某科研院所合同風險識別與控制研究

鄂天潔

(中國航空綜合技術研究所，北京 100028)

0 引言

某科研院所作為面向各軍工行業、面向社會的基礎性、公益性研究機構，隨著經營規模和市場渠道的不斷擴大，涉及的合同類型越來越多，相關的客戶、供方和外部要求也越來越多，急需優化內部合同管理機制。基于上述背景，本文結合該科研院所的運行特點，對相關合同風險進行識別和分析，并提出合理的改進和控制措施。

1 合同風險基本內容

合同風險通常包括管理風險、法律風險、信用風險、自然風險、投資風險等。這些風險相互影響，彼此關聯，成為一個耦合系統[1]。國內學者在基于內部控制和風險管理的關系研究中指出，合同管理風險即流程風險，合同法律風險即戰略風險，是合同管理中最大的兩類風險。

1.1 合同管理風險

合同管理風險是指相關管理部門存在的風險，主要是針對管理層面的風險。該風險需要企業負責人、合同管理部門負責人等協同管理，從而保證合同管理流程的執行效率，同時為有效管理決策提供支撐。

1.2 合同法律風險

合同法律風險是指合同具體履行過程中產生的風險，主要是針對操作層面的風險，體現的是法律業務的特點[2]。

2 某科研院所合同風險識別與分析

2.1 某科研院所合同管理的主要特點

基于該科研院所近幾年合同管理現狀，分析其合同管理特點，具體如下：

(1)合同種類多、數量多且類別分散。2017—2020年合同總量呈現穩中有增的趨勢，基本保持在每年1500份左右，見表1。

表1 某科研院所2017—2020年合同數量及類型統計表

(2)相關管理部門多，權責分散。例如，計劃財務部負責合同總歸口管理，市場部負責收入合同歸口管理，項目管理部負責支出合同歸口管理。此外，計劃財務部還負責工程建設、固定資產采購等其他類型支出合同歸口管理。

(3)外部市場環境復雜，導致外部風險因素多。近幾年，合同主體不斷發生變化，不再局限于國家政府機關，更多地是面向各行業領域的社會企業。

(4)主要業務決策點分散。項目經理負責合同談判評審、起草簽訂、履行和驗收等工作，但能力水平參差不齊，對制度的理解有偏差，導致制度落實程度不一致。

(5)專業多樣、業務復雜，增大了合同審查和管理難度。該科研院所目前有17個專業領域，各專業涉及不同合同類型，審查要點各異，增加了審查難度。

基于上述特點，本文采取要素識別法和常識、經驗判斷法初步識別出合同風險管理的兩大風險，即合同管理風險和法律風險中潛在的風險源頭，并與相關專家討論、確定和分析風險因素。

2.2 基于合同管理要素的風險識別與分析

合同管理風險可以分為人因風險、組織結構風險、管理制度風險、信息系統風險。

2.2.1 人因風險

在分級授權機制下，人力資源導致的風險主要體現在以下兩個方面：

(1)合同授權人較多。該科研院所目前共授權50人簽署合同，不同授權人的風險敏感性不一樣，導致審簽過程中存在風險，如未按照授權范圍簽署合同等。

(2)合同管理和審批過程管理人員能力水平和認識各異。例如，不重視合同中關于知識產權、違約責任的條款，導致后期產生相關法律糾紛；對技術協議描述不具體、不明確，導致實施過程中甲方需求頻繁變更，增大實施成本。

2.2.2 組織結構風險

組織結構風險是指因合同管理相關組織機構設置不合理、職責不完備造成的風險。例如，該科研院所2016—2020年合同歸口管理部門經歷了4次調整，合同執行監管不連續，容易造成合同信息、檔案等丟失。同時，歸口管理部門主要履行統計、歸檔等職責，缺少監管機制。

2.2.3 管理制度風險

管理制度風險是指因管理制度不健全，制度與業務動態調整未及時匹配，導致執行偏離帶來的風險。例如，該科研院所目前合同管理制度體系缺少收入合同管理制度；合同管理制度頻繁調整造成對制度不能及時了解、掌握要求，不能有效指導合同執行。

2.2.4 信息系統風險

信息系統風險是指利用信息化手段傳遞保存合同信息時，系統功能性欠缺或變更，導致信息數據混亂、系統安全穩定性差導致的風險。目前，該科研院所合同管理系統是多年前設計開發的，其功能已無法滿足實際業務需求，功能性欠缺造成統計信息不準確、不全面，影響決策質量。頻繁升級、更改，系統穩定性差，導致一些歷史數據混亂甚至丟失。

綜上所述，該科研院所合同管理風險各因素影響分析見表2。

表2 合同管理風險各因素影響分析

2.3 基于合同法律要素的風險識別與分析

合同法律風險分為合同簽訂風險和合同履行風險。

2.3.1 合同簽訂風險

合同簽訂風險分為供方風險、簽約風險、審查風險、文本風險、招投標風險。

(1)供方風險。供方風險是指合同供方在資格、資信、能力等方面存在欠缺導致的風險，主要表現為：供方資質不佳或偽造；專業技術人員力量薄弱；供方資質過期或資質條件不滿足要求，無法保障售后等。

(2)簽約風險。簽約風險是指不按規定簽訂書面合同導致的風險，主要表現為合同正在履行甚至已履行完畢后補簽合同；標的不明確或不具針對性，無法判斷與項目的相關性等。

(3)審查風險。審查風險是指合同未按要求開展經濟、技術、法律三方面審查或流于形式造成的風險，常見的風險包括：合同起始時間和收付款時間不嚴謹，還未簽約即構成違約；合同標的、售后等條款概念寬泛、不明確、不具體，容易引起糾紛；無知識產權維護意識，無法保證公司利益最大化。

(4)文本風險。文本風險是指文本內容描述不明確、條款不齊備，或合同模板使用范圍不全面、缺少對細節的約定等導致的風險[3]。依據合同管理辦法，該科研院所現有5種合同模板類型。隨著業務發展的多元化，其他合同類型逐年增多，體現出標準文本的范圍局限性：對一些例外的因素不敏感，條款不齊，沒有根據項目特點制定規范、標準的合同文本，導致某些具體交易事項約定出現遺漏。

(5)招投標風險。招投標風險是指未按規則評標、定標等導致的風險[3]。這類風險通常包括泄露標底或其他投標人的商業秘密、相互串標通標私白廢標的現象，合同及技術協議的內容與投標內容不一致，或者將特定的技術方法作為招標文件的重要技術條款，具有明顯的排他性。

2.3.2 合同履行風險

合同履行風險分為執行風險和變更風險。

(1)執行風險。執行風險是指合同簽訂后對合同履行過程管理不重視，未嚴格按照合同規定條款執行，交易雙方或一方未按約定履行或未完全履行合同，不能及時、正確地行使抗辯權利而導致的風險。例如，某科研項目驗收時暴露出成果物與合同規定的數量一樣，但個別交付物內容與技術協議要求不符。

(2)變更風險。變更是指在合同有效期內由雙方當事人依法對約定內容進行修改。變更的內容一般包括合同額、標的物、驗收標準、質量要求和服務保障等。由于合同變更造成的風險為合同變更風險，如某試驗合同開始約定10項產品的試驗，但實際過程中變成15項，且未及時進行合同變更或未簽訂補充協議，導致最終部分交付物不符合合同標的。

通過上述分析，綜合該科研院所各風險因素在法律要素中的影響，判斷其可能帶來的后果，見表3。

表3 合同法律風險各因素影響分析

3 某科研院所合同風險控制方法

3.1 合同風險等級劃分與控制

在上述風險識別的基礎上對合同管理中潛在的風險進行分析，并通過對該科研院所分管軍工、科研、市場項目的35名項目主管和項目經理進行調查問卷，對風險發生的概率(嚴重性)與影響程度(可能性)進行評價，從而確定各風險的風險值。按照風險值81～61為一級、60～40為二級、40以下為三級的標準評估風險等級，結合合同管理實際提出應對方法和建議，見表4。

從表4可以看出，該科研院所合同供方風險、合同管理和審批過程管理人員能力水平和認識各異為一級風險，其中合同供方風險最高；合同執行風險和變更風險為三級風險；其余為二級風險。

3.2 合同風險控制改進建議

3.2.1 建立供應商動態評估機制

(1)供方準入方面。對供應商進行嚴格把關，提高承包商進入門檻。必要時，對大額支出合同進行實地調查，了解對方信譽、經營水平、財務狀況、人員設備、管理水平等情況。

(2)供方評估方面。定期對供應商進行評價，采取定性和定量相結合的動態評估模式。由相關人員針對招投標、商務談判、合同驗收及收付款等階段對其進行綜合評定；建立供方管理指標體系，并配以相應權重進行定量評估。

(3)供方激勵控制方面。確定優質供應商，特別是對于在某領域具有較大技術優勢的供方，可以通過戰略合作建立相對穩定的合作伙伴關系，實現共贏。

3.2.2 合同文本標準化

按照不同業務類型，增加合同標準文本類型與范圍，細化合同條款，增加條款覆蓋面和特別交易事項約定，尤其對合同文本經常出現糾紛的條款，細化關鍵環節和風控內容提醒，見表5。

表5 合同文本條款糾紛防控建議

3.2.3 提升相關人員的業務能力和法律意識

(1)合同管理人員培訓。針對項目主管、項目經理、商務專員進行一般合同管理風險知識的培訓和專業性較強的風險培訓，提高法律風險意識，推進企業合同法律風險防控的全局化進程。

(2)針對中層干部建立持久有效的領導干部學法機制。明確考試考核要求，通過合同法律知識培訓，促使中層干部在重要事項決策過程中重點考慮合同法律風險。

(3)強化對法律工作人員的激勵與約束。提高法律人員地位，通過相關激勵措施提升其工作熱情、真正參與經營決策；對缺乏責任心的人員進行一定約束，促使其以正確的心態處理合同管理工作。

3.2.4 優化合同信息管理系統

(1)完善系統功能設置。通過完善合同管理相應環節，實現各環節有機融合。例如，增加收款提醒，將收款節點與合同進度關聯，按研發進度自動提示項目經理收款；增加付款提醒，并與項目預算聯動，簽訂合同時避免超出預算范圍的成本支出。

(2)推行系統集成對接。實現合同系統與財務報銷系統關聯，通過數據共享提升合同履行效率；推進合同系統與供應商數據庫對接，按照項目性質自動推薦優質資源，提升合同運行質量。

(3)強化分析評價功能。基于信息系統，將合同主體、供方選擇、簽訂、履行等信息定期進行對比分析，實時反映合同運行管理情況；實時查詢合同收/支總額等各類統計數據，為管理人員決策提供支撐。

3.2.5 建立合同管理績效評價制度

為了跟蹤合同全生命周期的整體質量，建議定期評估合同管理的績效。合同管理績效評價既是對合同管理部門管理效果的衡量，也是對實施部門項目完成質量的評估，還可為部門獎懲提供依據。合同管理的績效評價基準要明確、科學、公開，與運營戰略等保持一致。可以按照項目合同周期，按照不同的權重對財務交付、貨架交付、預算成本、進度、質量、風險情況等幾個關鍵指標進行評估，并納入部門績效考核范圍。

4 結語

本文以某科研院所合同風險管理為研究對象，通過要素識別法和常識、經驗判斷法，對合同管理風險和法律風險流程中存在的風險進行了識別；采用調查法評估風險值，劃分風險等級，為該科研院所進行合同風險管理提出建議，為合同風險管理提供參考。