紙質檔案與電子檔案的區別及技術保護分析

孫滋謙

在信息技術迅速發展的今天，檔案管理也開始逐漸走向信息化時代。紙質檔案和電子檔案在保存模式、保護技術等多個方面呈現出顯著差異。檔案管理人員需要充分分析兩者的特點，制定針對性的檔案保護工作措施，實現科學合理的技術性保護。

紙質和電子檔案存在一定程度上優點和缺點，在檔案保護的過程中，需要相關管理人員結合不同情況和需求，合理選擇保護方式，有效保存電子和紙質檔案，有利于今后的應用。檔案在社會發展中是不可缺少的重要信息資源。電子和紙質檔案的性質和特點存在明顯差異，決定了兩者的保護技術不同。

一、紙質檔案與電子檔案的區別

（一）環境條件影響

紙質和電子檔案兩者環境條件的影響存在較大差異性，主要體現在以下幾個方面：①灰塵影響區別。紙質檔案管理和保護的過程中受到空氣中灰塵的影響，其存在機械磨損、紙張粘連、霉菌等現象。灰塵對電子檔案產生的損壞影響，主要表現在磁盤、光盤損壞，不能順利讀取信息資料。灰塵中存在相應的化學成分，對磁盤、光盤產生一定的腐蝕，如霉菌中分泌的酶對其產生較大損失，造成電子檔案信息數據丟失。空氣中的灰塵針對電子和紙質檔案都存在不同程度上的影響。紙質檔案針對該種影響的主要保存方式，相關管理人員在其上方鋪設宣紙，之后采用模板覆蓋在宣紙上，避免空氣中的灰塵直接接觸紙質檔案。管理人員在日常工作中發現灰塵對紙質檔案產生不良影響下，需要及時將檔案信息資料送到檔案修復專業人員那做好針對性的修復工作[1]。電子檔案針對灰塵影響采取的主要保管模式，針對其存儲的載體加強嚴格的防塵對策，將光盤保存在單獨的專用光盤盒中，之后將其放置在檔案夾中，同時在檔案盒外部粘貼標簽，便于工作人員調取電子檔案;②光線、有害氣體危害。光是檔案應用和保管中不可或缺的因素，檔案工作需要光線照明的支持和保障。光呈現出一定的能量，和物質材料出現相應程度的能量傳遞，在一定程度上轉變內部能級和能量，進而造成物質結構和性能轉變。光主要經過熱輻射、光氧化反應和光能作用，對檔案產生影響，具有迅速、明顯的損壞作用。另外，有害氣體主要包含二氧化硫、一氧化碳、碳氫化合物等，對檔案材料產生損壞，同時對空氣產生較大污染現象。光線和有害氣體對于紙質檔案產生的損壞主要是使紙張水解氧化反應，大大降低檔案紙張強度，增加紙質檔案損壞的幾率。空氣中有害氣體、光線對電子檔案產生較大損壞力。空氣中有害氣體和污染物具有較強的酸性和氧化性，在相應條件下對磁性載體和光盤產生腐蝕和損壞現象，造成盤基老化、變質和磁粉脫落，進而出現電子檔案信息數據丟失現象。光能促進電子檔案載體材料出現氧化反應，造成盤基出現老化現象，降低其強度，同時紫外線自身的能量對磁性載體剩磁的穩定性產生較大影響，造成信號減縮，對磁性記錄信息數據的讀取效果具有不良影響;③磁場、機械振動不良影響。電子檔案儲存載體信息容量較大，軟盤和磁盤占用空間相對較小。因此，電子檔案保護過程中更加凸顯出保存環境的重要性。外界磁場和機械振動對電子文件具有較大影響。外界磁場對磁性載體具有一定的作用，造成磁性涂層剩磁出現消磁、磁化現象，進而出現信號失落、降低信噪比現象，嚴重損壞記錄的信息數據，大大降低了信息讀出效果。另外，劇烈機械振動對磁性載體材料中的磁分子排列次序具有較大影響，導致剩磁衰減，損壞電子檔案記錄信號。外界磁場和機械振動對紙質檔案產生的影響相比較于電子檔案較小。因此，電子檔案保護過程中需要加大外界磁場、機械振動影響的預防力度，在保管和應用的過程中和強磁場保持一定距離，同時將磁性載體放置在抗磁性較強的框架、金屬盒等相關裝具內，防止出現劇烈機械振動對電子檔案產生損壞現象;④電子檔案和紙質檔案都會受到溫度、濕度的影響，在潮濕環境條件下均會出現不同程度的水解放應、氧化放應[2]。紙質檔案的纖維在潮濕環境條件下和周邊空氣出現氧化效應的影響下，促進紙張內部不利化學成分對紙張的影響，同時對紙質檔案記錄信息字跡產生一定的污染現象，造成檔案字跡材料出現擴散和洇化問題。電子檔案在溫度較高的環境條件下，具有較大的保存難度。光盤中的黏合劑和聚酯底基受到自然溫度的作用出現收縮、膨脹現象，從而造成電子檔案信息數據播放產生問題。相關研究人員針對電子和紙質檔案受到溫度和濕度的影響，針對兩者進行針對性的檔案保護方式，充分表明了紙質檔案在14-24℃的溫度環境下是最適宜的保護溫度，空氣中的相對濕度在45%-60%之間屬于最佳保存濕度。電子檔案在16-20℃的溫度之間是最佳保護溫度，濕度控制在40%-45%之間。檔案管理人員結合檔案實際情況，設置最佳的環境溫度和濕度環境，提升檔案管理工作開展的實效性，全面提高檔案信息資源的實際利用效率和價值。

（二）載體壽命差別

紙張檔案和電子檔案載體對比分析過程中，兩者載體壽命存在較大差別，前者在保存良好的條件下能夠實現上千年的保存;后者能夠保存十多年。因此，相關檔案管理人員保存檔案的過程中，需要使用電子檔案載體的同時采用紙質檔案做好備份工作。紙張是紙質檔案的載體，主要包含纖維素成分，其性質對紙質檔案的壽命起到決定性影響。纖維素在高溫、潮濕、氧化和酸性環境中出現水解、氧化反應，減少紙質檔案壽命，對其產生污染現象[3]。因此，管理人員保護紙質檔案的過程中，有效避免出現水解和氧化反應，能夠有效延長其保存年限。

計算機磁性物質、光盤屬于電子檔案載體。聚酯是磁盤的底基物質，同時是磁性物質的關鍵支撐體。聚酯底基容易出現靜電，靜電會吸引空氣中的塵埃，造成磁性物質脫離。磁盤中磁粉和底基采用粘合劑進行有效連接，但是其呈現出熱脹冷縮、生霉等缺點，對電子檔案的調取產生不良影響。單子檔案中的磁粉屬于形成圖片和影像的關鍵物質，容易受到外界磁場的作用，產生消磁、磁化現象。管理人員采用光盤的形式保存電子檔案過程中，光盤中是以碲、碲合金、硒以及碳鋁化合物的方式記錄信息，容易受到外部的影響，和堿性物體出現化學反應，在空氣中產生氧化反應。通常情況下，電子檔案載體具有大約10年的壽命。

二、紙質檔案和電子檔案技術保護

（一）紙質檔案技術保護

紙質檔案技術保護方式，主要避免其產生水解和氧化放應。相關管理人員在實踐工作中更多的重視紙質檔案保管過程的防潮工作，通常采用豎立方式進行檔案存儲。紙質檔案在長時間的存放下，其表面會產生較多灰塵，灰塵對紙質檔案的封面有腐蝕現象。因此，管理人員需要將紙質檔案有效存儲于干燥環境條件中，當檔案長時間在潮濕環境中，會出現霉菌，進而對紙質檔案內部產生嚴重的腐蝕現象，同時霉菌在短期內不能消失，對檔案信息產生一定的污染現象。紙質檔案受潮的情況下，相關管理人員需要做好緊急處理，立即取出紙質檔案，在其放置在干凈的白色宣紙上，同時在其上方放置另一張白色宣紙，用手輕輕按壓，或者采用木板進行按壓[4]。紙卷文物下方的宣紙不能隨意移動位置，避免放置紙質檔案出現二次污染問題。另外，紙質檔案出現嚴重受潮現象的情況下，需要全面去除浸濕的白色宣紙，重新更換宣紙進行吸收，將水漬完全吸收干凈為止，同時將該檔案放置在安全、陰涼、干燥的環境中實行自然陰干。

（二）電子檔案技術保護

紙質檔案技術保護主要有效延長紙張壽命，進而保存紙張上記錄的信息資料。電子檔案技術保護主要采用掃描和數碼拍攝等相關方式，將紙質檔案轉變成光盤的方式進行保存。電子檔案保護應加強對載體實體、計算機軟件、硬件支撐環境的保護，同時增強電子檔案邏輯內容、背景和初始數據的安全保護。另外，電子檔案技術保護面臨電腦病毒的損壞。電腦病毒屬于一種破壞程序，對電腦文件中的其他程序進行修改，將自身拷貝嵌入污染其他程序。當前，我國電子檔案信息技術保護主要采用防火墻、數據加密、數字水印和時間印章等技術，保護電子檔案信息不被篡改、刪除和盜竊。我國電子檔案的加密技術和解密技術迅速發展，需要相關管理人員創建信息安全管理體系，實行客觀綜合性的風險評估，制定相適應的管控措施，最大程度的保證檔案信息的安全有效性和真實完整性。

三、總結

在新時代的發展背景下，各個行業在建設發展中都更加重視檔案保護工作，紙質檔案和電子檔案保存存在較大差異性，同時在保存方式和技術保護方面具有顯著差別。管理人員需要結合兩者的特點和性質進行區分，制定最佳的保存方式，保證檔案信息的安全可靠性，提升檔案管理整體水平。

參考文獻：

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[4]賀隴蘭.電子檔案與紙質檔案的關系及發展趨勢[J].新絲路：上旬，2019（5）：143.