(zhì)量的一手資料，更方便日后處理學(xué)校教學(xué)中出現(xiàn)的問題，并進(jìn)行查證核對。各大高校應(yīng)該針對不同的教學(xué)管理進(jìn)行控制，控制教學(xué)管理力度的松緊，進(jìn)行適度調(diào)整。

創(chuàng)新高校教學(xué)檔案的管理，給高校規(guī)范學(xué)校科學(xué)辦學(xué)提供第一手材料。上世紀(jì)九十年代初頒布的法律法規(guī)明文規(guī)定我國各大高校每年必須接受兩次教學(xué)評估，根據(jù)不同情況出現(xiàn)進(jìn)行分析研究，并制定出新的教學(xué)評估制度等（單方面的教學(xué)評估方式較多）。我國教學(xué)的評估活動(dòng)無非是以高校教學(xué)檔案的完整性、真實(shí)性及創(chuàng)新性等方面作為出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行評估。各大高校中評估得出的優(yōu)異成績，實(shí)質(zhì)上講均是來自學(xué)校教學(xué)檔案的管理，由此可見，創(chuàng)新高校檔案收集歸檔工作十分必要。

2 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

2.1 創(chuàng)新檔案模式。隨著近年來高校檔案管理體制改革的進(jìn)一步深化，逐漸將檔案管理從其他部門分離出來，成為一個(gè)相對較獨(dú)立的機(jī)構(gòu)。同時(shí)，將檔案管理與高校未來發(fā)展需要進(jìn)行結(jié)合，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的安全性和效率性。

2.2 創(chuàng)新檔案管理思路。檔案管理工作人員需要及時(shí)更新思想，與時(shí)俱進(jìn)；要高度重視檔案的保管利用工作，積極、主動(dòng)地去服務(wù)；創(chuàng)新檔案管理未來發(fā)展新途徑，朝科學(xué)化、信息化宏偉目標(biāo)努力。創(chuàng)新檔案管理方法，積極改變檔案管理方式，關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，及時(shí)更新設(shè)備，為利用者提供微笑式服務(wù)，促使檔案管理資源達(dá)到作用最大化。

3 高校檔案管理工作的創(chuàng)新對策

3.1 創(chuàng)新是發(fā)展的動(dòng)力。創(chuàng)新是一個(gè)民族發(fā)展的不竭動(dòng)力，因此，必須樹立創(chuàng)新的意識(shí)及觀念，融合建設(shè)、創(chuàng)新和服務(wù)為一體，共同發(fā)展和進(jìn)步；檔案管理是一項(xiàng)枯燥無味的工作，高校檔案工作者必須有愛崗敬業(yè)的精神、豐富的檔案管理知識(shí)經(jīng)驗(yàn)和獨(dú)立思考的能力等；必須培養(yǎng)創(chuàng)新性思維，要加強(qiáng)高校檔案工作者的創(chuàng)新能力和自身的責(zé)任意識(shí)；處于全球化的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校檔案工作者必須掌握各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，了解全球化發(fā)展的趨勢，增強(qiáng)自身的創(chuàng)新能力，吸取別人先進(jìn)的、創(chuàng)新性思想，同時(shí)還必須有憂患意識(shí)，不能隨心所欲；加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部管理機(jī)制，針對高校檔案工作者進(jìn)行科學(xué)、創(chuàng)新知識(shí)傳播，使其與時(shí)俱進(jìn)，走向開拓創(chuàng)新的新道路。

3.2 創(chuàng)新高校檔案收集歸檔的觀念，促進(jìn)教學(xué)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。本質(zhì)上講，教學(xué)檔案的最大價(jià)值就是教學(xué)檔案在教學(xué)過程中表現(xiàn)出來的公共價(jià)值。比如，教師個(gè)人檔案，不僅對他本身具有重要的指導(dǎo)意義，對學(xué)校、學(xué)生及院校方面同樣具有指導(dǎo)意義，值得學(xué)習(xí)和借鑒。當(dāng)然，不同的老師對檔案具有不同的認(rèn)知，同時(shí)決定著教師對教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前，高校中出現(xiàn)“留學(xué)熱”，大部分學(xué)生需要出國深造，辦理手續(xù)時(shí)沒有學(xué)校檔案是無法達(dá)到出國的標(biāo)準(zhǔn)的，為此，我國各大高校中收集的檔案不單單有漢語形式，還應(yīng)該有英語形式等，這就需要高水平的英語人才的培養(yǎng)，為未來教育的發(fā)展作準(zhǔn)備。

3.3 創(chuàng)新編輯研究，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息服務(wù)開發(fā)力度。近年來，隨著我國教學(xué)檔案需求的增加，很多高校的檔案管理者開始打破傳統(tǒng)的思想觀念，積極創(chuàng)新和開拓新的管理方式，便于提供更好的檔案服務(wù)。學(xué)校的檔案部門應(yīng)充分利用教學(xué)檔案包含的信息，不僅要編制常見的編輯檢索工具，還要根據(jù)不同種類的教學(xué)檔案資料進(jìn)行綜合，編制出更多的、具有價(jià)值的信息，為教學(xué)提供充沛的信息資源。

3.4 創(chuàng)新高校檔案的基礎(chǔ)服務(wù)。高校必須針對檔案管理進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新，建立新型的服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容及服務(wù)手段等。還要針對高校檔案利用者的研究與分析，不管是現(xiàn)有利用者的需要還是以后潛在利用者的需要，均需加強(qiáng)其重視，最大限度地滿足其所需。

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)多媒體的廣泛應(yīng)用，建立數(shù)字化檔案模式的趨勢不可阻擋，是高校檔案管理服務(wù)發(fā)展的必然性。根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況適當(dāng)?shù)亻_設(shè)網(wǎng)絡(luò)、在線咨詢、移動(dòng)等服務(wù)。另外，綜合網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新在網(wǎng)站上制作檔案信息查看網(wǎng)頁，設(shè)定一定的信息專欄、個(gè)人信息等，供利用者能夠自主查詢，簡捷方便。所以，必須加強(qiáng)高校檔案收集歸檔管理服務(wù)的創(chuàng)新，建立一套健全的檔案收集歸檔管理機(jī)制，逐步完善對檔案收集的管理。

3.5 創(chuàng)新多媒體的信息環(huán)境。隨著計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，由于高校檔案工作者花費(fèi)大量精力在建立電子檔案上，軟件設(shè)備較落后。要針對多媒體軟件及時(shí)創(chuàng)新，擴(kuò)大電子檔案開發(fā)的利用率，推進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化進(jìn)程。數(shù)字化檔案能夠有效地控制檔案信息，自動(dòng)加強(qiáng)對教學(xué)檔案的管理，完善檔案信息，還可以使檔案利用者以最快速度搜索到自己所需。

4 總結(jié)

高校教學(xué)檔案收集歸檔工作是學(xué)校進(jìn)行文件整理的重要部分，是高校檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，具有十分重要的作用，因此，必須加強(qiáng)對高校教學(xué)檔案工作的創(chuàng)新，制定健全高校教學(xué)檔案工作的創(chuàng)新措施，加強(qiáng)對檔案工作者創(chuàng)新思想的傳播，規(guī)范高校檔案管理工作，利用現(xiàn)代科技手段創(chuàng)新，健全檔案內(nèi)容，樹立“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，為高校檔案工作提供良好的服務(wù)。

（作者單位：周口師范學(xué)院 來稿日期：2013-12-02）