中專學校檔案管理的信息化及科學化建設探討

摘 要：檔案管理工作是中專學校管控工作體系之中的關鍵構成，對于中專學校的辦學成效以及人才培育具備十分關鍵的價值與作用，在科學信息技術的時代環境之下，中專學校檔案管理工作也應該積極順應時代的發展進步特性，應用合理舉措進行檔案管理工作的科學化與智能化建設工作，為中專學校在全新的時代之中更進一步發展提升壘實基礎。基于此，下文將對中專學校檔案管理信息化的建設重要性進行分析與闡述，并對當前時期中專學校檔案管理工作開展進程中存有的缺陷與不足進行全面分析，最后提出檔案管理工作信息化的舉措，希望通過本文的研究，可以為相應從業者提供些許建議與思路，并為我國中專學校檔案管理領域做出自己的貢獻。

關鍵詞：中專學校;檔案管理;信息化

中專學校每一年都具有數以千計的在校教師與學生，而教師與學生們每年也都會展開大量的教學研究活動以及科學研究項目，如此巨大的人員組成以及項目組成，為學校的檔案管理工作增加了很多的壓力。并且有一部分檔案具備歷史作用以及價值意義，有些檔案實效性較強，經常被人查詢閱覽。在時間的持續推進與累積之下，檔案數量越來越多，其工作量以及工作開展困難程度也在持續提升，過去的檔案管理模式已經沒有辦法適合應用在當前時期，中專學校急切需要創設信息化檔案管理方式，從而有效順應全新時代的發展需要。下文將對其展開分析與闡述。

1 中專學校檔案管理的信息化建設作用

作為培育提升各種類型專業技術人才的學校，中專學校檔案關系著學校成立以來的各項重要事務的資料信息儲存，也關系著一部分學術類別的研究成果以及教師與學生們實際學習生活的情況資料等。內容十分繁雜多樣，過去的檔案管理工作模式具備了檔案收集、檔案儲存、檔案查詢等流程，在檔案收集的進程之中，因為需要經由多個部門的審核批閱以及流通，導致檔案管理工作的成效與質量較低，還關聯著多個部門的工作人員，實際操作起來無法避免會產生失誤的情況，檔案的質量也沒有辦法獲取高效保證。在教師與學生展開檔案查閱的進程之中，不單單需要相應手續辦理，同時也應該展開重復查閱以及比對，才可以找出想要獲取的資料信息，這一進程是十分瑣碎復雜的，所耗費的時間也相對較長，有很多人因為檔案查閱成效較差，而選擇在互聯網之中展開資料查詢，這也使得中專學校中的大部分檔案無人理會。而中專學校之中的檔案作為學校的核心所在，不單單是長時間以來教師與學生的智慧凝結，也是學術領域的寶貴資源，為了順應全新時代下科學信息技術的前進與發展，為了為中專學校中的教師與學生提供更加便捷快速的查詢閱覽條件，為了使得中專學校的檔案管理工作進行更加規范科學，學校應該關注重視檔案管理工作的科學性建設，應用合理高效舉措進行管理控制，推進學校檔案管控質量與層次，提升中專學校檔案應用成效。

2 現階段中專學校檔案管理工作現狀

2.1 檔案管理類別混亂

中專學校檔案管理工作屬于一項具備體系性以及繁雜性的工作，所包含覆蓋的內容十分多元，類別多樣，需要全方位地、合理地對其展開分類管控。但是在實際進行的工作之中，很大一部分中專學校在檔案管理工作開展進程中存在種類混淆不清晰的情況，這十分不利于中專學校進行一致性的類別劃分管理，有一部分中專學校在檔案管理工作之中缺少合理高效的思想理念以及系統化管控意識，在處理不一樣類別的檔案進程中，通常會應用過去陳舊的混合放置管控模式，缺少科學的類別劃分，這些都不益于檔案管理工作的有效進行。檔案管理的功能以及作用也沒有獲得高效顯現。除此以外，有一部分中專學校在進行檔案管理工作進程中，很多教學方案、影音資料等也沒有放置進檔案之中，這不單單會使得檔案資料不完備，也阻礙降低了檔案管理工作的體系性，因此必須應該強化中專學校檔案管理的科學化構建，保障中專學校檔案管理工作的高質量。

2.2 檔案管理模式不合理

中專學校檔案管理整體工作的進行不具備體系化與合理性的管控舉措，這是很多中專學校檔案管理工作需要優化革新之處。管理模式的不完備，使得檔案管理工作繁雜無序，限制降低檔案管理工作的成效與質量。一來，很多中專學校領導人員對于檔案管理工作的重要作用認識程度不足，檔案管理工作所進行的硬件條件相對較低。二來，檔案管理工作者的個人素養以及職業能力較差，在檔案管理工作進程之中并沒有展開積極有效的方式進行創新，導致中專學校檔案管理工作進行成效較低。

2.3 檔案管理手段落后

中專學校的檔案管理工作開展手段十分陳舊單一，與現階段科學信息技術時代背景之下的中專學校創新發展需要不相符合，這也是現階段中專學校檔案管理工作之中存在的最關鍵缺陷之處。信息科學技術的發展，使得檔案管理工作逐漸向著智能性、科技性的趨勢前進，檔案管理工作的科技化構建不單單可以有效降低檔案管理工作之中所需要的人力資源、物理資源投放，還可以極大程度推動檔案管理工作成效。檔案資料信息庫創設、互聯網科學技術的使用等都應該被引進中專學校檔案管理工作中，但是這些在當前時期的中專學校檔案管理工作中并沒有被最大程度利用起來，管控模式陳舊單一，需要革新與整改。

3 檔案管理信息化建設措施

3.1 借助科學信息技術創設中專學校信息化檔案管控平臺

互聯網科學信息技術是科學系統的關鍵構成，在科學時代環境之中，互聯網技術也在社會中各個領域的發展進程之中獲取了大范圍普遍應用，在全新時代之下，中專學校檔案管理工作也應該積極利用互聯網科學技術所具備的優點，創設檔案管理的信息化平臺，切實提升中專學校檔案管理工作的質量。在借助互聯網科學技術創設信息化檔案管理平臺的進程之中，應該做好以下幾個方面的工作。首先，檔案管理工作者應該對于中專學校檔案管理工作的現階段進行狀況展開全方位掌握與理順，包含檔案管理工作進行的對象、工作內容以及工作開展進程中存有的缺陷與不足、檔案類別劃分等相應內容，為檔案管理信息平臺的構建做好基礎性的調查工作。其次，中專學校的管理人員應該意識到信息化檔案管控平臺建設對于學校管理以及學校未來發展的重要作用與價值，在人力資源、物力資源以及財力資源等方面提供相應的支撐。再次，應該聘請專業能力較強的互聯網平臺建設工作者對于檔案管理工作所具備的特性以及檔案管理工作優化需要等，進行檔案信息化平臺的構建，確保檔案管理信息化平臺創設的合理性與科學性。除此以外，檔案管理者應該切實做好平臺之中數據信息的資源整理工作，例如，檔案的種類、檔案數量等，為信息化平臺內容建設提供穩定可靠的資料支撐。最后，檔案管理信息化平臺應該與中專學校之中的網絡展開合理聯結，為中專學校之中的廣大教師與學生檔案資料利用、查詢閱覽等提供信息化服務。這里需要重視的一點是，必須確保檔案管理信息化平臺的網絡安全，實現檔案管理工作具備一定保密程度，相關的互聯網安全工作必須進行到位，這樣才可以切實顯現出檔案管理信息化工作平臺構建的價值。

3.2 做好電子檔案收集與完備

紙質模式的檔案是過去時期之中很多中專學校檔案管理工作進行的關鍵渠道，在推出提倡科學性以及智能性進行檔案管理工作的大環境之中，中專學校檔案管理工作者必須應該做好電子檔案的整理以及收集等相應工作。一來，應該積極創設中專學校檔案管理信息資源庫，依據檔案資料的內容、種類等對數據資源庫進行完善充實，除了將紙質模式的檔案資料展開相關的電子性轉變以外，還應該全方位收集以及整理相關影響、圖片等資源信息，完善電子檔案的類別以及內容。與此同時，還應該將紙質模式的檔案以及電子檔案展開相互對接處理，及時發覺電子檔案之中存有的缺陷之處與不合理之處，對電子檔案展開相應完備與補足，保障電子檔案管控的全面性。其次，電子檔案管控應該對科學性管理平臺相順應，從而便于推進電子檔案的查詢閱覽與應用。當然，電子檔案的收集以及整理工作對檔案管理者的個人水平、職業素養等都提出了較為嚴苛的標準，在工作量巨大、工作內容繁雜的狀況之下，中專學校檔案管理者應當嚴謹細致地進行檔案管理工作。

3.3 確保檔案管控電子設施使用合理性

中專學校檔案管理的信息化建設無法脫離相關的電子設備，可以說，先進高效的電子設施，是中專學校檔案管理信息化建設以及進行的關鍵基礎。因此，中專學校應該關注重視電子設施引入的合理性。詳細來說，檔案管理工作所需要應用的電子設施主要具備以下幾種：第一種為經常可以見到的也是最為基礎的計算機設備，這是電子信息檔案創設、檔案管理信息平臺搭建的重要設施支撐。第二種為打印機，這主要是為檔案資料的使用提供打印服務而預備，借助打印機可以將電子檔案轉化成為紙質模式的檔案，這樣不單單可以減少檔案丟失的頻次，也可以符合檔案使用人員的需要。第三種為掃描儀，借助掃描儀這一設施可以將紙質模式的檔案轉變成為電子化檔案，確保檔案信息的真實性與完善性。除了上文所提到的三種設備以外，移動硬盤、光盤等也都屬于經常可以見到的電子設施。中專學校應該為檔案管理工作配備齊全的工作設施，為檔案管理信息化工作的進行提供穩定可靠的設施支撐。

3.4 合理進行檔案管理類別劃分工作

在上文之中的分析中提到過，很多中專學校在檔案管理工作開展進程中存有類別劃分混亂、管理無序等情況，因此，在信息技術基礎上所進行的管理工作，要想確保中專學校檔案信息管理的合理性，就必須應該依據電子檔案的類別與屬性，對檔案展開科學類別劃分。詳細來說，管理者應該合理利用互聯網科學技術管理平臺，依據電子檔案所具備的屬性，將不同的電子檔案屬性歸類到不同的平臺種類目錄之下，為中專學校之中的教師以及學生快速查詢閱覽電子檔案提供相關的檔案目錄索引，對于中專學校的進步與發展具備十分關鍵的價值。需要提升關注的是，在檔案類別劃分的前提之下，還應該做好相關檔案備份工作，經由移動硬盤、U盤等模式，對于檔案資料內容進行備份處理，確保檔案資料以及信息數據保存的完善性與合理性。

3.5 注意人才培育

在展開信息化建設的進程之中，各個行政中專學校必須認識到高素質人才在推動科學技術應用方面所發揮出來的關鍵價值與意義，因此就應該積極設計規劃相應的福利政策來吸引具備穩固信息技術能力、掌握科學技術的高素質人才，需要重視以下幾個方面：

第一個方面為中專學校為了持續發展目標的達成，應該積極引入優秀的檔案管理人員。這些檔案管理者不單單應該具備扎實的檔案管理管理水平，還應該具備較強的信息管控水平，可以掌握科學技術并合理應用，并對相應數據展開高效分析與處理，從而更加優異地勝任檔案管理信息化創設與科學化構建的需要。

第二個方面為強化在職人員的信息技術培訓，不一樣的中專學校應該依據自身檔案管理系統建設的進度以及完備程度來設計規劃相應的培訓方案，應該在實際培訓的進程中把控實際狀況，依據所存有的共同問題提出相關處理措施，從而實現檔案管理者更加有效地具備相應知識，更好地推進檔案管理者使用信息化軟件的能力。

第三個方面為提升科學技術的投放強度，信息化管理工作的進行需要軟件與硬件體系支撐，因此，各個檔案管理中專學校應該強化資金費用投放強度，配備先進科學的計算機設施，開發操作軟件，同時在項目管控進程中應用科學手段。

結語

檔案管理工作作為中專學校管控以及未來發展進步的關鍵構成，對于中專學校的教學活動、發展進步都具備十分關鍵的價值作用，在科學技術信息時代之下，應該嚴謹完善探索研究現階段中專學校在檔案管理工作之中存有的缺陷與不足，在信息科學技術的基礎之上，通過互聯網信息技術，完備電子檔案，做好檔案管理工作的類別劃分與規整，與此同時完備檔案管理的信息化建設硬件條件，提高管理工作成效質量，推進中專學校在信息技術時代下高質量前進發展。

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作者簡介：趙吉鵬（1973— ），男，藏族，甘肅臨潭人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。