高校智慧檔案館概念解析及建設(shè)保障

邵婧　王旭州　趙嘉文

摘 要：高校智慧檔案館是在“云、物、大、智、移”等信息技術(shù)的推動下，檔案工作發(fā)展的必然結(jié)果。通過討論高校智慧檔案館的概念，分析高校智慧檔案館的特征，研究保障高校智慧檔案館建設(shè)的基本措施，以期與檔案同人深入探討高校智慧檔案館建設(shè)問題，為高校“雙一流”建設(shè)提供信息支撐，為教學(xué)、科研、管理提供高效、便捷、精準(zhǔn)的檔案服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校智慧檔案館;特征;建設(shè)保障

檔案事業(yè)正在遵循自己的固有規(guī)律穩(wěn)步發(fā)展，按照傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館、智能檔案館、智慧檔案館的順序有序進化。傳統(tǒng)檔案館是在人工操作的基礎(chǔ)上，從事檔案的“收集、存儲、管理、利用”工作;數(shù)字檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上運用數(shù)據(jù)處理技術(shù)構(gòu)建一個數(shù)字空間，實現(xiàn)從環(huán)境信息、檔案信息到應(yīng)用信息的全部數(shù)字化管理，為檔案資源共享服務(wù)提供有效支撐;智能檔案館是在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)上運用感應(yīng)技術(shù)，初步實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的智能管理，推動檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展;智慧檔案館是在智能檔案館的基礎(chǔ)上綜合運用“云、物、大、智、移”等信息技術(shù)，有效感知及時處置檔案信息，實現(xiàn)檔案工作的人物互聯(lián)、感知處置、智能樓宇、應(yīng)用中心、泛在服務(wù)功能。高校智慧檔案館是公共智慧檔案館在高校中的具體運用，是在智慧校園基礎(chǔ)框架下，把高校檔案館建設(shè)成為學(xué)校的文化服務(wù)中心、信息共享中心和資源利用中心，奠定檔案館在高校中的歷史文化資源基礎(chǔ)地位。

吳軍在《智能時代——大數(shù)據(jù)與智能革命重新定義未來》一書中提出“數(shù)據(jù)是文明的基石，人類對它的認(rèn)識反映了文明的程度”。高校智慧檔案館建設(shè)的核心是檔案智慧化，檔案智慧化是沿著檔案——數(shù)據(jù)——信息——知識——智慧方向發(fā)展的過程。檔案通過整理轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)經(jīng)過處理構(gòu)成富有含義的信息，信息經(jīng)過選擇、歸納、整合形成了知識，根據(jù)已有知識，利用獲取信息，經(jīng)過分析評判，解決未曾解決的問題則形成了智慧。高校智慧檔案館的構(gòu)建過程實質(zhì)上就是實現(xiàn)檔案智慧化的過程。

一、高校智慧檔案館的概念

隨著信息技術(shù)迅速發(fā)展，智慧檔案館的概念應(yīng)運而生。目前，業(yè)界對智慧檔案館并無公認(rèn)的定義，學(xué)者對此見仁見智。畢娟認(rèn)為智慧檔案館是運用信息技術(shù)，以服務(wù)公眾為目標(biāo)，注重資源整合、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享，創(chuàng)建高效安全的檔案信息服務(wù)平臺;錢毅認(rèn)為智慧檔案館是在繼承傳統(tǒng)實體檔案業(yè)務(wù)和數(shù)字檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案智能管理，提供檔案智慧服務(wù)的檔案管理體系;楊來青等學(xué)者認(rèn)為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)和云計算等信息技術(shù)智能管理多元檔案資源、具有感知與處置能力、提供智慧檔案服務(wù)的檔案管理模式;牛力、裴佳勇從管理、對象、技術(shù)三個維度對數(shù)字檔案館和智慧檔案館進行了對比分析，認(rèn)為二者之間既有聯(lián)系又有區(qū)別，并且提出智慧檔案館應(yīng)當(dāng)通過應(yīng)用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理全方位的智慧化，推動檔案服務(wù)能力的飛躍。上述理論研究成果說明智慧檔案館是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。高校智慧檔案館的概念是參照公共智慧檔案館的理念提出的，它是公共智慧檔案館在智慧校園中的具體運用。不同的是公共智慧檔案館是基于智慧城市建設(shè)的檔案信息工作平臺，高校智慧檔案館是基于智慧校園建設(shè)的檔案信息工作平臺，二者的數(shù)據(jù)架構(gòu)基礎(chǔ)不同。公共智慧檔案館的服務(wù)對象是社會大眾，高校智慧檔案館的服務(wù)對象是師生員工和校友同人，二者的檔案需求并不完全相同。從傳承檔案文化的視角觀察，高校代表著先進文化的發(fā)展方向，高校智慧檔案館建設(shè)應(yīng)該引領(lǐng)社會智慧檔案館建設(shè)。因此，筆者認(rèn)為，高校智慧檔案館是以豐富的檔案館藏資源為基礎(chǔ)，以智慧校園基礎(chǔ)設(shè)施為支撐，以感知處置信息技術(shù)為標(biāo)志，以高效便捷地滿足檔案利用需求為目的，提供檔案內(nèi)容信息、載體信息、環(huán)境信息、管理信息泛在服務(wù)的檔案管理系統(tǒng)。高校檔案資源是一種多元化的信息資源，它既包括傳統(tǒng)檔案和電子檔案的內(nèi)容信息、載體信息及校園記憶信息，又包括檔案管理信息、檔案應(yīng)用信息及樓宇管理信息。智慧校園基礎(chǔ)支撐功能是運用“云、物、大、智、移”等信息技術(shù)感知挖掘、綜合分析、提煉萃取各類檔案信息，并將其用于高校決策、日常管理和教育教學(xué)工作。高校智慧檔案館的“智”可以概括為智能感知與告知，高校智慧檔案館的 “慧”可以概括為聰明應(yīng)對與處置。高校檔案利用需求是在檔案 “收集、存儲、管理、利用、反饋、監(jiān)督”過程中各類信息的價值體現(xiàn)，這些需求既能讓檔案利用者感知獲取檔案背景信息及檔案內(nèi)容信息，滿足利用需求，又能讓檔案管理者感知獲取檔案運行信息及檔案管理信息，促進檔案管理的不斷升級，推動檔案利用的泛在服務(wù)。

二、高校智慧檔案館的特征

高校智慧檔案館是高校檔案館建設(shè)的高級形態(tài)。它是運用信息技術(shù)、結(jié)合檔案業(yè)務(wù)、感知用戶利用需求，并根據(jù)工作經(jīng)驗和工作預(yù)案擇優(yōu)處置檔案內(nèi)容信息、載體信息、管理信息，提供檔案利用泛在服務(wù)的綜合管控系統(tǒng)。這一系統(tǒng)使高校檔案的“收集、存儲、管理、利用、反饋、監(jiān)督”發(fā)生了革命性變化。

1.人物互聯(lián)——感知交互處置智慧化

高校智慧檔案館是以物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建一個互聯(lián)互通的校園網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)人人互聯(lián)、人物互聯(lián)、物物互聯(lián)。即通過數(shù)據(jù)處理技術(shù)，智能感知檔案內(nèi)容，迅速識別、選擇調(diào)取、整合利用檔案信息。通過檔案信息特征解析平臺和檔案利用管理平臺，智能評價檔案內(nèi)容相關(guān)性、檔案利用許可性和利用途徑合理性，據(jù)此提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。通過應(yīng)用RFID（射頻識別）技術(shù)，智能感知識別、跟蹤定位、監(jiān)控管理檔案載體，實現(xiàn)檔案與檔案工作者、檔案與庫房、檔案與檔案、檔案與用戶、檔案工作者與用戶、用戶與用戶之間的智能感知與交流互動，進而實現(xiàn)對檔案工作者、館庫、設(shè)備、檔案、用戶等高效便捷的全面感知、實時監(jiān)控與及時交流，深化人員管理、檔案管理、資產(chǎn)管理、庫架管理、環(huán)境管理等檔案管理工作，為高校校園管理提供信息服務(wù)。

2.智能樓宇——館庫環(huán)境管理智能化

高校智慧檔案館是利用智能樓宇技術(shù)構(gòu)建綠色、環(huán)保、便捷、安全的現(xiàn)代檔案管理體系。智能樓宇在智能照明設(shè)施、智能密集架系統(tǒng)、智能盤點系統(tǒng)、溫濕度控制調(diào)節(jié)系統(tǒng)、空氣質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)、漏水監(jiān)控系統(tǒng)、臭氧消毒系統(tǒng)、設(shè)備異常報警系統(tǒng)、消防監(jiān)控滅火系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、門禁智能管理系統(tǒng)等多方面為智慧檔案館建設(shè)提供技術(shù)支撐。高校智慧檔案館得益于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和智能樓宇技術(shù)的發(fā)展，極大填補了智能庫房物理管理和空間管理的空白，有效改善了館庫空間人工管理現(xiàn)狀。檔案信息技術(shù)的發(fā)展，有效解決了檔案資料智慧“收集、存儲、管理、利用、反饋、監(jiān)督”等問題，通過解析檔案內(nèi)容信息、檔案載體信息、樓宇管理信息，及時反映檔案運行情況，提示檔案運行風(fēng)險，改進檔案運行管理，優(yōu)化檔案運行系統(tǒng)，為高校“雙一流”建設(shè)提供信息支撐。

3.智能平臺——館藏資源利用便捷化

傳統(tǒng)檔案館藏為高校智慧檔案館提供了豐富的檔案實體資源，數(shù)字檔案館藏為高校智慧檔案館提供了基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)信息資源，RFID和智能樓宇等信息技術(shù)為高校智慧檔案館提供了檔案存儲利用的智能系統(tǒng)。高校智慧檔案館融合了館藏檔案實體、檔案數(shù)字化成果、檔案數(shù)據(jù)信息、RFID和智能樓宇等信息技術(shù)，實現(xiàn)了檔案智慧收集、智慧管理、智慧利用、智慧保護、智慧監(jiān)管服務(wù)，其在后臺可以建立跨系統(tǒng)的應(yīng)用集成端口，實現(xiàn)跨部門的信息共享、跨館際的信息服務(wù)、跨庫網(wǎng)的互聯(lián)互通，突破了檔案管理的信息壁壘，消除了檔案“信息孤島”現(xiàn)象，創(chuàng)造了檔案信息泛在利用的良好環(huán)境。同時，通過高校智慧檔案館的智能感知功能有效監(jiān)控檔案工作流程，檔案信息保密措施，檔案庫房管理機制，確保檔案及其信息的安全，支持高校教育科研工作的深入發(fā)展。

4.用戶中心——檔案泛在服務(wù)高效化

高校智慧檔案館的靈魂是在育人為本前提下，構(gòu)建以學(xué)校特色歷史文化為標(biāo)志的文化服務(wù)中心、信息共享中心和資源利用中心。其主要特性表現(xiàn)在以下兩個方面：一是服務(wù)內(nèi)容泛在化。高校智慧檔案館利用云計算、大數(shù)據(jù)、語義分析等信息技術(shù)，主動推送利用者感興趣的檔案專題，使其不僅成為檔案利用、檔案證明的機構(gòu)，而且成為信息與資源的匯聚中心，師生校友可以利用智慧檔案系統(tǒng)享受檔案咨詢、文獻查閱、文件調(diào)閱、史實追憶、休閑閱覽等檔案服務(wù);二是服務(wù)方式現(xiàn)代化，高校智慧檔案館立足檔案育人的宗旨，從被動等待利用者上門求助，到主動推送檔案信息為利用者服務(wù)。通過檔案網(wǎng)站、電子郵件、微信、微博、手機等移動客戶端口，開展不受時空限制的資源檢索、檔案查詢、信息獲取、檔案證明等遠(yuǎn)程服務(wù)，構(gòu)建了新形態(tài)的檔案管理和檔案服務(wù)機制，極大方便了師生校友利用各類檔案信息，從而對外提供智慧個性的檔案泛在服務(wù)，對內(nèi)實施高效智能的檔案管理工作，為優(yōu)化教育教學(xué)管理提供借鑒范式。

三、高校智慧檔案館的建設(shè)保障

1.輿論保障——做好檔案宣傳

在高校智慧檔案館建設(shè)研究中，必須注意檔案宣傳的先導(dǎo)作用。重視做好高校領(lǐng)導(dǎo)的檔案宣傳工作，使其看到檔案工作面臨的機遇和挑戰(zhàn)，以檔案工作服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策為中心，用檔案工作的成效引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。積極做好內(nèi)設(shè)機構(gòu)的檔案宣傳工作，努力為內(nèi)設(shè)機構(gòu)職能工作提供服務(wù)，尋求他們在制度、技術(shù)、人員等方面的支持。扎實做好師生員工的檔案宣傳工作，積極宣傳檔案法規(guī)政策、檔案服務(wù)內(nèi)容、檔案利用方式，講好檔案背后的故事，傳承檔案蘊含的民族精神，培養(yǎng)師生的家國情懷，啟迪師生員工為“國家富強、人民幸福、個人安居樂業(yè)”而努力學(xué)習(xí)和工作。從而贏得他們對檔案工作的認(rèn)可、理解和支持。奠定高校智慧檔案館建設(shè)的輿論基礎(chǔ)。

2.經(jīng)費保障——爭取經(jīng)費支持

高校智慧檔案館建設(shè)與高等教育發(fā)展是相輔相成的，教育經(jīng)費的投入是建設(shè)高校智慧檔案館的基礎(chǔ)。高校檔案部門必須積極爭取高校領(lǐng)導(dǎo)站在高等教育發(fā)展的角度有效支持智慧檔案館建設(shè)，積極爭取內(nèi)設(shè)機構(gòu)及其職能部門在智慧校園總體框架的基礎(chǔ)上，把智慧檔案館建設(shè)納入智慧教學(xué)資源建設(shè)范疇，規(guī)范建設(shè)技術(shù)架構(gòu)，制定扶持傾斜政策，加大建設(shè)經(jīng)費投入，拓寬建設(shè)融資渠道，積極引入社會資本，鼓勵校友同人和相關(guān)企業(yè)捐資助建或者集資參與高校智慧檔案館建設(shè)，堅持專款專用，加強資金監(jiān)管，提高使用效益，分步有序推動高校智慧檔案館建設(shè)工作。

3.技術(shù)保障——規(guī)范技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

高校智慧檔案館建設(shè)必須符合智慧校園總體技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，堅持創(chuàng)新實用研究方向，重點突破新一代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，注重整合科技力量，強化檔案專題研究，打好檔案信息技術(shù)應(yīng)用攻堅戰(zhàn);必須與智慧校園其他工作系統(tǒng)互聯(lián)互通，加強檔案數(shù)據(jù)治理，有效整合各類數(shù)據(jù)資源，解決數(shù)據(jù)分類安全存儲、數(shù)據(jù)顆粒度細(xì)化、電子文件與電子檔案一體化管理等問題，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)收集、存儲、管理、利用流程;必須具備強大的數(shù)據(jù)運算能力、數(shù)據(jù)存儲能力、數(shù)據(jù)傳輸能力、安全運行能力、應(yīng)用擴展能力。因此，高校智慧檔案館建設(shè)只能是在智慧校園基礎(chǔ)上構(gòu)建智慧檔案工作平臺，即基礎(chǔ)設(shè)施、支撐平臺、應(yīng)用平臺、應(yīng)用終端等四位一體的智慧檔案管理系統(tǒng)，為高校檔案工作智慧化提供技術(shù)支撐。

4.制度保障——健全規(guī)章制度

制度是一切工作的運行準(zhǔn)則。在以檔案法為基礎(chǔ)、以相關(guān)法規(guī)為主干、以單位規(guī)章為分枝的檔案法規(guī)制度體系保障下，高校智慧檔案館建設(shè)才能分步有序進行。因此，必須堅決貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，充實完善《檔案法實施辦法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《普通高校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)，建立健全《檔案信息收集制度》《檔案信息管理制度》《檔案信息發(fā)布制度》《檔案管理保密制度》《檔案系統(tǒng)維護制度》《檔案人員崗位責(zé)任制度》等規(guī)章制度。在智慧校園建設(shè)的基礎(chǔ)上，在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的指導(dǎo)下，檔案部門應(yīng)該通過制訂檔案工作發(fā)展計劃，規(guī)范檔案工作日常管理，實行檔案工作定崗定責(zé)定員制度，為推進高校智慧檔案館建設(shè)提供制度保障。

5.人員保障——提高人員素質(zhì)

人是一切工作的核心要素，高校智慧檔案館建設(shè)需要管理型人才、復(fù)合型人才、技能型人才、創(chuàng)新型人才的支撐。為了加強檔案隊伍建設(shè)，必須不斷完善檔案繼續(xù)教育制度，推動檔案教育資源共享，促進檔案教育培訓(xùn)和互聯(lián)網(wǎng)融合發(fā)展。以人才強檔工程保障高校智慧檔案館建設(shè)，堅持走教育培訓(xùn)、考核提高、引進吸收、輪換轉(zhuǎn)崗、提高素質(zhì)的路子。通過教育培訓(xùn)錘煉檔案人員忠誠、干凈、擔(dān)當(dāng)?shù)恼纹焚|(zhì)，不斷提高政治判斷力、政治領(lǐng)悟力、政治執(zhí)行力。通過教育培訓(xùn)不斷提高檔案人員的檔案編研、檔案文化資源開發(fā)利用及檔案育人能力;通過教育培訓(xùn)不斷提高檔案人員的檔案信息技術(shù)水平，實現(xiàn)檔案資源泛在利用功能;通過定期考核激發(fā)檔案人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的積極性，不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì);通過引進吸收高層次專業(yè)人才從事檔案工作，提升檔案隊伍整體工作水平。通過輪換轉(zhuǎn)崗加強實踐鍛煉，培養(yǎng)復(fù)合型檔案工作人才。從而為高校智慧檔案館建設(shè)提供人員保障。

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，智慧校園建設(shè)已經(jīng)開始提上重要議事日程，高校智慧檔案館建設(shè)更是勢在必行。但是，高校智慧檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的工作，涉及信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源整合、信息安全保障等諸多技術(shù)問題。因此，高校智慧檔案館建設(shè)研究是一項重要而艱巨的工作，需要我們通過艱苦的努力，推動這項工作的順利開展。

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（作者單位：西北大學(xué)）

基金項目：本文為2020年中國高等教育學(xué)會檔案工作分會基金項目《高校智慧檔案館建設(shè)路徑研究》（項目編號：ZGD-YB-2020-037）的階段性成果。

作者簡介：邵婧（1983—），女，漢族，陜西西安人，碩士，館員，研究方向：檔案管理與檔案信息化;王旭州（1970—），男，漢族，陜西富平人，碩士，副研究員，研究方向：檔案管理與校史研究;趙嘉文（1995—），女，漢族，陜西西安人，碩士，館員，研究方向：高校檔案管理。