新戰略下軍工企業涉外檔案管理中的問題與對策

■羅欽引

從黨的“十四大”提出把“走出去”作為國家策略，再到“一帶一路”戰略，其中對外發展是軍工企業國際化的最佳出路。在“走出去”和“一帶一路”政策的指導下，軍工企業作為央企的重要成員，也在加大對外合作，尋求更大的發展空間。毫無疑問，隨著涉外業務的逐年擴大，涉外檔案在軍工企業中的發展也受到了足夠的重視。其中存在的問題也值得深思并采取對策。

一、軍工企業涉外檔案的概念和內容

(1)軍工企業涉外檔案的概念。從廣義上講，是指軍工企業在涉外業務和活動中產生、傳遞、留存并可供查閱的文件材料以及其他值得收集的部分。具體而言，是指軍工企業在海外項目、國際會議、國際展覽、國（境）外合作中直接形成的文字、圖片、音像資料。它是企業科研、國際交流、參展參研、對外軍事貿易、海外援建等活動的數據庫和客觀真實的反映。在此背景下，軍工企業涉外檔案的高效管理和有效利用顯得更為重要。

(2)軍工企業涉外檔案的內容。軍工企業涉外檔案主要包括：①出訪團組申請表、團員名單、護照信息、日程安排、影像資料等。②國際學術會議交流、宣傳的文件和保密審批表。③國際合作任務審批表、跨團審批表、海外邀請函等。④由外國專家局審批的公職人員出國留學形成的論文、項目成果等。

二、軍工企業涉外檔案的特點

(1)體量大。根據工作實際分析，一個涉外項目產生的文書檔案往往可以達到數萬卷，而軍工單位開展海外業務的國家往往經濟水平較差，基礎設施不發達，缺乏電子化基礎條件。

(2)復雜性。除海外項目外，骨干軍工企業參觀學習、國際學術會議、國防展覽的機會和數量逐漸增多，涉外檔案的來源也越來越復雜。

三、軍工企業涉外檔案管理中的不足之處

(1)涉外活動中的檔案資源管理的認識不足。經過多年的涉外管理，我們可以看到，許多涉外檔案在查詢和利用時，有明顯的被動歸檔或補充歸檔的痕跡。①涉外管理人員的歸檔意識不強，不能充分認識到檔案的重要性。大部分檔案只收集不整理，歸檔不完整，不能滿足檔案管理的基本要求。②部分涉外管理人員外語能力不強，對外文資料不熟悉，對其保存價值有一定認識。

(2)涉外檔案缺乏有效的管理方式。通過調研發現，許多軍工企業的涉外檔案存在管理方式單一的現象，不能實現對涉外檔案資源多元化的建設和布局要求。涉外和黨內數據信息統計缺乏針對性，影響檔案信息管理的部門不能起到發揮檔案資源管理的作用，影響檔案的利用價值。

(3)涉外檔案管理工作缺乏協調。在涉外檔案管理中，各部門之間缺乏協調。①在檔案集中管理的要求下，涉外檔案由涉外部門統一管理。在建立預歸檔后，就移交給檔案部門。在各單位的工作過程中，會出現各類檔案資源管理不協調的情況。相關部門以為涉外檔案資源管理和本職工作關系不大，應該是涉外部門的事，認知的偏差導致了涉外檔案資源管理難度的增加。②涉外管理人員對相關檔案部門的工作了解不夠深刻，對涉外檔案資源的實施效果造成了不良的影響。

(4)涉外檔案的復查時效性較差。涉外檔案作為軍工企業對外工作的重要參考,對企業發展有著舉足輕重的作用。根據涉外檔案類別的不同,有時還會出現文件復審、更新、傳輸等問題。為了提升外事檔案管理工作效率,需要管理人員加強對外事檔案信息平臺的建設,借助信息技術的優勢,打造線上線下科學化檔案管理平臺,有效地提升管理人員的工作質量。

四、軍工企業涉外檔案管理的對策

（一）管理層的重視是成功實踐的基礎

企業管理層對檔案管理的重視是檔案工作成功的基礎。這句話并不新鮮，是重中之重。十年前，我所在的軍工企業的涉外檔案工作還處于空白期。企業管理層對涉外業務的指導意見是先加強保密工作，完成任務，沒有提到涉外檔案，這對當時的涉外檔案管理是一個前所未有的挑戰。經過幾年的努力，在上級領導和管理層的重視下，筆者所在的企業部署了涉外管理制度，每年進行涉外培訓，制定了指導涉外檔案工作開展的規章制度，經過多年的管理實踐，取得了一定的成效。

（二）編制和修訂頂層文件，指導涉外檔案管理工作

結合軍工企業涉外檔案管理的現狀，為實現涉外檔案管理的有效性、查詢性和利用性，應制定和完善涉外檔案資源管理標準。①通過編制和修訂頂層文件，明確體系內涉外檔案的管理內容，在措施上制定或修訂涉外檔案管理的相關規定，確保涉外檔案管理的規范性。②明確檔案管理職責，確保各節點的順利交接。明確各節點的檔案信息收集目錄，充分保證其完整性。③根據企業的特點，增加新的預歸檔類別。

（三）創新信息管理手段，確保涉外檔案信息化程度

現階段，大部分軍工企業都部署了內部涉外管理制度，使審批流程可視化。但在大部分涉外檔案管理中，仍采用傳統的信息錄入方式，這將導致檔案信息管理效率不高、人工投入大等問題。據調查，大部分軍工企業沒有設置涉外檔案管理的專職崗位。往往由涉外部門的相關人員兼職，不能投入過多精力。因此，要想實現涉外檔案管理的有效性，就要創新信用手段，保證涉外檔案的信息化程度。面對各系統產生的檔案來源，要認真研究和設計，確保對接順暢，減少冗余工作。

（四）積極開展培訓，推進系統閉環進程

信息化背景下,涉外檔案信息管理人員處于整個檔案管理工作的核心地位,其個人素質關系到整個檔案管理工作是否順利進行。為了加快數字化檔案管理建設，涉外檔案管理人員也要不斷提升個人綜合能力,提升職業素養。目前來看,涉外檔案種類繁多,文件冗雜,工作內容也愈發復雜,在此過程中強化人才培訓工作尤為重要。首先,軍工企業要宣傳涉外檔案管理工作的重要性,使相關工作人員從思想重視該工作,進而打造良好的工作環境,加快涉外檔案管理信息化建設的步伐。其次,管理人員還可以借助網絡平臺,與專業檔案管理人員在線進行交流學習,提升管理能力,使其與最新技術接軌,有效地提高人才的適應性。再次,企業內部可以定期開展學習交流會,相互交流管理經驗,以社會發展趨勢為參考,調整日后方向,促進管理技術的有機融合,進一步推動軍工企業涉外檔案管理工作。同時，在涉外檔案載體日益復雜、形式多元化的情況下，為提高檔案收集和管理的有效性，應開展有針對性的檔案管理和檔案信息化系統培訓，以提高涉外檔案管理人員的意識和信息化程度，有效促進系統流程的閉環。

五、總結

綜上所述，為了提高現階段軍工企業涉外檔案資源管理的工作質量，應建立健全涉外檔案管理制度或將涉外檔案作為重點并納入涉外管理辦法，結合軍工企業工作實際，進行涉外檔案管理辦法的完善，及時認識到現階段中存在的問題，積極創新信息化手段、開展涉外檔案培訓，進一步取得領導重視并繼續開展工作，促進涉外檔案工作的實踐及創新。在多年的涉外業務管理中，涉外檔案工作每上個臺階都與信息技術的發展有著密切關系。檔案工作從紙質向電子轉變是趨勢，如何利用信息化手段保障電子檔案真實性唯一性，也是將來涉外檔案管理一個重要課題。