軍隊院校教學檔案資源利用現狀調查分析

□杜妍潔 馬廣駿 梁 冰 張 昱

檔案是指組織或個人在業務處理過程中所產生、持有、保存并公開作為歷史史料的以及來源的文獻公文，檔案記錄了組織或個人的功能、運作及決策過程，具有專業性、服務性、機要性等特點。隨著信息化的發展，檔案資源已成為學校信息資源建設中不可或缺的一部分，為了進一步提高教學檔案室檔案資源的建設水平，筆者對軍隊院校教學檔案室檔案資源利用和服務現狀作了調查分析，收集關于數字資源的各項意見建議，以此作為教學檔案室管理及服務工作未來發展的決策依據，進而更好地為教學科研工作提供信息服務保障[1]。

一、調查基本情況

(一)調查對象與調查方法。于2021年5月采用自制調查問卷，實地走訪調查學校的部門領導、機關人員、教學人員，問卷內容均為閉合型題目，包含單選題和多選題，采取分層隨機抽樣方法進行調查。

(二)調查內容與樣本數據。調查內容為教職工對檔案資源的利用方式、檔案資源需求與宣傳建議、以及圍繞這些資源所展開的信息服務需求等多個方面。共發放調查問卷166份，回收問卷126份，其中有效問卷120份，有效率為95%。所調查的教職工部門領導干部占6%，機關人員占28%，教學人員占66%。

二、調查結果分析

(一)檔案資源利用情況。從問卷統計結果看出，我校教職工均有良好的工作文件保存意識，且有專人負責其所在部門檔案資料的管理工作，保密教育與保密工作比較到位。但從圖1可以看出，了解文書和專業檔案具體借閱手續的教職工占比49%，有51%的教職工在查閱檔案時由于不清楚借閱手續而花費了不少時間。

圖1 是否了解文書和專業檔案的借閱手續

而在檔案整理的依據和方式上，依據相關制度進行整理的部門占比75%，而17%的被調查者反饋其所在部門的檔案是按照領導要求進行整理的，此外，仍有8%的部門檔案存在未整理簡單存放的現象，調查結果詳見圖2。由此可見，一方面，各部門的檔案文件保存較好，但具體整理檔案的方式需要進一步規范化；另一方面，專業檔案的借閱手續需要進一步進行明確和普及，幫助教職工提高借閱效率減輕手續負擔。

圖2 所在部門的檔案整理方式

為了讓教職工更好地利用檔案資源，了解和學習必要的檔案知識至關重要，而關于教學檔案室對檔案知識的培訓宣傳方式，教職工的需求呈現多樣化特點，26%的教職工希望檔案室可以定期組織線下培訓進而幫助大家了解和學習檔案知識，43%的教職工則傾向于通過網絡在線課程的方式進行學習，而希望檔案管理員可以進行現場指導解決實際問題的教職工則占到31%，具體調查結果如圖3所示。

圖3 希望采用何種方式了解和學習檔案知識

(二)信息服務需求情況。從調查結果發現，對于教學檔案室的資源服務，44%的教職工表示非常滿意，37%的教職工認為比較滿意，而19%的調查對象則認為檔案室服務一般存在較大提升空間。而關于具體的信息服務內容，一方面，關于通用的服務內容，28%的教職工希望可以通過校園網進行檔案查詢和電子閱覽，19%的教職工希望檔案室可以開具檔案鑒定證明并檔案咨詢服務，另有15%的教職工對檔案信息挖掘和知識化服務有相應需求，調查結果見圖4；另一方面，針對部隊院校的特點和需求，83%的教職工認為有必要開展在線閱覽秘密級以下的電子檔案服務，25%左右的教職工希望檔案室可以提供文書檔案、教案講義檔案、科研檔案、學籍檔案多種檔案類型的查詢服務。

圖4 希望檔案室提供的服務內容

此外，為了進一步提高檔案室的信息化服務水平，教學檔案室擬建設檔案智慧化信息系統，此次調查問卷列舉了一些具有代表性的功能以供勾選，學校教職工認為該系統應具備的功能結果如表1所示。在系統投入使用后，18%的教職工認為必要的使用說明可以幫助他們更好地利用該系統查閱需要的信息，在檔案信息的查閱過程中，20%的教職工希望該系統可以提供題名、檔號、年度等多種檢索方式，15%左右的教職工希望該系統可以提供資源分類目錄并實現多個條件的組合檢索，同時對審批通過的用戶提供全文下載，此外，16%的教職工認為檔案系統的安全性和可靠性十分重要，能有效防止失泄密是該系統應具備的基本功能。

表1 檔案智慧化信息系統應具備的功能

三、改進教學檔案室工作的措施

根據問卷調查結果，發現教學檔案室在檔案服務利用上存在諸多問題，針對這些問題教學檔案室在以下五個方面著手改進。

(一)加強檔案管理人員業務能力。為進一步提供檔案工作的標準化、規范化水平，定期組織檔案管理人員參加國家或地方組織的檔案信息化知識培訓，提高檔案管理人員檔案信息化意識，強化自身相關業務知識，增強相應的工作能力[2]。

(二)提升檔案利用服務水平。秉承服務第一理念，做好檔案利用服務工作。教學檔案室作為學校檔案工作的窗口單位，時刻秉承服務第一的理念，為利用檔案人員提供周到、細致的服務，最大限度地發揮檔案資源服務學校全體人員的作用[3]。

(三)推進數字檔案智慧化服務。在先期檔案數字化加工的基礎上，結合學校各部門對檔案智慧化服務的需求，搭建一套檔案智能化管理和數字化利用為一體的有效平臺，實現學校各職能部門通過校園網完成檔案資料的實時錄入、移交和檢索，該平臺不僅要具備數字檔案的全文瀏覽和全文檢索功能，還要具備根據正文或卷內查詢結果直接查詢檔案所在卷的檔號等信息的查詢功能[4]。

(四)加強教學檔案知識宣傳教育。進一步擴大檔案工作宣傳范圍，利用校園網主頁廣泛開展檔案宣傳工作，不斷提高全校師生對檔案工作的認知程度。建立教學檔案室檔案主頁，及時發布我校檔案工作動態和工作通知，并利用檔案主頁宣傳檔案法規、制度。每半年組織一次檔案保密與利用業務培訓，確保學校全體人員了解檔案的“收、管、存、用”[5]。

(五)開展教學檔案知識化服務。在檔案數字化加工的基礎上，利用信息技術構建檔案知識服務平臺，實現檔案知識的合理分配，提升數字檔案服務的價值。轉變服務方式，由傳統的檔案資料查詢服務擴展為檔案咨詢服務、檔案推送服務，始終以檔案利用者為中心，及時跟蹤掌握檔案利用者不斷發展變化的檔案信息需求并適時做出調整，盡可能地開發檔案信息資源中所蘊含的可用信息，有針對性地向檔案利用者提供檔案信息服務，最終建立檔案信息資源保障服務體系[6]。

教學檔案室要立足檔案抓編研，深挖室藏檔案，做到以史為鑒、資政育人，為學校發展提供有益參考。