醫院后勤信息化管理平臺在突發公共安全事件中的應用

趙彤光 馮 濤 聶洪亮 于世博

大連大學附屬中山醫院后勤保障部，遼寧大連 116000

隨著全國公立醫院醫療改革的不斷深入，逐步出現了醫療集團、醫聯體等新的模式。 后勤保障模式也從單點保障擴展到多點保障。 如何應對新的變化，是擺在醫院后勤管理面前的新課題。舊的醫院后勤管理存在分散、粗放、滯后、不連貫等問題，難以滿足現代化醫院的發展需求。 如何以物聯網為依托，建立醫院后勤信息化管理平臺，有效的解決上述問題，才能使醫院得到更多發展空間。醫院后勤管理平臺作為現代醫院后勤管理的主要抓手發展迅速，不但滿足了日常人員績效管理、維修信息管理工作，而且通過物聯網進行數據統計與設備的在線監控，遠程可視化控制等手段滿足醫院后勤管理。將收集到的信息通過大數據人工智能（artificial intelligence，AI）進行分析，提高精細化管理水平。 2019年年末的疫情爆發，正是對醫院平臺在公共安全事件中的應用的一次考驗。如何通過平臺提供的功能與數據在疫情中高效地管理醫院是本文的討論重點。

1 后勤管理平臺的優勢

醫院后勤平臺的建立是一個繁瑣而又復雜的過程，需要后勤人對醫院信息的詳細了解，對后勤所有工作的內容及方式的了解。同時還需要對醫院醫療人員、工作流程有所了解。通過對醫院建筑、設施、設備、工作流程的了解、收集，完成整體醫院的管理平臺建設需要對醫院后勤的通用數據、業務數據、知識數據、態勢監控數據進行掌握[1]。同時，信息化平臺具有極強的延展性，可以添加臨時模塊，或通過微信小程序，支付寶生活號，手機應用（application，APP），網頁版本等方式全方位的提供服務[2]。

1.1 人員管理

人員管理包含人員的具體姓名、科室、聯系方式等信息，后勤專業人員還有相關的資質及特殊崗位證件等。

1.2 建筑信息模型（building information modeling，BIM）管理

依靠醫院圖紙及醫院各部具體使用用途，同時收集各建筑的具體設備設施進行詳細信息管理，保證其他模塊調用可以提供更多的信息。

1.3 報修維修系統

結合人員管理與BIM 管理， 通過拓展詳細信息來達到報修帶有位置與詳情的效果，提供足夠多的信息為設備進行全生命周期管理。

1.4 設備全生命周期管理

1.4.1 設備全生命周期管理的性質及特點 設備全生命周期管理是提高設備使用效率， 降低醫療機構使用成本，提升設備價值的有效手段。 其中包含設備采購、使用、保養、維修、報廢及特種設備的強制檢驗等環節。 其具有周期性長，涉及部門多，歷經人員多等多重不利因素。 設備全生命周期管理是近年來提升設備效率的重要管理手段， 但其相對傳統管理比較復雜，不易于人工管理，后勤管理平臺提供了很好的解決方案[3]。

1.4.2 設備管理方案 從設備采購開始，申請部門需要提出設備申請理由、設備使用參數、使用頻次、是否存在特殊性需求等；主管領導通過平臺確定設備是否需要采購并確認采購方案；到設備采購后驗收交接使用開始，設備信息可以通過設備管理員錄入后勤管理平臺，包含其設備詳細資料（說明書、安全證書、合格證、技術說明書、驗收報告等），設備管理員根據設備屬性進行設備的殘值設定[4]；使用部門通過后勤管理平臺就可以看見該設備的詳細資料，使用人員可以設定該設備的使用記錄、巡檢計劃、能耗及報修。維修保養部門可以看到以上兩個部門所產生的詳細記錄同時可以設定設備保養計劃（特種設備檢驗計劃）及設備技術性維修記錄[5]；醫療機構根據設備不同屬性定制報廢規則，當有一條屬性達到要求時系統就會提示設備管理人員設備的狀況。同時可打印出設備報廢的理由為決策者提供數據參考。

1.4.3 后勤管理平臺設備全生命周期管理的優勢與不足 優勢：為決策者提供優質化決策，提供設備信息可視化報告，對設備采購到報廢過程有賬可查的全周期管理；有效連接各個部門銜接效率問題，縮短設備從提出需求到設備落地流程時間， 提升設備使用率，有效保護設備安全性及可持續性提供數據保障；解決因人員調動而造成設備短暫停滯，新員工無從下手的尷尬局面；各個環節有賬可查，避免各個部門相互推辭導致不必要的麻煩；為設備更新換代提供可行性報告，促進設備生產效率與價值的提升；不足：后勤工作人員相對學歷低，受陳舊思想影響較大往往得不到重視，推行時間較慢等不利因素存在[6]。

1.5 物聯網集中管理平臺

隨著物聯網傳感器設備的快速發展，能源、環境條件、視頻自動分析報警系統等[7]。大范圍的加裝傳感器可以有效提升對設備安全使用的監管，同時，大量的采集數據， 可以有效對醫院運行狀態進行測算，通過大數據AI 的學習[8]，可以從中了解醫院就診量、住院量、開放時間、特殊節假日的運行數據。可以從數據上掌握醫院運行規律及用能需求。為醫院發展對其他硬件的需求提供數據參考。

1.6 院內導航系統

由于疫情原因，醫院對出入口進行限制規劃。 作為智慧醫療的核心之一，通過無線通信、傳感器、無線射頻識別技術（radio frequency identification，RFID）、視頻監測信號等多種技術，對院內的新生兒、設備設施、高值財產、潔凈物品、毒麻藥品等，進行位置管控。 通過不同的頻段跨度和權重設施，完成對全院重要物資的管理控制[9]。

2 后勤管理平臺在疫情中的應用

2.1 人員管理

在多次疫情的考驗中，醫院面臨的問題是人員流動性大、范圍廣，需要對所有職工進行軌跡管理[10]。 通過調動人員管理模塊并且通過微信小程序作為網絡窗口（圖1），對每日的工作人員身體健康情況、體溫、軌跡及所乘交通工具的填報進行信息采集。方便作為流調信息進行保存， 減少了人員單獨上報的復雜性，減少了漏報或重點信息的遺漏，保證了人員在疫情期間的管理[11]。 同時，拓展接口的易用性，數據庫調動的快捷，使得人員行程管理完成了閉環管理，加速了統計效率。

圖1 疫情期間通過拓展接口，利用微信小程序上報人員行程

2.2 培訓管理

在突發公共衛生事件時， 后勤保障的工作內容、標準、流程以及防疫知識與平時都不盡相同。 對于后勤工作人員掌握最新公共衛生事件知識是對后勤工作人員開展工作最好的指導，管理平臺提供實時更新培訓，人員通過平臺進行培訓（圖2），避免人員聚集。同時平臺還提供培訓考核，讓每位員工都能掌握最新的應對公共衛生事件措施。 后勤工人的每月技能培訓、安全培訓等都可以通過平臺向員工發布，包括一些具有操作性強的培訓可以通過視頻錄制的方式一起通過管理平臺進行學習，圖文并茂更能加深工作人員影響，具有可反復、可選擇、可隨時學習的特點，對于新員工提供了豐富的平臺資源。

圖2 利用數據采集模塊與調用人員分組，進行不同的培訓，并完成考試

2.3 門禁管理

通過門禁管理能夠有效解決人員在病區的流動性，其中患者和家屬的管理更為規范，減少外來人員在病區活動，有效阻斷病毒的傳播途徑。 而工作人員通過權限匹配的方式，防止交叉感染的概率。 通過刷卡記錄就能判斷人員在院的軌跡做到人員軌跡可追溯，人員行動有限制，人員防范有保障。

2.4 信息化報修

與普通的電話或微信報修不同， 大連大學附屬中山醫院的報修系統依靠BIM 與報修場所聯動（圖三）。 早期在建立BIM 系統的初期，將醫院各病房科室使用的產品規格、參數進行記錄，以房間為單位，進行信息管理， 當工作人員通過微信小程序報修時，所選擇的房間信息與故障關聯的故障設施的信息將隨報修單同時交給維修工人手中，減少了到達現場確認配件型號的過程，減少了多次進出科室可能造成交叉感染的可能。同時為維修過程提供一個閉環可追溯記錄[12]。

圖3 信息化報修減少了出入病房的次數

2.5 醫院布草管理（無線射頻識別技術應用）

通過RFID 對醫院布草管理能夠提升工作效率，減少人工誤操作導致的麻煩。對同一件物品進行細致追蹤，可以判斷其使用軌跡及使用壽命為采購提供數據分析[13]；同時為減少使用浪費提供數據保障；具有可靠性，準確性及可追溯性的特點。 管理部門實現報表數據化，使用預警化，從而做到減少損耗、加大周轉和提升壽命的目的。

2.6 醫療廢物管理

醫療廢物是指醫療衛生機構在醫療、預防、保健及其他相關活動中產生的具有直接或間接感染性、毒性以及其他危害性廢物。傳統的管理辦法都是手工登記交接記錄。 存在不準確、效率低、難監管等諸多弊端。 信息管理系統通過身份識別，交接后形成電子卡并通過物聯網上傳到管理平臺， 轉運車輛全程GPS及車載質量監控，發生路線重量異常，及時預警，暫存處視頻監控。

2.7 突發公共衛生事件的資源調配

通過使用記錄就可以找出使用率低相對閑置的設備調整到有迫切需求的科室使用； 連續性保障，通過設備檔案尋找相對可靠設備用于防控科室，減少設備故障率和設備維修頻次，減少人員流動性[14]；設備改造，提供設備技術參數可以一目了然是否可以通過升級改造來達到現有要求提供突發事件的使用；提升響應速度，提出需要到現有條件是否能滿足需求通過后勤管理平臺查詢就會得到答案，從而提高設備保障能力[15]。

2.8 對設備維修進行預判管理

設備維修通常是使用科室發現問題，通過一些手段通知維修部門進行及時維修，這種方式存在一些弊端和隱患逐步將被智能化設備維修預判管理所淘汰（圖四）。在實際工作中我們發現設備通常在得到報修后發現設備損壞程度可能要高于一些具有周期性質的保養維護性維修方案，但是面對復雜和數量龐大的設備對維修保養者提出很高的挑戰。 可以利用汽車4S 店管理模式其中一個售后服務管理模式進行改進。對于設備具有周期性保養需要更換或添加油、液、水、過濾器等可以預設，減少保養者通過經驗來判斷；對于一些易損件可以通過多次更換后取平均值來預警更換，如水泵軸承、電機皮帶等，其優點是避免造成對其他配件損壞[16]。 減少因為一個部件損壞造成一堆部件損壞而產生的設備大修現象。從被動維修向主動保養性維護，為使用者提供優質化服務，從而提高設備運行時間，從而降低設備使用成本，提升設備使用壽命，減少使用者負擔，協助維修者判斷設備狀態為醫療機構減少使用成本。

圖4 建筑信息模型對高可能性維修設施進行高亮提醒

2.9 數據采集

后勤信息化管理平臺， 通過模塊數據采集傳輸，收集能耗數據、維修數據、設備數據以及管路和電纜數據。通過分析數據達到精準管理和判別設備更新重要依據，減少了人員現場巡檢的頻次，在突發公共衛生事件中，減少了感染的機率。

2.10 物資管理

醫院作為一個特殊行業，運營需要的物資種類繁多，數量巨大。 管理起來經常存在手續繁雜、庫存過量、盤點費時、帳實不符、浪費嚴重等弊端。 建立后勤管理平臺后，利用信息化手段，實行網上申請，設定預警庫存、效期預警，實時監控庫存，簡化了請領手續，提高了物品的使用率，減少了浪費。 突發公共衛生事件發生時，醫療機構使用的物資結構和數量、來源（主要是捐贈）發生了巨大變化，此時實時掌握防疫物資的庫存量，每天各部門的消耗量極為重要，信息化管理平臺物資管理系統發揮了重要的作用[17]。

3 后勤信息化平臺帶來的業務優勢

大連大學附屬中山醫院自2016年進行全面工作量整合管理，2018年末后勤信息化管理平臺搭建完成開始使用，至2021年對全面工作量進行了統計。

3.1 工作量優勢

該系統大幅提高了維修效率，由維修需要走2～3 次變為僅需1～2 次就可以完成維修， 提高了維修效率。 同時依靠應用建筑信息模型與維修結合，通過高可視化的工作提醒中， 提高了預防性維修的次數， 尤其是電力設備的預防性維修，2020年共預防性維修電力設備設施問題833 件， 極大提高了安全性（表1）。

表1 大連大學附屬中山醫院2016—2021年工作量統計（次）

3.2 能源優勢

通過模塊化采集，對用能數據進行采集統計。 依靠對用能量的采集，同時進行進一步的用能對比。 通過可視化效果，進一步提供了能源使用數據、趨勢、效果、費用浮動等關鍵數據，為用能對比與分析、能源預估、碳排放分析等起到了重要的作用（圖5～6，封三）。

圖5 2020年與2021年能源費用餅狀圖

圖6 2020年與2021年各月各類能源占比柱狀圖

3.3 布草分發效率優勢

2019年末將普通布草逐步替換具備射頻芯片的布草，在布草清點與投放使用（表2），射頻芯片布草可以進一步提高被服布草分發投放與清點工作。進一步節約人員成本減少交叉感染可能。

表2 采用射頻芯片布草與非射頻芯片布草

3.4 人員培訓優勢

通過網絡培訓，加強了人員參與網絡培訓的隨時隨地的便捷性，同時降低了疫情期間聚集培訓可能帶來的后果。 通過網絡信息化培訓的方式，提高內容的重復觀看效率，加強了解、學習效率。參與培訓可以快速統計，為績效管理提供參考。

4 后勤信息化管理平臺如何為后勤管理工作指明方向

隨著公立醫院改革深化，對于后勤管理者提出更高的挑戰，面對后勤管理中復雜和重復性數據無從下手，對于決策者對未來判斷越來越難。 一方面安全是后勤工作的基礎， 另一方面錯綜復雜因素影響著工作，如遇到突發公共衛生事件保障能力能否達到醫療機構的標準等都是研究方向；如何開源節流，降低能耗，降低使用成本是努力的目標；人員使用及管理是后勤保障工作的利器。只有在利用好手里的利器才能有效完成目標，進而向研究的方向邁進。

由上述實例可以看出醫院后勤在突發公共安全事件中需要隨著時間狀態的變化做出不同的變化，醫院后勤信息化平臺這一工具的加入改變了經驗式管理方式。 減少了紙質化記錄的難查詢性，傳遞審批效率低， 在突發公共安全事件中的交叉感染等不可控性。 同時，根據不同的管理流程，設定不同的管理計劃，使管理變成閉環，完善了每一個崗位的責任與任務，進一步減少因為遺漏工作目標而導致的二次安全漏洞。

5 結語

通過后勤信息化管理平臺建設，促進未來醫院數字化發展， 為構建醫聯體提供更優化性能的服務平臺，提高醫院的基礎信息工作管理效能；從人員到設備全面立體化管理模式， 有效節省醫院運行成本；為疫情提供后勤力量等方面取得了成效。隨著數據不斷完善， 后勤信息化管理平臺將提供更多智能模塊，從而輔助醫院決策者合理性判斷。