基于工作流的協(xié)同辦公平臺設計與實現(xiàn)

方 華(中瀚地信科技有限公司 安徽馬鞍山 243000)

1 項目背景

隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營管理企業(yè)脫離不掉信息化管制。由于網(wǎng)絡時代的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)化管理有效提高，老的辦公模式極大地約束了人的智慧和潛能，埋沒了人的創(chuàng)新和想象。因此，設計并實現(xiàn)了基于工作流的協(xié)同辦公平臺，有利于公司各部門轉(zhuǎn)變觀念和工作模式，提高工作效率；有利于節(jié)省行政開支，節(jié)省人力和財力；有利于公司領(lǐng)導監(jiān)管，增加員工意識。

2 基于OA的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設計

模塊組成及特點

整個系統(tǒng)由以下模塊構(gòu)成 :項目統(tǒng)計、日志管理、文件管理、會議紀要 、考勤管理 、系統(tǒng)管理。基于OA協(xié)同辦公平臺工作流模型如圖1所示。

圖1 模塊組成

3 主要業(yè)務流程分析

3.1 系統(tǒng)管理

(1)用戶與權(quán)限分配：用戶和部門、角色、崗位綁定。管理員通過用戶所屬角色可以進行權(quán)限的分配，針對特殊的用戶可以進行單獨的權(quán)限處理，完成權(quán)限分配過程，減輕信息維護人員的工作量。

(2)操作日志：記錄公司各部門員工操作記錄，如遇到問題即可追蹤操作日志，快速發(fā)現(xiàn)問題解決問題

(3)參數(shù)設置：在系統(tǒng)設置中可以對短信發(fā)送設置，模板配置設置，編碼生成設置，系統(tǒng)業(yè)務設置等參數(shù)管理

(4)OA流管理：通過“流程設置，節(jié)點定義，條件規(guī)范”，采取文字和圖形配置相結(jié)合的方式，實現(xiàn)各業(yè)務處理流程的管理與配置。掌握業(yè)務流程過程，可查看和編輯的信息，在不同環(huán)境和條件下，業(yè)務流向的條件化設置。

3.2 項目管理

公司各個部門對完成的項目信息進行錄入操作，項目信息包括項目名稱，業(yè)主單位，承接單位，項目的開始和結(jié)束時間，項目負責人，項目合同價款等主要信息的錄入。各個部門只能查看自己部門的項目信息，管理員可查看全部，可以根據(jù)搜索條件查出自己想看的數(shù)據(jù)，也可以對項目的年統(tǒng)計，月統(tǒng)計，日統(tǒng)計進行分析及直觀的查看。

3.3 日志管理

日志和考勤相關(guān)聯(lián)，添加一條日志信息，就會自動打卡考勤，日志可以設置位私有，公共，限制三類，每一類所代表的含義分別是只可以自己查看，全部人員查看，部分人員查看。日志管理方便個人問題總結(jié)，領(lǐng)導查看員工工作情況，及和同事分享工作經(jīng)驗，用戶可以對個人日志進行增刪改查的操作。

3.4 考勤管理

考勤和日志相關(guān)聯(lián)，員工每天在系統(tǒng)中提交一篇工作日志，將會自動考勤一次，如遇特殊情況，日志不能及時提交，可由各部門管理員代為簽到考勤。

3.5 文件管理

基于網(wǎng)絡的文件管理模塊，公司各個部門對簽訂的合同和資料進行規(guī)范的上傳，避免了頻繁向領(lǐng)導發(fā)送大量的文件，領(lǐng)導登錄即可查看所有的文件和資料，也可以進行下載和打印。

3.6 會議管理

提前添加會議計劃，發(fā)布會議信息，安排會議行程，系統(tǒng)會通知參會人員準時參加會議，對不能參加會議的成員進行缺會原因記錄，保障會議工作的順利進行。

4 主要業(yè)務功能介紹

4.1 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理設計的內(nèi)容較多，也比較關(guān)鍵，因此只有超級管理人員才能夠?qū)Υ四K進行一定的修改，而普通用戶只能夠進行查看并不能操作。系統(tǒng)管理中也可以對用戶，角色 ，部門進行添加，修改，刪除，用戶綁定角色設置權(quán)限，字典數(shù)據(jù)的增刪改查的操作，參數(shù)的配置，操作日志的監(jiān)聽。

4.2 項目管理

通過參數(shù)配置，動態(tài)展示公司部門對應的表頭數(shù)據(jù)；支持各種項目管理的條件搜索，導入，導出功能；支持項目的增刪改查操作；支持項目echarts各種時間范圍的統(tǒng)計，數(shù)據(jù)的波動很直觀的在圖中可以反應出來。

4.3 日志管理

支持多維度日志查詢，查看日志詳情，日志列表數(shù)據(jù)的導出；日志的增刪改查操作；監(jiān)聽員工每天錄入日志自動進行簽到考勤。

4.4 文件管理

搭建minio文件服務，支持文件的批量上傳；通過合同名稱，或者合同編號直接查詢文件資料；支持文件的增刪改查操作，支持文件下載和預覽。

4.5 考勤管理

非常直觀的展示員工考勤狀態(tài)，采用各種顏色標記員工考勤；通過時間篩選查詢考勤記錄；管理員身份可以編輯考勤記錄。

4.6 會議管理

支持發(fā)布會議通知；記錄會議主題，會議時間和地點，會議參加人員，會議內(nèi)容的記錄；會議的導入和導出。

5 數(shù)據(jù)庫設計

根據(jù)企業(yè)需求，我們選用MYSQL數(shù)據(jù)庫進行設計，它是協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要組成部分。考慮到協(xié)同辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)使用頻繁，重復性大，我們對數(shù)據(jù)庫進行物理設計，邏輯分析，并建立好表與表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，使之可以有效的對數(shù)據(jù)庫進行高效率的訪問。

5.1 主要數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)關(guān)系如圖2所示

圖2 關(guān)聯(lián)關(guān)系

5.2 數(shù)據(jù)庫連接配置

1.在pom.xml文件中引入數(shù)據(jù)庫相關(guān)依賴包例如jdbc，mysql

2.在application.yml文件配置連接數(shù)據(jù)庫信息如下

spring:

datasource:

url: jdbc:mysql://localhos:3306/zhbg?useUnicode=true&characterEncoding=utf-8&useSSL=false&allowMultiQueries=true&serverTimezone=Asia/Shanghai

username: root

password: 123456

driver-class-name: com.mysql.jdbc.Driver

3.后端建立三層架構(gòu)實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫訪問

6 主要功能模塊設計與實現(xiàn)

6.1 登錄模塊

當輸入用戶名和密碼，及驗證碼系統(tǒng)會進行格式校驗，若不符合，頁面將進行提示，若符合要求則將用戶名和密碼加密發(fā)送到服務器后臺作比較，code返回200，則用戶通過驗證，系統(tǒng)跳轉(zhuǎn)到首頁，否則就是登錄失敗，出現(xiàn)錯誤信息提示。

6.2 項目統(tǒng)計

點擊項目統(tǒng)計菜單，選擇一個部門，即可展示對應部門項目統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以通過get方式請求進行相關(guān)數(shù)據(jù)的搜索。點擊新增或者修改按鈕，出現(xiàn)項目統(tǒng)計的編輯頁面，錄入或者修改數(shù)據(jù)，點擊確定按鈕，前端通過form表單的形式將數(shù)據(jù)發(fā)送給后端，完成相應的操作點擊導出按鈕，可以生成excel表格，點擊統(tǒng)計按鈕可以對項目進行一個統(tǒng)計和分析如圖3所示。

圖3 項目統(tǒng)計

6.3 文件管理

文件管理頁面的設計，管理員可以對文件管理模塊進行新增，修改，和上傳，可以通過get方式請求進行相關(guān)數(shù)據(jù)的搜索，圖略。

圖4是新增或者修改頁面，點擊確定按鈕按鈕可以文件管理模塊進行相關(guān)操作。

圖4 文件預覽

文件資料可以進行預覽或者下載，點擊導出按鈕，可導出excel文件。

7 系統(tǒng)實現(xiàn)效果

協(xié)同辦公系統(tǒng)是大多數(shù)規(guī)模較大的企業(yè)選擇的管理軟件，通過對協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用可以提高辦公效率，內(nèi)部交流更加便捷，信息傳遞更加準確和方便。使用協(xié)同辦公系統(tǒng)領(lǐng)導可以有效的了解企業(yè)員工每天工作的進度和信息反饋，及時跟員工交流溝通，提升了企業(yè)員工的積極性，這對企業(yè)內(nèi)部的凝聚力得到有效的加強。通過協(xié)同辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)了企業(yè)合同資料的有效管理，領(lǐng)導查看文件更加方便，文件管理更加統(tǒng)一。所以說提升企業(yè)的執(zhí)行率，加快企業(yè)的辦公效率離不開一個有效的協(xié)同辦公系統(tǒng)。

8 結(jié)語

基于OA的協(xié)同辦公系統(tǒng)目前已正式投入運行。結(jié)合中瀚地信科技有限公司的明確要求，協(xié)同辦公系統(tǒng)的設計基本做到了簡單實用的良好結(jié)合，使中瀚地信科技有限公司的信息化管理水平更上一層臺階。