企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

賀璇

摘要：企業(yè)在多年發(fā)展的過程中，主要重視開發(fā)、投資等工作，對檔案管理相關(guān)工作的還不夠重視，導(dǎo)致檔案管理工作不僅沒有得到更好的完善，甚至還阻礙了企業(yè)的發(fā)展。如何指導(dǎo)企業(yè)管理好、利用好檔案信息資料，充分顯現(xiàn)企業(yè)檔案的價(jià)值，是企業(yè)檔案管理工作中需要解決的問題。基于此，本文對企業(yè)檔案管理存在的問題進(jìn)行闡述，并且重點(diǎn)討論企業(yè)檔案管理的對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;對策

隨著時(shí)代的發(fā)展與技術(shù)變革的加快，企業(yè)的檔案管理工作也就變得特別重要，因?yàn)槠髽I(yè)檔案是公司全部信息的主要載體，其不僅可以留住企業(yè)在過去經(jīng)營過程中的印跡，還可以幫助企業(yè)在今天的才力、人力、物力上的發(fā)展。但是由于企業(yè)經(jīng)營項(xiàng)目較多，導(dǎo)致檔案管理工作流程復(fù)雜、工作內(nèi)容增多，再加上其余因素使企業(yè)的檔案管理工作中存在許多問題，嚴(yán)重影響了企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，因此需要查找問題的關(guān)鍵點(diǎn)，計(jì)劃一系列解決方案。

1.企業(yè)檔案管理存在的問題

第一，企業(yè)檔案管理制度不健全。目前，大多企業(yè)都缺少健全的檔案管理制度，首先，企業(yè)的檔案管理部門在接收檔案資料過程中，由于缺乏完善的管理過程，使得企業(yè)遺漏了些許檔案，也有歸檔記錄不齊全的情況。其次，企業(yè)也沒有健全檔案使用的全過程，部分檔案在入檔案庫后并沒有體現(xiàn)其使用價(jià)值，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作的作用沒有被充分發(fā)揮。第二，檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)。當(dāng)今，不少企業(yè)的檔案管理部門，都缺少專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理人員，其還在沿用傳統(tǒng)的管理方式，影響了企業(yè)檔案管理工作發(fā)展。第三，檔案管理認(rèn)識(shí)和能力不足。首先，由于企業(yè)不夠關(guān)注檔案管理工作，導(dǎo)致相關(guān)檔案管理人員工作態(tài)度不端正，其認(rèn)為這個(gè)崗位沒有其他部門重要，無論怎樣工作也是徒勞的。其次，相關(guān)管理工作人員缺乏創(chuàng)新性，上級(jí)安排做什么工作就做什么工作。在上述觀念下，導(dǎo)致檔案室成為了“養(yǎng)老院”，其中大多數(shù)工作人員是企業(yè)內(nèi)部的轉(zhuǎn)崗人員，由于綜合素質(zhì)不高，因此不具有專業(yè)管理能力。

2.企業(yè)檔案管理的對策

2.1完善企業(yè)檔案管理制度建立

首先，企業(yè)需要確定崗位職責(zé)，建立完整的內(nèi)部責(zé)任管理體系，成立專門的檔案管理部門，選拔專業(yè)人才開展檔案管理工作。其次，計(jì)劃詳盡的檔案管理工作方案，明確檔案管理工作目的，了解各部門在企業(yè)中“擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧保员阌谄髽I(yè)檔案管理工作進(jìn)展順利。最后，規(guī)范企業(yè)檔案管理工作流程，嚴(yán)格按照檔案內(nèi)容執(zhí)行工作，可以實(shí)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栘?zé)制度，一旦掌握違反規(guī)定的證據(jù)，及時(shí)處理犯錯(cuò)人員或者移交給法律部門，從而提升企業(yè)檔案管理工作的總體效率。

2.2注重管理人員綜合素質(zhì)的提高，增強(qiáng)其專業(yè)性

在企業(yè)開展檔案管理工作過程中，要注重“以人為本”，管理人員綜合能力的強(qiáng)弱影響著企業(yè)發(fā)展的好壞，需要重點(diǎn)關(guān)注提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)能力方面，使其可以良好的進(jìn)行工作，以此來不斷提升企業(yè)檔案管理工作水平。由于我公司是投資公司，屬于國有控股公司，其業(yè)務(wù)范圍較廣，其員工數(shù)量特別多，因此，許多檔案管理職員認(rèn)為自己并不受企業(yè)重視，所以在開展檔案管理工作中過程中呈現(xiàn)出懈怠的狀態(tài)，相關(guān)上級(jí)人員需要對檔案管理人員進(jìn)行思想教育工作，使其檔案管理人員更加努力的工作，進(jìn)而提升檔案管理工作效率。除此之外，企業(yè)需要定期進(jìn)行培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)檔案管理工作的理論知識(shí)以及培養(yǎng)員工專業(yè)能力，對于表現(xiàn)良好的檔案管理人員進(jìn)行一定的金額獎(jiǎng)勵(lì)，小施懲戒犯錯(cuò)的員工。隨著企業(yè)檔案管理人員自身素質(zhì)的不斷加強(qiáng)，其專業(yè)性也會(huì)越來越強(qiáng)，檔案管理人員可以利用其掌握的相關(guān)管理知識(shí)，用來高質(zhì)量、高效率的完成相關(guān)檔案管理工作，促使檔案管理工作水平更上一層樓。

2.3加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對本企業(yè)的檔案管理工作的關(guān)注度，不僅要讓檔案管理員工了解到此工作的重要性，還要讓員工從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到此工作可以為企業(yè)做出的決策提供有利條件。其次，讓相關(guān)工作人員積極努力學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，了解并掌握管理工作全過程，嚴(yán)格把控各種管理環(huán)節(jié)，比如接收檔案、整理和分類檔案、入庫和上架檔案等，同時(shí)把檔案中的信息錄入計(jì)算機(jī)，使其存檔;企業(yè)可以與其他相關(guān)企業(yè)合作，互相交流管理工作的經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，與此同時(shí)，企業(yè)可以通過招聘的方式，擴(kuò)招檔案管理人員，選拔專業(yè)管理知識(shí)過關(guān)和業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人才，以此來不斷提升檔案管理工作的水平。最后，加強(qiáng)對檔案管理人員的教育培養(yǎng)，使檔案管理人員不斷擴(kuò)寬視野，由于檔案管理工作方法不斷更新，因此檔案管理人員需要隨時(shí)掌握管理工作的新方法、新動(dòng)態(tài)，以此來提高自身學(xué)習(xí)能力，努力鉆研管理工作知識(shí)，提高自身綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)化的有效措施。

2.4檔案管理應(yīng)與企業(yè)的信息化管理相結(jié)合

傳統(tǒng)的檔案管理工作的弊端和漏洞比較多，比如工作效率不高、丟失率較高、安全性差、員工保密意識(shí)差等，因此需要變革傳統(tǒng)的檔案管理工作的形式，實(shí)行信息化管理，不斷引進(jìn)新型信息技術(shù)并且使用，使其檔案管理工作流程更加規(guī)范和便捷，增加其技術(shù)含量和優(yōu)勢，為企業(yè)有效進(jìn)行檔案管理工作提供大量技術(shù)支持，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化水平持續(xù)提高的目標(biāo)，因此，檔案管理工作應(yīng)結(jié)合企業(yè)的信息化管理。

結(jié)束語

總而言之，在當(dāng)今社會(huì)下，由于企業(yè)發(fā)展過程中所出現(xiàn)的問題愈來愈多，所以要著重關(guān)注企業(yè)檔案管理工作并且要不斷創(chuàng)新檔案管理工作方式。但是在對企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，還存在許多問題，對此要提出一系列企業(yè)檔案管理新舉措，健全企業(yè)檔案管理制度的建立，增加對檔案管理人員的了解，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)水平，將檔案管理工作與企業(yè)的信息化管理連接起來，以進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理的工作效率和水平。

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