PDCA循環在醫療設備檔案管理中的應用

劉柳

摘 要：PDCA循環理論適用性范圍不斷擴大，除了在質量管理領域發揮重要作用，在檔案管理方面也具有現實指導和應用價值。本文探討PDCA循環在醫療設備檔案管理中的應用——可以對醫療檔案管理流程的合理性及質量保證進行有效驗證，為醫療檔案管理質量提升提供扎實的理論依據和實踐指導。

關鍵詞：PDCA循環;醫療設備;檔案管理;應用

PDCA循環由計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）、處理（Action）四個階段構成，最早由美國管理學家戴明提出，也被稱為標準化質量管理理論[1 ]。這一理論最早在傳統制造業和電力企業質量管理領域得到運用，通過連續動態管理，能夠對某一行業或領域生產和管理問題進行持續改進。探討PDCA循環理論在醫療設備檔案管理中應用的若干問題，有積極意義。

1 當前醫療設備檔案管理工作面臨的主要問題及難點

醫療設備是醫院醫療水平和能力的重要體現，其檔案管理事關醫療設備的更新與醫療技術的發展，事關醫療水平的提高和醫療衛生事業的發展。但當前部分醫院醫療設備檔案管理面臨一些不容忽視的問題及難點。

1.1 沒有形成醫療設備檔案管理的相應制度

在醫療設備購置方面沒有建立相應的歸檔制度，導致醫療設備重要檔案材料及信息無法及時歸檔，容易造成醫療設備信息缺失和原始票據文件缺失，為后續醫療設備維護、維修帶來不便。缺少統一的醫療設備檔案管理制度，檔案管理人員在具體工作中就可能產生隨意性，對應收盡收的檔案信息沒有給予足夠的重視，導致部分重要的醫療設備檔案信息缺失。

1.2 一些醫院醫療設備檔案不齊全完整

在日常管理方面存在著醫療設備檔案資料分散管理情況。醫療設備涉及多個科室，在管理過程中所形成的影像資料、操作手冊、設備驗收和日常維護資料容易出現各自保存現象，要想調用這些資料需要向多個部門協調，嚴重降低了醫療設備檔案管理效率，也給醫療設備檔案的齊全完整造成了隱患。醫療設備檔案收集不僅要檔案管理人員主動作為，還需要相關部門及人員密切配合，但目前還缺少相互間的溝通和協調。

1.3 醫療設備檔案管理手段及技術落后

雖然部分醫院在醫療設備檔案管理中運用了先進的計算機網絡系統，但由于缺少專業人才，醫療設備檔案管理人員更愿意采用人工模式，未結合醫院醫療設備檔案管理的實際需要引入PDCA循環理論，不能適應實際工作需要。

1.4 忽視設備維修檔案

醫療設備在使用過程中必然會涉及設備保養、零部件更換和維修等相關重要記錄，一些醫療單位未將這些記錄數據材料及時歸檔，難以對以往維修信息進行追溯，對于設備使用率、完好率就無法準確推斷和判定，影響設備的管理和利用。

1.5 醫療設備檔案借閱管理不規范

醫療設備在使用過程中難免會出現一些故障，這時就需要從檔案管理部門查用相關醫療設備檔案，為設備問題診斷提供依據[2 ]。但當前部分醫院在醫療設備檔案管理過程中并沒有形成統一、科學的借閱制度，借閱過程中隨意性較高，很容易造成醫療設備檔案信息損毀或丟失。

2 PDCA循環在醫療設備檔案管理中應用的重要意義

運用PDCA循環理論能快速找到當前醫療設備檔案管理存在的問題，針對問題制定相應的解決方案，使醫療設備檔案管理更加契合醫院工作需要。一般情況下，醫院醫療設備眾多，來源不一，在用途上有明顯區別，所形成的檔案數據也十分復雜多樣。如果沒有規范化、標準化的檔案管理制度機制，勢必會影響醫療設備檔案管理質量。這就需要采用PDCA循環模式，通過對醫療設備管理各個流程的梳理，找到醫療設備歸檔管理利用中存在的問題，提出有針對性的解決策略，保證醫療設備檔案管理質量，為科學管理提供扎實的理論支撐和數據支持。

實行PDCA循環管理模式，能對醫院醫療設備檔案管理全流程存在的問題進行梳理，制定科學有效的解決辦法，改善醫療設備檔案管理工作。PDCA循環管理模式涉及醫療設備檔案管理的“計劃→執行→檢查→處理”全過程，有助于轉變檔案管理人員理念，改變傳統粗放式管理模式，通過醫療設備精細化管理，對其購置情況、維修記錄以及可能存在的安全隱患相關數據進行整合，為下一步檢修工作提供依據，降低設備故障發生率，減少檔案管理資源消耗，為醫院設備安全運行提供保障。此外，在PDCA循環管理模式下，醫療設備檔案存儲、調用將會形成更為完善的制度機制，使檔案管理人員更加嚴格地落實各項安全管理措施，提升醫療設備檔案管理規范性。

無論是從醫院醫療設備檔案管理還是安全使用角度看，將PDCA循環管理模式運用到醫療設備檔案管理中都具有重要的意義。

3 PDCA循環在醫療設備檔案管理中的應用過程及要求

應結合新時代醫療設備檔案管理需要，明確其應用過程及要求，構建科學合理的PDCA循環管理模式。

3.1 制定計劃

將PDCA循環理論運用于醫療設備檔案管理，能針對存在的問題制定相應的管理計劃，有效預防檔案管理過程中可能出現的問題。在計劃制定過程中，一方面，應充分調動醫療設備檔案管理人員工作積極性，對醫療設備檔案進行全面收集、歸檔和科學的開發利用;另一方面，加大對醫院檔案管理人員的教育培訓，避免盲目操作行為的出現，提升醫療設備檔案管理水平。針對醫院醫療設備檔案管理存在的問題，按照規范化和標準化要求加以改進，切實保障醫院醫療設備檔案管理的實效性和完整性[3 ]。應采用PDCA循環法持續分析醫療設備檔案管理的難點和重點，對醫療設備檔案管理進行優化和改進。如對檔案資料收集不齊全、檔案技術更新速度慢、設備檔案管理不規范等問題，制定具體的實施計劃表。

要完成上述目標，應進一步提升醫療設備檔案管理規范化水平，結合醫療設備在招投標、采購、使用、維修等過程所產生的相關信息資料，全面收集文字、圖像、視頻、音頻等多種形式的文件材料。應以醫療設備檔案管理計劃為依據，對醫療設備檔案信息數據進行分析，為其檔案管理提供決策依據。應按照國家相關制度要求，如《醫療器械分類目錄》等規范建檔，結合醫院固定資產類別需要，要求每一臺醫療設備都建立固定資產臺賬和卡片，明確醫療設備取得日期、采購主管單位、型號規格、品牌、設計使用年限、金額等相關內容，并對每一臺醫療設備進行編號管理，保障每臺設備檔案數據齊全完整。

3.2 管理執行

在實際工作中，既要做好醫療設備紙質檔案信息保存，也要做好電子檔案信息的收集整理。應通過對醫療設備檔案信息的全面整合，對紙質檔案信息和電子檔案信息進行對比，明確有無問題。發現問題，需與信息生成部門進行核對，確保電子檔案信息和紙質檔案信息一致，對檔案信息資料進行分類管理。

一是完善檔案管理內容。醫院應結合醫療設備檔案管理實際情況，建立一套科學合理的醫療設備檔案管理制度機制，加大對檔案管理人員的教育培訓，要求管理人員嚴格落實醫療設備檔案管理相關制度要求。應完善醫療設備檔案管理內容。以新出臺的《檔案法》和《醫療器械使用質量監督管理辦法》等相關法律法規制度為依據，進一步明確醫療設備檔案整理標準、歸檔范圍、歸檔時間、交接程序;檔案材料歸檔范圍應含醫療設備申購材料、前期準備材料、招投標材料、設備驗收材料、設備使用材料、維修保養材料、檢測材料、報廢材料以及其他相關材料等[4 ]，確保相關檔案材料全面、真實、可靠。同時制定醫療設備檔案分類方案，明確醫療設備檔案借閱流程和具體責任，確保醫療設備檔案在使用過程中的完整性、有序性。定期對醫療設備檔案相關內容進行檢查，發現問題，及時解決。

二是加強設備檔案全周期管理。對新采購的設備應及時建檔，并根據檔案目錄對相關檔案材料進行補齊，因人為因素或其他不可抗因素無法補充的，則需標明具體情況，有利于后續檔案管理。對于招標采購后的醫療設備，應對相關檔案資料進行全面收集匯總，單獨建立醫療設備檔案專盒或者專柜進行保存和管理;設備驗收之后，采購經辦部門及人員應將涉及設備相關材料、結算材料單獨歸檔，確保從醫療設備申請開始到醫療設備報廢處置整個設備全生命周期檔案資料的齊全完整。

三是更新醫療設備檔案管理軟硬件設施設備。定期檢查醫療設備檔案存放環境，對醫療設備檔案室的防高溫、防潮、防火、防蟲措施進行檢查，并配備完善的監控系統和消防設施，張貼醫療設備檔案管理相關制度，將醫療設備檔案管理工作落實到人。定期更新醫療設備檔案管理硬件設施。對計算機、打印機、掃描儀、溫度計、檔案盒、干濕劑、檔案柜等相關檔案管理設施應經常檢查，對損毀或缺少的硬件設備要及時的添加，保障檔案室硬件設備充足可用。應引進適合醫療設備檔案管理的軟件系統，積極推進醫療設備檔案管理信息化建設，通過現代信息技術實現對醫療設備檔案管理的數字化、信息化、智能化，進一步提升醫療設備檔案管理水平。

四是組織檔案人員培訓學習。醫療設備檔案管理工作涉及的設備多，設備檔案資料時間跨度大，需要檔案管理人員具備專業知識和相應的業務能力。因此，醫院在醫療設備檔案管理過程中必須組織檔案管理人員進行業務學習和定期培訓，進一步強化檔案管理人員的管理意識、服務意識和專業技能。一方面，通過系統教育培訓，使檔案管理人員和相關職能部門充分認識醫療設備檔案管理的重要性、必要性，對醫療設備在購置、使用和維修過程中的檔案信息進行全面收集和整理。利用工作交叉環節，由檔案管理人員對業務人員和具體設備操作人員進行培訓，進一步明晰設備檔案管理的相關要求。另一方面，堅持認真負責態度，切實保障醫療設備檔案的完整性。在培訓過程中既要注重理論知識的培訓，將PDCA循環理論相關知識作為培訓內容，提升檔案管理人員的問題意識，也要注重實踐能力的培養，切實保障檔案管理人員和相關業務人員明晰醫療設備檔案的管理流程和歸檔要求，明確自身崗位職責，嚴格按照相關要求落實好醫療設備檔案管理工作。

3.3 檢查階段

在檢查階段，從醫療設備檔案管理的大局出發，成立監督檢查小組，組長應由醫院分管領導兼任，對檢查工作進行全面部署，形成和組織落實檢查方案。重點對醫療設備檔案的收集、交接、整理、歸檔、利用、開發、共享等相關工作進行全面督導檢查。還應明確醫療設備檔案管理過程中是否存在問題，分析問題產生的原因并及時加以解決。如在醫療設備檔案核查過程中，應全面掌握醫療設備的購置時間、金額、相關責任人、維修情況等相關數據，明確其中是否存在遺漏問題，及時更新醫療設備檔案相關信息，為下一步設備使用和維護提供客觀、科學、系統的依據。具體檢查時，應按照常規檢查和突擊抽查相結合的方式進行。監督檢查小組應每季度對醫療設備檔案管理工作情況進行檢查，重點查看醫療設備檔案目錄是否完整，醫療設備檔案內容是否與設備相關信息相匹配，醫療設備檔案管理是否科學規范等，并對存在的問題提出反饋意見。同時每季度應進行一次突擊抽查，隨機抽查設備檔案資料，通過設備信息與檔案信息進行對比，看是否存在問題，為下一次循環管理提供數據資料。

3.4 總結改進

醫院醫療設備檔案管理是一項長期的復雜工程，利用PDCA循環法中的計劃、實行、檢查及處理4個階段進行規范和完善，能夠更好地發現醫療設備檔案管理中存在的問題，有助于提升醫療設備檔案管理質量，減輕檔案管理人員工作壓力。在具體工作開展過程中，應做好醫院醫療設備檔案管理工作經驗總結，進一步明晰醫療設備檔案管理具體標準，同時將發現的問題回歸到PDCA循環，持續對醫療設備檔案管理模式和手段進行改進。應結合醫療設備檔案管理實際需要，對醫療設備檔案制度進行優化，明確醫療設備檔案借閱和歸檔流程，制定職能科室醫療設備檔案管理細則，為醫療設備檔案管理工作開展提供制度依據。如發現問題，就要查擺問題原因，并對相關責任人進行追責，同時還要組織各部門進行討論，對于出現的問題拿出解決方案，為下一步醫療設備檔案管理計劃落實提供依據，進一步提升醫院醫療設備檔案管理水平。

綜上，PDCA循環管理模式有助于提升醫院醫療設備檔案管理規范化和標準化水平，對于優化醫院醫療設備檔案管理制度機制，切實保障醫療設備檔案管理的完整性、系統性具有重要意義。該理論和方法的應用，有助于醫院檔案管理人員查找問題、分析問題、解決問題，以達到醫院醫療設備檔案管理精細化、智能化、科學化管理目標。

科研項目：廣西壯族自治區衛生健康委員會自籌經費科研課題“PDCA循環在醫療設備檔案管理中的應用”研究成果（編號：Z20210757）

參考文獻：

[1]宋張樂，馮定，譚一菱，周岐，楊羅寬.醫療設備檔案資產信息化管理的應用與研究[J].設備管理與維修，2022（04）：7—9.

[2]鄧思建，鄔江濤.醫療設備檔案管理完整性研究[J].現代醫藥衛生，2021，37（14）：2500—2502.

[3]孔穩.加強醫療設備檔案規范化管理措施的探討[J].中國醫院建筑與裝備，2021，22（06）：69—71.

[4]王春燕，陳裕鑫，路婧.PDCA循環法在醫療設備檔案管理中的應用價值[J].醫療裝備，2020，33（11）：83—84.

（作者單位：廣西醫科大學第一附屬醫院）