高校教學設備資產管理系統設計與實現

摘? 要? 隨著高校辦學規模的擴大，教學設備資產的數量、種類出現倍增式增長，傳統的管理模式弊端日益凸顯，給日常的管理工作帶來極大挑戰。設計、開發高校教學設備資產管理系統是實現教學設備信息化管理的重要途徑，它的開發應用將實現教學設備資產精準化管理，降低盤點成本，實現資產賬、實一體，提高資產利用效率。

關鍵詞? 高校；教學設備；教學設備資產管理系統；全生命周期管理

中圖分類號：G647.6? ? 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2022）21-0042-04

0? 引言

隨著高等學校的發展，辦學規模的擴大，高校教學設備資產的數量、種類、總值不斷增長，資產的購置、出入庫、處置等日常管理業務日漸增多，加大了工作的管理難度。如何實現教學設備資產的信息化、精細化管理，已成為高校教學資產管理面臨的難題。利用信息化手段設計、開發教學設備資產管理系統，實現教學資產“采購計劃→公開招標→資產出入庫→在用→處置”的全生命周期管理記錄，做到真正的建檔立卡管理[1]。

教學資產具有數量大、種類多、價值高、使用周期長、使用地點分散等特點，傳統的管理模式造成資產利用率低、重復采購、信息更新延后、資產流失、賬物不符、盤點效率低等問題層出不窮[2]。

1）管理落后。公辦高校的教學設備資產都是國有資產，管理者在思想上不重視，存在重采購、輕管理的現象；管理效率低、動態管理不及時、盤點周期長等，導致出現資產配置不合理、數據不準確等問題。

2）管理制度不完善。制度不規范、責任不明、各自為政，造成數據重復統計、賬實不符等問題。

3）缺乏監管機制。尚未建立健全與之相對應的約束和激勵機制，高校教學設備資產管理流程亟待優化。

1? 教學設備資產管理系統開發的意義

教學設備資產是高等學校開展日常教學活動的重要保障。在信息化高度發達的今天，利用信息化手段開發教學設備資產管理系統，讓資產管理更簡單、方便，實現教學設備資產全生命周期數字化管理，是全面提高教學設備管理水平、助力學校建設發展的重要前提。如圖1所示，教學設備資產管理系統的開發應用將實現設備全生命周期在線管理，是推動資產高效使用的重要基礎。并支持需求部門等快速在線發起采購申請、移動審批，同步采購合同、采購付款等，流程透明高效，讓資產明細、資產閑置、資產增減、資產處置、資產折舊等一目了然，方便學校實現資產的優化配置，提高資產的利用效率[3]。

2? 教學設備資產管理系統設計的總思路

2.1? 標準化

按照行業標準完成資產管理系統數據、編碼、功能管理等模塊的設計，同時制定相關的系統管理制度，實現標準化管理。

2.2? 整體性

系統開發前要做好前期調研工作，在分析用戶需求的基礎上，保證系統數據的整體性、有效性，滿足用戶需求，保留數據接口。

2.3? 擴展性

在設計系統時，要充分考慮用戶對系統功能需求的變化，確保數據庫的延伸性、開放性，確保系統結構具備可擴展性功能。

2.4? 安全性

系統設計時要考慮系統的安全性，注重應用程序、數據安全。通過規范管理，數據自動校驗、自動備份、加密等措施，確保數據的統一性、安全性[4]。

3? 教學設備資產管理系統的功能開發

教學設備資產管理系統功能的開發以資產管理目標為引導，以資產數據分析為手段，以信息系統為支撐，根據用戶需求分析，優化資源、簡化管理，實現對教學設備資產的有效管理。其用途覆蓋資產的采購入庫、領用、運行維護、退役報廢等全生命周期過程，解決資產管理過程中賬卡物不一致（賬實不符）、資產信息割裂、報廢凈值率高等問題，達到資產的績效、壽命、成本綜合最優，實現“物有所值、物有所用”，設計出教學設備資產管理系統的總體架構[5]。

3.1? 教學設備資產管理系統設計

系統設計基于信息化等技術，架構搭建將分為表示層、業務層、數據層、物理層等四層，如圖2所示。體系架構設計就是把不同的模塊功能分配到相應的設計層，每個層被賦予不同的功能，并提供相應的功能服務，這樣一來就簡化了各層設計，層與層之間分工明確，便于系統整體功能的實現。表示層的作用是通過操作界面，實現數據的輸入、顯示，將數據錄入傳遞給用戶，經數據校對、處理后，交業務層處理。業務層是整個系統中最核心的管理層，是系統功能業務的集中體現，是系統業務管理功能實現的中樞機構，主要實現系統業務管理功能請求，按業務要求進行分類處理，并對處理結果作出判斷，傳送給相應的模塊。數據層是對資產管理信息系統的數據信息進行存儲、更新、連接、訪問、操作，并為上下層提供數據存儲和訪問。物理層用于存儲教學設備資產的各種信息（采購時間、使用部門、存放地點等）和用戶基本信息[6]。

3.2? 教學設備資產管理系統功能模塊開發

根據管理業務需求開發系統功能模塊，以用戶需求為出發點，重新定義設計目標、原則、系統架構，開發和實現基本功能單元，功能模塊的應用將為教學設備資產管理系統的信息化、規范化、精細化管理提供基礎條件。教學設備資產管理系統的管理模塊可以對資產數據進行添加、刪除、查詢、修改、借還、管理等相關操作，實現資產信息的及時更新。教學設備資產管理系統的功能模塊主要有用戶管理和資產管理，如圖3所示。

教學設備資產管理系統就是利用信息化技術實現固定資產的簡單化、規范化管理，構建統一標準的資產管理體系，包括：統一資產設備分類標準及編碼體系；根據資產的分類，準確定義資產屬性，構建覆蓋資產全信息的基礎信息庫；從傳統的管理模式過渡到信息化管理，將采購入庫、日常管理、維修管理、報廢處置等業務整合到統一管控平臺，實現對業務執行全覆蓋和有效監控；充分運用“云大物移智”等新技術與實物資產管理業務進行深度融合，實現教學設備資產管理的信息化、智能化，降低資產管理成本，提升管理效率；為管理部門在制訂資產采購、更新、報廢等計劃時提供決策依據和數據支持；規范教學資產管理業務流程，實現資產業務申請、審批管理的規范化，從而加強管理人員在業務執行過程中的監督職能。通過待辦業務的自動告警和提醒功能，提高執行效率[7]。

3.2.1? 用戶管理? 用戶管理功能模塊就是對用戶信息的權限管理，包括用戶登錄和用戶注冊信息窗口。按管理等級權限，將用戶劃分為系統管理員、一級資產管理員（學校層面）、二級資產管理員（二級學院、職能部門），根據資產管理制度，規定各管理員的管理權限，使其各司其職，行使資產管理系統賦予的管理權限。其中，一級管理員負責全校層面資產的宏觀管理、數據管理，二級管理員負責二級學院、職能部門）層面的資產數據管理。

3.2.2? 資產管理? 資產管理模塊是實現固定資產出入庫、業務、維護的管理，功能主要包括數據管理、查詢管理、報表管理、增減管理、借還管理、盤點管理等功能。系統模塊功能的實現將讓資產臺賬更清晰；實現資產類別細化，實現資產分類、分級權限管控；通過統一資產卡片管理，批量導入資產數據，快速生成資產臺賬，使資產管理工作更規范化、精細化。

1）數據管理。數據管理就是通過數據庫的設計，實現應用系統具體保存哪些業務數據，以滿足基本的業務需求。在數據管理中主要包括數據分析、數據建模、數據模式等環節，根據系統業務請求，確定存儲數據庫實體及實體的有關屬性，查找各實體間的聯系，并制定系統數據庫的實體關聯，將相關數據業務呈現給用戶。

2）查詢管理。查詢管理模塊對固定資產提供分類查詢、變更登記查詢、處置情況查詢、審批流程查詢等功能。

①固定資產查詢方式。查詢功能可以對單條或一批固定資產的情況進行查詢，查詢信息包括采購計劃、資產名稱、規格型號、采購時間等資產信息。一是按資產管理部門查詢：在查找窗口，管理員輸入資產管理部門名稱，點擊查詢按鈕，便可把該部門所有的資產信息顯示出來，這是分類查詢。二是按資產編號查詢：在查找窗口，管理員輸入資產編號，點擊查詢按鈕，便可把資產的明細信息顯示出來，包括資產編號、資產名稱、出廠日期等相關詳細信息，這是明細查詢。

②固定資產變更信息查詢。變更登記查詢功能可以方便地查找到某一項固定資產從哪個部門變更到哪個部門，包括變更時間、存放點、使用人、經辦人等相關信息記錄，實現固定資產的動態管理。

③固定資產處置情況查詢。處置查詢功能可以方便地查找到某一項固定資產目前狀態，包括出租、轉借、報廢、毀損、在用等環節，實現資產全生命周期全過程全時段的實時管理。

④固定資產審批流程查詢。審批流程查詢功能可以方便地查找到某一項固定資產采購計劃、公開招標、入出庫時間和相關手續，實現固定資產的全過程跟蹤管理。

3）報表管理。報表統計管理模塊主要提供各類固定資產報表，可實現資產總值報表、資產減少報表、資產折舊明細表、各種分析表、逾齡資產統計表的生成及打印，同時可以根據學校資產管理部門的個性化需求設計，生成多種報表樣式。通過報表的查看，可以快速了解學校固定資產每年購置以及全部資產情況，為學校的發展決策提供數據支持。

4）增減管理。增減管理模塊的功能就是增加、減少資產條目及資產信息的更新。對資產信息可以通過該按鈕進行相應增加或減少，如根據資產類別、購置時間、規格型號、數量、金額等信息進行設置，以確保資產信息的完整性、動態性。

5）借還管理。資產借還模塊可以方便地查詢資產的歸還狀態。管理員在歸還查詢窗口輸入數據信息，點擊查詢按鈕，就可以顯示資產的歸還狀態情況，包括借還資產名稱、時間、數量、借用人、說明、批準人等相關信息。此模塊同時具備借還信息的新建和刪除功能，管理員通過點擊相應的功能按鈕，就可完成相應操作。

6）盤點管理。為了準確掌握固定資產的動態，管理部門要不定期地對資產進行盤點，包括固定資產的在用數量、待報廢數量、報廢數額，清查各項賬面盤盈等，關注固定資產的實有數與賬面數是否相符。資產盤點要做到真實、準確、完整、清楚、統一。盤點管理模塊通過掃描RFID記錄條碼（資產編號、名稱、時間、價格、使用部門等）的識別進行設備資產的清查、調配、登記等管理，快速檢索出資產的當前狀態，實現資產的全過程管理，將盤點數據直接錄入系統，自動生成盤點報表。

教學設備資產管理系統的功能模塊在設計、開發時，經過多次實地調研考察，從用戶實際應用出發，經綜合考慮，明確各功能模塊的用途。在實現模塊功能的同時，充分考慮用戶的個性化需求，如系統的多窗口操作、可靠性、安全性、預留數據接口等，完成資產管理系統的功能搭建、功能模塊設計、數據庫設計，從設計轉變為功能的實現。

4? 結束語

在信息化時代，教學設備資產管理系統就是利用信息化技術設計、開發的信息化管理系統，它的應用實現了教學設備資產的信息化、精細化管理，建立了對固定資產的全生命周期和全過程的動態跟蹤管理，對優化教學設備資產管理，提高工作效率，解決資產重復采購、閑置浪費、賬物不符等問題將起到積極作用。該系統的開發應用實現資產從采購到報廢的一站式全生命周期管理，為學校提供不同維度的分析報表，實現資產分布可視化；提供標準接口，打破信息孤島，讓管理更便捷；支持管理員跨區域、多角色管理，實現不同角色、不同數據的授權管理，讓管理更靈活；實現資產的精細化、全過程管理，提高資產利用率，發揮其價值，助力學校科學優化資產結構。

參考文獻

[1] 譚旭紅，孟慶嬌.高校固定資產精細化管理若干思考[J].經濟研究導刊，2014（5）：150-151.

[2] 鄒淑燕，李德義.高校固定資產管理存在的問題及對策淺析[J].價值工程，2019（36）：46-47.

[3] 王演.高職院校固定資產管理系統的設計與實現[D].南昌：江西財經大學，2019.

[4] 秦健，邱力軍.高校實驗實訓中心儀器設備管理系統的設計與開發[J].電子測試，2018（1）：98-99，112.

[5] 黎達娟，黎鳳成.新會計制度下醫院固定資產管理[J].財會學習，2020（23）：94-95．

[6] 陳明劼，魯金屏，周燦.無線電固定資產全生命周期管理系統設計與實現[J].中國無線電，2021（5）：81-83.

[7] 陳柳詩.淺談加強醫院固定資產管理[J].會計師，2019（24）：15-16.

*項目來源：廣西教育科學“十四五”規劃2021年度廣西教育基本建設研究專項課題“高職院校實訓基地智能化管理的建設與研究”（課題編號：2021ZJY1931）。

作者：李波林，廣西建設職業技術學院，副教授、工程師，研究方向為高等職業教育（530007）。