新形勢下事業單位檔案數字化管理的策略分析

田野

摘 要：事業單位在我國公共社會服務體系中承擔著提供高質量公益服務的職責，隨著科技的發展與社會環境的變化，事業單位目前采用的檔案管理方法逐步被淘汰，管理者必須合理運用現代化數字技術，搭建遠程信息共享機制與數據分析體系，將紙質檔案轉化為可利用的數字化檔案，建立可隨時調閱、編輯的在線檔案館，提升資料與重要信息的查詢速度。本文主要分析了新時代事業單位構建數字化檔案管理模式的必要性與常見問題，并總結了推進數字化檔案管理機制發展的有效調節措施。

關鍵詞：事業單位;檔案數字化;管理模式;管理策略

事業單位在經營管理活動中會不斷產生大量富有參考價值的信息與數據，此類信息被保存在檔案中長期存儲，可用于后期階段工作總結，能夠起到輔助性作用。為提升檔案資料的查找速度與利用效率，事業單位檔案部門管理者必須引進數字化技術，對檔案存放方式、信息儲存形態進行調整，借助計算機設備與遠程云服務器搭建數字化檔案網絡，制定在線檔案編輯標準與入庫審核機制，強化文書檔案內部信息流動速度，完善配套信息公示、檔案資料共享制度。

一、新時代事業單位建立數字化檔案管理模式的必要性分析

隨著時代的發展與國民經濟進步，事業單位所處環境發生變化，必須在新時代承擔全新社會職能與公益服務任務，提升國有資產利用效率，滿足廣大群眾需求。檔案內部資料來源較多，存儲難度較高，后期解讀、查閱效率較低，重要信息無法被及時發現，檔案中記錄的信息、包含的文書資料具備獨特利用價值，可用于經濟調查與行政決策，發揮借鑒、指導作用[1]。為提升檔案信息利用效率，必須主動建立可持續運作、能夠精確編輯信息的檔案管理系統，引入數字化手段與管理策略，消除存儲于數據庫中的重復檔案信息，做好檔案維護、存儲、信息查閱與整理等各項基本工作，建立數字化檔案目錄與檢索查閱機制，縮短檔案標題與核心內容的查閱時間，并將本地數據庫與檔案系統接入互聯網，讓更多網上用戶與社會單位有機會查閱檔案信息，發揮數字化檔案檢索速度快、存儲方便、修改容易等優勢，延長檔案保存時間，改善檔案資料保管條件。

二、目前事業單位檔案管理模式數字化轉型工作的問題

目前部分事業單位建立了數字化檔案管理系統，將檔案信息進行快速分類處理，并支持在線查閱與檢索，豐富了基本功能，然而其軟件系統的運作穩定性不佳，容易出現信息檢索錯誤、系統卡頓等問題，檔案檢索目錄編制效率較低，難以與在線信息共享系統兼容，無法從根源落實信息化管理原則。檔案管理結構負責人并未根據實際狀況，順應技術提升趨勢，明確數字化建設發展方向，未能及時轉變管理意識與服務態度，多數檔案部門工作人員依然沿用傳統工作方式與檔案編制方法，采用人工查閱紙質檔案并將信息轉交用戶的落后方式提供服務，信息平臺利用效率不高[2]。

三、推進事業單位數字化檔案管理模式發展的策略研究

（一）調整重要文件與數據歸檔流程

為全面落實數字化管理理念，促進事業單位檔案管理制度的演化，必須做好檔案文書搜集、歸檔、編輯等各項基本工作，規范文書處理流程，要求工作人員按照基本要求進行審核、校對，評估文書、重要文件、會議記錄等資料的完整性，并使用計算機或其他類型掃描設備進行登記，滿足階段工作要求，根據固定流程將其錄入本地數字化檔案庫與云端服務器中。重要檔案文書在歸檔后可支持在線共享，被注冊用戶與本地賬戶所查閱，工作人員可根據檔案信息查詢需求，調整事業單位內部機密檔案的公開時間、披露范圍、共享方式，提升重要檔案信息的利用效率與傳播速度，減輕工作人員自身壓力與負擔，避免出現重復勞動現象。針對歸檔文書的審閱、核對等工作也可在線上完成，并將核對結果輸入計算機中，縮短工作時間[3]。工作人員可主動使用專業化、功能豐富的信息分類軟件，對具備保存價值的檔案文書進行整理，評估其存儲時間、查閱需求，利用數字化管理軟件的基本功能，如在線校閱、糾錯、破損修復等功能，快速完成檔案文書整理與編輯工作，貫徹科學化檔案管理理念，預防錯誤、不完整信息錄入檔案數據庫中。管理者應當為一線員工配備計算機、網絡調制設備、專業化在線檔案管理軟件、云端服務器等設施，為數字化檔案管理制度的發展創造良好條件。

（二）調整檔案管理制度，

檔案管理機構負責人必須基于實際狀況，頒行富有可行性與約束力的管理規則，完善現有檔案管理制度，促進文書、檔案一體化發展，面向職工明確提出檔案信息編輯標準與正確加工處理方式，要求職工在實踐中遵循保密守則與安全規則，以此提升檔案文書的安全性。管理人員應當主動建立數字化安全防護制度，選擇地加密具備突出利用價值、無法被馬上公開的檔案信息，在推動檔案管理制度數字化發展的同時，對在線檔案分享系統用戶的個人權限做出限定，避免低權限、無權限用戶私自修改云端服務器中存儲的檔案信息。管理人員必須主動使用經過多次調試與檢測的高性能硬件設備，如本地化磁盤陣列等，提升本地服務器的運作穩定性，延長數字化文件的使用壽命與存儲時間，避免數字檔案因停電、失火、設備老化損壞等問題而丟失。

（三）重組人才隊伍

檔案管理部門必須主動重構人才隊伍，引入更具安全意識、具備豐富工作經驗的人才，使之擔任數字化檔案系統管理員與文書歸檔活動負責人，要求檔案管理者根據現行工作守則，完成基本的資料搜集、檔案編目、信息檢索、錯誤數據修改等各項工作。事業單位可定期針對檔案管理機構職工開展技能訓練與職業能力培訓，使之學習更多計算機操作技巧與數據分析技能，在海量檔案數據中找出有價值、可起到借鑒作用的重要檔案信息，積極更新其知識結構，提升工作人員對數字化檔案加工處理模式的熟悉度。

結論

為解決可用檔案管理人才不足、紙質檔案存儲壽命短等問題，管理人員必須做好遠期規劃，制定完善、可行的檔案數字化管理制度建設計劃，將重要檔案信息以光盤、云端寄存信息、磁盤等形式進行保存，讓具備參考價值的重要檔案信息得到合理運用，提升現代化科技的使用頻率，簡化管理流程，避免出現重復勞動、浪費行政資源等問題。

參考文獻

[1]于策.機關事業單位檔案數字化現狀分析及優化措施[J].檔案天地，2022（02）：43-45.

[2]康國紅.事業單位實現檔案數字化管理的要點分析[J].蘭臺內外，2022（02）：16-18.

[3]繆永綏.事業單位檔案數字化管理對策分析[J].黑龍江檔案，2021（06）：188-189.