信息時(shí)代下如何做好檔案管理工作

王智勇

隨著世界經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國迎來了第三時(shí)代——信息時(shí)代。面對(duì)當(dāng)今信息飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案的建立與整理面臨著巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)也是一種機(jī)遇。它是人類生產(chǎn)過程中的對(duì)事物和人們行為舉止的真實(shí)記載，在傳統(tǒng)的檔案建立和管理工作中，進(jìn)行大數(shù)據(jù)記載時(shí)，需要耗費(fèi)長時(shí)間的精力，這對(duì)于工作者來說是一件工程浩大的事情。為了避免出現(xiàn)檔案建立失誤的情況，在這個(gè)信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，利用我們身邊的網(wǎng)絡(luò)，獲取正確的信息，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立一個(gè)安全、可靠、符合法規(guī)的電子檔案信息。為了提升檔案管理的工作效率，本文針對(duì)在信息時(shí)代下如何探索新思路，改變舊思想，并使信息高效，做出了相關(guān)分析。

一、在信息時(shí)代下，檔案存放存在的問題

（一）電子文件的真實(shí)與保密性

在這個(gè)信息時(shí)代下，人們通過不斷探索和創(chuàng)新，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案改為電子檔案，這樣既方便又快捷。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，中國人口不斷增加，面對(duì)龐大的人口信息，采用電子入檔，為檔案管理者們帶來的方便[1]。但是電子檔案、文件雖然容易修改，但也易被刪減、抄襲，不被發(fā)現(xiàn)痕跡。這對(duì)企業(yè)單位負(fù)責(zé)人來說是件“危險(xiǎn)”的情況。一個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端的文件系統(tǒng)可以發(fā)送給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，所以對(duì)于需要保密的文件，即使將文件拷貝到U盤中，也無法避免被竊取的可能。

（二）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一管理性

檔案管理是每個(gè)企業(yè)單位必備的管理內(nèi)容，需要配備專業(yè)的技術(shù)人才和設(shè)備。但是，在這個(gè)信息時(shí)代下，新知識(shí)、新技術(shù)需要運(yùn)用到檔案管理中，卻缺乏相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。由于管理缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案出現(xiàn)漏洞和誤差，無法利用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行準(zhǔn)備，在后期電子檔案修改和數(shù)據(jù)整理時(shí)不能大幅度修整，導(dǎo)致電子檔案管理工作出現(xiàn)質(zhì)量問題，對(duì)于檔案管理者來說是一種巨大挑戰(zhàn)。各企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求各異，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在調(diào)取檔案時(shí)，不能準(zhǔn)確高效的完成。

二、檔案管理工作中，提高效率的管理方案

（一）優(yōu)化工作者對(duì)檔案管理的意識(shí)

以往的檔案管理方式在現(xiàn)如今的市場(chǎng)環(huán)境下，存在“脫節(jié)”問題。受當(dāng)今信息時(shí)代的影響，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不足以管理整個(gè)檔案監(jiān)控，應(yīng)該在傳統(tǒng)的管理方式的基礎(chǔ)上，加入創(chuàng)新元素，優(yōu)化工作者對(duì)檔案管理的意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)工作中對(duì)實(shí)際情況的分析能力，加強(qiáng)實(shí)戰(zhàn)能力，從而提升檔案管理的質(zhì)量。

（二）做到將紙質(zhì)與電子檔案共同存放

在舊時(shí)期的檔案管理工作中，工作者們使用的是紙質(zhì)檔案管理的方式，將其歸檔整理，并存放到專門的檔案室中，便于查找。這種紙質(zhì)的檔案包括文件的題目、日期、章印都是無法修改的，更何況是文件內(nèi)容，這樣可以保證文件的準(zhǔn)確性和保密性。電子檔案是由檔案形成者采用電子的形式，交給檔案管理者，再由管理者利用計(jì)算統(tǒng)一歸檔。為此，電子檔案信息在未來是需要通過計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)升級(jí)或中病毒時(shí)，可能會(huì)導(dǎo)致文件丟失。所以，保險(xiǎn)起見，在歸檔時(shí)，要做到將紙質(zhì)與電子檔案共同存放，以備不時(shí)之需[2]。

（三）建設(shè)數(shù)字化檔案

首先，無論企業(yè)單位的規(guī)模有多大，都要建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫。將文件邊錄入邊打印，保證其真實(shí)性與完整性。通過掃描儀掃描，將文件數(shù)字化，以保證文件可以永久保存。此外，建立一個(gè)檔案室網(wǎng)站。可以與總公司和分公司進(jìn)行資源共享，推薦公司職員在公司網(wǎng)站查詢自己的檔案信息，若出現(xiàn)紕漏可以及時(shí)修改。采用公開的方式，讓公司職員感受到公司的絕對(duì)公平，也有利于建設(shè)未來美好的企業(yè)環(huán)境。還要加強(qiáng)對(duì)電子文檔的積累。不僅要將電子文檔的工作做好，還要充分運(yùn)用紙質(zhì)檔案，將其分開保存。這樣不僅推進(jìn)檔案室電子化進(jìn)度，還可以減少檔案室對(duì)數(shù)據(jù)整理的工作量。

三、總結(jié)

檔案是知識(shí)，是一個(gè)人過去的標(biāo)志，同樣是財(cái)富。檔案管理工作需要專業(yè)的技術(shù)人才，同時(shí)要有耐心和責(zé)任心，它是一項(xiàng)長久的工作。各企業(yè)單位可以利用信息時(shí)代，不斷創(chuàng)新，優(yōu)化管理者對(duì)檔案管理的意識(shí)，讓每一位檔案管理者做到從自身做起，不斷實(shí)踐，嚴(yán)格落實(shí)每一個(gè)檔案。只有這樣，才能推動(dòng)我國檔案的工作進(jìn)程，提高檔案管理的工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡榮.信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新探究[J].濟(jì)南職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2020（2）：121-123.

[2]孫彥雷.信息時(shí)代醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理面臨的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：154-155.